构建更为可靠的电子档案长期保存解决方案

　　随着信息技术迅猛发展，“无纸化”进程不断推进，电子档案资源不断丰富。电子档案不同于纸质档案，其从形成、传输、存储到读取，都是通过计算机系统和载体实现的，具有突出的设备依赖性、信息可变性、不能直接读取等特点。硬件设备、系统软件故障以及计算机病毒、黑客入侵、信息恶意删除等均会带来安全风险。由于电子档案固有的脆弱性和多重风险性，如何实现其长期安全保存是亟待解决的重要问题，尤其是长期保存过程中离线介质内电子档案数据的安全性应引起足够重视。

　　一、主要问题

　　（一）“四性”维护面临挑战

　　由于电子档案数据的无实体特性，其真实性、完整性、安全性、可用性的维护面临严峻挑战。

　　首先，档案数据与存储载体分离，无法仅凭存储载体状态来验证电子档案数据真伪，且离线“冷备份”无法实现实时追踪与监测。

　　其次，数据的虚拟性导致保存过程中，其完整性一旦受损，仅凭人工手段难以察觉。即便发现问题，也难以迅速恢复或纠正。

　　最后，电子档案数据处于动态技术环境中，可能会受到各类因素袭扰，如人为误操作、故意破坏、管理不当、病毒侵害、黑客攻击等。

　　还要注意的是，特定技术环境下生成的电子档案数据，其解析和封装过程往往依赖软硬件环境，给其长期安全保存和利用带来了诸多不确定性。

　　鉴于以上因素，锁定、固化、存证与安全保存显得尤为重要且紧迫。要探索更加先进和可靠的技术手段，确保电子档案长期、稳定、安全保存和利用。

　　（二）对存储设备依赖性强

　　相较于纸质载体，电子档案所依赖的磁性介质、光学介质等存在明显的老化与稳定性不足的问题。

　　首先，存储载体的老化失效是电子档案数据长期保存的固有风险。随着时间推移，因物理老化或技术过时，可能导致存储的电子档案数据损坏或丢失。

　　其次，环境因素如温度、湿度、磁场、光线等，都可能对存储载体产生不良影响。

　　因此，除了需要寻找更为安全和稳定的存储载体外，还需要利用现有存储载体构建更为可靠和持久的电子档案长期保存解决方案。

　　总体而言，现阶段电子档案长期保存仍存在诸多问题。针对这些问题，一方面，合理配置安全设备使其发挥应有的作用；另一方面，合理制定数据备份保全策略，结合安全保障技术，保证数据的完整和可用。

　　二、系统构建

　　可从以下几个方面着手构建电子档案长期保存系统，以期实现档案数据长期安全保存的目标。

　　（一）采用数据检测校验技术固定电子档案的内容数据

　　为实现档案数据内容固化和锁定，在入库阶段，可采用SM3密码杂凑算法对电子档案数据进行哈希运算。因电子档案数据与其算出的特征值之间具有完全对应关系，任何微小变化都将造成特征值变化，因而可通过特征值锁定电子档案的内容信息。在需鉴别电子档案是否遭到篡改或破坏时，可通过对其再次进行哈希运算，将所得到的特征值与保存的特征值进行比对，从而判断出电子数据是否发生过变化。

　　（二）通过实时监测和定期检测，解决电子档案监管盲区问题

　　电子档案在首次计算特征值并存证固化后，其篡改、损坏与否便有了判断依据。因此，可在系统内建立实时和定期监测模块，通过自动化实时监测以及定期检测手段，将档案数据纳入监管范围，确保数据的任何微小变动都在管理人员掌控之中，实现透明化管理。

　　（三）通过动态监测，解决电子档案数据保管状态不稳定问题

　　在长期保存中，不管是存储介质、存储设备等因素影响，还是人为操作、外源非法程序等逻辑性破坏，都可能带来安全风险。因此，第一时间发现这些变化尤为重要。可在系统中引入数据动态监测和备份技术，采用动态三角备份方法，通过创建多份冗余数据并建立互补关系，实现数据的相互验证与恢复，保障其稳定性。同时，一旦检测到异常，立即向管理人员发出警报，并可根据预设进行自动修复，同时记录日志。通过查看日志，管理人员可以清晰了解电子档案数据的保管状态。

　　（四）采用随机抽检方式，提升检测效率

　　在数据量极大的情况下，每次全量数据校验需要较长时间才能完成，并给硬件及存储介质带来一定压力。可将随机抽检作为补充，通过系统预设的自定义比例，随机选取数据样本进行校验。

　　三、技术特点

　　（一）实现异常监测

　　不管是因存储载体老化失效，还是因存放环境所存在的干扰因素，抑或是因管理中的人为因素等导致电子档案数据损坏或丢失，都可以通过对其开展科学监测，及时获取存储状态来避免。所构建的保存系统采用先进的数据动态监测技术，对电子档案数据进行24小时不间断的实时监测与预警。一旦发现数据状态异常，立即启动数据保全修复机制，以最快速度恢复电子档案的原始状态，从而确保完整和安全。

　　（二）实现篡改控制

　　通过采用国密算法对电子档案进行严格的检测校验，在电子档案入库时，通过哈希运算为每件电子档案生成独特的数字摘要特征值，并在后续的检测过程中，再次计算电子档案的特征值，并与初始记录的特征值进行比对，从而精确判断电子档案是否遭到未经授权的修改。

　　（三）实现动态备份

　　动态备份技术是一种数据安全保护与恢复技术，核心在于构建了由监管及预警平台、备份策略平台以及若干的备份区组成的整体系统，其关键在于备份区的组成。通过在源数据区、备份数据区以及其他备份区之间生成冗余数据，实现对异常数据的恢复。

　　（作者系广东省深圳市龙华区档案馆馆员）

　　原载于《中国档案报》2024年12月9日 总第4223期  第四版