档案开放审核标准化体系研究

　　作者：周书生   林红   刘金霞

　　2021年6月，四川省档案馆承担的“档案开放审核标准化体系研究”课题被国家档案局正式立项。2022年12月，课题通过国家档案局验收。2024年1月，项目获得国家档案局优秀科技成果三等奖。该课题围绕档案开放审核这一实践难题，坚持问题导向、目标导向，系统提出了建立档案开放审核标准化体系，即从机制、规则、质量、安全、技术、人才等方面一体化研究档案开放审核工作，通过系统集成研究成果，形成解决档案开放审核的整体方案，从而实现开放审核法治化、标准化、科学化，进一步提升审核效率和质量，推动档案开放审核工作高质量发展，具有推广价值。

　　《中华人民共和国档案法》和《国家档案馆档案开放办法》对档案开放审核提出了新要求，特别是明确不按规定开放档案应承担的法律责任，档案开放审核工作形势严峻。同时，各地档案开放审核工作却因主客观原因推进较为滞后。因此，档案开放审核是档案工作的重点，也是难点，为破解这一实践难题，推动新形势下档案开放审核工作转型升级、提质增效，四川省档案馆申请并获批国家档案局科技项目“档案开放审核标准化体系研究”。

　　课题研究的主要内容及成果

　　该项目以系统观点统筹思考档案开放审核工作，重点从审核工作机制、划控规则、质量管理、安全管理、辅助技术、人才培养6个方面进行全方位的、成体系的、各环节相连的集成研究，基本形成了“依法依规、科学严谨、结果稳定、安全可靠”的档案开放审核标准化体系。

　　1.着眼全局视野

　　构建“六位一体”的档案开放审核标准化体系。档案开放审核工作是一个庞大而复杂的系统工程，涉及多方责任主体、多个工作流程、多个管理环节，技术复杂程度和难度都很大，需要有整体观念、全局视野、系统思维。课题组构建了工作机制、划控规则、质量管理、安全管理、智能辅助、人才培养“六位一体”的档案开放审核标准化体系，涵盖了档案开放审核的各个环节，实现了档案开放审核工作从无序到规范、从琐碎到系统、从低效到高效的转变（如图所示）。

“六位一 体 ”研究框

　　2.立足组织基础

　　研究形成“双方协同”的档案开放审核工作机制。工作机制是档案开放审核标准化体系的基础，它规范档案开放审核的流程，明确各阶段任务。档案馆应建立开放审核常规工作机制和非常规审核工作机制，常态化开展开放审核工作，并逐步建立容错免责工作机制。课题从馆藏档案和拟进馆档案两方面，分别研究了档案开放审核工作机制的机构人员、制度规则、审核流程及保障条件等；对馆藏档案的开放审核机制，从其内外部协同机制、非常规机制进行了研究。同时，以四川省档案馆为例，开展了档案开放审核工作机制方面的实践探索。

　　3.聚力核心要义

　　拟定“六个敏感”的档案开放审核划控标准。划控规则决定档案开放审核的尺度和口径，关系档案开放审核目标的实现，是档案开放审核标准化体系的核心。课题组归纳总结出了一套相对完备且易熟悉易操作的标准，首次从“事项”“人物”“数据”“来源”“文种”“其他”6个维度30个方面，制定了相互关联、相互补充、相互印证的档案开放审核划控标准《档案开放审核划控规则》，构建立体、多维、全覆盖的划控规则，尽可能设置横到边、纵到底的敏感信息边界。同时，课题组提出，档案开放审核划控规则具有有效性、动态性、拓展性等特点，应与时俱进，及时更新、调整。

　　4.紧盯关键环节

　　建立以“四求”为重点的质量控制机制。质量管理是实现规范化、标准化、科学化的重要举措，课题组借鉴国际标准化组织（ISO）质量管理体系的理念和思路，提出开放审核质量管理的概念和标准，以质量管理全流程的把控为基础，从“前端控制”“过程管理”“后期评估”3个方面进行分析研究，确定各审核环节质量管理的实施主体和主要职责，建立“前期约束、中期控制、后期评估”的管理模式，明确初审“求细”，复审“求同”，审议“求准”，确认“求全”的质量控制重点任务。为实现质量管理目标，课题组研究提出质量管理措施：一是分主体确认开放审核结果，由档案馆和档案形成或移交单位分别确认；二是确定动态管理机制，随着国家政策、行业性质的变化，突发事件的发生，利用部门反馈的情况，开放审核标准应当进行动态调整。提出开放审核质量评估策略，制定质量管理评估标准，对开放审核结果是否合规、利用者反馈、过程实现是否达到预期结果、可能影响质量管理体系的变更、有关改进的建议等进行评估，设置评价标准的权重和每一项标准的分值，力求评价标准科学合理。在此基础上，课题组制定了《档案开放审核质量管理办法》，提出开放审核质量管理的具体做法，为档案开放审核质量管理提供指导和参考。

　　5.着力底线思维

　　形成“五个维度”的档案开放审核安全管理策略。安全管理是开放审核工作的底线，是确保档案实体和信息绝对安全的基本要求。课题组遵循“严格管理、预防为主、防治结合、确保安全”的原则，系统梳理了档案开放审核工作中前期组织实施过程中普遍存在的诸多安全风险点，从“外包服务机构安全管理”“场所安全管理”“设备、网络环境与数据载体安全管理”“档案实体安全管理”“审核成果移交与设备处理安全管理”5个维度制定了安全管理策略，形成了《档案开放审核工作安全管理办法》，为档案开放审核的安全管理提供指导和借鉴。

　　6.聚焦科技创新

　　运用“两类技术”赋能档案开放审核工作。当前传统低效的人工审核方式已难以满足新时代要求，需要科学技术的助推力。课题组围绕档案开放审核中的各个维度和要素，在开放审核工作中选择和应用关键词提取技术和敏感词技术，结合实践操作，进行技术验证，提供了智能化档案开放审核技术手段，提高了档案开放审核速度，进一步提升了档案开放审核质效。如关键词提取技术，首先利用分词工具对档案内容进行分词，然后对候选词进行打分排序，不同的分词性能和评分函数会产生不同的关键词；又如敏感词库技术，首先是建立词库，通过自然语言处理技术得到样本词库，其次是完善词库，通过进一步分析、筛选、过滤、分类处理，从初级敏感词库中提取高精度敏感词，并添加到可靠敏感词库的过程，最后是词库应用和评价，根据评价结果对技术审核方案进行调整、改进，反复进行词库完善和评价步骤，直到技术审核结果达到评价指标。

　　7.破解人才瓶颈

　　多渠道培养档案开放审核人才队伍。加强档案开放审核人才队伍建设，是解决档案开放审核工作诸多问题的关键之举。目前，各级综合档案馆档案开放审核人才匮乏，不仅数量严重不足，而且素质也参差不齐，档案形成单位或者移交单位更是严重缺乏熟悉档案开放审核的业务人员，难以满足日益艰巨繁重的档案开放审核工作任务。课题组从档案开放审核人员的业务素质要求入手，详细分析了档案开放审核人才的职业需求，提出档案开放审核人才队伍建设策略，保障档案开放审核工作良性循环和可持续发展。

　　8.注重前端控制

　　探索“两同步”的前置性档案开放审核把关流程。针对尚未移交进馆的档案，课题组提出“两同步”的文件开放审核要求，一是开放审核与文件形成同步，也就是与文件的起草、承办同步，充分发挥文件起草、承办人员对文件的内容、密级确定、流转过程较为熟悉的优势，为文件的开放审核奠定基础；二是与文件归档鉴定同步，部门负责人、档案人员在文件归档时对文件的开放审核进行把关，为10年或20年后档案的开放审核工作提供支撑。课题组制定了《进馆档案开放审核工作指引》，指导进馆档案的开放审核工作。

　　成果推广应用情况

　　该项目形成了一套可推广、可复制、可广泛运用于各级综合档案馆的档案开放审核工作模式。

　　1.试点推广

　　项目成果在四川省档案馆、自贡市档案馆、宜宾市档案馆、遂宁市档案馆、雅安市档案馆、荥经县档案馆、富顺县档案馆、南江县档案馆、自贡市自流井区档案馆、自贡市沿滩区档案馆、宜宾市翠屏区档案馆等单位试点运行。试点单位实现了省、市、县三级全覆盖，各试点单位反响良好，他们认为该成果为开放审核工作提供了参考和借鉴，增强了开放审核流程设置、标准把握、质量管理和安全保障等方面的工作质效，提升了开放审核工作水平。同时在全省综合档案馆档案开放审核工作培训会上，介绍和分享项目的研究成果，专题解读《档案开放审核划控规则》。

　　2.复制推广

　　向全省市（州）档案馆印发项目成果。一是印发《档案开放审核划控规则》。该《规则》细化了《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中的20条，具有较强的操作性，可为各级档案馆制定档案开放审核标准提供参考。二是印发《档案开放审核质量管理办法》。该《办法》引进质量管理先进经验，以质量管理全流程的把控为基础，从“前端控制”“过程管理”“后期评估”3个方面，提出开放审核质量管理的具体做法，为档案开放审核质量管理提供指导和参考。三是印发《档案开放审核工作安全管理办法》。该《办法》包括前期组织工作的安全管理、工作场所的安全管理、工作流程的安全管理、信息系统与设备的安全管理、服务外包机构的安全管理等，可为档案开放审核的安全管理提供指导和借鉴。四是制定《进馆档案开放审核工作指引》，指导进馆档案开放审核工作。

　　作者单位：四川省档案馆

　　责任编辑：王辉