浅谈电子档案与纸质档案技术保护的差别

　　作者：张 磊

　　摘要： 在社会经济飞速发展的背景下， 提高 了 我国 信息技术发展进程， 也在一定程度上改变了人们生产生活的方式。 在档案管理工作中 融入信息技术， 能够从根本上改变传统档案管理模式中 存在的弊端， 减轻人员 工作压力的同 时， 还能够保证档案管理的效率和质量， 充分发挥出该项工作的服务功能与作用。 基于此， 本文深入分析档案管理工作中电子档案与 纸质档案技术保护的差别， 并提出几点提高 纸质档案和电子档案保护技术的途径， 以供参考。

　　关键词： 电子档案； 纸质档案； 技术保护； 策略

　　1 电子档案和纸质档案的差别

　　1 . 1 档案保护的范围差别

　　通常来讲， 传统纸质档案的管理方式就是做好存储在库房中的日常维护， 其中包括避免档案资料被认为破坏、 档案资料的合理存放等等， 其主要目的就是为了 延长其“ 自然寿命” 。 而对于电子档案管理工作来说， 其涉及的内 容较多， 需要保护好电子文件的整个寿命周期。 我国档案管理未来必然会向着数字化的趋势转变， 这就需要档案部门合理应用互联网、 大数据以及电子信息技术等， 不仅要管理好本地档案， 同时也要广泛收集外界的档案信息， 对档案资料进行延伸和补充。 具体来讲， 电子档案管理工作是需要不断发生变化的， 而不是像传统纸质档案管理一样只 是集中在档案管理部门， 需要结合电子档案的变化持续开展保护和管理工作。 也就是说， 传统纸质档案资料管理属于静态保护， 因为它会有一个固定的保护范围，而电子档案管理就属于动态保护， 因为它的保护范围并不固定， 而是一直发生变换。

　　1 . 2 载体寿命的差异

　　纸质档案的储存载体是纸张， 纤维素是纸张的重要组成部分， 其性质将会直接影响纸张的使用寿命。纤维素非常容易受到存放环境的影响， 对于一些恶劣的存放环境就会导致纸质档案资料出现变脆、 霉烂、残缺等现象， 进而降低纸质档案的寿命， 并造成一定程度的破坏， 严重的话将会失去应用的价值， 导致无法使用。 由此可见， 纸质档案的载体寿命取决于纸张的耐久性， 若是能够有效解决这一问题， 那么就能够确保纸质档案资料一直存放， 有着无限长的使用寿命。

　　通常来讲， 计算机中的一些光盘、 磁性物质等，就是储存电子档案的主要载体， 其中聚酯是磁性物质的主要支撑体， 同时也是磁盘的底基物质。 但这种物质不仅会吸引较多灰尘， 并且经常导致出现静电现象，从而使得磁性物质脱离。 聚磁盘利用粘合剂连接底基与磁粉， 但粘合剂有着热胀冷酸、 易发霉等弊端， 所以出现这种情况将会直接影响电子档案的保护与管理工作。 尤其是对于电子档案中的一些影像资料或图片资料， 都是由磁粉物质形成的， 但外界磁场将会直接对其产生影响， 从而出现退磁问题。 利用光盘保护电子档案， 在光盘中信息记录的主要方式是碲、 碲合金和碳铝化合物等， 同样也会受到外界因素的影响， 与碱性物体发生化学反应， 从而在空气中进行氧化反应，电子档案的载体寿命通常在 10 年左右。

　　相比于电子档案的载体寿命， 纸质档案的载体寿命若是保护良好， 将会有着无限长的载体寿命， 而电子档案载体寿命通常也就在 10 年左右， 由此可见二者之间存在的差异十分明显。 在电子档案飞速发展的今天， 虽然改变了传统档案管理的模式， 但为了发挥档案管理的有效性， 在利用电子档案时也要备份纸质档案资料。

　　1 . 3 保护技术差别

　　纸质档案的保护的重点主要在于防霉、 防蛀或修裱加固已经破损的纸张等方面， 必要的情况也可以进行缩微、 复印等工作， 只要严格按照相关规范与标准对其进行保护， 就能实现长期保护的目 标。 而电子档案的保护往往体现在保护储存载体， 如计算机软件和硬件支撑的环境、 电子档案逻辑内 容、 相关的数据与信息等。 由于电子档案的储存载体通常为光学材料和磁性物质， 所以应用物理保护技术同样有着非常重要的， 和纸质档案保护有着相同点。 例如， 保护电子档案也需要进行相应的防霉、 防潮、 防火等， 和纸质档案保护主要的差别在于存放环境与防护设备。 电子档案存储载体有着较大的信息容量， 且载体的占用空间相对较小， 这也就表明电子档案对于存放场地的面积没有过多要求， 但是对于存放空间的温湿度、 防磁性等方面的要求较为严格， 相关人员 不仅要严格控制存放空间的温度、 湿度， 同时还要设置一些相应的防护设施， 如防火、 除尘、 防磁场等。

　　纸质档案可以将所有的信息、 数据集中在纸张中，所以数字化时代的到来对传统纸质档案的保护技术影响较小， 但电子档案完全不同， 其存储内容主要是依靠计算机网络信息技术或电子设备等， 所以对于数字化技术有着较高的依赖性。 随着科学技术水平的不断提高， 所有的系统与程序都在不断的创新和升级， 所以很有可能光驱能够读取光盘或磁盘内 容， 但是由于系统升级无法适应之前的读取程序， 从而对电子档案造成破坏。 虽然我国目前大力发展电子档案保护技术，但由于起步时间较晚， 再加上防病毒的软硬件发展水平不断提高， 所以电子档案的保护技术仍然有着很多值得探索的地方。 例如， 如何才能保证电子档案存取的永久性、 如何解决软硬件兼容问题和文件格式的兼容问题等。 截止目 前， 仍然没有找出相应的方法措施来解决这一方面的问题， 这就在一定程度上增加了电子档案保护的难度。 从当前我国档案管理发展整体现状来看， 纸质档案管理技术已经逐渐趋于完善， 而对于电子档案保护管理技术， 还要进行深入的探索和研究。

　　1 . 4 信息保护差别

　　纸质档案通常保管在单位内部的档案室内 ， 若是工作人员 需要查询档案的话只需要找到档案保管人员 ，根据档案编号便可以找到自 己想要的信息内 容， 若是一些不法分子想要修改纸质档案内 容几乎是不可能的，因为其所有内 容都是记录在纸张上， 所以一旦修改就必然会留下痕迹。 相比于纸质档案管理与保护， 电子档案信息的保护难度较大， 主要是因为其信息内 容与储存载体是相互分离的， 并且修改和销毁十分简单，不会留下任何痕迹。 同时， 电脑病毒也会直接影响电子档案信息资料的保护工作， 能够通过电脑程序渗透到磁盘或光盘中， 从而对电子信息造成一定的破坏，所以在电子档案保护中还要注重如何才能让信息不受损害。 电子档案的不安全性也会导致载体信息被恶意篡改， 且无法被人发现， 主要是它不像纸质档案载体与信息不可分离， 所以修改起来不会留下任何痕迹。虽然数字化时代的到来为人们生产生活带来了极大便利， 但同时也出现了较多影响安全的问题， 网络上信息传播的速度非常快， 且范围也十分广泛， 若是没有相应的法律保障， 将会大大提高电子档案信息储存的不安全性。

　　2 纸质档案与电子档案环境条件的影响差别

　　2. 1 环境的温度与湿度

　　对于档案保护工作来说， 必须要保证存放环境条件适宜， 否则将会直接影响档案资料信息的保护效果。例如， 在一些相对潮湿的环境中， 无论是纸质档案还是电子档案都会发生一定的反应， 纸张会氧化， 使上面记录的数字变得模糊不清。 而对于电子档案来说，温度也是非常重要的影响因素， 如温度过高就会导致光盘中的粘合剂发生膨胀， 从而造成电子档案无法播放的问题， 增加档案管理的难度。 由于存放空间的温湿度均会对纸质档案和电子档案的保护造成影响， 所以要根据不同情况采取不同的档案保护方式， 将纸质档案存放空间的温度控制在 14℃~23℃之间为最佳， 空气中相对湿度要控制在 45％~60％之间， 而电子档案存放空间的温度要控制在 16℃~20℃之间， 空气中相对湿度在 40％~45％之间， ， 在档案管理工作中， 应结合档案数据类型来选择不同的存放环境。

　　2. 2 空气尘埃

　　对于纸质档案管理和保护工作来说， 空气尘埃将会导致纸张粘连、 纸张霉菌等， 而对于电子档案管理工作来说， 空气尘埃将有可能会划伤光盘， 导致无法读取其中的信息内 容。 为了 能够改善这一问题， 就需要采取有针对性的保护措施。 具体来讲， 对于纸质档案来说， 可以在资料最上方铺设一层宣纸， 然后将模板覆盖在上面， 避免尘埃直接落在纸质档案上。 同时，人员 还要进行定期检查， 一旦发现破损问题， 就要及时上交修复部门， 避免损失过多的重要数据。 对于电子档案来说， 需要对密封载体进行防尘处理， 如采用密封性较好的盒子进行存放， 再将盒子存放在档案夹中， 将相对应的标贴在档案夹上， 为后续的使用和调取提供便利。

　　2. 3 外界磁场

　　外界磁场主要影响的是电子档案， 对纸质档案几乎没有影响。 电子档案的储存载体很容易受外界磁场的影响而发生破坏， 并干扰相应的储存设备， 导致设备中的数据信息丢失。

　　2. 4 光线及有害气体

　　存放环境中的光线及有害气体将会降低纸张强度，导致纸张发脆， 非常容易被破坏。 光线中的紫外线对电子档案的存储载体影响较大， 会造成磁粉脱落、 底基老化等， 导致电子档案中的信息丢失。 同时， 若是电子档案长时间处于光照条件下， 内部的零件非常容易出现老化问 题， 从而出现运转卡顿等问题， 若是长时间处于有害气体中， 将会破坏设备内部的中枢系统，造成档案信息丢失问题。

　　3 提高纸质档案和电子档案保护技术的途径

　　3. 1 保证档案储存载体的耐久性

　　纸质档案的主要储存载体是纸张， 纸张的耐久性取决于其中纤维素、 木质素和半纤维素的成分比例，若是纤维素成分较多、 木质素较少、 半纤维素适量，那么纸张的质量就会更好， 耐久性也相对较强。 在众多纸张类型中， 手工纸的耐久性最佳， 主要是因为手工纸的制作条件特殊， 需要进行一定的弱碱处理， 制作过程中通常以竹木材质为主， 其中不含有金属离子，所以和机械纸相比手工纸的质量更佳， 纸质档案的纸张选择上优先使用手工纸， 特殊情况下再选择使用机械纸。 而电子档案的存储载体是光盘和磁盘， 影响其质量和性能的材料要尽可能选择杂质少、 光透性强、厚度均匀的盘基材料。 同时， 对于光盘和磁盘的生产工艺要求也相对较高， 温湿度、 颗粒污染物与水等因素都会对磁盘光盘的寿命造成不同程度的影响。 在保护纸质档案和电子档案的载体上， 也注重保护的侧重点， 纸质档案主要是提高纸张的耐久性， 保证纸张寿命， 而电子档案则要注重避免灰尘在载体上吸附， 摆放光盘时也要竖立摆放在固定的位置， 尽可能的减少光盘与光盘之间的接触面， 从而达到延长使用寿命的目的。

　　3. 2 优化存储环境

　　纸质档案对于存储环境的要求是多方面的， 包括温湿度控制、 有害微生物预防和光的强弱等， 在保护纸质档案时， 必须要注重调节相应的环境。 值得注意指的是， 在电子档案存放条件管理上， 应采取更加严格的方式。 如对于空气尘埃的影响来说， 纸质档案可以将上面的灰尘擦落， 这就不会造成较大的影响， 但对于电子档案来说则会造成较大影响， 若灰尘在电子档案存放载体上留存时间较长， 就会产生一定的腐蚀作用， 很容易毁坏光盘， 导致信息丢失。

　　3. 3 建立健全的档案管理制度

　　为了 能够进一步提高档案管理工作开展的整体效率， 那么就必须要积极晚上相关的管理制度。 在实际工作中， 各单位应结合自身知己情况健全管理制度内容， 从而规范人员 的工作行为， 使他们在工作中有着标准的参考依据， 并明确具体的管理责任主体， 将其划分到个人。 同时， 在建设电子档案管理体系时， 人员还要深入分析纸质档案与电子档案管理之间存在的差异， 尽可能结合二者的优势， 使档案管理工作向着规范性、 标准化和信息化的方向发展， 真正提高档案管理工作的整体效率和质量， 为自 身发展奠定良好的基础。

　　3. 4 高度重视文件保存工作

　　电子档案是信息时代发展的产物， 也是创新档案管理工作的重要形式。 因此， 在电子档案管理工作中，必须要充分重视档案资料的安全性， 避免档案资料的缺失和遗漏。 在具体落实过程中， 可以对电子档案进行合理的归类与分配， 确保各项文件资料的完整性，同样为今后的查阅工作做好铺垫。

　　4 结束语

　　综上所述， 在档案管理工作中， 纸质档案与单子档案有着十分紧密的联系， 二者之间相辅相成， 缺一不可。 对于档案信息化建设与发展， 能够进一步提高档案管理的工作效率和服务质量， 对维持社会稳定发展发挥着关键的作用。 现阶段， 我国科学技术水平越来越高， 电子档案的应用范围也不断拓宽， 逐渐成为了各单位主要的发展方向。 在实际工作中， 档案管理人员 必须要明确认知纸质档案与电子档案管理存在的差异， 并采取有针对性的措施进行改善和优化， 发挥档案管理的优势与价值， 促进我国档案事业得到更好的发展。

　　参考文献

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　　[3] 孙浩. 电子档案管理与传统档案管理的利 弊与融合[J] . 办公室业务, 2021(06): 115-116.

　　作者简介： 张磊， 内 蒙古赤峰市林西县就业服务中心馆员 ， 大专， 研究方向： 档案管理。