加强对档案数字资源开发利用的风险控制

印度喀拉拉邦档案馆丰富的历史档案面临灭失风险

印度喀拉拉邦档案馆保存着丰富的历史档案，其中一些可以追溯到15世纪和16世纪，但这些历史档案正面临着严重的灭失风险。此前，为保护档案实体，喀拉拉邦档案馆曾组织开展档案数字化工作，但服务提供者——喀拉拉邦成像技术发展中心的数字化工作极不专业，导致该项工作不仅没能起到保护效果，反而使原始文件遭到破坏，造成了更大损失。此外，由于对历史档案保护的重视程度不高，原计划用于保护和修复的资金被挪作他用，加剧了历史档案的灭失风险。专家表示，若不立即采取补救措施，包括棕榈叶手稿在内的珍贵档案资料将永远消失。

新西兰国家档案馆检索平台暴露出大量问题

新西兰国家档案馆耗资400万美元建设的检索平台运行缓慢，严重影响公众对600余万件公共档案的利用，甚至阻碍一些法庭案件的审理。这一情况激怒了包括律师和历史学家在内的广大用户。新西兰国家档案馆检索平台的问题由来已久。审查报告显示，早在2015年，新西兰国家档案馆就发现其检索平台存在运行风险，但由于缺乏资金，其并未采取任何措施。4年后，该馆开发了新的检索平台，但开发过程中未能征集关键用户的需求意见，且检索工具在平台临近上线时才进行安装，上线后，检索功能差、服务意外中断等更多问题暴露出来。其间，新西兰国家档案馆还曾因系统存在安全漏洞取消了公众对该平台的访问权限。

英国国家档案馆提供馆藏利用新方式

英国国家档案馆“Etna”（Explore the nation’s archives）项目推出新版测试网站，提供馆藏利用新方式。网站内容分为12个主题和8个时间段，展示了英国最具标志性的档案资源，讲述了从档案中挖掘出的鲜为人知的故事。用户可以按照主题或时间来检索网站的250多个精选亮点内容。据介绍，英国国家档案馆可供检索的档案目录达3600万条，对于并非有着明确查档目的的利用者来说，如此数量庞大、内容繁多的档案降低了体验感。后续，将不断丰富专题内容，加强内容策划和编排，为利用者提供更好的档案查阅利用体验。 

新闻快评

档案数字资源开发利用工作通过将各类实体档案资源转化为以数字形式存储的档案信息，使其以网络化的形式互相连接，并利用计算机系统进行管理，形成有序的档案信息库，从而及时提供利用、实现资源共享。档案数字化工作具有两个方面的突出效益。一方面，降低档案原件的使用频率，减少档案利用过程中可能产生的破坏，实现开发性保护；另一方面，数字化形式的档案资源在开发利用时更具灵活度和便捷性，能够实现更多功能。然而，在实际工作中，从前期准备到档案实体数字化，再到基于数字资源开发利用的整个过程，存在一系列风险。若想真正发挥档案数字资源开发利用的效益，应对这些风险加以审慎考虑。

从上述新闻案例可以看到，档案数字资源开发利用的风险主要表现在3个方面。一是前期准备不足，要素保障不力。档案数字化工作的开展需要充足的资金支持、专业的操作人员以及科学合理的规划等。印度喀拉拉邦档案馆因资金挪用到其他方面导致数字化工作进展缓慢，加之缺乏充分的规划和对服务提供者的监督，导致数字化成果粗制滥造、质量堪忧。新西兰国家档案馆也是由于资金不足致使档案检索平台的开发足足延迟4年。二是实体档案向数字态档案转化过程中存在安全风险与质量问题。档案数字化工作虽然能通过降低实体档案使用频率来减少利用过程中对档案实体造成的损害，但在数字化过程中，可能会因为操作不当、工作人员专业素养欠缺等反而造成档案实体受损。印度喀拉拉邦档案馆馆藏档案数字化工作不仅未能起到保护效果，反而使原始文件遭到破坏，产生了更大损失。此外，在实体档案向数字态档案转化的关键环节中，因缺乏数据规范标准造成的数据质量差等问题时有发生，这在很大程度上阻碍档案资源的深度开发和利用。三是提供利用过程中数字资源存在信息安全风险与工具可用性问题。档案数字化工作增强了档案资源的可传输性、可计算性和可分析性，但在档案信息检索和分析环节仍存在许多值得关注的问题。如，新西兰国家档案馆由于检索平台在开发过程中未充分考虑用户需求，测试准备不充分，致使该检索平台运行时故障频出，给公众带来不良的使用感受，国家档案馆的形象也因此受损。

围绕档案数字资源开发利用中的风险控制，笔者提出3点建议。

首先，提高开发利用意识，深刻认识这一工作的重要性。档案机构及人员应提高档案数字资源开发利用意识，认识到此项工作对于留存国家记忆、推动社会发展的重要性，避免像印度喀拉拉邦档案馆一样因缺乏历史档案保护及数字资源开发利用意识致使修复和保护资金被挪用他处。

其次，加大资源支持力度，为推动档案数字资源开发利用提供有力保障。一是加强资金和基础设施保障。可设立专项基金用于支持档案数字资源开发利用项目，并通过监督防止资金挪用。同时，加强硬件设备和网络环境等基础设施建设，提供可靠的硬件保障。二是加强专业人才队伍建设。如果档案工作人员缺乏专业知识和技能，就可能在数字化操作过程中损害档案实体。基于数字资源的开发利用工作对档案工作人员的专业素养提出了更高要求，应有意识地提升其专业能力。三是加强政策供给。如，制定统一的档案数字化标准，明确数据格式、元数据、存储要求等。标准的制定既可为数字化工作提供操作指南，又能为后续开展监督和评估提供依据。

最后，要以用户需求为导向，增强可用性。档案数字资源开发利用工作最终目标是服务用户需求，实现档案价值。在依托档案数字资源开发各类档案检索和分析工具时，应以用户需求为导向，增强工具的可用性。英国国家档案馆“Etna”项目较新西兰国家档案馆检索平台更受用户肯定，便得益于前者更加充分地了解用户需求，根据用户偏好调整资源组织方式，设置检索功能等。

原载于《中国档案报》2023年9月4日 总第4031期 第三版