发布时间:2025-03-20 08:24:40被阅览数:70 次信息来源：《中国档案》
文/东莞市档案局
为深入学习贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，贯彻实施好档案法及其实施条例，东莞市档案部门落实广东省全面深化“数字政府2.0”建设要求，坚持守正创新，积极开拓进取，打通电子文件从形成办理到归档管理全流程闭环数据链条，有效推动电子档案的安全管理与高效利用，助力政务服务提质增效。
目前，在东莞市一体化政务服务平台上全流程办理的24个市直部门491个政务事项已全部运用电子文件归档和电子档案管理系统，累计采集政务服务电子文件10.55万卷，档案调阅利用1.9万人次，实现“档案数据多跑路、群众少跑腿”，满足社会各界多元化查档需求。
高位推进、协同联动，下好工作“一盘棋”
东莞市坚持整体谋划、高位推动，按照市委常委会会议提出的“着眼政府数字化转型，谋划好全市档案信息化建设”的要求，将电子文件归档与电子档案管理纳入数字政府建设整体规划及东莞市政务服务全域标准化专项行动，一张蓝图绘到底。广东省档案局在政策、标准方面，给予了大力支持，多次来莞现场指导，为东莞档案“数智赋能”指引方向。依据《国务院关于在线政务服务的若干规定》《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》《广东省政务服务事项电子文件归档和电子档案管理办法》等要求，东莞率先完成了广东省电子文件归档和电子档案管理标准化试点任务。
建立市政数局、市档案局及各政务服务机构协同配合的工作机制，先后召开30余场协调会、培训会，明确权责内容及实施路径，厘清职责边界、解决堵点难点，打通部门、行业信息壁垒，加速推动政务服务电子档案管理各项要求落到实处。
市档案局紧盯标准构建、应用推广，制定电子文件整理和归档系列制度，为各部门开展电子文件归档和电子档案管理工作提供指引。市政数局推进电子文件归档和电子档案管理平台与东莞市一体化政务服务平台统一建设，从理念、技术、资源上保证了电子文件归档质量和效率，确保电子档案符合来源可靠、程序规范、要素合规要求，为政务服务事项高效办理提供有力支撑。
市各政务服务机构具体负责电子文件归档与电子档案管理工作的实施，根据本单位权责清单和业务办理实际情况，梳理形成政务服务电子文件归档范围、保管期限、分类编号相关制度，逐一在平台中完成业务元数据等功能配置，实现档案规范整理，并不断推动本单位各类电子政务系统与平台的对接及场景应用。
前端发力、技术赋能，打通数据“一条链”
政务服务电子文件紧密联系业务、高度依赖系统，且具有来源广泛、形式多样等特点，为了保证电子文件的完整性和真实性，东莞市积极探索电子文件归档管理的科学方法和有效路径，创新开发“收件即启动归档”业务模式，对归档程序进行前置安排，改变了政务服务事项电子文件办结归档的传统工作流程。群众申请办理后，系统会依据服务事项办理过程采集标准，同步对档案内容、元数据等进行抓取保存。通过运用人工智能、电子签名等新兴技术，实现对电子文件的自动捕获、自动清点检测、自动归档整理等全过程管控，达到在线实时归档要求，最大限度确保了电子文件线上运行和电子档案连续管理安全可控。
对于线下窗口接收的纸质材料，通过由窗口工作人员扫描录入后进行上线处理，办事群众对扫描文件进行现场确认加签，实现“线下纸质流转”向“线上电子流转”转换，将该部分纸质材料纳入“单套制”链条，大大降低了人力和行政管理成本。目前，参与试点的部门每年可直接归档的政务服务事项约5万单，平均每单业务产生文件约20件，按照市场档案数字化加工整理费每件10～12元计算，每年可节省费用超过1000万元。
此外，在政务服务电子文件归档实践中，东莞市明确政务服务事项以单次办件为基本保管单位，申办材料、办理过程材料、结果性材料等组合成卷，按规范封装成归档数据包。在残疾人服务、灵活就业等“一件事一次办”场景下，企业、群众一次性提交的申办材料，通过系统自动复用作为各个承办部门的归档文件，有效解决了同一事项涉及多个档案门类时归类不清、文件缺失、过程记录不完整、查找不便等系列问题。
合规通用、高效集约，抓好平台“一体化”
东莞市行政架构特殊，市直接管理4个街道和28个镇，扁平化管理模式造成管理幅度较大、人力物力紧张。为减少重复投入与成本开支、提高系统应用范围与使用效果，东莞市把电子文件归档和电子档案管理平台定位为全市性通用管理系统，可供各级部门开展数据存储、共享和利用，有效减轻了基层单位理解落实电子文件归档和电子档案管理系列标准要求的压力。系统采用组件化、模块化、集约化的建设方式搭建，功能设计遵照《电子文件管理系统通用功能要求》，按照急用先行的原则配置了电子文件预归档、数字档案室管理等6个子模块，为全市性统建系统、各类自建电子政务系统预留通用接口，提供了通用、统一、可扩展的电子文件归档和电子档案管理平台。
为深化工程建设项目审批制度改革，市城建档案馆运用该平台实现城建档案在线指导、审核、验收，与工程建设项目审批部门联动，优化了业务流程，缩短了工程档案验收时间，同时推动了城建档案在政务服务事项中的复用。目前，全市共有6238个单体工程项目在系统上完成申报及验收审核，完成审查发证1711项。
技术保障、多措并举，织密安全“一张网”
电子文件在传输、存储和处理过程中数据真实、完整、可用和安全是电子档案法律效力的重要保障，为实现政务服务事项电子档案单套管理目标，东莞市持续优化电子印章、电子证照、电子签名、时间戳、版式文件转换5项基础支撑技术，确保电子文件的真实、完整、可用和安全。
在确保原始数据信息真实性方面，通过“政务数据大脑”平台签发全市统一的可信时间戳，准确记录电子文件产生的真实时间，将时间明确的办事过程信息固化为可验证、可重现、可利用的版式文件，同时采取第三方存证方式、使用无人值守的第三方设备、对电子文件在版式转换时附加签名保护等手段确保“零篡改”。后续通过电子签名、电子印章、统一时间戳校验及系统集成的“四性”检测等方式进一步消除对归档电子文件进行伪造或篡改的可能性。
在确保电子档案利用可控性方面，当用户申请档案利用时，根据利用者权限与利用方式实时生成已限制用途的电子文件副本，并自动添加水印与基本利用信息的二维码，防止电子文件被非法使用。以卫生健康系统行政许可事项为例，医师执业证书核发、护士执业证书核发等业务可通过多项可信技术手段保障，保留真实完整的申请、受理、审核和决定全过程电子记录，为保障医师护士个人合法权益、加强医师护士执业队伍管理提供高效档案支撑。
简政便民、开放共享，实现服务“一站式”
检验一切工作的成效，最终都要看群众是否真正得到了实惠。东莞市善用“互联网+”思维促进电子档案共享利用，在全市统一政务服务入口提供“莞家档案”特色应用场景，为市民企业、业务部门提供电子档案查询、利用等“一站式”服务，擦亮了政务服务惠民便民之窗。
在电子档案查询服务方面，依托线上“i莞家”掌上App、东莞政务服务网以及线下莞家政务自助终端机，提供“一网查档”服务，企业、群众可便捷查询与本企业、本人相关的已归档电子文件，实现档案查阅“掌上办”“指尖办”。
在电子档案共享利用方面，搭建扁平化档案申请架构，建设电子档案资源“共享门户”功能，为各部门提供档案查询检索服务及档案数据增值服务，实现电子档案“即申即审、即调即用”，有效破除跨部门档案调取流程繁多、层级结构复杂、线上线下融合困难等难题，政务服务效率得以大大提升。
在电子档案复用方面，按照“一次采集、反复利用”的原则推动电子档案反哺政务服务，在税务、医保、公安等多个领域持续盘活电子档案数据资源，逐步实现政务服务事项办理过程中免提交申报材料、免填写数据、免用实物印章、免用手写签名“四免”优化，促进构建有温度、有速度、有满意度的政务服务。在人事档案管理场景下，电子文件归档和电子档案管理系统保存有流动人员人事档案公共服务事项的申办过程材料和信息、事项办件结果等，群众通过手机即可查找个人档案存储地等信息，社保部门可依据档案记载提供在线出具相关证明、协助政审（考察）等服务，显著提升了群众办事的便捷度和满意度。
“十四五”期间，东莞市着力构建政务服务机构工作协同新机制，打造政务服务电子文件归档和电子档案管理通用平台，助力数字政府建设提速、提质、提效。接下来，东莞市将统筹谋划“十五五”档案信息化工作，不断拓展电子文件归档管理和电子档案应用场景、打通各业务部门与各层级系统间的信息资源“孤岛”，持续强化为民服务，围绕利企便民目标，为政务服务机构及企业、群众提供更加规范、安全、高效、便捷的电子档案管理利用体验，奋力打造政务服务电子文件归档和电子档案管理的“东莞样板”。
责任编辑：周拯民
