中外合作研制项目中的档案工作实践——以航空发动机产品研制项目档案为例

　　文/徐曼

　　2008年7月15日，中国航发哈尔滨东安发动机有限公司（以下简称“中国航发东安”）与法方签署协议，开始某型号民用发动机的研制工作。作为中国与西方先进航空企业开展的对等合作，中法双方经过多年努力，于2019年顺利完成了适航符合性验证工作。2019年10月，中国民用航空局向中国航发东安颁发了型号合格证，2021年3月批准了生产许可证，发动机研制成功并随飞机完成首飞。

　　项目档案是整个发动机产品研制项目的重要组成内容之一，公司档案部门与项目实施部门通力合作，在原有军用产品体系的基础上，对企业档案现有分类编号、收集归档管理等要求进行了完善，在经历了初步探索、补充改善、整改提高等过程后，摸索出适合民用产品研制、符合民航体系建设要求的档案管理体系，并按照项目档案专题管理的思路，完成了型号专题档案数据库的建设。

　　分析项目背景，明确档案形成特点

　　1.合作方、参研方复杂

　　某型号发动机在国家层面以工程研制任务形式下达，同时参照军品研制模式，将设计、制造任务分别下达到研究院所及制造工厂，以厂、所协同方式共同完成研制任务。研制项目的合作方涉及两国（中国、法国）、六方（所、厂、适航司等），以及协作配套的各国供应商，项目的参与者众多，档案形成的责任方复杂，档案工作沟通和协调机制建立难度较大。

　　2.体系对标和技术对标的过程复杂

　　在体系对标方面，中国航发东安的市场和工作方向以军用产品为主。而某型号发动机属于民用产品，既需要适应法方的技术研制体系要求，同时还要适应民航管理体系标准。公司现有的项目档案管理，无法完全满足开发一套全新民用航空发动机的具体要求，需要对现有档案管理体系进行重组。在技术对标方面，中法双方在技术标准和能力上的差距，客观上造成了产品制造过程中技术规范的不断调整，项目档案的体系构建难度较大。

　　3.在管理文化方面的差异较大

　　某型号发动机研制项目的多个合作方在管理文化方面的差异，也是造成项目档案管理难度高的重要原因。首先，合作方为法国公司，双方工作交流和文件传递均以英语进行，沟通障碍时有发生，档案整理难度提高。其次，军用发动机与民用发动机在产品性能、安全性、经济性等方面的差异，反映到档案工作中具体体现为文件控制流程、档案管理方式以及归档范围等方面的不同，中国航发东安与合作方要不断磨合，寻找最优的管理方式。

　　分析档案形成特点，明确档案管理难点

　　1.档案来源复杂

　　某型号发动机研制的合作方、参研方数量和性质的多样性，使得该项目的档案来源也十分复杂。合作方按照项目分工形成管理类文件与技术资料，包括法方技术输入档案、中方研制过程档案，还有双方适航过程中形成的档案、各参研方的任务交付资料等。整个项目研制过程中合同签订近300份，档案形成源头众多，中文、法文、英文多语言档案共存，技术类、管理类、设备仪器类、经营类等多门类档案均有涉及，档案整理难度较大。

　　2.档案分类复杂

　　在档案的构成方面，航空发动机零件众多，结构复杂，在设计、制造、装配、试验和取证等工作中会形成大量技术文件，同时要兼顾法方技术体系下产生的文件；在研制过程中，科技攻关、型号研制、民机适航管理等各自体系内形成了相对独立的技术资料；在项目管理实践中，如组织管理、计划管理、质量管理等活动中也形成了大量的管理类档案。

　　3.档案收集过程复杂

　　管理对象的数量、项目周期、资料形成的交叉性，共同造成了档案的收集难度。如项目管理过程中形成了大量的协调函，根据协调对象划分为中法方技术协调、飞机与发动机协调、设计与制造协调以及三方协调；根据协调的方向，又分为中—法协调、法—中协调、设计—工艺协调、工艺—设计协调等，需要分别进行收集。

　　分析档案管理难点，制定有效措施与对策

　　1.强化管理对标

　　档案管理标准“两不变，两纳入”：即厂、所原有的档案分类标准、型号档案管理标准基础不变，民航管理和法方技术管理基线不变；以工程研制档案管理为总体系，纳入项目管理相关内容，以军工产品管理要求为基准，纳入民用航空技术管理要求。产品类、经营类、资产类等多门类档案在各分类体系下并行管理，在原有的各类档案归档范围的基础上进行调整，以产品型号为总体聚合标准，形成虚实结合的型号档案库。

　　2.强化项目管理

　　一是强化资料形成与管控。某型号发动机研制项目在日常管理中，对项目文件管理制定了详细的管控措施，包括设计图样、工艺规程发放流程，会议纪要、往来函件等管理类文件的编号、传递规则。在项目实践过程中，中方与法方、制造方与设计方管理文件的积累、保存纳入各组项目经理检查范畴，纳入日常考核。

　　二是强化人员管控。项目的组织模式在双方的合作协议中进行落实，依照法方模式，建立了矩阵式项目团队。在管理实践中，内部的工作组与职能部门相配合，矩阵强度为趋近于平衡的弱矩阵。在人员管理方面，建立了完善的绩效考核体系，保证了人员的积极性。同时，项目也制定了完善的工作交接机制，因中外合作项目的特点，该项目人员的工作方式相对独立，在人员变动过程中，工作交接、资料移交以项目工作组为单位，避免了工作交接的随意性和交接所带来的信息丢失。

　　3.强化档案监管

　　公司档案部门通过对项目建设的管理链条、技术链条和资金链条的梳理，理清项目实施关键内容，制定科学的归档范围。按照项目建设的运行规律，做好资料的积累和收集。

　　一是管理链条监管。以研制项目进展为主线，实施阶段性验收和重要节点档案监督，将验收工作与项目人员的培训相结合，除两次预验收外，项目部门在关键里程碑节点均对档案形成、收集情况进行总结、考核，有效地保证了档案的齐全完整。

　　二是技术链条监管。将研制任务进行主体分解，明确法方技术输入文件管理方法，理清研究院所、制造厂各自的技术任务及输出资料要求，按照技术输入、设计实现、工艺攻关、制造研究、质量审核、适航管理等技术线，三方责任主体对各自的归档范围进行确认，出具完成情况的归档证明。

　　三是资金链条监管。以资金管理为辅助线，将档案收集、归档考核纳入合同管理。在合同签署环节进行档案交底，合同验收环节进行归档工作确认，保证了各主要供应商的档案工作质量。

　　4.强化档案管理网络

　　档案管理网络包括以项目团队为核心的全部参研方的档案管理组织，也包括在参研方内部的各层级档案管理部门。各参研方按照承制内容和文件形成要求，完成资料积累，确认文件归档流向；由主承制单位统一管理、其他参研方辅助的任务，其档案资料由主承制单位统一收集；各参研方独立完成的研制任务，由参研方档案部门收集归档，或由协议另行规定；在参研方内部，根据档案管理机构的设置及形成档案的特点，由各级档案管理组织共同完成项目资料的收集。

　　项目完成后，各参研方以及各级档案管理组织将各自管理的档案，按照项目统一的标准和要求，将档案目录集中到主承制单位档案管理部门，实现“目录集中、归属明确、责任分担”。

　　5.强化信息技术应用

　　一是项目管理系统的应用与集成。通过项目管理系统建设，将实施计划、项目进度控制、节点部署等通过信息化手段进行固化，同时将归档的要求嵌入系统功能中，实现“主动与被动”相结合。借助与档案管理系统的集成，项目数据自动“流入”档案管理系统，实现对电子档案的收集和管理，提高资料移交的效率和档案归档的完整率，以技术手段（“四性”检测等）保证档案的真实性和准确性。

　　二是型号档案树的建立。通过管理系统平台将项目档案管理网络下形成的多门类、多载体、多归属方档案资料进行统一管理，以产品型号作为底层分类和索引标准，实现项目档案的多条件分类和合并，将虚实结合的档案库整合为型号档案树，映射产品结构和项目研制阶段，有力地促进了档案数据的共享。

　　作者单位：中国航发哈尔滨东安发动机有限公司

　　责任编辑：巩慧