发布时间:2025-03-03 08:35:56被阅览数:92 次信息来源：《中国档案》
作者：袁瑞
习近平总书记指出，制度的生命力在于执行，必须强化制度执行力，加强对制度执行的监督。新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）增设“监督检查”专章，规定了监督检查的主体、对象、依据和具体事项，确立了消除档案安全隐患的机制，建立了档案违法行为的举报制度，确保档案工作在法治轨道上规范运行。《企业档案管理规定》（以下简称《规定》）落实《档案法》相关要求，从企业工作实际出发，在第八章“监督管理”、第九章“奖励与处罚”设置7项条款，规定了档案工作监督管理活动中企业应当履行的义务与职责，明确了维护企业档案安全的具体要求，提出了企业档案工作的奖励建议以及对档案违法行为的处理举措。
监督管理主要形式
根据《档案法》规定，企业一方面要接受档案主管部门的监督和指导，另一方面要对所属单位档案工作实行监督和指导。因此，对于企业而言，档案工作监督管理主要包括接受档案主管部门依法开展的企业档案工作监督检查（以下简称“档案主管部门监督检查”）、按照资产归属关系和有关档案管理规定对所属单位开展的档案检查考核（以下简称“企业档案工作检查考核”）两种形式。二者在性质定位、实施主体、实施对象等方面存在差异，各企业在实践中应注意区分，以确保企业档案工作监督管理的有效性和专业性。
1.档案主管部门监督检查
档案主管部门监督检查是档案主管部门对检查对象贯彻执行党和国家档案工作方针政策、档案法律行政法规情况进行监督管理的主要手段。实施主体是国家档案主管部门和县级以上地方档案主管部门；受检对象是档案馆和按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位以及其他组织；目的在于贯彻落实党和国家档案工作方针政策，督促有关主体严格执行法律、行政法规，认真履行法定义务，杜绝档案安全事故发生。
2.企业档案工作检查考核
在实际工作中，企业档案工作检查考核是企业履行对所属单位监督指导职责的重要形式之一，属于企业的内部管理活动。一般来说，实施主体是企业档案部门或企业档案工作归口管理部门；受检对象是基于企业资产归属关系和档案工作体制机制所确定的企业所属单位；依据是企业档案管理规章制度；目的是规范企业所属单位文件材料形成、归档及档案保管、处置、利用和安全管理等。
企业义务和职责
1.义务
《规定》第六十八条明确了企业在档案工作监督管理活动中应当履行的法定义务，即“企业应当接受并配合档案主管部门依法组织开展的档案检查”。检查内容包括6个方面，与《档案法》第四十二条规定保持一致。在档案主管部门开展监督检查时，企业应当配合提供人员协助、设备支持和工作场所等必要的工作条件，提供相关佐证材料，如实说明情况，不能消极应对、谎报隐瞒；对档案主管部门提出的工作意见和建议，认真制定和落实整改措施。任何单位和个人不得阻挠、干涉档案主管部门监督检查。
2.职责
《规定》第七十一条明确了国有企业应当履行的档案工作监督管理职责及具体工作要求。国有企业应当按照资产归属关系定期对所属单位开展企业档案工作检查考核，督促所属单位依法履行好文件材料形成、归档及档案保管利用和安全管理等工作职责。企业可以结合自身实际和所属单位的数量、工作情况等，科学合理地安排检查考核的频次和方式，既要确保履职尽责到位，充分发挥检查考核对工作的督促、助推作用，又要避免检查考核工作流于形式，增加所属单位负担，保证检查考核工作的严肃性和实效性。
该条还提出了国有企业开展档案工作检查考核的具体要求。一是制定计划，具体内容应全面客观，覆盖全部所属单位，不得留下监管空白；二是明确标准，可参考《档案检查工作办法》（档发〔2020〕5号）确定的中央企业档案检查评价标准，结合实际设置本企业对所属单位的检查考核指标；三是完善过程记录，检查通知、问题清单等材料应如实反映检查考核过程，按需建立、规范填写，并及时整理归档；四是反馈结果，反馈周期不宜过长，可以采用现场口头反馈和书面正式反馈相结合的方式，必要时可将检查考核结果在一定范围内公开；五是督促问题归零，应要求所属单位通过制定整改措施、明确责任分工、确定整改时限等实现对账销号，推动问题整改到位。
档案安全隐患处置
档案安全是档案工作的底线。档案主管部门监督检查、企业档案工作检查考核等是发现并消除档案安全风险隐患的重要手段，但依靠档案形成和保管单位主动排查安全风险、消除安全隐患同样重要，甚至更为关键。《规定》第六十九条、第七十条落实《档案法》相关要求，针对企业和档案主管部门两个主体，强调了企业档案安全隐患的具体处置要求。
1.企业
《规定》第六十九条明确企业发现存在档案安全隐患时有采取补救措施、消除安全隐患、及时报告的义务，并列举了应当视为档案安全隐患的部分具体情形：
档案库房选址、设计、建设不规范。如库房采用密集架时档案库楼面均布活荷载标准值不满足12kN/m2要求、档案库房面积不足导致档案存放在非安全场所等。
缺乏必要的设施、设备，或者设施、设备老化，性能不符合要求。常见表现包括库房未安装监控和门禁设施、消防系统未定期保养、温度调控设备运行不畅等。
档案资源未集中统一管理。企业文件材料归档范围不清晰、归档要求不明确、归档不及时不齐全、部门或个人将应归档文件材料据为己有或者拒绝归档、不向档案部门移交档案等，都将对企业档案资源集中统一管理造成不利影响。
电子档案管理信息系统功能模块存在安全隐患。主要表现在电子档案管理信息系统不能满足等级保护或分级保护要求，缺少收集、整理、保存等基本功能，“四性”检测不规范等方面。
对电子档案的接收、存储、备份不规范。如业务系统与电子档案管理信息系统接口不规范、电子档案存储未采用版式文件格式、元数据不齐全、未实施在线和离线存储等。
档案开放审核、利用程序不规范。如对档案是否能够开放作出错误判断、未按规定履行档案利用审批手续出借档案等。
委托档案服务不符合规定。常见表现包括与不符合条件的档案服务企业签订委托协议、在委托服务过程中未履行监督职责等。
其他严重危及档案实体和信息安全的情形。属于档案安全隐患的情形较为多样，有的比较隐蔽，因此除前述七款提到的情况外还应关注其他档案安全隐患。
当发现档案安全隐患时，企业应当第一时间采取措施进行处置并彻底消除。对已经发生的档案损毁、信息泄露等情形，企业应及时向有关档案主管部门报告，不得隐瞒、谎报。
2.档案主管部门
《规定》第七十条规定了档案主管部门责令有关企业限期整改、消除隐患的监管责任。档案主管部门在接到举报、报告，相关单位移送档案违法案件线索及监督检查中发现存在档案安全隐患的，应首先要求相关企业停止违法行为或停止使用存在档案安全隐患的设施、设备、场所，最大限度降低发生档案安全事故的可能性；同时督促相关企业采取纠正、补救措施，消除安全隐患，书面提出具体整改意见，明确整改要求和时限，根据整改情况决定是否复查。对未落实整改要求的企业，档案主管部门应提出处理意见和进一步整改要求。
违法行为举报和处理
《规定》第七十二条明确“企业任何单位和个人有权向档案主管部门和有关机关举报企业档案违法行为”。这里的有关机关主要指监察机关。举报档案违法行为是所有单位和个人的权利。
该条第二款要求档案主管部门、有关机关接到举报后应当及时依法处理。档案主管部门可以直接调查，也可以组织、督促、指导有关单位调查处理。有关单位在完成对档案违法行为的调查处理后，应当及时将处理结果和整改情况书面告知同级档案主管部门。在处理档案违法行为过程中，档案主管部门和有关机关应当建立严格的保密制度，禁止泄露举报事项、处理情况以及与举报人相关的信息。
奖励与处罚
为了鼓励和支持相关单位和个人参与企业档案工作，及时有效惩治企业档案违法行为，《规定》明确了企业档案工作的奖励和处罚事项。
1.奖励
《规定》第七十三条提出，档案主管部门和企业应当根据实际情况对在档案工作中取得显著成绩、作出突出贡献、表现突出的单位和个人进行表彰奖励。表彰奖励的形式包括精神鼓励、物质奖励等，具体情形根据实际情况确定，主要有6个方面内容：
档案收集、整理、移交工作。此项工作关系档案资源的形成和积累，成绩显著的应当予以表彰奖励，意在调动广大企业员工参与档案工作的积极性，档案形成部门的相关人员特别是部门专兼职档案员均属表彰奖励范畴。
档案的保管、保护和现代化管理。此项工作成绩显著说明相关单位和个人具备丰富的专业知识技能和高度负责的工作态度，是档案工作专业性和档案工作价值的重要体现。
档案开发利用、宣传、教育活动。对于在此方面工作中取得突出效果的单位和个人给予表彰奖励，有利于促进档案资源深度开发利用，扩大档案工作影响力，更好发挥档案工作存史资政育人作用。
档案学理论研究、档案科研工作。此类工作对认识档案工作本质和规律，以新发明、新技术、新产品解决档案工作中存在的重大问题，培养高素质档案专业人才，具有十分重要的意义，作出重要贡献的应当予以表彰奖励。
重大活动、突发事件应对管理档案工作和档案应急处置。对在该项工作中表现突出的单位和个人给予表彰奖励，意在鼓励和引导企业和个人加强重大活动、突发事件应对管理档案工作，提升档案风险化解和应急处置能力。
同违反档案法律法规的行为作斗争。为鼓励那些敢于且善于同档案违法行为作斗争、维护国家档案资源安全以及企业、个人等合法权益的行为，对表现突出的组织和个人，应当给予表彰奖励。
2.处罚
《规定》第七十四条提出“对违反本规定的企业或个人，根据《档案法》等法律法规予以处理”，明确了处理企业或个人档案违法行为的法律依据，以及有关企业和个人应该承担的相应法律责任。
作者单位：国家档案局
责任编辑：黄佳音
