《湖北省档案管理条例》

（1998年7月31日湖北省第九届人民代表大会常务委员会第四次会议通过　2004年1月16日湖北省第十届人民代表大会常务委员会第七次会议第一次修订　根据2014年9月25日湖北省第十二届人民代表大会常务委员会第十一次会议《关于集中修改、废止部分省本级地方性法规的决定》第一次修正  根据2017年11月29日湖北省第十二届人民代表大会常务委员会第三十一次会议《关于集中修改、废止部分省本级地方性法规的决定》第二次修正  2024年9月26日湖北省第十四届人民代表大会常务委员会第十二次会议第二次修订）

目   录

        第一章　总  则

        第二章　档案机构及其职责

        第三章　档案收集、整理和保护

        第四章　档案开放、公布和利用

        第五章　档案信息化建设

        第六章　监督检查

        第七章　法律责任

        第八章　附  则

第一章  总  则

        第一条 为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进档案事业现代化，服务保障经济社会高质量发展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》等法律、行政法规，结合本省实际，制定本条例。

        第二条 本条例适用于本省行政区域内档案收集、整理、保护、利用、信息化建设及其监督管理等活动。

        第三条 档案工作应当坚持中国共产党的领导，健全党领导档案工作的体制机制。

县级以上人民政府应当把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入本级政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。

        第四条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用，发挥档案存史、资政、育人功能。

        第五条 县级以上人民政府及有关部门应当在政策、项目、资金、技术等方面支持档案科学研究、技术创新，促进科技成果和先进技术在档案工作中的转化和应用，推动档案科技进步。

        第六条 县级以上人民政府及有关部门应当加强档案宣传教育，普及档案知识，传播档案文化，增强全社会档案意识。

        报刊、广播、电视、互联网等媒体应当开展档案公益宣传，营造关心、支持档案事业发展的社会氛围。

        第七条 省人民政府应当推动省内外档案事业协同发展，建立健全工作机制，加强跨区域、跨部门档案资源共享。

        鼓励和支持在档案领域开展国际交流与合作。

        第八条 鼓励社会力量通过捐赠、资助、志愿服务等方式，参与和支持档案事业发展。

        对在档案收集、整理、保护、利用、信息化建设等工作中做出突出贡献的单位和个人，按照国家和省有关规定予以表彰、奖励。

第二章  档案机构及其职责

        第九条 县级以上档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，依法履行下列职责：

        （一）贯彻执行有关法律、法规、规章和国家有关方针政策；

        （二）编制档案事业发展规划和制定档案工作制度规范，并组织实施；

        （三）统筹协调和监督、指导档案工作，对有关法律、法规、规章和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为；

        （四）组织、指导档案理论与科学技术研究、档案信息化建设、档案宣传教育、档案工作人员培训；

        （五）法律、法规规定的其他职责。

        开发区、风景名胜区等各类功能区的管理机构应当确定档案机构或者档案工作人员，保障档案工作依法开展。

        第十条 乡镇人民政府、街道办事处应当建立健全档案工作制度规范，指定人员负责管理本机关的档案，按照规定向有关档案馆移交档案，并对所属单位、村（居）民委员会等的档案工作实行监督和指导。

        村（居）民委员会应当建立和落实村（社区）档案管理制度，指定人员负责档案工作。

        第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当履行档案工作主体责任，建立健全档案工作责任制，确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

        县级以上档案主管部门应当会同同级国有资产监督管理机构，加强对国有企业档案工作的监督和指导。

        第十二条 档案馆包括综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆和企业事业单位档案馆等，其设置、变更和管理按照国家和省有关规定执行。

        第十三条 综合档案馆应当配备与其职责和规模相适应的专业人员，依法履行下列职责：

        （一）收集本馆分管范围内的档案；

        （二）按照规定整理、保管档案，开展档案信息化建设；

        （三）依法向社会开放档案，并采取各种形式研究、开发档案资源，为社会各方面利用档案资源提供服务；

        （四）开展档案宣传教育；

        （五）对档案移交进馆单位开展业务指导和咨询服务；

        （六）对所在行政区域内档案馆开展业务指导；

        （七）完成档案主管部门按照规定委托的有关工作；

        （八）法律、法规规定的其他职责。

        按照国家和省有关规定设置的其他各类档案馆，参照前款第（一）项至第（四）项规定依法履行相应职责。

        第十四条 县级以上人民政府及有关部门应当优化档案人才引进、培养、使用、激励机制，建立档案人才库、专家库，加强专家型和应用型人才培养，建设高素质专业化的档案人才队伍。

        档案主管部门、档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当为档案工作人员的教育培训、职称评审、岗位聘用等创造条件，不断提高档案工作人员的专业知识水平和业务能力。

        鼓励和支持档案馆联合科研机构、高等学校、职业院校、行业协会等建立档案研究平台和人才教育实训基地。

第三章  档案收集、整理和保护

        第十五条 按照国家和省有关规定应当归档的材料，由机关、团体、企业事业单位和其他组织的各内设机构收集齐全、规范整理，按照有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，实行集中管理，任何内设机构和个人不得拒绝归档或者据为己有。

        机关、群团组织、国有企业事业单位应当编制本单位档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案主管部门审核同意后施行。单位内设机构或者工作职能发生重大变化时，应当及时调整档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，经重新审核同意后施行。

        机关、群团组织、国有企业事业单位负责所属单位的档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表的审核。

        第十六条 档案馆应当制定本馆档案收集范围细则和工作方案。综合档案馆的档案收集范围细则和工作方案应当经同级档案主管部门审核同意并报上级档案主管部门备案后施行。

        列入档案馆收集范围的档案，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照规定期限和要求向有关档案馆移交；移交档案时，应当将资料汇编、方志、年鉴等相关资料一并移交。对符合移交标准的档案，档案馆不得拒绝接收。

        第十七条 档案馆可以按照国家有关规定，通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案，并以书面协议形式约定相关方的权利和义务，明确相关档案利用条件。

        鼓励单位和个人向档案馆捐献、寄存属于其所有的对国家和社会具有重要保存价值的档案。

        支持档案馆通过口述历史、拍摄记录等方式采集档案资料。

        第十八条 档案馆建设应当符合国家有关建设标准和规范，并配置无障碍设施设备。

        任何单位和个人不得侵占、挪用档案馆的馆舍，不得擅自改变档案馆馆舍的功能和用途。

        第十九条 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案管理制度，按照国家和省有关标准整理、保管档案，防止档案损毁、散失和泄密。对重要、珍贵档案，应当采取特殊的保护措施，发生褪变、破损的，及时抢救。

        对直接接触档案的档案工作人员，应当采取必要的劳动保护、保障措施。

        第二十条 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立档案安全工作机制，制定安全风险管控措施和应急预案，定期开展风险排查和应急演练，提高档案安全应急处置能力。

        遇到突发事件和紧急情况时，在保证人员安全的基础上，优先抢救重要、珍贵的档案。

        第二十一条 政府信息公开主体应当将主动公开的政府信息及时送交同级综合档案馆。乡镇人民政府、街道办事处依法应当主动公开的政府信息，应当及时送交县级综合档案馆。

        第二十二条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强基本建设工程、技术改造、重要设备更新改造、科学技术研究和其他项目档案的收集、整理和归档，并向有关档案馆或者单位档案机构移交档案。

        重大建设项目的档案应当按照国家有关规定进行档案验收。

        第二十三条 县级以上档案主管部门应当会同相关主管部门、综合档案馆建立健全本行政区域内重要会议、重要工作、重大活动和重大突发事件的档案收集、整理、保护、利用工作机制，对相关档案管理工作进行监督和指导。

        重要会议、重要工作、重大活动和重大突发事件的办理、应对部门，以及专门设立的临时机构，应当明确档案工作人员，按照有关规定做好档案的收集、整理和保护工作。有关档案应当自其工作结束之日起六个月内向同级综合档案馆移交，其中专门设立的临时机构应当在机构停止工作前移交档案。

        重要会议、重要工作、重大活动和重大突发事件的档案收集范围，由省、市（州）档案主管部门会同相关主管部门、综合档案馆确定。

        第二十四条 从事档案整理、寄存、开发利用和数字化等工作的档案服务企业，应当具备国家规定的条件，具有与从事相关档案服务相适应的专业人员和专业服务能力，遵守有关安全保密规定，并接受档案主管部门的监督和指导。

        对涉及国家秘密的档案进行数字化加工的档案服务企业，应当经过审查批准，取得保密资质。

        档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织依法委托档案服务企业提供档案服务的，应当对受托方的服务进行全程指导和监督，督促受托方及时消除安全隐患，确保档案安全和服务质量。

        第二十五条 县级以上档案主管部门应当定期组织开展红色档案调查、认定工作，指导相关单位建立红色档案专题数据库，推进红色档案管理。

        县级以上档案主管部门应当支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织同文化馆、博物馆、图书馆、纪念馆等联动，收集红色档案。

        第二十六条 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强红色档案保护和管理工作，重点加强与湖北有关的重大事件、重要会议和重要人物的红色档案收集、整理工作。

        档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织发现红色档案可能损毁的，应当立即采取措施予以保护，并及时向档案主管部门和有关主管部门报告。

        第二十七条 鼓励和支持开展反映地方文化习俗、民族风貌、历史人物、历史事件、特色品牌等具有地域特色的各类档案资源建设。

        鼓励和支持珍贵特色档案申报档案文献遗产，做好档案文献遗产保护。

第四章  档案开放、公布和利用

        第二十八条　综合档案馆、专门档案馆应当按照国家规定分期分批向社会开放档案，并同时公布开放档案的目录。涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，报经同级档案主管部门同意，可以延期开放。

        鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案。

        第二十九条 县级以上档案主管部门应当统筹协调推进档案开放审核工作。

        综合档案馆、专门档案馆应当建立健全馆藏档案开放审核协同机制，会同档案形成单位或者移交单位进行档案开放审核。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交进馆时附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等。

        第三十条 县级以上档案主管部门应当根据国家和省有关规定建立健全档案利用工作机制，推动档案馆简化环节和手续，优化服务流程，依法向社会提供档案利用服务。

        第三十一条 档案馆应当设置专门的档案利用场所并配备相应的设施、设备，拓宽档案利用渠道，推进档案查询利用服务线上线下融合，为档案利用创造条件、提供便利。

        第三十二条 单位和个人持有身份证件、介绍信等合法证明，可以利用档案馆已开放的档案。利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保管尚未移交的档案，按照国家有关规定办理。

        档案馆不按照规定开放利用的，单位和个人可以向档案主管部门投诉。接到投诉的档案主管部门应当及时调查处理，并在接到投诉之日起三十日内将处理结果告知投诉人。

        第三十三条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布。非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，档案所有者有权公布。

        公布档案应当遵守有关法律、法规的规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

        第三十四条 档案馆应当根据工作需要和社会需求，加强馆藏档案的研究整理，组织编辑出版档案史料，创作文艺作品，开发文创产品，开展档案文化建设。

        档案馆应当加强与文化馆、博物馆、图书馆、纪念馆等在档案利用方面的协作，联合举办展览、开展学术交流等。

        第三十五条 鼓励和支持有条件的村（社区）通过编写村级史志、陈列展示等方式，加强档案资源的开发利用。

        第三十六条 县级以上人民政府应当鼓励和支持档案馆利用红色档案开展党史学习教育、理想信念教育、爱国主义教育等活动，加强红色档案的开发利用。

        鼓励和支持机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人依托红色档案进行文艺作品的创作和传播，弘扬红色文化。

第五章  档案信息化建设

        第三十七条 县级以上人民政府应当将档案信息化纳入本行政区域信息化发展规划，支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

        第三十八条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强电子档案管理信息系统建设，推进与办公自动化系统、业务系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理。

        机关、团体、企业事业单位和其他组织应当采取措施，保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，并按照国家和省有关规定向档案馆移交电子档案。

        第三十九条 鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织开展传统载体档案数字化工作，保证档案数字化成果的质量。

        实现传统载体档案数字化的，向档案馆移交传统载体档案时，应当同步移交档案数字化成果。

        第四十条 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织按照国家和省有关规定建立健全档案数字资源检测、备份、迁移、恢复等工作机制，对重要档案数字资源进行异地、异质备份保管，定期检测载体的完好程度和数据的可读性，确保长期保存和安全可用。

        档案馆可以根据需要建设灾难备份系统，实现重要档案数字资源及其管理系统的备份与灾难恢复。

        第四十一条 鼓励和支持有条件的档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织按照国家和省有关规定建设数字档案馆（室），实现档案数字资源的收集、整理、保存和利用。

        第四十二条 省人民政府应当推进全省档案管理一体化平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用。

第六章  监督检查

        第四十三条 综合档案馆、专门档案馆和机关、群团组织、国有企业事业单位应当根据国家有关规定，定期向同级档案主管部门报送本单位档案工作情况。

        下级档案主管部门应当向上级档案主管部门报送本行政区域年度档案工作情况。

        第四十四条 县级以上档案主管部门依法对档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的下列情况进行检查：

        （一）档案工作责任制和管理制度的建立、落实情况；

        （二）档案机构设置、人员配备和人员管理情况；

        （三）档案库房、设施、设备配置和使用情况；

        （四）档案收集、整理、保管等情况；

        （五）档案开放、公布、提供利用等情况；

        （六）档案信息化建设和信息安全保障情况；

        （七）对所属单位等的档案工作监督和指导情况。

        对具有永久保存价值的档案，重要会议、重要工作、重大活动、重大突发事件和重大建设项目的档案，以及发生机构变动的单位档案，应当进行重点检查。

        第四十五条 县级以上档案主管部门发现档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织存在档案安全隐患的，应当责令限期整改。有关单位应当及时消除安全隐患，并书面报告整改情况。

        第四十六条 县级以上档案主管部门应当加强对档案服务企业的监督和指导，开展档案服务管理制度、技术标准、安全保密措施等检查。

        省档案主管部门应当会同有关部门建立档案服务企业信用记录制度，并纳入省社会信用信息平台，实行守信激励和失信联合惩戒。

        档案服务行业协会等社会组织应当加强行业自律管理和信用体系建设，推动行业公平竞争和有序发展。

        第四十七条 县级以上档案主管部门应当与相关主管部门建立档案执法协作机制，通过信息共享、联合执法、案件移送等方式，加强档案监督检查工作。

        第四十八条 任何单位和个人对档案违法行为，有权向档案主管部门和有关机关举报、投诉。

        接到举报、投诉的档案主管部门或者有关机关应当及时依法处理，并将处理结果告知举报人或者投诉人。

第七章  法律责任

        第四十九条 违反本条例，法律、法规有规定的，从其规定。

        第五十条 违反本条例规定，有关单位和个人有下列情形之一的，由县级以上档案主管部门责令限期改正；情节严重的，由有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：

        （一）未建立、落实档案工作责任制或者档案管理制度的；

        （二）擅自改变档案馆馆舍功能和用途的；

        （三）委托方明知受委托的档案服务企业在提供服务过程中存在安全隐患而不采取处理措施的；

        （四）重大建设项目的档案未按照国家有关规定进行档案验收的。

        第五十一条 国家机关及其工作人员在档案工作中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第八章  附  则

        第五十二条 本条例自2025年1月1日起施行。