高校学生档案管理的现状、问题与对策研究

　　作者：牙曼莎

　　摘要：高校学生档案是学生成长发展的重要记录，在学生管理与服务中发挥着不可替代的作用。当前，高校学生档案管理还存在一些薄弱环节，亟待进一步加强和改进。在分析高校学生档案管理现状的基础上，重点剖析了管理体制不健全、制度建设滞后、管理流程不规范、队伍建设不足、档案意识淡薄等问题，并从健全管理体制、完善规章制度、规范管理流程、加强队伍建设、创新服务模式、强化档案意识等方面提出了改进对策，力图为新时期高校学生档案管理工作提供理论参考和实践指导。

　　关键词：高校；学生档案；档案管理；对策研究

　　高校学生档案是学生在校期间学习、工作与生活过程中形成的真实记录，是全面反映学生思想品德、学业水平、工作能力等多方面表现的原始材料，对学生的个人成长、就业升学等具有重要意义。做好高校学生档案管理工作，不仅是高校加强内部管理、提升治理能力的客观需要，还是实现立德树人根本任务必然要求。自党的十八大以来，党中央高度重视档案工作，各档案机构积极响应，深入贯彻《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，并对新时期档案工作提出明确要求。特别是新修订实施的《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施条例》也进一步强调要加强档案信息化建设，提高档案管理水平和利用效能。

　　在此背景下，面对新形势、新任务与新要求，高校学生档案管理工作迎来了新的发展机遇与挑战，亟须通过进一步加强与改进管理模式来适应新时代发展的需求。目前，国内学者对高校学生档案管理的研究主要集中在管理体制机制、信息化建设、档案开发利用等方面。有学者通过问卷调查、实地走访等方式，分析高校学生档案管理的现状，发现管理体制不健全、规章制度不完善、管理队伍专业化水平不高、信息化程度不够等问题[1]；也有学者提出优化管理模式、加强信息化建设、创新服务理念等对策建议[2]。但总体来看，当前对高校学生档案管理的研究还不够系统和深入，尚未形成科学完善的理论体系。

　　1  高校学生档案管理的现状

　　1.1  学生档案的主要内容与流转特点

　　学生档案是高校档案的重要组成部分，是学生在校期间形成的，记录学生学业水平、工作能力、思想表现等方面的历史记录。高校学生档案一般包括新生入学档案材料、学籍档案、政治面貌、奖惩及其他各类审批等材料[2]。与其他类别档案相比，高校学生档案具有鲜明的流转性特点。具体而言，新生入学时，高中时的学生档案随学生转入高校，成为高校学生档案的组成部分；就读大学期间，学生各个方面的相关信息记录在案，形成全面的学生档案；毕业时，学生档案则根据毕业去向流转至相应的主管部门或接收单位，成为人事档案的重要组成，为学生就业、升学、职称评定、干部选拔任用提供重要依据。

　　1.2  学生档案管理机构设置现状

　　《高等学校档案管理办法》虽对高校档案机构的设置作出了明确规定，但并未对学生档案管理机构设置作统一要求。目前，高校学生档案管理机构的设置大致可分为三类：档案部门统一管理，在档案馆（室）下设学生档案管理科；由教务处、学生处等职能部门管理；实行多头管理，即档案形成阶段由各院系管理，毕业转递时再移交学校相关职能部门。然而，当前档案部门统一管理学生档案的高校还比较少，多头管理的现象较为普遍。高校学生档案管理机构的建制和人员配置也存在很大差异。多数高校学生档案管理机构没有正式的科级建制，大部分的高校学生档案管理机构无任何职务级别[3]。此外，在管理人员配置上，多数普通高校没有专职的学生档案管理人员，仅有少数高校配备1～2名专职人员，上述问题在一定程度上制约了学生档案管理工作的专业化、规范化发展。

　　1.3  学生档案信息化管理现状

　　随着信息技术的快速发展与应用，学生档案数字化、信息化管理已成为必然趋势。一些高校为加快推进学生档案信息系统建设，已初步实现了学生档案收集、整理、统计与利用的自动化、网络化管理。但总体而言，我国高校学生档案信息化管理的整体水平还不高，主要存在以下问题：多数高校尚未建成功能完善的学生档案管理信息系统，档案管理手段相对落后；各院系和相关职能部门的学生档案数据尚未实现互联互通，数据资源的整合性、一致性有待加强；学生档案的数字化加工比例不高，数字档案资源的服务利用水平有待进一步提升。

　　2  高校学生档案管理存在的主要问题

　　2.1  管理体制不健全：归口管理职责不明确

　　目前，高校学生档案管理普遍存在多头管理、归口不明确的问题。据调查，约60%的高校是由教务处、学生处等非档案部门管理学生档案，约20%由各院系自行管理，还有18%是由院系与职能部门双重管理。由于归口管理部门责任不明确，相互推诿现象时有发生，这极易造成管理的随意性和盲目性，进而给档案的完整性与安全性带来隐患。造成这一问题的主要原因是一些高校对学生档案管理的重要性认识不足，未将其真正纳入学校档案工作整体规划之中，使得学生档案游离于学校档案部门集中统一管理之外。同时，高校内部相关部门的分工协作机制不健全，档案部门与教学、学工等业务部门缺乏必要的沟通协调，管理脱节问题较为突出。

　　2.2 制度建设滞后：缺乏系统完善的工作标准

　　学生档案的收集内容广、流转环节多，加之信息载体形式多样，因此对管理的系统性、规范性要求很高。目前，不少高校尚未建立起全面、细化、可操作的学生档案管理制度体系。在归档范围、材料收集、质量把关、利用开发等方面，缺乏明确统一的工作标准和规范，导致管理工作随意性较大。究其原因，主要是高校对学生档案管理工作的专业性和特殊性重视不足，没有从建章立制入手来规范管理行为。同时，上级业务主管部门缺乏有针对性的指导和监督，这使得高校在学生档案管理的制度建设方面缺乏外在动力。此外，高校学生档案工作的基础理论研究相对滞后，缺乏可供借鉴的管理标准范本，这也在一定程度上影响了学生档案管理制度化、规范化水平的提升。

　　2.3 管理程序不规范：档案收集利用流程有待优化

　　高校学生档案管理工作专业性强、涉及面广，对管理流程的规范性要求很高。但目前各高校在学生档案收集、整理、利用等环节中普遍存在管理不规范、程序不到位、把控不严格等现象。更有一些高校在接收学生档案时，未经审核批准便允许学生随意将其自带；在档案利用过程中对借阅审批手续和登记流程不严格；在档案转递时也未严格履行密封手续，为档案的真实性、完整性、安全性带来隐患。造成上述问题的原因，主要是高校学生档案管理人员专业素质不高，缺乏对档案管理程序的系统培训。同时，对学生档案的管理缺乏必要的监督约束机制，且管理人员的责任心不强，导致各环节的规范和操作只流于形式。

　　2.4 档案管理意识淡薄：师生重视程度不够

　　在档案意识方面，目前师生员工普遍存在对档案认知不足、档案价值认识不到位等问题。具体而言，部分学生对个人档案的内容、去向缺乏应有的关注，往往在求职时才意识到档案的重要性。从教师层面出发，多数教师对教学档案材料的收集整理不够重视，归档意识淡薄；学校管理层对学生档案管理的必要性认识也不够充分。造成师生档案意识淡薄的原因，主要是学校档案部门的政策宣传和业务指导不到位，没有采用有效合理的方式普及档案知识；同时，学校内部缺乏必要的考核评估和责任追究机制，学生档案管理在学校工作中的地位不高，导致师生重视程度不够；此外，社会舆论导向存在偏差，个别案例片面夸大了档案处理不当可能带来的某些负面影响，在一定程度上削弱了师生的档案管理积极性。

　　3  加强和改进高校学生档案管理的对策

　　3.1 健全管理体制：明确档案部门归口管理职责

　　理顺管理体制是做好高校学生档案管理的前提和基础。高校应遵循“集中统一管理、分级负责”的原则，明确由档案部门对学生档案实行归口管理。一方面，高校要将学生档案管理纳入学校档案工作整体规划之中，在体制、机制、人员、场地等方面为学生档案管理提供必要的保障；另一方面，要建立由档案部门牵头，教务、学工、院系等多部门协同配合的联动工作机制，形成管理合力。综上所述，档案部门要加强对院系及相关职能部门的业务指导和监督考核，各单位要明确分工、各负其责，确保学生档案管理制度落到实处。

　　3.2 完善规章制度：制定全面系统的管理办法

　　规章制度是规范高校学生档案管理的重要依据。高校应以档案法律法规和上级管理规定为遵循，结合实际情况，制定全面、具体、可操作的学生档案管理办法及实施细则。具体而言，首先要从学生档案的接收、整理、保管、统计、利用等各个环节出发，对档案收集范围、工作流程、管理要求等作出细化规定。其次，要从学生档案的安全、保密、异地查询等方面入手，建立健全档案保护与利用的配套制度。再次，针对学生档案的收集、整理、归档等环节，明确工作职责、操作规范、考核办法，以加强对学生档案信息化管理的规范化建设，并制定相应的技术标准规范。最后，要建立学生档案管理的责任追究和监督考核机制，明确相关单位和人员的管理职责，确保档案管理工作的有效执行。

　　3.3 加强队伍建设：提升专业素质

　　建设一支政治坚定、作风过硬、业务精湛的高素质专业化档案管理队伍，是推动学生档案管理高质量发展的根本保证。首先，高校应从制度层面为学生档案管理队伍建设提供有力保障。这就要求高校根据学生规模和档案数量的实际情况，科学合理地核定专职档案管理人员的编制数量，并采取内部挖掘与外部引进相结合的方式，为学生档案管理工作配备专职力量。其次，高校应切实加强学生档案管理人员的专业培养和教育培训。一方面，要面向全国开设档案学专业的院校，通过定向招生、委托培养等渠道，有计划地培养并输送档案管理的专门人才。另一方面，要建立健全在职培训制度，紧密围绕档案政策法规、专业理论知识、管理实务技能等内容，多层次、多形式地开展教育培训，切实提升从业人员的政策理论水平和业务实操技能。

　　3.4 创新服务模式：利用信息技术提高管理和服务水平

　　信息技术手段的运用，为学生档案管理工作效率和服务水平的提升提供了有力支撑。高校要适应信息化发展趋势，积极推进学生档案信息化管理，创新服务模式和利用方式。因此，加快推进学生档案数字化进程，采用先进的数字加工技术，将纸质档案转化为数字档案，能够不断丰富数字档案资源，实现学生档案的集中存储、统一管理和共享利用，形成专业化的学生大数据信息管理平台[4]。同时，要依托网络平台，拓展服务方式，为毕业生提供网上查询、异地利用、自助打印等便捷服务，以提升学生档案工作的服务质量和用户满意度。此外，要强化数据安全保障，采取物理隔离、访问控制、数据加密等措施，有效防范信息泄露和非法篡改等数据安全风险。

　　3.5 强化档案意识：加大宣传培训力度、营造良好氛围

　　档案意识是档案管理的灵魂，对高校学生档案管理工作的开展起着至关重要的作用。因此，高校档案部门应加大档案政策法规的宣传力度，利用新生入学教育、毕业生离校教育等关键节点，广泛普及学生档案管理知识，提升师生的档案认知水平。采用互动等新型体验方式，开展档案征文、知识竞赛、参观体验等形式多样的宣传教育活动，在潜移默化中增强师生的档案意识。同时，要充分利用新媒体平台，加强互动交流，及时回应师生关切问题，正面引导舆论导向，并将档案工作纳入学校宣传思想工作整体布局之中，营造重视档案、爱护档案的良好氛围。坚持以人为本，转变服务理念，通过提供优质高效的服务赢得师生的信任和支持，不断增强学生档案工作的吸引力和感召力。

　　参考文献

　　[1]周春莲.高校学生档案数据管理创新路径研究[J].山西档案,2022(5):179-182.

　　[2]孟涛.高校学生档案管理模式研: 以山西大学学生档案管理为例[J].山西档案,2022(4):175-180.

　　[3]王静,张宝爱,曹勤民.高校学生档案行业标准制定研究[J].山西档案,2021(6):134-143，106.

　　[4]王磊.高校学生学籍档案的数字化管理模式研究[J].山西档案,2019(6):74-78.

　　【作者简介】牙曼莎（1984—），女，壮族，广西东兰人，广西警察学院讲师，硕士，研究方向：泰国语教育与课程设置、教育管理。