《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》解读

　　文/陈吉  邓高明

　　2022年4月7日，国家档案局发布了《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》（DA/T95—2022）（以下简称《规范》），并于2022年7月1日起实施，起草单位为国家档案局档案科学技术研究所、北京四方启点科技有限公司、中国科学院自动化研究所、百望股份有限公司。《规范》规定了行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证的采集、组件、归档、存储、统计、利用以及相关系统衔接的要求，适用于行政事业单位财务报销电子会计凭证档案管理以及相关信息系统的设计、开发、测试和使用。

　　制定背景

　　会计凭证是基层单位进行核算的直接依据，也是档案管理的重要内容。国务院2015年5月印发的《关于大力发展电子商务加快培育经济动力的意见》中明确提出要“逐步推行电子发票和电子会计档案，完善相关技术标准和规章制度”。根据国务院有关要求，2015年财政部、国家档案局修订《会计档案管理办法》，重点增加了电子会计档案生成、管理的相关内容。2017年，财政部启动财政电子票据试点应用工作。同年，国家电子文件管理部际联席会议办公室会同财政部开展了预算单位差旅电子凭证网上报销试点工作，实现了公务人员出差网上申请、审批和报销，国库集中收付系统自动支付，电子会计凭证全流程电子化闭环管理，试点工作取得良好效果。2020年3月23日，财政部和国家档案局联合印发了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，对于如何实施电子会计凭证电子化报销入账归档给予了规范。

　　为配合国家电子会计方面相关法规文件的贯彻落实，规范电子会计凭证归档、存储以及有效利用，国家档案局档案科学技术研究所根据差旅电子凭证网上报销改革试点和电子档案管理相关成果，向全国档案工作标准化技术委员会提交了《规范》的立项申请，旨在为基层单位电子会计凭证报销入账归档提供指导，防堵风险漏洞，为电子商务、电子政务的健康有序发展提供支撑。2020年8月4日，《规范》被列入2020年档案行业标准制修订计划。

　　编制思路

　　电子会计凭证档案是电子会计档案中最原始、最基本、最核心、最重要的一类。《规范》参考目前会计凭证管理领域有效的国家法规政策、行业法规政策、相关的国家标准与行业标准，选择电子会计凭证作为目标，从财务报销的凭证归集入口环节着手，在电子会计档案最前端做好数据把关。《规范》明确了电子会计凭证在会计业务处理过程中的业务模型，详细阐述了电子会计凭证在组件、长期保存与高效利用等方面的技术要求和实施方法，注重适用性、规范性和可操作性，为电子会计凭证档案管理提供详细规程。

　　主要内容解读

　　《规范》分11章和6个规范性附录，从系统功能、电子会计凭证采集与归档范围、组件要求等方面对电子会计凭证及其元数据的归档、存储、利用全过程进行了规定。

　　1.系统功能

　　《规范》明确电子会计凭证生命周期中一般存在3种类型系统，即电子原始凭证生成系统、财务管理系统和电子档案管理系统。电子原始凭证生成系统负责单位外部电子原始凭证的生成。财务管理系统负责支持单位业务工作的开展并形成、管理、归档电子会计凭证，应具备电子报销、入账、会计核算、电子会计凭证存储和电子会计凭证归档处理等功能。电子档案管理系统负责电子会计档案的移交接收、管理、长期保存和共享利用（各系统之间的关系如图所示）。

电子会计凭证相关系统的业务逻辑关系示意图

　　2.电子会计凭证采集与归档范围

　　《规范》规定了电子原始凭证、电子记账凭证及其元数据的归档范围，并推荐使用OFD格式作为电子会计凭证的版式文件格式。电子原始凭证既包括单位内部在经济业务发生时填制的，用于实施经办、审核、审批等必要审签程序的电子单据，如申请单和报销单等，也包括单位从外部接收的电子形式的各类原始凭证，如电子发票、财政电子票据等。电子原始凭证、电子记账凭证及其元数据一并采集、归档，同时采集、归档机构人员实体元数据和档案业务实体元数据，并详细规定了其组织方式。

　　此外，考虑到在未来的一段时期内，不可避免地存在纸质会计凭证与电子会计凭证并存的情况，《规范》规定纸质原始凭证和记账凭证可形成数字副本，再参照电子原始凭证和电子记账凭证处理，数字副本宜通过电子签名或电子签章来保证其真实性。

　　3.电子会计凭证组件要求

　　考虑到记账凭证与原始凭证的业务逻辑关系，以及遵从原有纸质凭证归档中的业务习惯，《规范》提出了应按记账凭证号对电子会计凭证进行组件,形成电子会计凭证册。一个记账凭证号对应电子会计凭证的组件，一般包括电子记账凭证和所附的电子原始凭证，件内文件按记账凭证、原始凭证和其他附件的顺序排列。纸质会计凭证数字副本的组件基于财务管理系统建立与纸质会计凭证的关联。

　　为便于电子会计凭证档案的检索和利用，组件时按规则命名电子会计凭证,命名规则应能保持电子会计凭证版式文件内在有机联系与排列顺序，能通过物理文件名建立电子会计凭证与会计核算功能中记账数据的关联。将一笔经济业务的电子会计凭证组件成册时，应创建一个存放本册电子会计凭证元数据的文件，以XBRL、XML等格式保存。财务管理系统中获取的该业务事项相关的电子会计凭证，应根据电子会计凭证所属类型，将电子会计凭证元数据填入元数据文件中，作为元数据文件的节点。纸质会计凭证数字化时,可提取图像上的文字内容,自动或手工补全纸质会计凭证的元数据。

　　4.应用系统及其功能要求

　　电子原始凭证生成系统生成的电子原始凭证应包含版式文件及其元数据，同时采取必要的技术确保电子原始凭证在流转过程中的信息安全。财务管理系统的电子报销、入账、会计核算、电子会计凭证存储和电子会计凭证归档处理等功能中，电子报销功能用于支持单位财务报销工作并形成电子审批单据，提供该功能的软件或模块可包括办公自动化软件、网络化财务报销软件等；会计核算功能用于根据电子原始凭证记账数据生成记账凭证，并进行会计核算；电子会计凭证存储功能用于接收电子原始凭证和电子记账凭证，维护电子会计凭证、元数据和业务之间的关联关系，以有序、系统、可审计的方式存储和查询利用电子会计凭证；电子会计凭证归档处理功能用于对电子会计凭证进行数据组织、清点、检测并提交归档。需要注意的是，上述功能可由不同的信息系统提供，也可由统一的信息系统提供，各单位可根据自身实际情况选择使用。

　　5.电子会计凭证的系统对接、安全存储与统计利用要求

　　《规范》还对电子会计凭证在不同信息系统之间转移、安全存储以及利用进行了规定。考虑到电子会计凭证的电子文件特性，无论是存储还是读取、利用，都涉及将其从一个信息系统转移到另一个信息系统的过程。因此，规定提供电子会计凭证存储功能的模块应支持从电子报销功能和会计核算功能的模块接收电子会计凭证，并支持向电子报销功能、会计核算功能和电子会计凭证归档处理功能的模块输出电子会计凭证，规定财务管理系统应保证电子会计凭证安全存储，并综合采取检查电子会计凭证文件中电子签名有效性，检查电子会计凭证册的完整性，以及备份存储、加密存储等技术手段，保障电子会计凭证的真实性、完整性、可用性和安全性，并在加密存储时使用国产密码加密技术。

　　解决的关键问题

　　《规范》本着“急用先行、成熟先上、科学先进、注重实效”的原则，选择了行政事业单位的差旅费、日常办公采购费等高频类一般公共预算支出财务报销会计凭证作为规范的对象，同时兼容纸质与电子凭证管理要求，兼顾了电子化的高效管理和传统的阅读习惯。

　　作者单位：国家档案局科研所、北京四方启点科技有限公司

　　责任编辑：黄佳音