数字化背景下政协档案资源管理模式创新研究

　　作者：侯晓霞

　　摘要：在数字化时代背景下，政协档案管理现代化建设已经成为档案工作的重要组成部分。数字化技术被广泛应用到政协档案管理工作中是发展档案事业的必然趋势，同时也对政协档案的管理水平提出了更高质量的要求。在分析政协档案资源管理现状的基础上，深入剖析了数字化背景下创新政协档案资源管理模式的必要性，进而提出了实现该模式创新的主要路径。这些路径旨在推动政协档案管理工作的数字化转型，以期更好地发挥档案资源在服务政协履职、助力国家治理体系和治理能力现代化进程中的作用。

　　关键词：政协档案；数字化转型；档案资源管理；模式创新

　　政协档案不仅是政协委员思想的结晶，也是他们为人民服务的凭证，更是政协机关日常工作的主要依据。现阶段的政协档案管理人员及领导虽已基本具备了专业化、系统化的档案管理数字化意识，以及档案管理的技能与专业素质，但仍有进一步提升的空间。为此，需要采取一系列措施推动数字化背景下政协档案资源管理模式创新。传统的档案资源管理模式，在管理文书档案、社情民意档案、提案档案、文史档案及实物档案等各类档案时，显现出若干局限性，诸如档案电子化程度低、管理队伍配置不稳定等。为实现政协档案管理的数字化转型，构建一个结构有序、内容丰富的档案信息库，必须从提升其专业化、系统化与特色化的方向推进，着力提升档案信息的利用率和服务水平[1]。

　　1  数字化背景下政协档案资源管理面临的挑战

　　1.1 传统档案管理观念与数字化转型需求不匹配

　　当前，部分政协机关和单位的档案管理观念仍然停留于传统工作模式，与数字化时代的档案资源管理转型需求不相匹配。这些单位对档案管理工作重视不足，将其视为繁琐的行政事务，忽视了档案管理在保障机关合法权益、保护历史文化遗产、服务决策科研等方面的重要价值。这种观念直接导致档案管理在日常工作中缺乏规范性，档案材料频繁出现丢失、损坏和浪费的情况。同时，档案管理工作在部分政协机关和单位中呈现边缘化趋势。专业的档案管理人才匮乏，大多由机关干部兼职负责，难以保障工作质量和效率，也限制了档案管理的创新发展。此外，档案管理制度不健全、执行不到位、监督检查不力等问题，进一步影响了档案管理工作的正常运转。管理职责不清晰使得档案的真实性与准确性受到影响。因此，传统的档案管理观念已经无法适应数字化时代的转型需求。政协机关和单位亟须更新理念，充分认识档案管理的重要价值，强化制度建设和人才培养，推动档案管理工作向规范化、专业化方向发展，为政协事业高质量发展提供有力支撑。

　　1.2 基层政协档案管理方式难以适应数字化环境

　　当前，传统的政协档案管理方式仍然在很多政协机关与单位内部运行，但其效率低下、管理混乱的问题已经严重阻碍了政协档案管理工作的现代化进程。特别是基层大量的文件和资料仍以纸质形式保存，管理效率低下、检索困难、保管成本较高，难以满足数字化时代对档案管理效率与质量的双重需求。在信息化与数字化浪潮的推动下，现代档案管理正逐步向电子化、智能化转型。先进的信息技术手段被广泛应用于档案管理领域，大大提高了管理效率和便捷性。然而，受限于科技投入不足和技术支持缺乏等因素，部分基层政协机关和单位的档案管理方式仍然停留于传统阶段，未能充分利用现代信息技术，导致档案管理工作受到传统模式的局限[2]。为了适应数字化环境，提升基层政协档案管理水平，基层政协机关和单位亟须加速推进档案管理方式的革新，积极引入先进的信息技术手段，推动档案管理工作的数字化、信息化转型，确保档案管理工作高效有序进行，为政协事业的发展提供更加有力的支撑。

　　1.3 政协系统档案管理标准化建设亟须加强

　　档案管理是一个体系工程，缺乏标准化、规范化的约束和管理，将导致优质珍贵档案资源的流失。从这一角度看，必须对政协档案实施标准化的管理，在单位内部建立统一的档案管理标准，并加大资金投入力度，培养专业化档案管理专职人员，助力档案管理标准化的实现。因此，档案管理标准是开展档案管理工作的基础和依据，对规范档案管理活动、保障工作质量和效率具有重要作用。然而，当前部分政协机关和单位的档案管理标准体系尚不健全，缺乏明确的操作规程和标准，导致档案管理工作难以有序开展。即便制定了相关的管理制度如《档案管理制度》，也常常由于执行不力而流于形式。这既可能是因为相关人员对标准认识不足，缺乏必要的培训和指导；也可能是因为组织管理松散，缺乏对标准执行情况的监督检查。此外，随着时代进步和档案管理领域的变革，管理标准也需要与时俱进，不断更新完善。但现实中，标准的制定普遍滞后于实际需求，难以及时跟上档案管理领域的新要求和新技术，使得档案管理工作无法完全适应时代发展需求。

　　2  政协档案资源管理模式创新的必要性

　　2.1 数字化时代对政协档案资源管理提出新要求

　　在数字化时代，政协档案资源管理面临着新的机遇和挑战。随着信息技术的快速发展，海量的电子文件、音视频资料不断涌现，传统的管理模式难以适应信息爆炸式增长的趋势。同时，档案开发利用的需求愈发多样化，传统服务方式已难以满足用户的多元需求。政协档案，作为政协履行职能全过程和重要成果的记录，涵盖了文书、社情民意、文史、提案、声像、实物等多种类型。其中，文书档案具有重要的历史、法律和管理价值；社情民意档案反映了社会各界的意见建议，是政协履职、服务群众的重要依据；文史档案对于文化传承和学术研究具有重要价值；提案档案全面记录了政协议政工作；实物档案则生动展现了政协工作的重要成果。面对数字化时代的新要求，政协档案管理亟须创新管理模式，积极运用现代信息技术，推进档案资源的数字化转型和智能化管理，建立高效、便捷的档案信息服务体系，深度挖掘档案资源的价值[3]。只有与时俱进，创新管理模式，才能更好地发挥档案在服务政协工作、助力国家治理体系和治理能力现代化中的重要作用。

　　2.2 创新管理模式是提升政协档案管理水平的关键

　　创新管理模式是适应时代发展、提升政协档案管理水平的关键所在。当前，政协档案管理工作中尚存在管理观念陈旧、管理方式落后、标准化程度不高、人才专业化水平不足等问题，严重制约了档案管理效能的提升和档案事业的健康发展。为此，推进档案管理工作需要从以下3个方面着手：首先，专业化发展是创新管理模式的重要内容。专业化要求建立健全的档案管理制度体系，遵循档案管理的客观规律和标准规范，确保管理工作的科学性、系统性；提升档案管理人员的专业理论素养和实践技能，熟练运用现代管理方法和技术手段；加快推进档案资源的数字化进程，提高管理的信息化水平。其次，系统化建设是创新管理模式的重要路径。从整体上推进管理工作的规范化、流程化，明确管理职责、优化业务流程、完善工作机制，构建布局合理、结构科学、功能完善的档案管理体系；强化档案资源的整合力度，建立档案信息管理系统，推动档案信息在政协内部的共享交流，提升管理效能。最后，特色化发展是创新管理模式的重要目标。政协档案在服务大局、履行职能中具有独特价值，需要在管理中彰显特色、凸显优势。针对不同类型档案资源的特点，分类制定个性化管理办法。围绕政协中心工作，加强档案的开发利用，提供更加精准、个性化的信息服务。挖掘档案蕴含的历史文化价值，创新宣传手段，扩大社会影响，传播政协声音、提升政协形象[4]。

　　3  政协档案资源管理模式创新的主要路径

　　3.1 更新管理理念，促进档案资源数字化转型

　　《“十四五”全国档案事业发展规划》擘画了档案事业未来五年的发展蓝图，也明确了高质量发展的主题主线，档案信息化应成为驱动档案事业创新、推动档案工作数字化转型的重要力量。在大数据态势下，谋求政协机关与单位档案管理工作的创新发展，首先要重视档案管理观念的创新。其次，要充分利用信息化技术，构建档案管理信息系统，并将其与智慧政协、人事财务等系统有效整合，实现信息共享和互通，从而提升工作效率，减少数据冗余和错误，增强管理效能和决策能力。基于档案数字化机制常态化的理念，应有序开展档案数字化相关工作，并依托大数据、互联网及5G等先进技术，在档案管理系统内部形成紧密的网络关联形态，为各部门档案管理工作提供安全有效的服务平台。最后，需加强对电子文件的管理和运用，通过电子文件管理系统实现文件的电子化、流转化和检索化，鼓励单位内部采用电子文件，减少纸质文件的使用和存储，提高工作效率和便利性，并建立健全数据备份系统[5]。

　　3.2 加强人才培养，提升档案管理队伍专业素养

　　在政协机关和单位档案管理工作中，工作人员的业务素质高低将直接影响政协机关与单位档案管理工作效果与质量，进而影响档案管理事业的长远发展。在当前大数据环境下，政协机关与单位档案管理工作人员需具备扎实的档案管理专业知识及信息化建设相关技能与素养。这需要政协机关与单位和社会更多地关注政协机关与单位档案管理人才的培养，打造适合的定向培养方案，包括为现有的档案管理人员提供系统的培训，涵盖档案管理法规、信息技术应用、文件归档与分类、保密与安全等内容，以提升其专业素养和实践能力。同时，政协机关部门在档案管理信息化建设的过程中，还需针对档案管理人员的不足之处定期组织专门的培训课程或研讨会，包括信息技术应用、数据挖掘和知识管理等相关知识和技能，以及档案管理信息化系统的操作、维护、数据分析等方面，逐步提升档案管理人员的专业水平。此外，应积极引进具备信息技术、数据分析和知识管理背景的专业人才，为档案管理信息化注入新思维和新技术，指导档案管理人员更好地利用信息化工具进行档案管理，提高实际工作效率。

　　3.3 建设数字档案平台，实现档案资源线上服务

　　数字化档案平台建设是政协机关与单位档案信息化建设的重要内容，涉及软硬件基础设施建设、网络建设、数据库建设以及档案网站建设等多个方面。新修订的《中华人民共和国档案法》对电子档案管理系统建设、合格电子档案的法律规定及法律地位等作出明确规定，为文件以电子形式单套归档提供了法律保障。因此，建设数字化档案平台，需从政协机关和单位的纸质档案数字化入手，通过扫描、归档和分类存储等手段，实现档案资料的电子化。这一过程需要投入一定的人力物力，以确保档案数字化的全面性和准确性。其中，数据库建设是关键环节之一。要积极推进开发标准统一、经济适用、通用可靠的档案管理软件，统一录入标准，完善目录数据库，便于档案的检索和利用。同时，利用自动化办公系统和电子文书档案，实现档案系统与数据库的深度融合，利用高速扫描等技术加速纸质档案的数字化进程。在档案网站的建设方面，需要信息技术部门的大力支持，建成的网站平台可以满足公众线上查档的需求，促进政协档案资源的共享利用。但目前，档案网站的使用率和普及率还有待提高，需要加大宣传力度，优化网站功能，进一步提升用户体验。此外，还需完善档案信息安全备份机制，确保数字化档案数据的安全与完整，持续优化平台功能，加强信息的安全管理，制定应急预案和灾备机制。定期维护和更新系统，保障其稳定运行。

　　参考文献

　　[1] 张书言 , 王芹 . 数字时代机关归档工作创新研究 : 基于对《机关档案管理规定》的解读 [J]. 山西档案 ,2020(6):141-146,163.

　　[2] 牛力 , 王钰涵 . 面向政府的档案信息资源开发利用研究综述 [J]. 档案学研究 ,2016(2):60-66.

　　[3] 赵鑫强 , 李颖 . 智库建设视角下的政府档案知识管理系统研究 [J]. 山西档案 ,2021(6):54-60.

　　[4] 李燕 . 数字政府背景下档案资源辅助决策模式研究 [J]. 山西档案 ,2023(6):121-124,120.

　　[5] 隋野 . 机关档案数字化建设推进策略 [J]. 兰台世界 ,2024(4):60-61,66.

　　【作者简介】侯晓霞（1982—），女，汉族，山西原平人，定襄文史编研中心档案管理八级，学士，研究方向：政协社情民意、提案、文史工作。