发布时间:2024-03-01 13:04:09被阅览数:407 次信息来源：《中国档案》
文/王宁 祁天娇 陈怡
2022年，电子文件的管理实践进一步突破，在政策法规建设、标准规范完善、单轨制管理探索、数字档案馆（室）网格布局等多个层面协调共进、全面发展，喜结硕果。
2022年我国电子文件管理实践发展概述
2022年是全国各级各类文档管理机构与部门全面落实《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）与《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称“‘十四五’规划”）的一年，电子文件归档、移交等的制度建设成为全国各级各类综合档案馆和机构文档管理部门的年度关键任务，“增量电子化”的处理成为全国档案机构数字化转型面临的共同挑战。
1.电子文件法规政策环境持续优化
2022年，国家档案局向社会公开征求《中华人民共和国档案法实施条例（修订草案征求意见稿）》意见，逐步推进《档案法》配套法规的制定实施，并印发《关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知》，明确到“十四五”末期机关业务系统电子文件归档与管理工作普遍开展的目标。国务院先后发布有关电子证照、数字政府建设的相关文件，推进政务服务办件归档全程电子化管理，提升电子文件（档案）管理和应用水平。
2.电子文件标准规范体系日臻健全
在2022年国家档案局发布的12项行业标准中，有6项聚焦于电子文件管理领域。国家标准委员会和国家档案局分别作为主体发布若干行业标准，使得电子文件的精细化管理有章可循。地方档案主管部门、档案馆和地方标准制定部门等也主动出击，针对性地发布相关标准规范。
3.单轨制电子文件管理实践由点及面
我国单轨制电子文件管理实践到2022年已涉及多层级、多行业、多地域，涵盖办公自动化、行政审批、审判诉讼、社会保险、建设项目等多业务类型的电子文件单套制管理试点格局，提升了基于自主可控环境的文档管理能力。国家档案局《关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知》，进一步激发了机关业务系统电子文件归档与管理工作试点的广泛开展。
4.数字档案馆（室）建设融通呈现新格局
到2022年，全国已建成示范性数字档案馆（室）120余家，其他各级各类数字档案馆（室）6000余家，构建了电子文件与电子档案管理的新网络格局。在馆室联动的数字化体系中，数字档案室建设重点推进各类电子文件单套制归档和管理，促进来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件广泛形成，数字档案馆建设则规范开展电子档案移交接收和长期保存工作，满足电子档案“收、管、存、用”全流程管理的业务需求。
5.技术赋能推动电子文件智能管理走向纵深
2022年，区块链技术在电子文件管理实践中的探索应用迅疾前进，在纳入2022年度国家档案局科技项目计划的列表中，“区块链+电子文件”相关的项目就有6项。以数据驱动和数字治理为核心特征的电子文件管理正在成为未来发展的核心议题；磁光电等技术在电子文件长期保存中的应用更加稳定；人工智能技术逐步用于档案开放审核、鉴定、智能监管；云计算、数据化技术等在电子文件存储管理和开发方面正在发挥巨大优势。
6.电子文件强基保障取得新突破
“十四五”规划提出档案信息化强基工程和推进档案信息资源共享平台建设的目标，强调依托全国档案查询利用服务平台建立更加便捷的资源共享联动新机制，实现全国档案信息共享利用“一网通办”，推动国家、地区档案信息资源共享平台一体化发展。“全国档案查询利用服务平台建设项目”和区域性档案信息资源平台建设在2022年成效突出，各级国家电子档案战略备份中心建设项目持续推进。
2022年我国电子文件管理理论研究新进展
截至2022年12月31日，“中国知网”上以“电子文件”或“电子档案”为篇名的有效期刊论文共266篇、硕士论文共16篇，对不同行业、领域的电子文件归档和电子档案管理及其中细节作出了更为详细地讨论。
1.发文学科：多学科视角百花齐放，计算机成重要支柱学科
从发文主体所在学科来看，档案学科仍然是探讨电子文件管理问题的主导学科，但随着电子文件管理在不同领域的重要性愈发得到共识，计算机、经济、高等教育、行政学等不同学科也开始从自身视角出发探讨电子文件管理在本学科的支撑与应用问题。尤其是电子文件管理高度的技术依赖性，使得计算机科学也成为电子文件管理研究的一大支柱学科。
2.发文机构：人大领衔高校成主力，国家档案局力量凸显
从发文主体所在机构来看，高校是开展电子文件管理问题研究的集中地。2022年，发表与电子文件或电子档案相关论文最多的前十大机构中，有9个机构为高校，其中，中国人民大学2022年共发表了14篇相关论文，高居榜首。国家档案局作为档案机构代表也为2022年的电子文件管理理论研究贡献了重要力量。
3.研究主题：单套制管理、数据转型、区块链为热点话题
首先，2022年电子文件单套制管理是第一大热点。相关研究主要聚焦在探讨不同领域的电子文件走向单轨制归档的实施策略、管理困境与安全风险，对象涵盖政府部门、城建档案、高校档案、企业档案、工程项目档案等。其次，数据转型背景下电子文件管理深入至数据化阶段，迎来更细粒度的管理对象，面对档案数据化、数据档案化等概念的演化，相关研究围绕档案数据的归档鉴定、长期保存、异地备份以及治理体系等议题开展热烈探讨。再者，区块链技术承接2021年的热度在2022年依然是在电子档案管理的研究热点，多数研究分析了区块链技术在电子文件归档和电子档案管理中的具体应用问题。
当前我国电子文件管理的问题与痛点
1.电子文件管理实践发展不平衡、不协调
当前我国电子文件的单轨制实践面临区域之间和行业之间发展不平衡、不协调的挑战。在地域分布上，信息化建设程度高、经济发展水平较高的东部省份和城市对电子文件管理实践探索起步早、经验丰富，且开展单轨制管理的积极性较高，西部地区在电子文件管理的基础设施保障、规范体系建设和试点项目经验方面明显发力不足，进展较为缓慢。从行业发展来看，电子政务、税务管理、互联网法务、工程项目、社会保险等专业领域在单轨制电子文件管理的实践形成了更为丰富的探索经验，带动性较强。其他专业领域，尤其是以结构化电子文件为主的业务领域所形成的经验成果较少，辐射力不足。
2.技术赋能的业务场景不明晰，缺乏参考指引
各类新信息技术在电子文件管理全生命周期中的具体应用场景、应用标准和适用性技术方案尚不够明晰，缺乏较为明确的参考指引。2022年，区块链技术实践方案“百花齐放”，多基于各自行业应用的场景需求而探索，较为缺乏针对文件管理业务本身的参考指引，对于电子文件应何时上链、节点部署范围、上链对象、上链信息的长期保存等问题仍缺乏共识性结论，更缺少国家和行业层面的标准指南。与之类似，人工智能、数据挖掘、移动互联等新技术在文件管理领域的应用同样存在业务场景不明晰等问题，面临广泛性实践拓展和行业规范化管理的困境。
3.数字档案资源内容开发不足，重“管”轻“用”
当前我国电子文件管理实践仍具有“重管轻用”的特点，细颗粒度的分析、挖掘和利用不足，规律性的总结和提供知识服务有限，限制了其在资源价值优势上的发挥。无论是在企事业单位内部，还是国家各级各类档案馆，对电子文件资源的内容开发深度均有不足，除形成部分专题性编研成果之外，跨业务领域的电子文件数据整合度不高，与相关信息领域的共享服务能力有限，对前端业务决策的支撑和对文化记忆资源的挖掘仍有较大上升空间。
未来我国电子文件管理的趋势与展望
1.实践发展趋势
在单轨转型和数据驱动战略的导向下，我国电子文件管理实践将持续关注规范化的文件管理业务方案和深度赋能的技术应用场景。一是多元类型业务系统的电子文件归档和电子档案管理；二是突破性技术在文档管理业务场景中的应用拓展；三是电子文件资源内容的深度开发和共享利用。信息技术将赋能电子文件管理的更多业务场景，各行业领域的探索进程也将持续推进，促进新技术在电子文件归档、鉴定、长期保存和开发利用的多业务环节发挥效能，并有望形成规律性、科学性、可复用的最佳实践。
2.理论研究趋势
基于当前学界对电子文件管理领域的研究现状和业界发展需求，我国电子文件管理的理论研究趋势将体现在以下几个方面：一是面向单轨制的电子文件管理创新性方法研究；二是文件管理与数据管理的协同发展研究；三是电子文件在数字中国发展中的支撑性研究。如何利用电子文件的价值优势充分融入数据社会治理体系，从“后端”走向“前端”，真正参与到数据驱动的政府决策和社会发展中，电子文件的角色发挥仍有较大拓展空间，也有待更为专业的研究提供思想指引。
参考文献：
[1]蒋建峰.“一网通办”背景下政府部门电子文件单套制归档路径探析[J].档案与建设，2022（2）.
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[5]杨倩青.从灾害事故看档案数据异地备份保存的紧迫性[J].机电兵船档案，2022（2）.
[6]魏亮亮.智慧治理理念下我国档案数据治理体系建设模式研究[D].山东大学，2022.
［本文摘录自《中国档案事业发展报告（2023）》，内容略作调整］
作者单位：中国人民大学档案学院、中国人民大学档案事业发展研究中心、山东大学历史文化学院
责任编辑：周拯民
