新时期铁路建设项目档案管理实践

　　文/王小伟

　　铁路是国家战略性、先导性、关键性重大基础设施。在铁路建设过程中，形成了大量有价值的档案资源，这些档案既是铁路建设发展和经济社会发展的重要基础性战略性资源，也是一代代铁路建设者深入践行“人民铁路为人民”的生动写照。中国国家铁路集团有限公司（以下简称“国铁集团”）各级档案部门群策群力，为推动铁路建设项目档案工作高质量发展作出了重要贡献。

　　铁路建设项目档案特点

　　1.项目档案资源丰富，蕴含价值大

　　铁路工程产生了大量的档案，这些档案真实反映了在党的领导下，铁路工作者艰苦奋斗、攻坚克难、勇创一流的初心和使命。项目档案作为国铁集团的重要资产，既是质量责任追溯的重要依据，也是参建各方提高建设管理水平的重要参考，同时还是铁路委管运营单位开展养护维修等工作的重要凭证。此外，鉴于铁路在服务和支撑国家重大战略方面地位特殊，项目档案对于维护国防安全、推进民族复兴具有重要战略意义。特别是随着中老铁路、雅万高铁的开通以及匈塞铁路等境外铁路工程的开工建设，中国技术、中国方案、中国标准正在逐步走向世界。

　　2.项目档案专业性强，管理难度大

　　近年来，国铁集团每年都有大量新线投产，仅2023年全国铁路预计投产新线3000公里以上，其中高铁2500公里。铁路建设是一个专业性极强的系统性工程，不仅建设里程长，投资额度大，而且铁路建设地质条件复杂，桥隧比高，涉及线路、站场、路基、桥梁、隧道、轨道、电力、信号、接触网、通信、信息、环水保等20多个专业领域，从项目预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工设计、施工竣工到养护维修，每个阶段、每个专业都会产生大量的项目文件。此外，铁路建设周期少则四五年，多则十几年，不但涉及建设、施工、设计、咨询等众多参建单位，还涉及铁路局集团公司、委管运营单位。加之铁路建设标准高、要求严，无论是建设程序还是验收流程都很复杂，使得每个工程形成的项目档案不但专业性强，而且数量十分庞大，档案管理的难度可想而知。

　　铁路建设项目档案管理措施

　　1.加强顶层设计，规范项目档案工作

　　国铁集团档案史志中心作为铁路建设项目档案行业主管部门，始终将项目档案工作作为工作重点之一，积极采取有效措施，推动项目档案工作依法、高质量开展。2017年，国家档案局委托原中国铁路总公司组织开展铁路建设项目档案工作制度建设研究，通过对铁路工程和其他行业建设项目档案管理工作的深入调研，邀请部分省市档案局专家进行研讨，并经国家档案局组织评审，编制完成《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》。项目成果对有效开展国铁集团项目档案工作具有重要的指导意义。在此基础上，国铁集团根据多年项目档案管理实践经验，印发《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》《国铁集团关于规范铁路建设项目档案工作的通知》《铁路照片档案管理办法》《中国国家铁路集团有限公司境外档案管理暂行办法》等，全面规范项目档案各项管理工作，为推动国铁集团项目档案规范化管理提供了标准和依据。

　　2.分级推动，逐级落实管理责任

　　明确国铁集团、铁路局集团公司、铁路公司各级项目档案管理责任。国铁集团档案史志中心每年印发工作要点，对项目档案工作进行部署。按照国铁集团确定的重点工程、重大项目，每年进行重点检查指导。利用日常档案业务指导、档案工作检查、档案验收等契机，解决项目档案工作存在的问题。铁路局集团公司档案部门提前介入项目档案工作，加强过程指导，组织开展项目档案初步验收工作。铁路公司承担项目档案工作主体责任，制定项目档案管理办法，组织开展人员培训，确保项目档案工作规范开展。

　　3.加强过程管控，提高项目档案质量

　　按照事前介入、事中指导、事后把关的原则，结合铁路工程建设特点，加强项目档案过程控制。在工程开工阶段，建设单位组织开展项目档案工作培训，提升相关人员的档案意识和业务技能。在施工过程中，对各参建单位档案管理情况进行检查指导，及时解决项目文件收集整理过程中存在的问题。在铁路新线开通前，按照国铁集团统一部署，在工程竣工验收阶段，成立13个专业检查组，档案组作为专业检查组之一，检查、通报项目档案工作存在的问题，提出整改要求，为新线顺利开通提供条件。在项目档案验收阶段，加强与档案行政主管部门的沟通配合，建设单位在开展档案工作自查的基础上，国铁集团会同项目所在地相关省（市、自治区）档案局开展档案专项检查，为项目档案验收工作奠定基础。

　　铁路建设项目档案工作成效

　　1.重视程度明显提高，项目档案工作有力推进

　　近年来，参建各方对项目档案工作的重视程度有了明显提高。主要体现在：一是强化了组织领导。建设单位普遍成立项目档案工作领导小组，明确分管领导和分管部门，配备专兼职人员。从公司领导到档案人员、工程技术人员，档案意识明显增强。二是确保项目档案管理与项目建设同步。建设单位采取有效措施，将项目档案工作融入项目建设全过程。如将项目档案工作纳入合同约束条款或信用评价，使工程款的拨付与档案工作质量进行挂钩；在工程技术交底时开展档案交底。这些措施保证了项目文件收集、整理与工程建设同步推进。三是项目档案质量明显提高。建设单位普遍采取预立卷制度，建设过程中加大项目文件的收集力度，分门别类进行日常收集保管，确保各类文件得到及时、完整的收集。同时，近年来，参建各方加大了照片、实物、音视频等载体档案的收集力度，确保各类文件应收尽收。

　　2.过程控制手段多样化，项目档案质量得到有效提升

　　要保证项目档案完整、准确、系统、规范和安全，过程控制是关键。建设单位在多年的管理实践中，也逐步摸索出一些行之有效的过程控制手段。一是加强协同配合。发挥工程部门的专业特点，加强档案部门与工程部门的协同配合。例如，工程建设部门参加档案检查、验收工作；委管运营单位在新线开通前提前介入，参加项目档案初步验收。二是实行要件表管理。建设单位在施工阶段，分专业建立项目文件要件表，在要件表中细化各专业归档范围，明确归档标准、归档进度、归档质量、责任人、整改时限等内容。通过实行要件表管理，可以准确掌握项目文件归档的完整性和准确性，对于提高项目文件收集质量发挥了重要作用。三是实行立标打样。建设单位通过发挥标杆示范引领作用，带动各标段项目档案整体工作。例如，在施工、监理单位分别选取、树立档案工作标杆示范单位，召开示范标杆现场观摩会，组织其他单位进行观摩学习。又如，实行单位工程首卷验收制度等。通过立标打样，极大提升了项目档案的管理效能，不仅快速推动了项目档案组卷工作，而且有效提升了项目档案的整体质量。

　　3.档案价值得到彰显，项目档案服务国家战略作用显著

　　首先，项目档案在日常运营管理中发挥了重要的凭证和信息价值。近年来，铁路工程投入运营以后，项目档案在设备养护维修、线路抢修保通、运营管理、工程提质改造等方面发挥了重要的作用。其次，项目档案为国家重大活动、重大事件提供了重要的参考。通过档案见证党领导下铁路工作取得的历史性成就。最后，项目档案为实现铁路高质量发展提供了支撑和保障。国铁集团始终将铁路建设新发展、新成就的档案记录好、留存好、保管好、利用好，通过举办档案展览、制作微视频、编辑史料等形式，发挥档案价值，从而更好地在新时代担当“交通强国铁路先行”的历史使命。

　　作者单位：中国国家铁路集团有限公司档案史志中心

　　责任编辑：巩慧