档案赋能安全风险管控的理论阐释与实践样态

　　作者：李欣

　　摘要：安全风险管控在实际运营中至关重要，重点阐述档案赋能安全风险管控的理论基础与实践应用。在角色定位层面，分析了档案的风险信息捕获、风险溯源、风险分析和防控决策等功能。在理论层面，基于档案的风险识别机制、风险评估体系、风险处置策略三方面，对其赋能安全风险管控的理论基础展开阐释，强调档案数据在风险管理中的适用性。在实践应用层面，分析和探讨了档案在安全风险管控中的应用现状、面临的挑战以及对未来的展望。

　　关键词：档案；安全风险管控；理论阐释；实践样态

　　随着生产经营环境的复杂化进一步升级，安全风险管控成为各组织在实际运营过程中的重要环节。随着风险形态的日益多样化和复杂化，传统的安全风险管控方法和手段已难以应对新挑战，亟须寻求创新的理论支撑和实践路径。在此背景下，作为记录组织历史活动的真实载体，档案在安全风险管控中的潜在价值日益凸显，成为学界和实务界关注的新焦点。然而，档案在安全风险管控中的应用还处于探索阶段，其理论基础和实践模式尚未完全成熟。本文旨在探讨档案赋能安全风险管控的理论阐释与实践样态。文章首先分析档案在安全风险管控中的角色定位，阐述其在风险信息捕获、风险溯源和风险决策等方面的功能。其次，从理论层面提出基于档案的安全风险识别机制、评估体系和处置策略，为档案赋能风险管控提供理论支撑。再次，文章探讨了档案在安全风险管控中的应用现状、面临的挑战及未来发展，以期为推动档案与风险管理的深度融合提供理论指导和实践参考。

　　1  档案在安全风险管控中的角色定位

　　1.1   档案的风险信息捕获与挖掘功能

　　档案作为组织及个人从事活动直接形成的原始记录，包含了大量的风险管理相关信息。对档案进行系统的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，可以有效捕获组织运行过程中的各类风险信息[1]。档案中记载的合同、决策、执行等方面的信息，勾勒出组织风险管理的全貌。特别是在当前大数据时代背景下，档案信息呈现出数量大、类型多、分布广等特点，这为风险信息的捕获提供了更为广阔的空间。

　　与此同时，档案可以发挥其风险信息挖掘的功能。组织风险往往呈现出隐蔽性和复杂性特点，单纯依靠常规的风险管理手段难以实现全面识别和有效防范。而档案所记录的历史数据，则为风险信息的深度挖掘提供了重要的基础。对档案大数据开展分析、建模和推理工作，可以发现风险发生的规律和特征，预测风险的发展趋势，从而实现对风险的早期预警和主动防控。档案数据挖掘还可以揭示不同风险事件之间的内在联系，识别风险的连锁反应和交叉影响，为组织的整体风险管控提供更加全面、精准的决策参考。

　　1.2   档案的风险溯源与责任追究功能

　　安全风险管控不仅要着眼于风险的预防和控制，还要重视对风险事件的调查和处理。事件发生后，及时查明原因、明确责任是风险管理的关键环节。而档案则是开展风险溯源和责任追究的重要依据。档案以其原始性、准确性和完整性，为还原风险事件的真相提供了可靠的信息来源。查阅事发当时及之前的相关档案，可以清晰再现事件发生的时间、地点、人员等关键要素，理清风险潜伏、积累、爆发的完整脉络，为查明事件原因、认定责任提供坚实的事实基础。特别的是，在责任追究过程中，档案不仅是确定责任的依据，还是规避责任的有力证据。当组织或个人被不当归咎责任时，档案可以证明相关决策、执行的合规性和合理性，有效维护组织或个人的合法权益。反之，对于失职、渎职等违规行为，档案也能够提供证据支持，使追责问责经得起历史和法律的检验。

　　1.3   档案的风险分析与防控决策功能

　　风险管理的目标是通过保存组织生存的能力而实现经济单位价值的最大化。这就需要在全面认识风险的基础上，制定切实可行的风险防控策略和措施。而档案则是开展风险分析和支持防控决策的关键所在。档案所记录的丰富历史数据，为深入分析组织所面临的各类风险提供了坚实的数据支撑。系统梳理相关档案可以准确把握风险的类型、性质、等级等关键特征，评估风险发生的可能性和影响程度，明确风险管理的重点领域和关键环节。在此基础上，可以利用档案大数据分析技术，建立风险评估模型，动态监测风险指标，预判风险发展趋势，为风险防控决策提供科学、精准的依据。档案还可以充分发挥其决策支持功能，为风险防控策略的制定和优化提供必要的信息资源。对相关案例、经验的归纳整理，可为当前风险防控决策提供有益借鉴；对已有风险管理方案、应急预案的回溯审视，则可以发现其中的不足和漏洞，为决策的调整与完善提供参考。

　　2  档案赋能安全风险管控的理论阐释

　　2.1   基于档案的安全风险识别机制

　　安全风险识别是风险管控的首要环节，其准确性和全面性直接影响后续风险评估和处置的有效性。档案为安全风险识别提供了重要的信息源泉。各组织在运行过程中形成的各类档案，真实记录了风险产生与发展的完整轨迹。系统梳理和分析相关档案，可以全面识别组织面临的各种显性和隐性风险因素。

　　从理论上看，基于档案的安全风险识别机制主要体现在以下几方面：一是档案具有信息全面性，档案信息覆盖了组织运行的各个方面，这为全面搜集风险信息奠定了基础；二是档案具有原始记录性，它记录了风险产生时的原始状态，有助于揭示风险的本质属性；三是档案具有信息连续性，连续记载了风险从萌芽到爆发的完整历程，有利于捕捉风险发展的动态特征；四是档案具有信息关联性，不同档案之间存在多维内在联系，这有助于发现风险间的交叉影响和传导机制。

　　2.2   基于档案的安全风险评估体系

　　在识别风险的基础上，科学评估风险等级和影响程度是风险管控的关键所在。传统的风险评估主要依赖于主观判断和经验估计，存在随意性强、准确性差等问题。而档案所记录的海量风险管理数据，则为构建科学、准确的风险评估体系提供了坚实的理论支撑。基于档案的安全风险评估体系，其理论内核在于通过对档案数据的定量分析和模型构建，实现对风险等级和影响的精准计算和预测[2]。其一，档案数据具有丰富性和多样性，可以多维度刻画风险的特征，为建立全面的风险评估指标体系奠定了数据基础；其二，档案数据具有真实性和可靠性，忠实记录了风险事件的各项参数，为风险评估模型的训练和验证提供了高质量的数据样本；其三，档案数据具有时间序列特性，反映了风险状态的动态变化，为引入时间维度进行动态风险评估提供了必要的数据支持；其四，档案数据具有相关性和关联性，蕴含了风险因素之间的复杂关系，为构建风险评估的关联模型和网络模型提供了理论依据。

　　2.3   基于档案的安全风险处置策略

　　风险处置是风险管控的落脚点，其决策的科学性和措施的有效性直接关系组织的安全与发展。当前，随着风险事件的频发与风险复杂程度的提高，单纯依靠经验决策和常规措施已难以奏效，亟须进行理论创新和方法突破。而档案则是推动风险处置策略不断优化的重要理论资源。基于档案的安全风险处置策略主要体现在以下几方面。其一，档案为风险处置决策提供知识供给，各组织可以充分挖掘档案中的风险管理知识，总结以往成功的风险处置经验，形成风险管理知识库，为当前的风险处置决策提供理论滋养和智力支持[3]；其二，档案为风险处置措施提供方案参考，可以系统梳理既有风险管理制度、应急预案、处置流程等，各单位在借鉴经验教训的基础上，优化完善相关措施和方案；其三，档案为风险处置效果提供评估依据，风险管控除了要考察当下的状况，还要放眼长远、立足未来，持续追踪档案数据的变化趋势，判断处置效果的延续性和风险的反复概率，为效果评估提供科学依据；其四，档案为风险处置机制提供优化路径，组织风险处置往往具有一定的惯性和路径依赖，容易形成思维定势和行为惯式，而利用档案可以发现固有处置机制的弊端，进而探索机制创新路径。

　　3  档案赋能安全风险管控的实践应用探讨

　　3.1   档案在安全风险管控中的应用现状

　　当前，随着风险管理理念的深入人心和相关技术的日益进步，以档案为支撑的安全风险管控实践日益受到关注。一些组织机构已经开始探索档案资源与风险管控工作之间的有效融合，并取得了一定的应用成效。

　　从实践应用的总体情况来看，档案在安全风险管控中的作用主要体现在信息支撑、过程记录和决策参考等方面。在风险信息采集阶段，整合各类档案资源可以为风险识别和评估提供关键的数据支撑[4]。一些单位还专门建立了风险信息档案库，通过对历史风险事件档案的系统整理，形成了较为完备的风险数据集，为后续风险分析奠定了基础。在风险管控过程中，相关活动和决策过程的文档都要及时归档，真实记录风险应对的全过程。一些组织还借助信息化手段，实现了风险管控活动档案的动态生成和实时更新，有力提升了风险管理工作的规范性和可追溯性[5]。在风险处置决策阶段，调阅并分析案例档案、预案档案等，可为决策的制定提供有益的经验借鉴，一些单位还专门建立了风险知识档案库，旨在为风险应对提供智力支持。

　　3.2   档案在安全风险管控中的应用挑战

　　在肯定档案在安全风险管控中的应用价值的同时，也要清醒地认识到档案赋能风险管理所面临的现实挑战。这些挑战既有观念理念的偏差，又有机制流程的障碍；既有技术方法的局限，又有人才队伍的短缺。

　　具体来看，当前档案在安全风险管控中的应用主要面临以下挑战：一是风险意识和档案意识有待进一步提升。部分组织对风险管控工作的重视度不够，对档案的风险管理功能认识不足，风险管控与档案管理在实践中呈现出一定的脱节和断层现象。二是档案管理与风险管理的协同机制尚不健全。两项工作在组织架构、管理流程、制度规范等方面的衔接还不够紧密，协同配合程度有待加强。三是档案资源的风险管控效能尚未得到充分释放。受档案管理信息化水平制约，对档案数据的开发利用还不够深入，大数据分析、知识挖掘等新技术在风险管控领域的应用仍较为匮乏。四是风险管控和档案管理复合型人才匮乏。既精通档案管理又熟悉风险管理的复合型人才较为稀缺，专业力量的不足在一定程度上制约了档案在安全风险管控中作用的发挥。

　　3.3   档案在安全风险管控中的应用展望

　　立足新发展阶段，着眼新时代要求，档案在安全风险管控中的应用将大有可为，未来的发展前景广阔。这既是时代发展的必然要求，又是档案事业转型创新的重要方向。

　　展望未来，档案在安全风险管控中的应用可从以下几方面着力：一是进一步完善档案与风险管控的工作衔接机制。要从顶层设计和制度建设层面明确档案管理在风险防控中的功能定位，健全档案与风险管理部门的沟通协作机制，形成工作合力。二是大力推进档案管理工作的信息化和智能化。运用大数据、人工智能等先进技术，加快档案数字化进程，提升档案信息资源的管理和利用水平，赋能风险防控的精准化、智能化。三是创新基于档案的风险管理技术方法。充分利用档案大数据资源，运用多学科交叉研究方法，突破传统风险评估和处置的局限，形成一批新型风险管控技术和决策模型。四是加快培养档案风险管理复合型人才。创新人才培养模式，加强档案学与风险管理学科的交叉融合，重点培育一批既懂档案又通风险管理的复合型人才，为档案赋能风险管控提供坚实的人才支撑。

　　可以预见，随着理论研究的深化和实践探索的拓展，档案必将在组织的安全风险管控中发挥越来越重要的作用。档案与风险管理的深度融合，不仅将极大提升组织风险防控的科学化、精细化、智能化水平，还将进一步拓展档案工作服务大局的新空间，推动档案事业实现高质量发展。

　　参考文献

　　[1]徐拥军,张馨艺.档案管理在企业内部控制中的应用[J].档案学研究,2018(4):23-28.

　　[2]张鹏飞,自正法.数字时代企业档案数据合规体系的基本风险和建构路径[J].档案学通讯,2024(2):74-82.

　　[3]岳娜.数字人文视域下的档案知识库建设:问题与前瞻[J].山西档案,2024(3):81-83.

　　[4]李丹.网络环境下信息安全风险情报与档案管理研究[J].档案学通讯,2018(2):65-68.

　　[5]赵跃,李艺,胡萍.“十四五”时期我国档案事业发展注意力配置研究[J].档案学研究,2023(4):9-18.

　　【作者简介】李欣（1979—），男，汉族，吉林长春人，吉林大学第一医院讲师，硕士，研究方向：行政管理、安全管理、党务工作。