论文件连续体理论结构与功能间的张力及其弥合

　　文/陆阳  苏立

　　文件连续体理论是当代外国档案学理论创新的重要代表，该理论于20世纪50年代发端于澳大利亚，到20世纪90年代经由弗兰克·阿普沃德完整清晰地论证后正式提出，在国内外档案学界得到了较为广泛的认同与传播，围绕文件连续体理论产生了诸多研究成果。

　　当前学界对文件连续体理论的研究基本是在承认文件连续体理论主观功能目标与客观理论陈述结构一致性的总体认同前提下展开的，即认可文件连续体理论的“四维四轴”结构可以支撑自下而上的可靠的文件保存系统乃至集体记忆系统的建构功能，并且从这一出发点着手进行证成。

　　事实上，结构功能主义的重要学者罗伯特·金·默顿曾批评早期功能主义主张的“功能一体假设”，指出既有的结构未必总是与功能要求相互协调的，结构甚至有可能会对功能实现造成负面影响。沿着这一思路，笔者将对连续体理论的理论结构与主观功能目标之间的关系进行考察，重点探析其间潜在的冲突与张力，从而摆脱既往研究中认为文件连续体“四轴四维”理论结构将不言而喻地自动达成该理论宣称的主观功能目标这一假设，实现从证成角度无法完成的对文件连续体理论内在缺陷的揭示，并进一步揭示产生张力的原因，发现弥合路径。

　　文件连续体理论结构与功能间的张力考察

　　文件连续体理论发轫于澳大利亚联邦政府的文档管理实践，经阿普沃德借鉴吉登斯的结构化理论构建模型后加以推广。该理论的功能目标表述为：“文件连续体理论的终极诉求是建立一个自下而上的、可靠的文件保存体系，以完整保存集体记忆，促进社会民主发展。”然而，下文的分析将展示文件连续体模型的结构和功能之间的多重张力，包括正式组织结构与多元主体参与功能间的张力、证据结构与记忆功能间的张力、合法性自证结构与问责功能间的张力等，由此证明文件连续体模型所提供的理论结构并非理所当然地正面促进其预设的功能目标。

文件连续体模型图

　　1.正式组织结构与多元主体参与功能间的张力

　　多元主体参与是文件连续体理论的核心功能目标之一。20世纪90年代澳大利亚国家档案体系中社群档案的缺失引起了档案工作者的反思，多元主体参与成为文件连续体理论的重要组成部分。文件连续体理论将各种类型的组织和个人视为文件运动过程中的主体，共同构筑起文件连续体理论宏图之基底，然而从文件连续体结构中可以观察到其中隐藏着正式组织结构与多元主体参与功能之间的张力。

　　首先，连续体的身份轴（Identity）中四个维度的坐标由内向外分别是“行动者”“业务部门”“组织机构”和“制度”，这些坐标层层递进，其间暗示着该模型的分析对象的理想类型为正式组织的结构，也就是典型的科层制组织结构。正式组织拥有明晰的组织结构、等级划分、权责关系以及规章制度，是一种严密高效的组织形态。阿普沃德也曾指出，文件连续体的身份轴是“与制作和保存记录的权威有关的一条轴”，这一观点表达了理论提出者对于身份轴权威属性的确认。但文件连续体理论创建者的诸多论述中均显示该模型一直试图覆盖所有类型的文件形成主体，无论是正式组织、非正式组织乃至个体的文件保存行为。然而，诸多非正式组织繁杂多变，大多没有正式组织严密规整的稳定结构，更不具备常设的档案管理机构与工作人员，其档案积累与管理的常规性与持续性难以得到保障，更遑论文件连续体理论所要求的全程与连续一致的系统、严密管理的功能要求。

　　其次，事务轴（Transactionality）的存在也展示出文件连续体正式组织结构与多元主体参与功能的张力。阿普沃德指出事务轴“反映了对作为事务处理中所进行活动的记录的强调，从根本上反映了组织的职能”。事务轴反映组织事务的方法、过程、职能、目标为主的业务流程，该轴主要目的是为了强调文件与事务的交融性质，而这样持续不断的事务流程也主要发生在正式组织中，事务是正式组织履行职能的行动维度，是正式组织存续与发展的基本存在特征，文件与事务的相互映射是正式组织持续运转的基本条件。文件连续体模型中的事务轴鲜明地昭示了理论创设者对于正式组织的偏爱和描摹，但在功能诉求表达时，却又为了“功能正确”而将多元主体类型纳入其中。而事实上，正式组织之外的其他主体并非按照严格的事务概念进行活动组织，更难以具备紧密围绕事务而开展的延续的行动步骤与周密的活动记录。非正式组织与个人行动者的活动过程更多地是非连贯性、偶然性与间歇性的行动过程，不具备稳定连续的方法、过程、职能与目标，更无法同步产生如影随形的全程性质的文件记录。

　　再次，文件连续体倡导的无缝连续式管理模式也显示出正式组织结构与多元主体参与功能的张力。文件连续体主张各维度和坐标没有泾渭分明的界限，目的是为了对文件施以连续体式地管理和控制，认为这种环环相扣的连续性管理模式能够最大限度地维系和体现文件的社会价值。这种连贯一致的全过程控制方式对于拥有科层式组织结构的正式组织，特别是政府组织，无疑有着重要的可行性基础，并且也有着身为负责制政府的迫切需求。但正式组织之外的其他主体在无缝连续式管理模式的可行性基础与需求前提两方面均无稳定的实现可能，一方面，多数非正式组织或者个人缺乏保持严密连续记录的物质条件，另一方面，多数其他主体类型具有自治性或自主性特征，并无迫切需要通过记录系统应对问责的动机。

　　实际上，文件连续体模型提供的是满足正式组织或科层制组织的结构，其对正式组织的偏好与其设定的多元主体参与的理想功能存在客观距离。

　　2.证据结构与记忆功能间的张力

　　文件连续体萌芽于澳大利亚的登记室系统实践中，本就是以维护文件的证据性为出发点，“以证据为基础的记录方法在80年代的信息管理方法中失去了其在国家档案机构中的主导地位，但在90年代中期又强势崛起，影响了国家档案馆在电子记录方面的战略方向”，基于证据的、连续体的方法也应运而生。文件连续体的倡导人之一格伦达·阿克兰德就指出“档案学的中心点是证据而不是信息”。阿普沃德在文件连续体模型中安置了“证据轴”（Evidentiality），选择“证据”而非“记忆”对连续体模型轴命名，这表明“证据”才是文件连续体中的基本结构。但考察文件连续体的预设功能，“记忆”则一直是文件连续体理论想要达成的功能目标。下文将分析证据结构与记忆功能之间的张力。

　　一是证据结构与记忆功能的冲突。证据轴的使用表明文件连续体的创设者对于证据属性在文件记录系统中首要性质的肯定，阿普沃德也强调文件连续体是一个基于证据的文件保存系统，但一个基于证据结构的文件保存系统是否能够自动产生出文件连续体理论设定的记忆功能值得深思。文件连续体证据轴扩散的主题包括“痕迹”“证据”“机构/个人记忆”及“集体记忆”，这一扩散的过程中，证据向记忆的转化存在着明显的概念范畴鸿沟，“证据”显然不等同于“记忆”，记忆的来源范畴要显著地大于证据，记忆完全可以来自模糊的没有确证的非原始性甚至虚构性的非证据来源，证据只是记忆的来源之一。由此，建立于证据结构基础上的文件连续体无法支撑起超越其结构本质的记忆功能。

　　二是正式组织证据结构与集体记忆功能的冲突。考察文件连续体理论的预设功能，文件连续体严密的流程设计事实上对标的主要是正式组织，依照文件连续体结构保存下来的文件系统，从其功能实现维度来看，最大的可能性是将形成一个主要包含政府组织在内的“正式组织的证据系统”。证据轴主要作用于正式组织的文件，还特别强调利用元数据来对文件进行验证、管理和保护以维护文件的相互关联和证据价值。但是在通常情况下，只有正式组织文件才能得到连续体式的监督与管控，而其他团体、社群或个人等的文件，本身不以证据为目的进行管理，而是侧重记忆功能进行文件的选择性收集与控制，缺乏严密的管理流程和监督机制的需求动机，这部分文件与文件连续体的证据结构并不吻合。因此，只含有部分正式组织的证据系统与文件连续体所提出的集体记忆的总体目标是难以匹配的，或者说作为集体记忆的文件系统中的部分文件是不适宜采用文件连续体模型这一证据结构的。

　　3.合法性自证结构与问责功能间的张力

　　文件连续体理论十分重视文件记录的问责（Accountability）功能，因而反复重申文件生成主体的多样性和文件的证据性。因为文件连续体理论认为，将多元主体纳入文件保管体系中并施加以全面、关联和连续的管理可以维护文件参与社会互动的证据价值，而这种证据价值“作为文件的组成部分，能够服务于多种目的，以支持治理和问责，形成个人、机构和集体记忆，塑造身份认同以及提供权威信息”。但承前所述，文件连续体提供的既是一个适用于正式组织的文件系统，又是一个近乎完美的证据系统，由此结构更可能产生的是正式组织自我强化的合法性自证结构，因此想要据此实现问责功能是比较困难且有条件限制的，大有“以己之矛攻己之盾”的意味。

　　一方面，组织记录本身就是为了维系组织的现存合法性，它本身是组织合法性的“复制品”。组织合法性是组织文件生产的终极意图，组织合法性意图先于文件并塑造文件。文件连续体的“形成维”（create）显示，文件在此维度创建、生成，而这些文档经由个人产生痕迹（trace）之初就有了主观的创建意图—即维护个体所依附的现存组织合法性；此外，文件在文件连续体模型中的第二维度被“捕获”（capture），这一行为也再次赋予了组织文件的合法性。“捕获”意味着选择，文件资源体系通过有意识地选择不断得到优化，从而进一步巩固组织的合法性自证能力。另一方面，多元主体在证据系统中的不均衡资源导致合作无法落实。文件连续体理论呈现出偏好正式组织的证据结构，这一结构可能的后果是：正式组织一方持有围绕组织合法性方向形成、捕获与组织的完整叙事记录，而其他参与主体则由于不具备严密的文件全流程管理系统，仅持有社会活动的信息片段，至多形成一个不稳定和不充分的旁证系统，由此也体现出文件连续体的合法性自证结构与问责功能的冲突。文件连续体倡导的问责功能应该要通过广泛的关联去找寻和印证，而不应嵌入系统本身，即向一个自证结构寻求问责功能。

　　文件连续体理论结构与功能间张力现象的原因分析

　　笔者将从对象依赖、观念制约和社会条件3个方面进行剖析，以揭示文件连续体理论中结构与功能产生张力的深层原因。

　　1.对象依赖：政府文件及正式组织文件

　　传统认知中档案是行政机构和公私部门为了某种明确的目的而产生并加以保存的记录，是一种反映机构活动的原始凭证，也是机构权力行使的权威性记录，这一认识继而赋予了档案以原始性、真实性、证据性等特质。然而中外档案漫长的管理历史都显示出，政府部门和正式组织文件才是档案管理实践中的主要来源和管理对象，这一现实作为历史的惯性深刻影响着档案理论与实践。根据社会建构论的基本观点，由人类行动的外化所创造出的一切制度，一经形成就转变成为具有客观性的社会事实，这些客体化的社会事实是给定的和自证的。因而，在历史惯性中创设的天然具有官方色彩的档案观念，也成为后续社会成员视为理所当然和不证自明的固有观念。受到对档案属性和档案生产结构的固有认识影响，理论提出者们会不由自主地对适用于正式组织的结构展现出偏好，即使这与其主观功能假设存在内在冲突。同时从上文的分析来看，也只有政府部门和正式组织的档案才能完美地嵌入立论者们所提出的理论框架之中，文件连续体严密完整的连续控制正是以政府部门和正式组织的结构作为背书的。

　　2.观念依赖：现代档案管理观念

　　经过启蒙运动和理性主义的洗礼，19世纪中叶欧洲客观主义史学和实证主义史学深深影响了档案学，这一史学流派将历史视为一个客观的有机整体进行研究。而20世纪则开启了对科学理性的管理原则的狂热追求，科学管理之父泰勒特别强调管理中的组织、控制、协调和效率。档案学理论受上述现代性思潮的理性、一元化、中心化、宏大叙事等基本思想框架影响，先后在档案学的主要领域发展出独当一面的元理论。如被视为档案整理领域至善原则的来源原则，这一原则长期作为统摄档案整理领域的一元中心准则。在档案鉴定领域，谢伦伯格的双重价值理论也成为档案价值鉴定领域独领风骚几十年的中心理论。而文件生命周期理论更是以其三阶段管理缓解了现代文件数量膨胀而带来的巨大压力，从而获得了文件管理领域的中心理论地位。总而言之，19世纪以来的现代档案管理秉承注重制度、控制、程序，并以效率为导向的科学管理观念，深度沉浸于“宏大叙事”和中心式解决方案，三大档案学基础理论在各自领域的支柱地位为此提供了成功的经验示范，在档案学理论或者实践的某个领域可以通过某一单一理论便能达成解决该领域大部分问题的思维定式由此形成。在这样的思维定式影响下，尽管文件连续体理论立论者们描摹了一幅档案“后保管”图景，但选用的依然是一元中心理论主导的现代档案结构，反射出其对于多元问题一元解决的现代档案管理观念的高度依赖。

　　3.合法性依赖：组织合法性及职业合法性

　　对组织合法性的依赖是文件连续体理论中结构与功能冲突的重要原因。在组织合法性的依赖方面，哈贝马斯认为“一种程序只有间接地通过与权威的联系才能提供合法性，而这些权威本身也必须获得承认”。这一观点对应组织与其产生的文件关系可以视为一个相互建构的过程。一方面，组织通过文件表达和强化组织合法性。组织目标实现的前提除了必要的制度与资源、技术，更重要的是社会的认可与接受，合法性是组织存续与发展的重要条件，而文件的严密控制就是组织持续获得和表达其合法性的手段之一；另一方面，组织文件通过维护组织合法性得以留存。组织文件诞生于现有合法性结构之中，组织文件也要凭借合法性才能得以留存，脱离了合法性的组织文件将面临文件管理各个环节的甄选和淘汰。因此，基于对文件与组织合法性深刻关联的认识，文件连续体理论中对于证据结构乃至严密流程结构的反复强调本质上是对组织合法性的本能响应。

　　而在职业合法性依赖方面，档案职业也需要获得和维护自身合法性才能得以生存和发展。文件连续体的倡导者纷纷指出档案工作者的重要地位，认为他们是社会正义的代理人、记忆的守护者、人权的捍卫者等，因此需要将以上功能融入理论框架之中以实现职业社会价值。而档案职业的合法性需要得到外部利益主体对档案职业权威的承认、接纳和信服，在外部利益主体中，社会公众和正式组织均为其重要的利益相关者。而对于集体记忆守护的承诺以及多元主体参与证据生产的肯定答复这类天然正确的功能宣称无疑是能够同时赢得上述重要利益相关者认同的两全方案。

　　文件连续体理论结构与功能间张力的和解路径

　　基于上文对文件连续体理论结构与功能间张力现象的表现与原因分析，下文从去中心、证据与记忆分治、区别组织类型等角度提出了解决方案。

　　1.去中心化与多元结构并存

　　利奥塔在《后现代状态：关于知识的报告》中指出，以普遍性为根据的现代性叙事方式或宏大叙事方式已经发生了颠覆，因为这些承担合法化功能的宏大叙事将其合法性建立在有待实现的未来的承诺之上，但事实表明这些承诺未能实现。值得注意的是，文件连续体的立论者们曾指出当前记录系统存在单一性，但是要化解记录单一性的困局是不可能通过在同一套记录系统中满足所有要求来实现的。试图用同一套系统解决所有的问题的思维模式受到了复杂现实的严峻挑战，多元性的优势在于不同类型的主体采用了不同的记录方式、不同的管理方式和不同的保存方式，不同出处、不同来源的多片段的交相辉映才是符号世界原初的状态。尽管当前一些档案学者也对文件连续体进行了反思，如在文件连续体中“创建维”引入平行来源或共同形成者的概念，但这仍是在同一个一元系统中的局部调适。单一结构满足多元功能的基本设想转变为多元结构满足多元功能，可能是更为可行的方案。

　　2.证据与记忆的分治

　　文件连续体的理论内核中存在证据与记忆的冲突。证据和记忆并无高低之分，但是在文档管理实践中面对两种不同的管理取向时若只使用一种方法就会显得无所适从。一方面，基于证据的档案管理实践要保障档案的真实、完整、连续和可信等特质，比如英美法系认为关联性（relevance）和可采性（admissibility）是证据的两大属性，这就需要注重档案与其他相关证据的相互关联和印证以及能够作为呈堂证供的资格，故在文档管理实践中使用恰当的控制方案，加强档案的全局管理，应用恰当的元数据机制对文档进行描述、关联、追踪并确保访问，以切实维护档案的本质属性——证据性。

　　另一方面，基于记忆的档案管理实践是重要片段的组合，作为记忆的片段本身就是主观的、多元的、碎片化的和蕴含情感表达的。如社会事件中每个主体均有自己的观察和记录视角，各类主体诸如政府行政组织、事件亲历者、近距离观察者、远距离观察者、利益相关者等，多元主体基于自身立场和认知能力等特定因素对同一社会事件进行观察与记录，从而汇聚起有关同一事件的多方面记忆。而文件连续体理论目前只能保障正式机构的证据保存或者说由严整的证据所表征的部分记忆，并不具备解决更为多样化的记忆留存需求，故需明辨证据与记忆不同的管理诉求。

　　3.正式组织与非正式组织的区隔认同

　　在面对正式组织与非正式组织两种截然不同的组织类型时，文件连续体理论选择了回避差异而转向发展普适理论。文件连续体倡导多元主体共同参与和共同承担文件管理责任，但在理论结构中却走向了自身主张的反面。首先从组织结构来看，正式组织有清晰的层级架构和明确的权责分配，这就保障了正式组织所产生的文件是相对规范完整并且是围绕着组织合法性生成的。非正式组织多数是由社会成员依托身份、情感或共同的观点和爱好而聚起来的组织，本身没有严密的组织结构，其生成的文件是相对零散而缺乏系统性的。其次从组织目标来看，“正式组织以效率为目标，非正式组织以情感满足为目标。”故适用于正式组织的文件管理系统难以同时充分满足非正式组织的情感诉求，适用于非正式组织的文件管理系统同样也不能保障正式组织的效率和问责需求，两种不同的文件管理体系非但不能合二为一融为一体，且两者之间还横亘着难以跨越的分野，由此需要呼唤对正式组织与非正式组织的区隔认同。

　　杰拉德·汉姆（F.Gerald Ham）曾感叹道：“我们的方法不足以实现我们的目标。”文件连续体理论作为当代档案学基础理论创新代表之一，为档案学界吹来了一阵新风，引起了热烈的反响，但由前文对其理论结构和功能主张存在明显张力的分析可见，文件连续体理论创新背后仍可见其深刻的对象依赖、观念依赖及多重合法性冲突，文件连续体理论仍需探寻与功能诉求更加匹配的理论结构。

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　　作者单位：上海大学文化遗产与信息管理学院

　　责任编辑：周拯民