《纸质档案抢救与修复规范第2部分:档案保存状况的调查方法》解读

　　文/于晨  刘伟民

　　纸质档案作为我国各级各类档案馆中馆藏数量较多、保存年限较长的一类档案，受载体材质等因素影响，易发生酸化、断裂、脆化、霉变等诸多病害现象，严重影响纸质档案的长期保存和利用，因此有必要定期调查纸质档案保存现状、破损程度、馆库条件和管理情况。档案保存状况调查工作既是及时掌握纸质档案及保存环境的整体情况、确保纸质档案实体安全的有效途径，也是研判纸质档案保护形势、制定科学合理的保护方案的重要依据。在行业标准《纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存状况的调查方法》（DA/T64.2—2017）的基础上，中国人民大学档案学院和中央档案馆国家档案局联合起草制定国家标准《纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存状况的调查方法》（GB/T42468.2—2023）（以下简称《档案保存状况的调查方法》），已于2023年3月17日发布，自2023年10月1日起正式实施。

　　《档案保存状况的调查方法》的定位

　　《档案保存状况的调查方法》适用于各级各类档案馆及其他纸质档案保存机构开展纸质档案保存状况的调查。其中明确规定了调查工作开展的内容及方法要求，为纸质档案保存状况的调查工作提供了基本遵循，有助于提高纸质档案保护水平。

　　《档案保存状况的调查方法》是维系纸质档案实体安全的保障，有助于为档案部门与机构提供切实可行的安全评估策略。《档案保存状况的调查方法》系统总结了纸质档案保存现状调查内容，并结合各纸质档案保存机构的实际情况灵活制定调查方法，能够有效避免因调查目的不明确、调查方法不规范、调查内容不全面而导致的工作效率低及结果准确性差等问题，进而为调查工作的有序开展提供明确指导，以便全面了解馆藏量巨大的纸质档案的破损程度。

　　《档案保存状况的调查方法》是做好纸质档案保护工作的重要前提之一，有助于为纸质档案规范化管理提供科学指导。由于档案保护工作是一项长期且艰巨的工作，档案保存环境中的光照、温度、湿度、污染物等因素往往会产生协同效应，进而持续影响档案的保存寿命。通过定期调查能够动态掌握纸质档案的保存状况，便于评估档案破损等级、探究破损关键原因，同时有利于及时有效地制定抢救与修复计划，避免档案保护出现滞后性。

　　《档案保存状况的调查方法》的内容解读

　　为更好地满足纸质档案保存机构对档案保存状况调查的实际需求，标准起草小组广泛征求不同领域专家们的意见建议，依据专业理论知识和社会实践经验对行业标准进行完善，形成国家标准《纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存状况的调查方法》，以确保标准的清楚明了和易于操作。

　　1.引用及术语突显规范化

　　依据《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》（GB/T1.1—2020）中对“规范性引用文件”的具体要求，“规范性引用的文件内容构成了引用它的文件中必不可少的条款”，且“术语和定义”引导语提及的文件属“规范性引用文件”。因此，与原有行业标准《纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存状况的调查方法》（DA/T64.2—2017）相比，《档案保存状况的调查方法》在“规范性引用文件”部分删除了未涉及的两项行业标准《文件用纸耐久性测试法》（DA/T11—1994）、《档案字迹材料耐久性测试法》（DA/T16—1995），同时补全了“术语和定义”引导语提及的《明清纸质档案病害分类与图示》（DA/T61—2017）、《馆藏纸质文物病害分类与图示》（WW/T0026—2010）和《纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求》（GB/T42468.3—2023），使引用来源更为规范。此外，《档案保存状况的调查方法》在“术语和定义”部分补充并完善了标准中提及的“炭化”和“锈蚀”定义，在现有行业标准定义的基础上，对两种病害的形成原因及外观性能进行直观的描述，以便更好地帮助理解纸质档案保存状况的具体调查内容。

　　2.调查内容力求全面和准确

　　全面而又充分的调查有利于获得档案外观、制成材料、病害情况、档案装具、保管环境、抢救保护过程等第一手资料，进而可以客观、深入地分析纸质档案保存的现实条件及整体形势。《档案保存状况的调查方法》进一步丰富了保存状况的调查内容，具体体现在：第一，档案保存现状的调查内容更为充实。既增加了文字种类、装帧形式等档案基本信息，又补充了鼠害、炭化、絮化、锈蚀、字迹脱落等常见的纸质档案病害种类，同时考虑到纸质档案的不同类型和尺寸而设立“特殊情况”类别，使得在实际调查中可对税票、邮票、照片、地图等特殊情况进行专门的记录。第二，档案保管条件的表述更为准确。一方面，考虑到“库房朝向”和“建筑情况”有重复之嫌，对档案保管条件的具体内容进行了调整，增设了档案防尘措施，并规定在调查中需注明地上库及地下库的具体楼层；另一方面，由于目前专业档案部门选用的档案装具日趋多样化，例如人力资源、金融机构档案部门多采用自动选层档案柜，这种装具存取档案高效便捷，又能最大限度地节约占地面积。若继续采用原表格中“密集柜、五节柜、档案盒（袋）中性”等表述，则难以涵盖多种类型档案装具，缺乏普遍指导性。因此，《档案保存状况的调查方法》将其更改为“档案柜、档案架、专用档案装具、档案盒（袋）中性”。第三，档案抢救保护大事记更为细化。档案抢救保护大事记涵盖历史上曾发生的档案灾害及突发事件及采取的档案抢救保护措施两方面内容，因而，将《档案抢救保护大事记》拆分为两项独立记录内容，《档案灾害及突发事件大事记》在原有记录内容的基础上，对其重新归类，扩充了台风、雨雪冰冻、人为事故、社会安全事件等灾害及突发事件，使其种类更为齐全；《档案抢救保护记事》则侧重于真实记录灾害档案的受损程度及范围、抢救修复历史，以此作为纸质档案抢救保护以及未来可逆性修复的重要依据。同时这些信息作为档案保护数据库中重要的原始数据，对未来档案保护信息化建设具有十分重要的意义。

　　3.调查方法注重灵活可行

　　调查方法的选择需考虑调查对象的数量、破损情况和珍贵程度，以及调查所需成本等实际因素，因此不同的调查方法不尽相同，在制定《档案保存状况的调查方法》时难以一概而论。为明确普查、抽样调查、重点调查3种不同调查方法的适用性，《档案保存状况的调查方法》结合各纸质档案保存机构实际情况从应用的普遍性和可操作性角度完善了调查方法。第一，普查是为了特定目的而进行的全面调查，能够准确反映馆藏纸质档案的保存状况，但涉及的调查范围广、工作量大、成本高。原有行业标准多从馆藏数量层面规定馆藏纸质档案数量较少的档案保存机构可采用普查这一调查方法，导致普查的使用范围过于单一。《档案保存状况的调查方法》将馆藏档案价值同样列入考量因素，有助于更好地保护好珍贵程度较高的档案。第二，抽样调查作为一种组织实施方便、适用范围广的调查方法，其获取的部分调查结果能够用以推断总体特征，档案保存机构结合自身调查目的和馆藏特点，选用档案主题、形成时间、保管库房、所属全宗等作为调查对象，进而保证抽样样本具有代表性和典型性。第三，抽样调查的样本量确定是抽样调查工作开展的前提，由于样本量受到样本间异质性、抽样精度要求等多方面因素影响，《档案保存状况的调查方法》在样本量确定过程中既考虑不同规模的档案保存机构实施调查的可行性，建立馆藏量与抽取样本量的对应关系，以便为抽样样本量的确定提供参考依据，同时又根据档案的珍贵程度灵活规定抽取比例，建议珍贵档案全部调查，重点档案提高抽查比例，一般档案降低抽查比例，以实现档案保存状况抽样调查的样本量最优化。

　　4.各部分标准间协调一致

　　《档案保存状况的调查方法》为《纸质档案抢救与修复规范》系列国家标准中第2部分，目的在于全面了解和掌握纸质档案保存现状、破损程度、馆库条件和管理情况。《档案保存状况的调查方法》与标准其他部分联系紧密，其中《纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级划分》为纸质档案病害等实体保存现状提供科学认知，《档案保存状况的调查方法》是《纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求》和《纸质档案抢救与修复规范第4部分：修复操作指南》的前提性工作，档案保存状况的调查结果对后续制定修复策略、确定修复方法具有重要意义。因此，在《档案保存状况的调查方法》制定中应保证各部分结构及要素的表述一致，避免重复和不必要的差异。第一，为保持各标准的适用范围的一致性和严谨性，《档案保存状况的调查方法》将适用范围修改为“各级各类档案馆及其他纸质档案保存机构”。第二，各标准使用同一术语来表达同一概念，参照《档案工作基本术语》（DA/T1—2000）统一了“馆藏”“档案”等标准中涉及的专业术语，避免使用同义词而造成概念混淆。第三，由于“修复”“修裱”等部分术语和定义在《档案保存状况的调查方法》中未直接体现，且与《纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求》中的术语和定义存在重复问题，故在此处删去，而是采用引用的表述形式。第四，“档案砖”术语与《纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级划分》关联度更高，且针对档案破损描述的规定宜尽可能集中在同一个文件中，故将其转移至《纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级划分》，以确保标准间的整体协调和表述一致。

　　习近平总书记指出，“调查研究是我们党的传家宝，是做好各项工作的基本功”。《档案保存状况的调查方法》作为我国纸质档案保存状况调查方法的首项国家标准，有利于纸质档案调查工作的规范化和科学化，进而提升我国纸质档案抢救与修复水平。

　　参考文献：

　　[1].张美芳，唐跃进.档案保护概论[M].中国人民大学出版社，2013.

　　[2].郭莉珠，唐跃进，张美芳等.我国濒危历史档案的抢救与保护研究[J].档案学通讯，2009（2）.

　　[3].郭莉珠.档案保护技术学教程[M].中国人民大学出版社，2008.

　　作者单位：中国人民大学档案学院、国家档案局

　　责任编辑：黄佳音