管好还要用好 ——城建档案数字化发展观察

　　刚闭幕的全国住房城乡建设工作会议明确，管好城建档案，完善工程建设档案管理制度，建立城建档案移交履约信用监管机制，推进城建档案数字化建设。

　　城建档案数字化建设是应对新形势、新任务、新要求的必然选择。近年来，湖南、山东等地统筹实际需求，有序推进平台开发利用，充分发挥数智赋能效应，提升城建档案收集管理效率和服务效能。

　　运用数字技术

　　数字化档案具有易于保存、方便查询、管理高效等优点，体现了城建档案资料保存管理的趋势和方向。为提高数字化档案收存比例，多地开发上线城建档案管理一体化平台，突破事后归集思维局限，通过外延服务端口，在线上实时指导、动态审核各参建主体提交的项目材料，实现对建设工程档案的全过程管理，确保客观记录和反映工程建设情况。

　　去年，湖南省建成全国首个数字城建档案馆，充分运用大数据、人工智能等信息技术，通过明确建筑工程立项、规划、勘察设计、施工和竣工验收等各个阶段数字化档案归档标准，打造住房城乡建设行业“项目库、机构库、人员库、信用库”。

　　相关负责人介绍说，建设全省统一的数字城建档案馆的核心是房建和市政项目的数字化归档，大幅降低建设投资和运行管理成本，方便全省统一进行异地备份和利用查询。对于增量项目，主要依托项目动态监管等系统进行数字化结构化提取和分阶段归档；对于存量项目，主要按照需求牵引和急用先行的原则，逐步实现所有存量项目的数字化归档。

　　山东省济南市高新区创建数字城建档案馆，以“移交便利化、指导全程化、利用便捷化、证书电子化”为目标，推进档案数字资源跨区域、跨部门共享利用，实现建设工程档案移交“一网通办”，大幅缩减移交档案的时间及成本。

　　打破部门和行业限制，深化系统互联、信息互通，实现档案信息资源的“一键抓取”和系统间共用。联通济南市数字化图纸闭环管理系统、电子证照系统、高新区城市建设管理智慧化平台、工程建设项目审批等业务平台，系统间直接获取电子证照、电子竣工图等原生电子档案信息；从档案的接收、指导、审核、信用、监管到移交证明手续推送至审批系统，全业务流程实现“一网通办、一屏通览”。其中，档案移交中占比较大的竣工图实现单套制移交，由原来的8个环节缩减为3个环节，既有效解决了整理繁琐、核查难等问题，又为项目单位节省了70%以上的费用、90%以上的时间。

　　集成数据，构建信息服务中心。通过打造数字城建档案管理系统，创新推行工程档案智能化接收、数字化存储、高效化应用，缩短工程资料编制、档案移交、资料报送、网上查询时限。利用系统自动生成的数据信息，实现数据精细化管理、分类分项统计，按需形成分析报表，为项目工程改扩建、装饰装修、拆迁等工程提供既有建（构）筑物抗震性能、人防、消防、电梯设备等要素分析，为城市规划编制和审批、老旧小区更新改造、房屋质量安全鉴定、建（构）筑物普查等提供数据支持。

　　提升保管效能

　　为进一步提升馆藏档案保管功能，多地推进档案馆智慧化建设工作，全面升级城建档案容量。

　　浙江省衢州市探索构建城建档案大数据管理体系，推进城建档案系统优化及存量档案数字化项目实施，共完成工程档案规范化整理3333卷、扫描加工10158卷。新档案馆增至1000平方米，密集架总长6931米，预计可接纳档案约17万卷，满足未来6~7年的归档需求，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案管理及安全防范体系，通过智慧安全库房建设，实现对基础设施与档案数据的智能监测、实时预警、多维度管控、智慧应急处理，强化保管服务能力，提升安全管理与档案管理服务水平。

　　天津市城市管理委员会以档案信息化建设为牵引，强化数字化理念、运用数字化手段，创新工作思路，推动城建档案数字化转型。通过开发OA（办公自动化）系统公文模块收发文流程，打造电子公文共享数据库。OA系统开通归档端口后，同步引入档案局馆室一体化系统，利用同步功能，实现城建档案一体化管理。

　　开发过程中，天津市城市管理委员会与市档案局、网信办积极对接，将文件归档工作前置到收发文办理运转环节，从源头控制数字档案信息的生成、移交、归档、保管、利用等环节，确保归档后的档案信息规范、完整、有效。去年以来，已完成电子公文在线档案同步归档135件。

　　方便查询使用

　　房屋装修时，如何避免破坏承重墙、挖断水电管线等情况，确保房屋安全？浙江省温州市开展惠企便民查档服务，上线城建档案查询系统，只要打开手机刷一刷脸，就能调出名下房产的平面图、水电图，房屋结构、水电管线一目了然。

　　据了解，该系统具备信息一键提取、电子签章、声像档案数据库等功能，提升档案管理服务专业化、规范化、便利化水平，涉及老旧小区改造及拆迁、地下市政基础设施普查、房屋安全鉴定、消防排查、加装电梯等多个方面。

　　随着城市建设不断推进，房屋装修、项目审批等场景对城建档案的利用需求逐渐增多。“以前只能线下查询，很不方便。”一位有查询需求的市民说，“线下查档需要的证明材料多，距离远、耗时长、查询率低。”

　　为了方便群众查询，工作人员完成馆藏数据梳理，确保数据的精准性。在内部数据梳理的基础上，温州城建档案查询系统打通了城建档案馆与不动产中心的业务壁垒，与各区县城建档案实现联查。去年6月，温州市城建档案查询系统在“浙里办”上线试运行，市民不需要提交任何材料，在“浙里办”刷脸通过身份认证后即可进入该应用。系统显示的房产信息详细丰富，包括规划许可证、施工许可证、总平面图、建筑及结构竣工图等，目前已收录全市40万余户城建档案信息。

　　摘自　《中国建设报》　2024.01.17　盛卿