档案价值鉴定标准体系的构建

　　文/孔维冲

　　档案价值鉴定直接影响到档案资源的体系建设和管理利用质效，是一项十分复杂而又极具重要性与挑战性的档案管理实践活动，需要行之有效的标准体系作支撑和依据，以确保鉴定工作的科学开展。近年来社会发展日新月异，信息技术推动档案工作深刻变革，给档案价值鉴定带来诸多新挑战、新要求、新问题，亟待广大档案人投入更大的力度探索构建新形势下的档案价值鉴定标准体系，为有效应对各种复杂的档案价值鉴定工作提供依据和遵循。

　　笔者认为，档案价值鉴定标准体系是指为获得最佳鉴定质效，根据实际鉴定目标和需要，围绕标准间的相互作用和有机联系，按照一定结构和层次，通过科学合理的方案组织而成，囊括了档案价值鉴定各种标准的标准集合。具有以下3个方面特点：

　　系统性。档案价值鉴定标准体系是由众多相互联系但又相互独立的标准有机组织而成的综合体，构成标准体系的标准之间不是简单的叠加，而是围绕共同鉴定目的，彼此相互作用、互为补充，整体上集成了档案价值鉴定理论与实践相关知识，是一个相互配套和支撑的系统性档案价值鉴定知识体系，能够形成系统化或体系化的价值鉴定能力和效果，既能解决个别单一的价值鉴定问题，也能进行复杂的价值鉴定。

　　协同性。档案价值鉴定标准体系实质上是众多标准在逻辑上的组合，各标准都有着各自独特的功能作用和鉴定效果，通过标准间的协同，能够有效形成“1+1>2”的鉴定效应，既提高档案价值鉴定的效率，又能确保档案价值鉴定结果的科学性、全面性。

　　扩展性。即档案价值鉴定标准体系适应性的重要体现，标准体系势必会受到社会政治经济技术与档案工作实践环境的影响和制约，加之档案价值鉴定标准是鉴定水平和实践经验的集中反映，具有一定先进性，这就要求标准体系能够针对当前的鉴定实际和未来的鉴定需要，不断更新、完善、扩展新的标准融入其中，实现可持续动态发展，才能不断适应环境变化，以有效应对各种复杂的档案价值鉴定要求和挑战。

　　档案价值内涵丰富、鉴定工作复杂，不论在理论还是实践上，都很难寻到具有唯一性、通用性、全面性的档案价值鉴定标准。相反，不同价值鉴定理论、目的、对象往往形成不同标准，且不同标准均各有局限，因而亟须构建一个系统完备的档案价值鉴定标准体系，综合采取适宜的标准实施鉴定，才能有效确保鉴定结果的科学性、客观性、准确性和可靠性。因此，档案价值鉴定标准体系的构建，应遵循鉴定理论与鉴定实践相统一，在现有标准基础上，着眼未来信息化环境下各种新型档案资源价值鉴定需要及信息技术的应用，突出标准之间的协同配合实施鉴定，以有效应对档案价值鉴定面临的问题、要求和挑战，推动档案价值鉴定标准体系可持续创新发展。主要包含4个部分：理论标准、实践标准、技术标准、扩展标准（如图所示）。

档案价值鉴定标准体系图

　　理论标准

　　理论标准主要是从理论指导高度，对档案价值鉴定应该遵循的依据进行明确和规定，通常源自国内外档案价值鉴定较为成熟的理论与实践，得到档案界很大程度上认可，有着广泛的指导性和通用性，是档案价值鉴定中基本而重要的、具有方法论意义的理论准则和依据。

　　1.自身属性标准

　　即围绕档案所特有的属性，依据档案的来源、内容、形式、时间等特征鉴定档案价值的标准。在此着重列举5种：一是来源标准，根据档案形成者，包括国家行政机关、企事业单位、社会组织、普通个人等，按照彼此地位作用、级别高低、重要程度及相互间固有的行政关系、业务关系、社会关系等，坚持“以我为主”的原则判定档案价值。二是内容标准，根据鉴定对象所记录的内容信息、反映情况及深层次隐藏信息，结合未来用途和利用需求，来判定档案的重要性，这种重要性内在地涵盖了内容信息的典型性、独特性、真实性、时效性等所反映出的重要程度，且具有明显的相对性。三是形式标准，根据文件的文种（如通知、决议、命令等）、版本类型（如手稿、正本、副本等）、载体形态（如纸质或是数字化形态）、记录方式等，以及这些特征与档案价值的相互联系，来综合性地判定档案价值。四是年龄标准，根据档案形成时间的远近、形成时期（如不同阶段历史时期、重大历史事件发生时期、关键性转折点时期）等，按照产生时间越早、保存下来越少而显得越珍贵的逻辑来判断档案价值。五是密级标准，根据档案价值与涉密程度的关系，按照涉密程度越高价值通常越高的思路，可将密级分为公开、内部、秘密、机密、绝密5个等级，并依密级判断档案的价值。

　　2.社会职能标准

　　即根据档案形成机关、组织或个人所担负职能任务的地位作用和档案形成时所履行职能活动的重要程度及对社会的影响，作为确定档案价值的依据，通常由档案形成机关、组织的层级以及档案形成者的职务来决定。该标准将档案价值鉴定的焦点从档案及其本身所具有的任何研究特征或价值转移到档案形成的职能背景，通过判定哪些职能活动应该被记录、哪些档案形成者或“职能”最为重要，来确定哪些是最具潜在价值的档案。

　　3.未来效益标准

　　即着眼国家和社会在文件处理、保管、存储等档案工作中人力、物力、财力的有限性，根据档案价值鉴定及后续相应的处置和管理所需要的投入与未来档案利用所形成的效益之间的比较，按照保管期限越长、投入越多的思路，来判定档案的保存价值。该标准在现代化趋势背景下，对于有效应对档案信息资源海量增长给档案部门带来的挑战具有重要意义，在实际的档案价值鉴定工作中需要着重考虑。

　　4.社会需求标准

　　即放眼整个社会需要，根据档案对于社会、政治、经济、军事、文化等不同领域需求的满足程度、作用大小等（需求领域），围绕社会档案信息需求，包括当前的、近期的、长远的需求（需求时间）以及已有相关档案的利用频次、需求数量规模等（需求数量），来综合判定档案有无价值、潜在价值及价值大小。

　　5.相对价值标准

　　即着眼某一具体维度（如同时期、同类型全宗等）下档案的数量多少、完整程度、可靠性、内容重复性等，从整个档案馆资源建设的全局出发，通过被鉴定档案与其他档案的相互比较来衡量该档案的保存价值，既要分析档案本身的价值，也要考虑档案馆馆藏档案资源结构、比重、质量和优化。

　　实践标准

　　档案价值鉴定作为一项重要的实践性活动，实践标准主要是以有效解决鉴定实践问题为出发点，为保证鉴定工作高效开展而作出的指导性规定。

　　1.结果处置标准

　　依据档案价值评估结果，确定档案保存与销毁，具体可设置诸如重大价值、重要潜在价值、重要价值、一般价值、无保存价值5个梯度，结合国家有关规定和实际需要，对要保存档案的期限（永久、长期、短期）进行明确和规定，形成一定时间梯次对应5个价值梯度，即永久保存、长期保存40年、长期保存25年、短期保存10年、依规定程序销毁，同时动态性地跟进到期档案的价值鉴定，防止失去保存价值的档案占用额外资源。以《机关档案保管期限规定》为例，其明确了文书档案保管期限定为永久、长期和短期3种，其中长期为16至50年左右、短期为15年以下，将有长远利用价值的档案列为永久、较长时间内有查考利用价值的文件材料列为长期、较短时间内有参考利用价值的文件材料列为短期。

　　2.指标量化标准

　　在使用标准进行档案价值鉴定时，根据档案价值所涉及标准中的指标，按照国家及行业规定和实践要求，对指标作进一步的细化和一定程度上的量化，进而增强标准的可操作性和鉴定结果的客观性，推动档案价值鉴定工作标准化发展。如可将档案形成者细分为行政机关、事业机构、企业单位、个体组织、社会公众5个层次，其对应所形成档案保存价值逐级递减，进而指导价值鉴定的重心；具体量化结果可通过鉴定组织的成员综合打分来确定，也可再进一步明确具体数值区间来确定档案保存期限。

　　3.鉴定人员标准

　　细化鉴定人员能力素养及指标要求，通过相应的资格认证来确定鉴定人员的准入资格，如高级、中级、初级等，具体可采取理论与实践考试形式来确定，考试内容围绕档案价值鉴定相关理论知识和业务实操，对应资格等级设置难、中、易3个档次，通过即可获得相应鉴定资格。建立鉴定人员数据库，详细记录鉴定人员各项能力指标及相关信息，根据实际的价值鉴定需要，灵活选择人员组成鉴定小组展开鉴定，以确保鉴定科学客观。

　　4.协同鉴定标准

　　目前鉴定人员主要包括档案形成单位、档案室、档案馆有关人员，但面对现代化趋势下档案数量海量增长，价值内涵不断复杂化，上述人员知识面、综合鉴定素养等不免跟不上发展需要，难以有效应对现代化的鉴定目标和需求，加上鉴定人员主观性与档案价值客观性矛盾，易导致档案价值鉴定结果的狭隘性，因而要求具备不同专业知识背景的多方面鉴定力量广泛参与、协同开展鉴定工作。具体而言，就是要根据鉴定对象所涉及工作领域、职能任务、学科专业、现行作用等情况，结合实际鉴定需求，科学引入档案人员以外的相关领域学者、专家顾问、学术团体、档案利用者等各种社会力量，协同完成鉴定目标。如浙江省档案馆在档案征集中进行价值鉴定时，成立由档案馆资深专家，高校教授，史地、民俗、文博、图书、收藏界专家学者，民间学者等组成的评审委员会，并要求鉴定由3名以上相关专家共同进行，以有效规避单一领域人员在实施鉴定中的局限性和狭隘性，全面提高档案价值鉴定的准确性。

　　技术标准

　　技术标准主要是应对现代信息技术背景下，数字化形式的文本、数据、图表、声像等档案信息资源、电子文件以及非正式网络档案信息资源的迅猛增长，针对鉴定工作程序化、操作步骤具体化需要，对重复性事务和工作所进行的一系列统一规定，以增强鉴定工作可操作性、提高工作效率。

　　1.鉴定系统标准

　　档案信息资源剧增将使鉴定工作难以及时有效地通过人工方式保质保量地完成，基于技术的自动化、智能化鉴定将是发展趋势，因而开发相应的鉴定系统来辅助鉴定尤为迫切，相应鉴定系统标准也将成为档案价值鉴定的重要标准。该标准主要针对实施鉴定的相关系统，对系统的运行环境、安全性、设施设备、软硬件、接口等进行统一规范，以保障映射、迁移到系统的有关鉴定业务环节能顺利实施；同时重点根据文件元数据，对文件真实性、可靠性、重要性等方面进行综合评估，以保证鉴定系统能够针对档案信息资源的高度动态发展，及时有效地辅助实施鉴定工作。上海港务局就较早地专门设计了计算机辅助档案鉴定系统，功能覆盖鉴定工作全过程，尤其是提供档案利用情况等数据为档案价值鉴定提供参考数据支撑，既节省了鉴定人员体力劳动，又全面提高了鉴定处理的正确性、规范化和工作效率。

　　2.操作程序标准

　　档案价值鉴定通常分为归档鉴定、保管期限划定、价值复审、销毁无价值档案4个部分，随着现代信息技术的广泛应用，鉴定工作各部分的程序步骤将随之向信息化环境迁移，各类操作也将逐渐基于信息化完成。因此，操作程序标准主要针对基于信息化、网络化、系统化的档案价值鉴定业务，以现代化的信息技术为主要手段，通过相关鉴定标准的细分和量化，对鉴定工作程序进行统一化的逐一规范，不断使之标准化、通用化，以提高鉴定质效，有效应对现代化趋势下各种新型档案信息资源的鉴定需要。前述上海港务局研制的计算机辅助档案鉴定系统，就要求对鉴定处理信息进行规范化输入，系统内档案鉴定单、到期销目录、提前销目录、移交目录等表单对应相应的操作程序，对表单格式模板具有极高规范性要求。

　　3.技术应用标准

　　该标准主要是针对鉴定工作中的技术应用，对于一些项目指标所需要达到的标准进行规范，通过统一性、规范性的约束来确保技术应用科学合理，从而保证鉴定结果安全可靠、客观可信。需要对数据存储、数据共享、数据交换、元数据种类、主题词切分、数据库选择等技术相关要求进行规定，以确保选择合适的技术进行价值鉴定。例如浙江省档案局围绕“最多跑一次”目标而打造的电子文件归档与接收系统平台，严格按照行政审批和公文类电子文件整理归档业务标准对技术进行规范，通过加盖电子印章或可信时间戳、“四性”检测等技术，有效证明电子文件归档时间及内容完整性。

　　扩展标准

　　扩展标准主要针对社会现代化发展下各种新型档案信息资源的鉴定需要，围绕标准的适用性，在现有各种档案价值鉴定标准基础上，着重解决标准的现代化发展优化与完善问题，推动标准体系的动态更新与扩展创新，以实现可持续创新发展。

　　1.多元价值标准

　　随时代发展，档案的价值内涵不断丰富、价值形态不断显现，从凭证价值、参考价值、情报价值到情感价值、文化价值、记忆价值等逐步拓展创新，对相应的价值鉴定标准提出了新的要求。加之，相同档案往往同时兼具多种价值，且社会档案意识在现代化推动下不断提高，同一档案对于不同用户来说，其应当关注的价值重点也有所不同，使得在价值鉴定过程中不能只考虑单一的价值来鉴定，应兼顾档案所兼具的多元价值，通过综合分析各种价值来判断档案的综合价值，并据此决定档案的“存”与“毁”。

　　2.情感归属标准

　　社会经济发展推动人们精神生活不断提高，且对档案的需求日益突出，利用档案来满足人们对个体记忆、家庭记忆建构的情感归属和情感寄托需要，而非解决具体实际问题的现象不断凸显，如个人日常生活中积累起来的照片、视频、书稿、证件、证书、奖章乃至对日常生活进行记录的朋友圈动态，不仅体现了人们的情感价值，同时也是对生活记忆的建构，将广大人民群众的这些生活记忆汇聚起来，就是对一个时代社会生活的有力诠释，因而在档案价值鉴定中有必要充分考虑档案形成者蕴含在档案中的情感归属价值。

　　3.社会关系标准

　　未来社会发展的一个重要特征就是人们社会实践活动及生活方式的信息化，与之相应的档案的形态及形成方式也随之不断变革发展，人与人之间的社会关系也日益在档案中得到充分体现，尤其在网络平台之上的社交媒体类档案信息资源，其价值并非只局限于某个个体，还同时蕴含了与之存在交集的其他个体的价值，这些个体之间的社会关系交织成的社会关系网就充分体现了档案的集体价值，且这种集体价值越大，也就说明档案的社会重要程度越高，因此在建设覆盖人民群众的国家档案资源体系背景下，社会关系应当成为档案价值鉴定的重要参考。如四川省彭州市曾在全市范围建立“和谐家庭档案”，通过档案中所蕴含的丰富信息，加深对每户人家生活实际的了解，进一步掌握民生情况，密切党群关系和干群关系，推动基层工作开展，为基层管理提供决策参考。

　　参考文献：

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　　作者单位：国防大学政治学院

　　责任编辑：周拯民