广州城建档案利用一体化工作的探索

　　作者：刘洁贞

　　城建档案是城市建设的基础性资料，在城乡规划建设、城市治理、应急处置、民生保障等多个领域发挥了十分重要的作用。近年来，广州市城市建设档案馆(以下简称“市城建档案馆”)落实档案工作目标任务，强化科技赋能，加强市、区两级“1+11”个城建档案管理机构的协同合作，探索并构建了城建档案查询利用“全程网办、全城通办、全诚承办”的广州模式，以优质高效的档案工作，为广州经济社会发展和人民群众民生福祉贡献城建档案力量。

　　实施措施

　　1.关注群众关切，通过“三个一”构建“全城通办”模式

　　为有效破除城建档案利用在市、区两级部门间的限制和数据壁垒，实现城建档案在全市范围内通查通办，2023年，由市城建档案馆牵头，与11个区城建档案管理机构，在市、区政务中心统一设置城建档案查询利用窗口，按照“统一流程、统一标准、归口办理”的思路，形成了材料全城通收、窗口收件后依档案保管主体归口转办、群众就近收件的城建档案查询利用工作模式，并通过“三个一”举措推动这一模式落地实施。

　　一是共建一个协作网络。推进城建档案跨区跨部门协同管理，需要一个组织协作机构。市城建档案馆牵头成立了城建档案查询利用三级协作网络，由市城建档案主管部门领导，城建档案管理机构负责人作为第一责任人，实施部门负责人和经办人作为二、三级责任人共同组成。协作机构通过专项会议、个案协商等方式，共同议定实施方案，指导并监督各区推进落实，及时协调解决跨区跨部门协作中的难点堵点问题，以组织协调机制保障这一模式的实施。

　　二是共建一套统一标准。市城建档案馆加强城建档案利用法规标准建设，编制了《广州市规划和自然资源专业档案对外利用规定》部门规范性文件，为全市规划专业档案利用提供法规依据。此外，在深入调研的基础上，结合业务实际，对外提供城建档案查询利用指南，统一全市城建档案利用的受理条件、办理流程、办理时限、申请材料、利用形式等实施要素。对内出台了城建档案查询利用工作指引，确定各部门责任分工、工作流程等，以此规范实施部门行为。

　　三是共建一批共享数据。统一市、区两级城建档案管理机构的数据著录标准和数据存储结构，是实现城建档案数据跨部门共享利用的基本保障。市城建档案馆编制了《广州市城建档案数据统一结构描述规范》，并据此组织指导各区城建档案管理机构开展档案数据治理。同时，依托广州市城建档案统一检索平台，搭建了市城建档案目录中心，将市、区两级已完成规范著录的档案目录数据集成后，统一在共享平台上发布，实现档案数据共建共享。现已实现第1批超过92万条专业档案目录数据的规范著录、统一汇集和共享利用。

　　2.关注业务提升，加强科技赋能形成“全程网办”格局

　　结合本地城建档案查询利用工作实际，市城建档案馆强化科技赋能，深化档案利用网络化、信息化、数字化改革，依托广州市“一网通办”体系，按照“线上申办、平台审批、网上送达”的思路，探索城建档案“全程网办”，实现线下业务整体向线上延伸拓展。

　　一是统一在线申办入口。依托政策支持，市、区城建档案管理机构开通网上在线申办入口，完善和发布网上办事指南。同时，对市、区两级“1+11”个城建档案查询利用实施主体的网上申办入口进行整合，提升用户的线上办事体验。

　　二是统一利用审批系统。市城建档案馆启动业务审批系统更新改造项目，开发了城建档案查询利用办理模块，并实现与政务系统的对接。系统实现接收、分件、办理、结果推送、统计等功能。档案利用业务案件经省、市政务平台受理后，流转至城建档案查询利用审批系统，工作人员根据申请人利用需求核实档案内容，属于本单位的案件即进入办理环节，办理结束后根据群众选择的方式，将档案数字复制件推送到市民账户或由窗口打印出件;属于其他机构的档案，则通过系统分派至档案所属机构进行办理。通过统一利用审批系统，实现了城建档案查询利用业务数据在市、区两级“1+11”个城建档案管理机构间的流转。

　　三是统一“一网”利用体系。城建档案查询利用业务审批系统与多系统、多平台实现对接。根据业务需要，可以调用身份证、营业执照、不动产权证等共享数据，通过数据共享可以核验材料。广州市城建档案查询利用均已实现“一网办、网上办”。

　　3.关注以人为本，加强全面打造“全诚承办”形象

　　市城建档案馆坚持以人为本，从用户实际需求出发，提高查档效率。

　　一是开设城建档案利用专窗。坚持党建引领，在档案利用大厅，由专业基础扎实、工作经验丰富的党员干部在岗工作，加强城建档案利用法规宣传和办事流程的指引，倾听群众反馈意见和建议，积极协调主动为群众解决问题，充分发挥党员干部“亮身份、树形象、做表率”的作用。同时，为落实优化营商环境要求，设置了专门窗口，围绕企业关切的大宗档案利用、急案优办等问题，采取专人跟线、全程跟办的措施。目前已为城市(际)轨道交通建设、城市更新等建设方开展专项利用，切实支撑社会经济发展大局。

　　二是丰富城建档案查询利用形式。通过对城建档案利用业务数据分析发现，档案查询、咨询存在很大的社会需求。为提高档案查询和咨询的便利性，市城建档案馆先后开通城建档案查询利用电话专线、开设城建档案查询利用咨询窗口，通过电话和现场两种形式提供查档和咨询。此外，依托“云窗口”工作体系，开设了城建档案查询利用“云坐席”。2023年，城建档案查询利用“云窗口”正式上线，通过一对一、多对一实时视频通话或在线文字交流，提供档案查询、咨询和远程辅助档案利用申办等业务。用户通过微信小程序进行预约后，即可选择就近办理，解决了“远程办”等问题，查档方式更加多样化。

　　实施成效

　　1.构建方便、规范的城建档案利用模式

　　经过系统规划、稳步推进，2023年，广州市城建档案查询利用“全程通办”“全程网办”全面实施，形成线上线下融合发展新模式。用户可以选择市、区两级“1+11”个窗口就近咨询、查档、领取办事结果，避免了“跨区跑、来回跑”，切实提升了查档便利性;亦可通过“一网”全程在线查询业务进度、下载办事结果和进行评价。城建档案管理机构可全程在线受理、审批、出件，极大地提高了工作效率。实施一年来，用户查档达到12225人次，提供城建档案复制件8553卷，取得了良好的社会效益。

　　2.树立公共档案馆良好形象

　　市城建档案馆推出的一系列便民查档举措，获得社会广泛关注和认可。市政府、市规划和自然资源局等部门转载了相关信息;《广州日报》《南方都市报》等多家媒体相继宣传报道，市城建档案馆的公共档案馆形象更加深入人心。用户通过多种渠道表示感谢。市民刘先生表示：“一次咨询就把旧楼加装电梯调档的事情办妥了，档案直接寄到家里，非常方便和满意。”

　　在进一步全面深化改革、推进中国式现代化的新征程中，市城建档案馆深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，强化使命担当，创新思路举措，狠抓工作落实，持续探索推进城建档案查询利用数智化、便利化和人性化，不断提升城市一体化的城建档案查询利用工作效能，为提高人民生活品质增进民生福祉、全力推进广州高质量发展贡献城建档案力量。

　　作者单位：广州市城市建设档案馆

　　责任编辑：巩慧