图书出版视角下的档案管理信息化建设研究

　　作者：苗俊青

　　摘要：随着信息技术的迅猛发展，信息技术革命正深刻影响着图书出版业的发展，传统档案管理模式已难以适应数字化转型的需求。在梳理相关研究的基础上，分析了图书出版领域档案管理信息化建设的重要意义、发展现状和主要问题，并针对当前存在的问题，提出了推进信息化建设的对策建议。

　　关键词：图书出版；档案管理；信息化建设；数字化转型

　　当前，以数字化、网络化、智能化为特征的新一轮信息技术革命正在对各行业产生深刻影响，图书出版业作为典型的知识密集型行业，同样面临信息技术变革的机遇与挑战。在数字出版、融媒体出版等新业态不断涌现的背景下，传统的纸质档案管理模式已难以适应图书出版业转型升级的需求[1]。如何运用现代信息技术，创新图书出版档案的管理理念、方式和手段，实现档案信息资源的高效开发与利用，已成为业界关注的热点议题。本文深入分析图书出版视角下档案管理信息化建设的重要意义、发展现状和存在的主要问题，并从顶层设计、标准规范、平台开发、资源整合、人才培养角度提出推进图书出版档案管理信息化建设的对策建议，以期为图书出版单位的档案管理变革实践提供参考。

　　1  图书出版视角下档案管理信息化建设的必要性

　　1.1 信息化建设是图书出版业转型发展的必然要求

　　传统的图书出版模式已难以适应市场需求的快速变化，数字出版、融媒体出版等新兴业态不断涌现。这要求图书出版单位加快信息化建设步伐，利用信息技术手段对内容生产、编辑加工、发行营销等各个环节进行流程再造，构建数字化的现代出版体系。而档案管理作为出版业价值链中的重要一环，其信息化水平直接关系出版单位整体运营效率和创新能力。加强图书出版领域档案管理信息化建设，通过信息技术手段提升档案管理效能，打通内容生产与传播渠道，建立数字档案资源库，是推动图书出版业转型升级、实现可持续发展的必然要求。

　　1.2 信息化建设是提升图书出版档案管理效能的有效途径

　　图书出版业务流程复杂，涉及选题论证、组稿审读、编辑加工、排版设计、印刷发行等诸多环节，各环节都会产生大量的文件材料，其构成了图书出版单位宝贵的档案资源。传统档案管理模式下，档案资料往往分散存储、手工查找，管理效率低下，严重制约了档案的开发利用，无法充分发挥档案的价值。而通过信息化手段以及互联网技术对图书出版各环节的档案文件进行数字化采集、存储、检索、调用[2]，建立统一规范的数据库和管理平台，能极大提升档案管理效率和准确性。在此基础上，图书出版单位可实现档案信息资源的共享与集成利用，为选题策划、内容生产、版权贸易等业务提供决策支持和数据服务，进而增强档案对出版业务的支撑和保障能力，推动出版管理创新与发展。

　　1.3 信息化建设是图书出版单位实现知识管理的重要手段

　　图书出版业是一个知识密集型行业，其中显性知识和隐性知识是推动出版业创新发展的关键要素。图书出版单位在长期的业务实践中，积累了包括选题信息、作者资源、专家智库、编校经验、营销方案等在内的大量知识财富，大多蕴藏在各类文件档案之中。为了更有效地管理和利用这些知识财富，加强档案管理信息化建设显得尤为重要。通过数字化手段对显性知识进行采集、标引、组织和更新，同时利用大数据挖掘、知识图谱等技术对隐性知识进行提炼、关联和映射，以实现出版业务活动中知识的系统化管理和高效应用。通过建立数字化的知识档案库，有助于促进出版单位内部的知识传承与创新，提高选题论证、组稿审读、编辑加工等核心业务的智能化水平，增强市场环境变化中的快速反应和决策能力，从而提升出版单位的核心竞争实力。

　　1.4 信息化建设是适应大数据时代发展趋势的战略选择

　　随着数字化、网络化和智能化的不断推进，大数据时代已全面到来。数据的广泛应用不但改变了人们的记录方式，而且革新着人们看待世界的思维和视角[3]。图书出版业作为文化产业的重要部分，同样面临着海量数据资源管理、深度开发利用和用户需求快速转变的挑战。图书出版档案中蕴含着内容生产、市场营销、读者行为等多方面的数据，这成为在大数据环境下出版业持续创新的宝贵资源。然而，传统的档案管理模式已难以适应大数据时代的要求，亟须通过信息化建设来突破发展瓶颈。加强图书出版领域的档案管理信息化建设，规范数据采集流程和元数据标引标准，建设完善的数字档案资源库，并充分利用云计算、人工智能等新技术提升数据分析、挖掘和可视化水平，对于出版单位准确把握市场走向、创新发展思路、优化资源配置具有重大意义，是适应新发展阶段、把握新机遇、引领行业新发展的战略选择。

　　2  图书出版视角下档案管理信息化建设面临的问题

　　2.1 体制机制问题：缺乏统一规划与管理

　　目前，我国图书出版领域的档案管理信息化建设总体还处于起步探索阶段，体制机制不健全是制约其发展的突出问题。一方面，档案管理作为图书出版业务流程中的一个环节，并未引起出版单位的足够重视。普遍存在多头管理、条块分割的现象，缺乏统一的规划、有效的指导和科学的评估考核机制，因此信息化建设缺乏持续动力。另一方面，出版单位内部往往将档案信息化建设等同于档案数字化加工，对信息化在档案管理中更深层次的应用认识不足，重视程度不够，组织实施不力。此外，图书出版业务与档案管理之间的信息壁垒尚未打通，业务部门参与档案信息化建设的积极性不高，使其难以融入业务发展全局，成为掣肘档案信息化建设的重要体制机制障碍。

　　2.2 标准规范问题：缺少统一的档案管理标准

　　当前，图书出版领域档案管理缺乏统一的业务标准和技术规范，这直接制约了信息化建设的进程和水平。在档案收集、整理、保管等传统业务环节，分类编目体系不一致，著录项目缺乏规范性，元数据标引缺位，管理流程各异，导致档案数据标准不统一、兼容性差，难以实现信息的有效共享和交换。在数字化加工方面，扫描、拍摄等数字化处理过程也缺乏统一的技术标准，具体表现为文件格式、分辨率、色彩模式等参数设置不统一，元数据描述不规范，版本控制机制混乱，使数字档案的质量难以保证。此外，在信息系统建设方面，缺乏统一的功能需求和接口标准，各出版单位自行开发的系统平台标准不一，烟囱林立，数据壁垒突出，阻碍了信息的互联互通和资源的优化配置。

　　2.3 平台建设问题：档案管理系统功能不完善

　　信息化管理平台是推动图书出版领域档案管理信息化建设的重要载体和工具，但目前该平台普遍存在功能不健全、性能不优化的问题。一是平台建设定位不清晰，忽视了档案业务需求，未能围绕内容生产、编辑管理、活动开展等图书出版核心业务进行功能设计，导致系统功能单一，无法为业务部门提供有效支撑和服务。二是平台缺乏集成性，大多数平台仅实现了档案目录的数据库检索和部分档案文件在线浏览的功能，与出版业务管理系统衔接不够，未形成档案信息一体化管理和集约化应用模式。三是平台稳定性和安全性不足，系统架构、软硬件性能、运行维护以及安全保障等方面存在薄弱环节，这在一定程度上影响了平台的实际应用效果。

　　2.4 数据利用问题：档案数字资源开发利用不足

　　数字档案资源是图书出版单位的宝贵信息资产，但当前普遍存在对档案数字资源认识不足、开发利用程度低的问题。首先，多数出版单位仅停留在档案的数字化加工阶段，对已有的电子文档、数字图像等档案形式缺少必要的内容加工和深度开发，导致数字档案资源未能转化为具有实际价值的数字资产。其次，档案数字资源的管理应用不充分。鲜有出版单位对所形成的数字档案资源进行系统梳理和专题开发，与选题策划、内容编辑生产关联不够紧密，未能发挥数字档案对业务发展的支撑作用。再次，数字档案资源的共享与开放程度不够。部分出版单位对外开放的意识和能力不足，缺乏将数据资源融入数字出版服务体系的网络平台，其社会价值有待进一步挖掘。

　　2.5 人才保障问题：专业档案管理人才匮乏

　　人才队伍建设滞后已成为制约图书出版档案管理信息化发展的另一个突出问题。出版单位的档案部门普遍存在人员配备不足，年龄结构、知识结构不合理等的问题，导致人员的专业素质难以适应信息化建设的需要[4]。从业者中既缺乏熟悉图书出版业务、精通档案管理的复合型人才，又缺少掌握计算机、网络技术，并具备系统开发、数据分析等技能的高端技术人才。同时，现有档案人员知识更新不及时，以及信息化管理意识和创新思维不足，这在一定程度上限制了其发展潜力。此外，缺少跨部门、跨专业的复合型团队，人才聚集和激励机制也有待完善，人力资源保障的薄弱已成为档案管理信息化建设的最大短板。

　　3  图书出版视角下档案管理信息化建设的实现路径

　　3.1 顶层设计：制定图书出版档案管理信息化建设总体规划

　　推进图书出版领域档案管理信息化建设，一要提高认识，将档案信息化建设纳入出版单位数字化转型发展的战略全局，明确建设目标、主要任务和实施步骤。二要坚持需求导向，紧密结合图书出版业务发展实际，围绕内容生产、编校管理、宣传营销等核心工作，规划确定档案信息化建设的重点领域和关键环节。三要统筹兼顾，做好档案信息化建设专项规划与出版业务管理信息系统建设规划之间的衔接，确保在软硬件投入、人员配备、进度安排等方面形成合力。四要创新机制，建立健全覆盖档案信息化建设全过程、多层级的组织领导体系和运行管理机制，明确牵头部门和参与部门的职责分工，形成领导有力、分工明确、协同高效的良性运行格局。

　　3.2 标准建设：构建图书出版档案管理信息化标准规范体系

　　标准化是推进图书出版档案管理信息化建设的基础性工作。要加快构建涵盖业务管理和技术应用两个层面的档案信息化标准规范体系。在业务管理方面，制定图书出版领域档案分类、档号编制、著录描述、保管利用等各项业务标准，规范工作流程，统一数据格式。在数字化加工技术方面，研究制定档案数字化文件格式、扫描参数、元数据标引、版本管理等技术标准，以提高数字档案质量，实现跨系统检索利用。此外，还应加强功能需求、数据接口、服务协议等标准规范建设，以促进多业务系统间的互联互通和信息共享。

　　3.3 平台建设：开发集成化的图书出版档案管理信息系统

　　档案管理信息系统平台是图书出版单位档案信息化建设的核心载体，是发挥数字档案资源效用的关键所在。要充分借鉴新一代信息技术发展成果，开发集成化的档案信息系统平台。系统功能设计要紧扣出版业务需求，除支持常规功能外，还应嵌入对接选题论证、组稿审读、编辑加工、发行营销等业务管理环节，实现档案与业务管理的协同。系统架构应具备开放性、兼容性、可扩展性，确保与已有各类业务管理系统无缝对接，打破“信息孤岛”。同时，利用新技术手段增强系统对海量档案数据的存储、检索、分析、挖掘能力。

　　3.4 资源整合：推进图书出版档案信息资源开发利用

　　档案资源开发利用是档案信息化建设的根本目的。要建立健全档案资源开发利用的工作机制，从体制、人员、经费等方面加大支持力度。深入挖掘档案的多维价值，聚焦选题策划、重点作者、畅销图书、经典读物等，开展档案资源的专题开发和精品开发。鼓励利用数字档案资源开发融媒体出版产品，创新服务模式。完善档案公开和利用制度，建设面向社会公众的网络检索平台，加大数字档案资源的开放共享力度，提升出版文化的传播力和影响力。

　　3.5 队伍建设：加强图书出版领域档案管理信息化人才培养

　　人才队伍是推进档案管理信息化建设的关键力量。要把人才建设摆在突出位置，完善档案人才培养体系、强化激励机制。拓宽人才引进渠道，采取柔性引才、项目聘用等方式，吸引既懂档案业务又精通信息技术的复合型人才。注重提升从业者的综合能力，针对图书出版工作实际和岗位现状，以及未来数字化转型的方向，做好对融合发展人才、业务骨干、编校业务带头人、领军人才的培养工作[5]。推进跨界协作，建立档案部门与业务部门、技术部门的联动机制，组建跨部门、跨专业的信息化项目团队，发挥集体智慧和协同效应。

　　参考文献

　　[1] 杨久凤 , 王玉玲 . 数字时代下档案管理与研究的重构与创新 [J]. 山西档案 ,2024(3):84-86.

　　[2] 陈怡 . 互联网技术视角下我国档案管理的发展逻辑、历程与趋向 [J]. 档案学研究 ,2021(3):141-148.

　　[3] 于英香 , 滕玉洁 . 大数据背景下档案管理数据化转型探析 [J]. 中国档案 ,2021(1):81-83.

　　[4] 李苏澜 . 新时代教育图书出版人才的培养路径 [J]. 出版广角 ,2024(S1):108-113.

　　[5] 王晓琴 . 事业单位电子档案管理的优势、问题及对策 [J]. 山西档案 ,2022(5):186-188.

　　【作者简介】苗俊青（1975—），男，汉族，山西太原人，山西三晋报刊传媒集团副总经理、副编审，学习报社社长，《教育》杂志社社长、总编辑，《文化产业》杂志社社长、总编辑，硕士，研究方向：档案信息化。