《招标投标电子文件归档规范》解读

　　作者：王瑾   牛力

　　《招标投标电子文件归档规范》（以下简称《规范》）（DA/T103—2024）规定了招标投标交易平台形成电子文件归档的一般方法，适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织通过电子招标投标交易平台进行招标投标形成的电子文件的归档管理。《规范》将于2025年2月1日起实施。

　　编制背景

　　电子招标投标已经成为招标投标的主流方式。2013年，为了规范电子招标投标活动，促进电子招标投标健康发展，国家发展改革委、工业和信息化部、监察部、住房城乡建设部、交通运输部、铁道部、水利部、商务部联合制定并发布《电子招标投标办法》，自2013年5月1日起施行。2015年7月，“按照市场化、专业化方向大力发展电子招投标”写进国家“互联网＋”重点行动计划。2017年3月，国家发布《“互联网+”招标采购行动方案（2017—2019年）》。在政策指引与推动下，电子招标投标活动活跃，各类电子招标投标交易平台相继开始建设并投入使用，与此同时，招标投标电子文件大量产生。

　　《电子招投标办法》中规定了招标投标活动中的数据电文应当进行电子存档，但并未指明具体保存期限与归档方式。值得指出的是，2021年1月1日起施行的《中华人民共和国档案法》第五章第三十七条明确了“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”同时，国家已开展的各类电子文件归档试点为单套制奠定了良好基础，这为招标投标电子文件归档探索提供了顶层支持与现实可能。可以认为，招标投标电子文件归档规范制定已经具备条件。

　　2022年9月，经全国档案工作标准化技术委员会第三十次年会审查，并报国家档案局批准，《招标投标电子文件归档规范》列入了2022年档案行业标准制修订计划，由浙江省能源集团有限公司、国家档案局经济科技档案业务指导司、浙江省档案局、浙江天音管理咨询有限公司、东软集团股份有限公司、中国人民大学信息资源管理学院起草。

　　编制原则

　　《规范》遵循“科学、普适、可行”的原则进行编制。首先，《规范》按照《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》（GB/T1.1—2020）的规定起草。其次，《规范》研制过程中，开展了充分的调研，征求意见。另外，起草单位前往中国华能集团有限公司、中国科学院档案馆、中国电力建设集团有限公司、中国南方电网有限责任公司开展调研，了解相关单位的已有做法及《规范》发布后在相关单位的适用性。

　　主要内容解读

　　《规范》分10章和4个附录，从总体要求、职责、归档范围、归档流程等方面进行了规定。

　　1.总体要求

　　总体要求确定4条。首先，提出招标投标电子文件归档管理的原则，做到来源可靠、程序规范、要素合规、安全可用且符合DA/T92或者DA/T97要求的招标投标电子档案可仅以电子形式归档保存；其次，从主体角度明确招标人、招标代理机构、投标人、第三方平台机构归档的要求，提出落实招标人主体责任的要求，并提出电子招标投标交易平台的系统建设功能要求与接口功能要求；再次，关注招标人委托招标代理机构进行招投标的情形，明确了委托招标的情况，归档应该如何规范的内容，提出委托招标投标的单位应在委托合同或协议里约定归档事项，包括归档时间、归档方式、归档文件质量等，同时，招标代理机构应及时将应由招标人归档保存的招标投标电子文件移交招标人归档；最后，关注使用除招标人或招标代理机构之外第三方运营的电子招标投标交易平台的情形，提出此类单位应与电子招标投标交易平台运营机构签订使用合同，约定归档事项，包括归档时间、归档方式、归档文件质量等，同时，电子招标投标交易平台运营机构应及时将应由招标人、投标人、招标代理机构归档保存的招标投标电子文件移交招标人、投标人、招标代理机构归档。

　　2.职责

　　职责确定6条。前4条分招标人与投标人、招标代理机构、第三方平台机构四种情况分别说明。其中，5.3与5.4关于招标代理机构与第三方平台机构的职责规范与总则中4.3与4.4呼应。5.5从信息化角度进行规范，提出招标人、招标代理机构、第三方平台机构负责在电子招标投标交易平台的规划、分析、设计、实施、运维等过程中落实招标投标电子文件归档要求，并将归档要求在系统中实现。5.6从保密、涉密角度进行规范，提出招标人、投标人、招标代理机构应加强招标投标电子文件与电子档案的保密管理，涉密的招标投标电子文件与电子档案按国家有关规定执行。

　　3.归档范围

　　归档范围的确定首先瞄准了招标投标活动全过程，提出招标、投标、开标、评标、中标（定标）等招标投标活动全过程产生的具有保存价值的电子文件及其元数据均应纳入归档范围，进而给出了法律法规依据与归档范围参照表，提出各单位参照附录B，结合工作实际编制本单位的招标投标电子文件归档范围表，编制依据包括《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《机关档案管理规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《企业档案管理规定》《电子招标投标办法》。考虑到有一些与招标投标活动相关，但不是由电子招标投标交易平台产生的电子文件，《规范》提出根据工作实际也可纳入招标投标电子文件归档范围。

　　附录B按招标、投标、开标、评标、中标（定标）等阶段分列各阶段先后产生并应归档的文件材料，右侧三列为招标人、投标人，以及招标代理机构、第三方平台机构，以反映哪类主体应归档保存哪些文件材料。总体而言，归档范围的制定以落实招标人主体责任为主要准则，招标人与招标代理机构、第三方平台机构基本全存，投标人只需关注本单位相关部分内容的归档保存。

　　4.招标投标电子文件的形成

　　招标投标电子文件的形成主要从对电子招标投标交易平台形成约束的角度切入。首先，提出电子招标投标交易平台应具备电子文件归档接口，形成符合归档格式要求的电子文件，这里主要给出了文本类、二维矢量类、三维矢量类、照片类、录音类与录像类电子文件的推荐归档格式。矢量文件的生成是趋势，目前已有电子招标投标交易平台支撑矢量文件读取的功能构建，如武汉市公共资源交易中心在电子交易系统上引入图纸轻量化工具实现了CAD图纸功能。其次，从内容方面提出要求，指出电子招标投标交易平台形成的归档电子文件应审签手续齐全、内容完整，并且能够按相关要求形成元数据，并给出了招标投标电子文件信息元数据与已有文书类、照片类、录音录像类电子文件元数据的对照表。

　　5.招标投标电子文件的收集

　　招标投标电子文件的归档收集首先明确了归档收集的节点，提出招标投标电子文件归档工作应在标段（包）招标流程终结后定期进行，终结节点既可为中标通知书发出后，也可为合同签订后，根据各单位实际情况决定。其次，在收集阶段，考虑在线归档与离线归档两种情况，明确归档移交的时间，从而对招标投标电子文件及其元数据的有序形成进行规范。同时，明确了移交招标人、投标人及招标代理机构时关于电子档案证据效力维护的要求。再次，明确收集时需要进行四性检测，以保证归档电子文件质量。最后，对归档的招标投标电子文件在原平台的保存提出要求，对不属于归档范围的招标投标电子文件在原平台的保存提出要求。

　　6.招标投标电子文件的整理

　　招标投标电子文件的整理则需要分两类情况进行考虑。对招标人及投标人而言，招标投标档案大多不属于独立门类档案，因此应将招标投标电子文件归入文书（管理类）、建设项目、产品（业务）等相应门类，按相应门类档案整理要求，参照GB/T18894，与该门类其他档案一并整理。但是，也可根据实际情况，独立形成招标投标业务档案，按要求整理。对招标代理机构及第三方平台机构而言，其自存的档案可以独立形成招标投标业务档案类，因此可按照国家有关产品（业务）档案整理要求，参照GB/T18894，以标段（包）为单位进行整理，一个标段（包）为一卷，卷内分阶段整理文件，一阶段为一个组合文件，如招标阶段归档文件为一个组合文件，组合文件顺序根据招标投标活动程序先后决定。

　　整理时还应划定招标投标电子档案保管期限。根据工程、货物、服务招标投标的不同，本标准提出招标代理机构的招标投标电子档案保管期限定为永久、定期30年、定期10年。具体保管期限应不低于关于工程、货物、服务的行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。各单位应根据工作实际编制自身的招标投标电子档案保管期限表。招标人和投标人招标投标电子档案保管期限按照所归入相应门类档案保管期限划分。

　　7.招标投标电子档案的归档

　　招标投标电子档案的归档明确了归档的方式、时间与内容，提出招标代理机构及第三方平台机构应将完成归档整理的招标投标电子文件在一次标段（包）整理完成后向档案部门移交，也可多个标段（包）、一个项目的所有标段（包）、多个项目的所有标段（包）一起整理完成后向档案部门移交，最迟不应超过电子文件形成后的次年6月；招标人及投标人应将完成归档整理的招标投标电子文件与文书（管理类）、建设项目、产品（业务）等相应门类档案一并移交档案部门。

　　招标投标电子档案的接收主要从接收检测角度进行规范，提出档案部门对接收到的招标投标电子文件应及时进行检测，检测方法和项目参照DA/T70的相关要求。经检测合格的方能接收，检测不合格的应退回重新收集，待检测合格后方可接收。

　　作者单位：浙江省能源集团有限公司、中国人民大学档案学院

　　责任编辑：黄佳音