不断提升重特大事件档案利用效能——《关于加强重特大事件档案工作的通知》解读之五

　　文/蔡盈芳

　　利用是发挥档案作用、实现档案价值的关键环节。利用不充分是当前重特大事件档案工作存在的问题之一。为此，《关于加强重特大事件档案工作的通知》（以下简称《通知》）提出“要不断提高重特大事件档案利用效能”。持续提高重特大事件档案利用效能是实施《通知》的重要任务。

　　有关要求

　　发生时间、发生地点都具有不确定性是重特大事件的特点，因此重特大事件档案利用需求和特点与我们日常档案利用服务也有很大的差别，这给档案利用带来了较大的难度，在重特大事件档案利用快速响应、跨层级跨地区跨部门调用、精准提供等方面我们尚缺乏经验，需要进一步深入研究和探索。《通知》就不断提高重特大事件档案利用效能提出了4个方面的要求：

　　一是对各级档案主管部门提出要求，“要加强统筹协调，推动档案馆、档案室协同响应、信息互通、资源共享，在符合保密规定前提下，实现重特大事件档案跨地区跨部门跨层级查询利用”。

　　二是对各级各类档案馆、档案室提出要求，“要建立重特大事件档案服务快速响应机制和绿色通道，主动研判档案利用需求，简化优化档案利用流程，优质高效做好查档服务，及时精准提供相关档案资料”。

　　三是对重特大事件档案资源的深度开发利用提出要求，要“整合有关部门和高等院校、科研机构的力量，加强重特大事件档案资源深度开发，形成一批可借鉴、可复制的典型案例，为现实工作提供服务”。

　　四是对各级档案主管部门、档案馆、档案室提出要求，“要明确相应机构和人员负责重特大事件档案工作”。贯彻好这些要求，是《通知》实施的重要任务。

　　采取措施实现重特大事件档案的跨地区跨部门跨层级查询利用

　　重特大事件的不确定性决定了其档案利用人员、利用内容的不确定性。这种不确定性决定了重特大事件档案的跨地区跨层级跨部门利用是一种常态。如新冠肺炎疫情暴发初期，对非典时期档案利用需求最迫切的是湖北省武汉市，但非典档案主要保存在北京，武汉需要调用这些档案存在很大难度。为了应对这种跨地区跨层级跨部门档案利用需求，要从以下3个方面着手加强相关工作。

　　一是加强统筹。即一旦重特大事件发生，对档案调阅利用的时间要求是分秒必争，档案主管部门要第一时间协调指挥有关档案馆、档案室快速响应，统一行动，分析重大事件档案利用需求，协调保存有关重特大事件档案的档案室、档案馆快速提供档案，与重特大事件档案利用部门和人员精准对接，实现重特大事件档案利用的跨地区跨层级跨部门快速调用，为重特大事件应对管理部门提供更多的参考和借鉴，从而助力重特大事件应对处置工作。

　　二是充分发挥协调机制作用。随着《通知》的实施，各级档案主管部门将陆续加入重特大事件工作协调机制。各级档案主管部门在重特大事件档案利用中要充分发挥协调机制的作用，通过协调机制获取信息，全面了解突发公共卫生事件应对进展，精准识别档案利用对象和内容等，提高档案利用的精准度。

　　三是加强重特大事件档案利用工作的归口。在档案机构，重特大事件档案利用涉及档案保管、利用、档案信息技术等部门，加上重特大事件发生具有一定的危害性，其档案利用势必具有很强的紧急性，在档案利用中极易多头指挥、多头对接，从而造成混乱，影响重特大事件档案利用工作效率。《通知》特别要求，“要明确相应机构和人员负责重特大事件档案工作”。为此，包括档案主管部门、档案馆、档案室等各级档案部门，要实行重特大事件档案工作归口制度，在重特大事件档案利用过程中，由相应的部门和人员统一协调指挥，加强协同，从而提高重特大事件档案利用效能。

　　提高档案馆档案室重特大事件档案利用效率

　　各级档案馆、档案室是提供档案利用的工作场所，是重特大事件档案利用的关键环节。根据《通知》要求，应做好以下几个方面的工作。

　　一是建立快速响应机制。紧急是重特大事件档案利用工作的显著特点之一。为了应对重特大事件档案利用紧急的需求，档案馆、档案室除需要指定部门或人员归口负责外，还应建立重特大事件档案值班制，在重特大事件发生时能够对档案利用作出快速响应。

　　二是要主动研判需求，提前做好相关准备。为实现重特大事件档案利用的快速响应，档案馆、档案室应实现“平战结合”，在平时就做足功课。加强对重特大事件时档案利用需求研究，梳理出参与重特大事件应对管理的不同部门、不同人员在不同阶段对不同档案的利用需求，将各阶段的有关人员对档案利用内容拉条挂账，形成应急方案。档案馆、档案室不仅要提前准备目录，还要提前准备档案数据，工作人员提前熟悉馆室藏重特大事件档案内容等。

　　三是简化利用流程。为实现重特大事件档案利用快速响应，档案馆、档案室还要简化重特大事件档案利用流程。如提前对重特大事件档案进行利用审核，在符合保密规定前提下，尽可能使重特大事件档案开放。简化重特大事件档案查阅审批手续，如实现重特大事件档案查阅现场审批或尽可能简化审批。还可以采用重特大事件档案利用人员备案制，提前对重特大事件应对管理部门利用档案人员进行备案，从而简化档案利用时身份核验工作。

　　四是主动送档案信息上门。重特大事件发生后，往往需要大量人力物力投入到应对处置工作中，应对处置部门人力物力紧张。此时，档案馆、档案室最好能够主动将重特大事件档案信息送达正在承担或参加重特大事件应对管理的单位和人员，从而更加快速地响应利用需求。

　　五是用好重特大事件档案数据库。档案专题数据库对于提高档案利用效率具有独特的作用。档案专题数据库检索速度快，是手工检索不能比拟的，可使档案部门快速响应重特大事件应对处置工作对档案紧急利用的需求。档案专题数据库可远程检索并远程提供档案信息利用，能满足重特大事件应对处置时人员活动受限和跨地区跨层级跨部门异地查档调档的需求。档案专题数据库可大幅度提高检索档案的准确性，可满足重特大事件应对处置工作对高效率的档案利用需求。因此，重特大事件档案数据库为重特大事件档案跨地区跨部门跨层级利用奠定了基础。已经建设重特大事件档案数据库的单位要做好利用授权，将重特大事件应对管理部门人员纳入数据库检索用户。已经着手重特大事件档案数据库建设或没有完成建设工作的单位要加紧数据充实工作。

　　做好重特大事件档案资源深度开发利用工作

　　深度开发档案资源是提高档案利用效能的有效途径。贯彻《通知》要做好以下工作。

　　一是开展案例库建设。案例具有典型、形象、易用等特点。以重特大事件档案信息为基础，就重特大事件应对管理的方法以案例形式予以呈现，是进一步发挥重特大事件档案作用的有效措施。《通知》对重特大事件档案资源深度开发工作重点要求就是“形成一批可借鉴、可复制的典型案例”。为此，档案部门要整合力量，与重特大事件应对管理部门、高等院校、科研机构等合作，形成一批可借鉴、可复制的典型案例，汇总形成案例库，为重特大事件应对管理工作提供服务。重特大事件案例一般包括以下内容：

　　（1）事件概述，包括时间、事件内容、涉及范围、事件损失等。如某化学储罐发生爆炸，事故可概述为“某省某市某县某镇化工园区内某化工有限公司化学储罐发生爆炸事故，波及周边16家企业。事故共造成78人死亡、76人重伤，640人住院治疗，直接经济损失19.86亿元。

　　（2）事发地周边环境，包括地理标签、行政级别、周边环境、事件主体情况。

　　（3）事件基本情况。包括事发时间、事件级别、事件类型、伤亡情况、涉事企业情况等。

　　（4）事件演化过程。一般以时间顺序，分阶段将事件关键节点表述清楚。

　　（5）事件特点分析。

　　（6）可吸取的经验与教训。

　　二是开展重特大事件档案汇编工作。编研成果可以缩短利用者获取有用档案信息的时间，并提高档案利用的精准度。具体做法是将重特大事件档案按照事件进行汇编，形成汇编型档案编研成果。重特大事件档案汇编型编研成果一般以事件为单位，以事件发生、处置、调查、事后重建的顺序编排档案。综合档案馆还可以按重特大事件类别进行重特大事档案编排，形成多种类型重特大事件系列汇编成果。

　　三是开展重特大事件规律特点研究。档案馆、档案室保存有丰富的档案资源，对于分析重特大事件发生、发展、处置等的规律具有得天独厚的条件。为此，要发挥好这种优势，利用重特大事件档案，开展重特大事件研究，形成资政报告，为本地区本部门本单位预测、应对、处置、事后重建等提供决策参考。如湖南省岳阳市，在新冠肺炎疫情发生后，市档案馆迅速行动，形成了7000多字的调研报告——《17年前岳阳抗击非典回顾与启示——对我市当前疫情防控的一点思考》，报送市委市政府领导，为全市防控工作提供参谋服务，得到了市领导的充分肯定。

　　为帮助广大读者全面了解《通知》内容，准确把握《通知》精神，深入实施好《通知》要求，从2023年第1期开始，杂志推出系列解读文章，对《通知》进行深入细致的解读。截至本期，5篇文章全部刊登完毕，衷心希望这个系列解读能够为广大读者深入实施《通知》提供有力支撑。

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：黄佳音