企业集团数字档案馆（室）建设，慢了吗?

　　11月初，国家档案局召开企业集团数字档案馆（室）建设试点工作推进会。一组数字引发关注：2022年起，国家档案局分3批共确定试点企业集团86家，目前，8家通过验收，7家完成所有试点任务，并上报总部验收申请。

　　“进度是不是有些慢？”

　　我们可以算一算时间账：从2022年启动到现在，已是第三个年头，通过验收的尚不足10%。另外，根据工作安排，明年6月底前，要完成50家试点单位的验收工作。满打满算还剩不到8个月的时间。然而，国家档案局作出判断——“进展符合规划预期”。

　　为什么会作出如此判断？试点任务能否如期收官？时间压力下，试点单位会不会为赶进度而“偷工减料”，搞形式主义？来看调查——

　　“慢”的再审视：集中进入成果期

　　诚然，看验收率，容易产生“进度慢”的印象。但观察整体趋势，却是全然不同的景象——

　　浙商银行是全国首家通过试点验收的企业集团，时间是今年3月12日。紧接着，兴业银行于同月通过验收，成为全国第二家通过验收的试点单位。4月至10月，蚂蚁集团、传化集团、国家电网等6家试点单位相继通过验收。加上已完成全部试点任务等待验收的7家，以及将于年底前提交验收申请的近20家，共计近35家试点单位于今年集中进入成果期，占比约40.7%。

　　对比着看，会看得更清楚。国家电网既是“十三五”时期企业数字档案馆（室）建设试点，也是“十四五”时期企业集团数字档案馆（室）建设试点。前者于2018年启动，第二年末即通过验收。后者于2022年启动，虽有前期打下的坚实基础，仍历时两年多才完成全部试点任务。同样是聚焦数字档案馆（室）建设，且此前已具备较优越的工作条件，为何后者反而推进更慢？

　　对照两次试点的验收指南，不难发现，不管是配备较高性能的档案信息化基础设施，部署功能齐全的电子档案管理信息系统，还是实现较高传统载体档案数字化率，建设符合要求的专题库，抑或是加强安全保密和制度规范建设，并对实现办公自动化系统和至少1个业务信息系统电子文件单套归档予以突出强调，两者之间内涵一致、一脉相承，体现出明显的承继性。

　　那么，不同之处在哪儿？“集团”二字是题眼。强调“集团”，就是强调由“点”及“面”。如果说“十三五”时期的试点任务重在“点”的突破，建设了一批具有国际先进水平的企业数字档案馆（室），进入“十四五”，则是向构建以企业总部为中心、所属单位为节点的互联互通的数字档案馆（室）体系进发。正因此，验收指南专门规定，需先由集团对所属单位进行验收，待通过后，再向国家档案局提交总部验收申请。

　　而对于一家企业集团来说，所属单位不仅数量众多，且所处区域、业务范围、档案工作基础等各不相同，其内部差异使得集团层面的整体建设颇为复杂。因此，纳入的所属单位越多，建设难度越大。若想降低难度、加快进度，减少数量是最立竿见影的选择。但缺乏足够的量，何谈建设横纵贯通的数字档案馆（室）体系。国家档案局将“拥有不少于10家所属单位（以合并财务报表为准）”列为试点申报条件之首，将所属单位数字档案馆（室）建成比例作为验收的关键指标，体现了这一导向。

　　来看企业不约而同的行动：华能集团将所属178家下属单位纳入试点范围，仅开展验收就用时8个月；南方电网纳入试点范围的138家所属单位涉及公司所有业务版块，正紧锣密鼓进行验收；蚂蚁集团总部带动103家所属单位建成数字档案室；兴业银行总行、全部45家分行和4家子公司均开展了试点建设……

　　这样一来，不仅建设难度更大，投入的资源也更多。企业作为经济组织，最讲究“算账”，不管是以扩大营收为目标的进攻型业务，还是以降本增效为导向的防守型部署，都在围绕成本与收益做文章。那么，企业集团数字档案馆（室）建设这项明眼一看就要花钱的大事，为何参与者众多？在遭遇营收压力的情况下，什么因素驱动其主动选择一条更难的建设之路？

　　“慢”的再追问：缘何知难而进

　　“充足的资源基础是开发利用的前提，集团共计投入1.2亿余元进行纸质档案数字化扫描。

　　“在业务指导中看到，企业的档案意识越来越强。此前，有公司认为已建设金融级灾备系统，进行档案数据离线备份多此一举，现在却主动开展这项工作。

　　“面对领导层的‘灵魂之问’——每年拨给档案部门200万元经费，创造了什么价值时，通过探索档案价值显性化路径，让我们顺利度过‘生存危机’。”

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　　推进会是理解试点单位缘何知难而进的一扇窗。与各试点单位个性化的精彩分享相呼应的，是国家档案局经科司有关负责人直指要害的剖析：企业档案部门对于自身被边缘化和弱化的担忧，与档案工作在企业经营活动中存在感不强、参与度不高紧密相关。数字化转型、AI技术应用等给档案部门带来了千载难逢的机遇，必须紧紧抓住、牢牢把握。藉由试点建设，一方面，向前延伸，把前端工作变成档案工作的一部分，增强数据管理能力。另一方面，向后延展，增强开发利用的广度和深度，把以利用档案为主的业务工作和知识管理等纳入档案部门职责范围。通过赋予档案管理新内涵，拓展发展新空间。

　　试点工作呈现的正是这样的图景。兴业银行机要管理处处长刘兴城介绍，通过利用所积累的大量档案数据，研发落地了文档智能化抽取、审核、比对、问答等功能，打通“档案+知识+AI”赋能业务的实践路径，有力推动前端业务开展，给财报解析、信贷业务画像等带来直接帮助。目前，数据量较大的对公信贷、零售信贷、信用卡等业务系统都已与档案管理系统实现对接。公司还将数字档案馆（室）建设的整套制度规范、管理系统、经验做法向中小银行推广，协助泸州银行打造数字档案管理系统，共同推动行业档案数字化转型。

　　“数字化转型是企业的生死存亡之战，档案部门决不能置身事外”，这既是兴业银行参与试点建设的初心所在，也是86家试点单位的共识共鸣。

　　这些单位中，既有多次申报过国家档案局试点项目的“老面孔”，也有首次参与试点的“新力量”。从地域看，浙江最为踊跃，共7家单位申报，且3家已通过验收，数量领跑全国。江苏、青岛、深圳紧随其后，分别有6家、5家、4家。从类型看，涵盖国有、混合、民营3种不同类型所有制企业。从领域看，涉及金融、制造、能源、交通、服务等行业，一定程度上代表新质生产力的发展方向。金融业作为最为积极拥抱数字化转型的行业之一，申报最为踊跃。试点单位中，仅银行就达7家。

　　看效益——

　　中国信达集成建设的数字档案管理平台节约建设成本共计约1020万元，南方电网材料归档审核和预组卷时间从原来的每卷1小时减少到约3分钟，广西交通设计集团总部和参与试点的下属单位每年分别节约打印纸1000万张、800万张……他们以自身创造性探索为非试点单位推进此项工作“打了样”。

　　“慢”的再思考：快与慢的辩证法

　　试点工作任务重、难度大，探索过程中不可避免会遇到困难和阻碍。有的觉得时间太紧张，希望将验收时间延至2026年。有的不知从何着手开展业务信息系统与档案管理系统的交互，一时“卡住”。有的因部分下属单位存量历史档案多、数字化任务重，短期内无法争取到足够的资金支持，希望放宽要求……

　　“不延期，‘十五五’将有新的任务部署”“有的单位业务系统归档文件未超过1个归档周期，体现不出试点的意义”“传统档案数字化率是验收的关键指标，要严格落实”……推进会上，国家档案局经科司有关负责人给出明确回应，释放鲜明信号：一方面，试点工作再加劲，不放松不拖延；另一方面，一把尺子量到底，标准要求不降低。

　　为帮助解决当前存在的问题，国家档案局邀请进展快、成效大的试点单位作经验交流，供参考借鉴。其中，既有完成61个业务系统自动归档、归档文件超3231万件的中兴通讯，也有将归档难度极大的生产管理系统（MES）作为研究对象，实现生产过程重要点检数据集成归档的赛伦集团，还有在飞机型号档案管理方面卓有成效的中国商飞，等等。

　　除了大力推介他们的成熟做法和成功经验外，还鼓励将之及时总结上升为标准规范。比如，试点工作关于产品数据管理（PDM）、企业资源计划（ERP）等业务系统电子文件单套归档的探索，加快了《ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范》《招标投标电子文件归档规范》等标准的出台。

　　在落地执行中，尤为需要档案、信息化部门和供应商等多方力量协同。“业务系统与档案管理系统交互，涉及经费申请和资源调度，业务部门并不积极”，华能集团办公室文秘档案处处长冷秀斌没有一味求快，而是选择“等待”。他分析到，一个业务系统的生命周期大约为5年，如果在其改造或重建时及时介入，往往事半功倍，能够有效减少阻碍。虽然试点方案只选择了OA系统和合同管理系统，但目前仅总部就有40余个业务系统正在与档案管理系统平台对接，“3至5年后，基本能够实现核心业务系统电子文件单套归档，使之成为集团最核心的数据资产”。

　　一面是不断加速的系统对接，另一面是主动放慢的数据治理，“要避免为了归档而归档，‘脏’数据一旦进入，直接影响专题数据库的开发质量和共享利用的便捷高效”。在“十三五”时期试点工作中，冷秀斌和团队的一项重要工作便是“治污”。通过将OA系统十几年来积累的历史数据重新梳理，与实体一一对应，完成源头整治，并在系统中将管理流程固化下来。如，为避免元数据缺失，设置为必填项。保管期限容易漏填，就改为勾选项，降低判断难度。对到期仍未办结归档的事项发送信息提醒，3个月仍未办结的，由人工再次提醒等。此次试点中，这一做法延伸至178家所属单位，共治档案资源“蓄水池”。

　　试点工作有时限，数字档案馆（室）建设无终点。不为试点而试点，让我们翘首以待长期主义所积聚并释放的巨大能量。

　　原载于《中国档案报》2024年11月25日 总第4217期  第一版