发布时间:2025-02-06 17:22:09被阅览数:94 次信息来源：中国档案报 作者：本报记者 玄甲轩
“有了这份委托公证书，我父亲就能办理房屋出售了。”前不久，在江苏省苏州市中新公证处内，郑女士在经过核实身份证件、审批申请文书等流程后，很快便拿到了公证书。她握着公证员的手连连致谢。
不单是房屋所有权相关事项委托，征信查询、遗产继承、亲属关系证明……不少法律程序都离不开公证。作为一项重要的预防性法律制度，公证在服务经济社会发展、预防化解矛盾纠纷、保障当事人合法权益等方面具有重要作用。
公证档案作为公证活动的见证，如何充分发挥其价值、释放其活力一直是苏州市司法局探索和实践的方向。
定标准：“苏州的公证档案都是这么整理的”
走进苏州公证处档案室，一排排密集架依次排开，一摞摞档案盒井然有序。两名档案员来回穿梭，分类、编号、登记、上架，一看就很娴熟。再细看时，每个案卷封条、专用章都整齐划一，卷内还都附有文件目录和备考表。
“苏州的公证档案都是这么整理的。”市司法局公证管理处处长罗文军言语中有掩饰不住的自豪。“2016年底，我们司法局联合档案局共同制定了《苏州市公证档案整理规范》，直到现在市里的公证档案整理还是沿用这套标准和规定。”
作为国内首个地市级公证档案整理规范，《苏州市公证档案整理规范》出台的背后可大有文章。在这之前，当地主要依据司法部和国家档案局发布的《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》进行公证文书材料的归档，但两个办法都是1988年制定的，当时在具体条款上规定得比较宽泛，没有对档号的编制等问题给出明确要求。如此一来，各个公证机构的整理方法五花八门，不但影响公证档案进馆工作，还给后续的查阅利用带来很大不便。
随着改革开放的深入推进以及信息时代的来临，人们的法律意识不断增强，公证的业务范围也随之扩大。尤其是在以外向型经济为主的苏州等地区，变化尤为显著，公证事项在海外招商引资、金融风险防控、知识产权保护等领域不断“渗透”。而公证事项一多，面临的问题也不可避免多了起来。“比如，《公证文书立卷归档办法》将文书材料分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济4类，但随着香港、澳门相继回归祖国，我们就不能将其相关事项归入涉外类了。”罗文军介绍道。
如何解决这些问题？司法局与档案局不谋而合——对症施策、规范先行。两拨人马迅速组建了公证档案整理规范起草小组。公证档案的分类、文件材料的归档范围、档案保管期限等既要参照原来的老办法，也要考虑国际国内发展的新变化。“既然不能列入其他类别，那就另辟一个新的门类。”对于港澳台事项的归类，起草小组很快就达成了共识。卷内备考表怎么编？案卷封面都有哪些元素？盒脊该如何设计？……这些与具体归档环节息息相关的规范，都是小组成员“跑”出来的。到一家家公证处调研征求意见，结合意见再反复修改。“有时候，不但是各个公证处的意见不一致，我们内部成员的想法也不统一。就像封条专用章最后确定的是3cm×2cm，背后可真没少磨嘴皮子。”或许是还保持着制定规范时的工作状态，每当细数起这些往事，罗文军依旧感慨不已。
一次次地“跑”，一遍遍地“磨”，终于在2016年12月底，《苏州市公证档案整理规范》应时而生，苏州公证档案实现了整理要求的统一。也就在此时，开展公证档案的数字化工作在罗文军心中埋下了一粒种子。
建平台：“使苏州公证成为‘智慧公证’”
“我们公证处的档案室空间有限，只能采用打包装箱的存放形式，时间一长就会面临要查阅的历史卷宗一时半会儿找不出，要入库的新整理案卷一时半会儿进不去的问题。”
“我们对公证机构进行档案专项检查时发现，有的保管条件不是很好，档案容易霉变、虫蛀、泡水，无法有效做好灾备工作。”
……
对于各个公证处和档案部门反映的问题，罗文军心里很清楚，这些档案关系着每一位当事人的切身利益，折射出的是公证行业的服务效能。答案很明朗——搞信息化。在他看来，“信息化不是简单的扫描上传，而是要唤醒档案的‘生命力’，使苏州公证成为‘智慧公证’”。随着《苏州市公证档案整理规范》的出台，全市10个公证机构更便于提供规范的数据，经提取后形成相关联的信息链。于是，建立苏州公证大数据应用服务平台的设想开始在罗文军脑海中浮现。
苏州公证行业自1980年恢复重建以来，积累的公证卷宗已近150万卷。且不同于文书档案一般按年度归档，公证档案在公证事项办理过程中就开始随办随归。
作为土生土长的苏州人，罗文军对20世纪八九十年代苏州进行房屋普查时在大街小巷登记房产信息的画面印象深刻。1985年，苏州第一次对全市所有住房进行全面普查。据《江苏省志·房地产管理志》记载，当时填写户表近16.5万张、装订幢表1410册。后来，有关部门引进并应用微型计算机进行资料整理。到1990年底，共有市区产籍图650幅、各类档案15.5万卷、档案目录46本、各类产权清册42册、检索卡片2万余张。关键是，几乎所有老房子都要经过公证才能领取房屋所有权证，近200万居民的信息都在公证档案中沉淀。
有了建成大数据平台如此“海量”的底气，该如何具体推动实施呢？2017年，市司法局、市公证协会成立平台建设工作领导小组，成立后的第一件事便是在全市层面开展调研。第一站，他们走访了苏城、吴中等10家公证处。有的公证处抱有极大热情，表示愿意成为一名“探路者”。有的公证处也表示了隐隐的担忧，将这么多数据归集到一块，能确保100%的信息安全吗？第二站，他们与多名资深一线公证员进行深入交流。哪些公证事项办理得多，当事人对哪些信息更在意……平台要抓取的信息如同拼图游戏的方块，在一次次沟通中拼齐补全。第三站，他们来到苏州快信通信息科技有限公司等高新技术企业。公司负责人表示，希望能发挥在档案业务全流程服务方面的优势，为平台建设提供技术、服务等保障。他们的第四站选择了公安、民政、经信委等部门单位，力争实现与其他平台的互联互通。
经过充分调研，《苏州市公证大数据应用服务平台建设实施方案》很快出炉。方案明确了“苏城试点、城区先行、区县同步”的建设规划，主要分7个阶段稳步推进平台建设，并对平台搭建、示范点创建及推广、平台预验收等各个阶段提出具体要求。有问题，就会有解决方案。对于有的公证处担心的安全问题，在人员层面，公证机构与协会、公证员与公证处签订保密协议并送协会备案；在技术层面，采用“户名密码+UKey”的方式，保证所有操作留痕。
工作推进得很顺利。2018年，苏州公证大数据应用服务平台如期建成。平台研发了一证通查、人脸比对、诚信数据、家族氏谱、协同查询、数据监控、数据统计、档案利用、档案管理、办证预警10大模块，与电子证照、不动产登记、职工档案、征信及人口信息等相关部门和单位实现数据互通共享。2024年10月，平台再次升级，在全国率先实现线上赋予强制执行效力和商标转让公证文件材料的电子化归档，通过电子公证文书线上出具、送达、校验、检测、归档、进馆闭环管理，保证在线归集的公证电子档案与纸质档案具备同等法律效力。
截至2024年12月，共完成128.2万卷历史和新增档案的数字化工作，形成1341.3万个PDF文件，涉及公证事项约413万件，录入电子影像4.71万页（31.6TB）。1978—2012年的数据采用冷备（9.1TB），2013年至今的数据采用热备（22.5TB）。自上线运行以来，累计登录达13万次，查档利用37万次。
强服务：“继续在减证便民提速上下功夫”
近年来，苏州市公证行业按照司法部“公证减证便民提速”总体要求，自加压力、勇于创新，以“苏州公证大数据应用服务平台”为基础，积极构建“一链两平台”信息化服务体系，着力打造“智慧公证”品牌，不断提升人民群众和市场主体的幸福感、获得感。
昆山市公证处深入推进“云公证”服务，依托“鹿路通”APP等平台，增加在线公证事项受案范围和办证预约功能，最大限度满足群众“全业务、全时空”的服务需求。
吴江公证处积极提供“产业链+公证顾问”服务，助力企业“走出去”，推出台胞健保一站式服务，核退结算相关公证均可享受“医院直办”绿色通道。
张家港市、吴中区、姑苏区等地公证处相继推出“公证+不动产登记”继承直办产证服务，加快与不动产登记部门、税务部门互联互通，实现继承公证、纳税申报、产证申领3件事“一窗办”，免去“两头跑”。
早在2021年，苏州市便在PC端及手机端推出“苏州公证综合法律服务平台”，可提供申请、受理、审核、缴费、出证、送达等全流程零接触服务，实现44类125项公证事项线上线下协同办理。目前，平台已入驻“苏服办”“苏周到”“苏商通”等省、市两级政务服务平台以及支付宝、微信等生活服务平台。截至2024年10月，已有注册用户14.6万，办理各类公证5万余件。
苏州市司法局副局长姚娟表示：“党的二十届三中全会《决定》提出，深化公证体制改革。我们将始终以群众需求为导向，充分发挥公证档案在维护社会稳定、服务民生福祉等方面的重要作用，不断推动公证行业信息化建设，继续在减证便民提速上下功夫，为服务经济社会高质量发展贡献力量。”
原载于《中国档案报》2025年2月6日 总第4246期 第一版
