国家档案局专业档案业务能力培训班发言摘登

　　编者按

　　今年10月，国家档案局在京举办专业档案业务能力培训班。有关中央和国家机关重点专业档案工作相关负责人和省级档案主管部门专业档案业务指导工作负责人作了典型发言，集中展示了做好专业档案工作的经验举措。本报对发言内容进行摘登，供参考借鉴。

探索破解商标档案鉴定与销毁难题

国家知识产权局商标局

　　近年来，国家知识产权局商标局坚持以服务商标改革为中心，坚持向改革创新要动力，开展了一系列卓有成效的探索。

　　加强制度建设夯实管理根基

　　随着商标改革向纵深推进和信息技术的广泛应用，商标档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化，1987年出台的《商标档案管理暂行办法》已无法适应社会发展和管理需要。2020年，经国家档案局同意，国家知识产权局印发了《商标注册档案管理办法》，解决了业务经办部门和档案管理部门职责不清、整理和归档要求不严、证据材料保管期限过长、鉴定和销毁规定缺乏等亟待解决的问题。针对档案管理部门对于商标业务文件整理归档参与和指导不够的情况，制定《商标档案材料管理工作规程》，既落实细化了各部门的职责分工，又梳理了归档流程中存在的问题，提出了具体整理要求。

　　通过不断完善管理机制，打破了业务部门和档案部门分割式管理模式，增强了商标档案全链条管理意识，有力保证文件整理质量，逐渐形成商标档案管理合力。

　　优化管理机制提升工作水平

　　一是推进商标电子档案系统规范管理与安全升级。2019年，进行电子档案系统改造，开发相应模块，实现纸质档案调取电子化。2020年底，对商标电子档案库进行升级改造。2023年底，对早期商标数据与档案进行比对核查，补录和修正错漏数据，并开展分级分类研究。今年上半年，重点完善电子文件形成、收集、整理和归档工作，新增鉴定和销毁功能，制定商标电子文件元数据方案，推进业务需求与档案系统有效衔接。

　　二是探索推进商标档案鉴定与销毁工作，实现商标档案库房空间良性运转。商标局室藏商标档案1922万余卷，内容包括注册申请、异议、撤销、评审等，多为永久保存。其中，商标异议、撤销和评审案件的证据材料的保管期限为5年或10年。为缓解库容压力，2018年以来，通过压缩申请材料数量、提高网上申请比例，永久保管的纸质档案材料增量大为压缩，从2017年的83万件降到如今的18万余件。定期保管的档案材料仍主要以纸质方式为主，年增量为30至40万件。为实现库房空间良性运转，商标局持续推进保管期限届满的商标档案的鉴定与销毁工作，档案管理部门及时组织业务部门进行鉴定并编制销毁清册，待审批完成后，再委托外部从事销毁服务的企业进行销毁，每年销毁保管期限届满档案约20至30万件，实现库房空间良性运转。拟销毁的商标档案材料虽不涉及国家秘密，但商标局依然审慎选择从事销毁服务的企业，从合法资质、保密资质、服务经验、技术能力、设施设备等方面，严格按照合法、安全、可控的原则，比选依法设立的具备相应资质和服务能力的受托方，经审批后签订委托协议，明确服务范围、职责和保密要求等，确保档案销毁的合法性、规范性和安全性，防止档案信息泄露。

　　三是积极依托中美欧日韩商标五局合作框架，借鉴国外商标档案管理经验做法，提升管理规范化水平。2022年至2023年，牵头完成“商标档案管理及应用”项目，为提高档案管理质量、逐步压缩纸质档案增量、加强信息安全保障体系建设等提供经验参考。

　　创新服务举措增强服务能力

　　一是进一步满足社会公众调阅商标档案和查询数据的需求。公众可在中国商标网查询注册商标的基本信息，如名称、类别、核定使用商品（服务）、有效期等。通过查询，能在申请前大致了解别人是否已注册相同或者近似商标，对于商标得以注册的可能性以及把商品提前投入市场的风险，可以有大致预判。

　　二是推动商标数据资源共享。2018年底，商标档案信息数据通过中国商标网向社会公众开放共享。2022年以来，政府部门之间、国家间数据信息交流共享逐渐频繁，商标档案管理部门积极参与并拓展了电子档案数据的传播利用。完成商标注册证、国际商标注册信息、地理标志信息、质押登记公告信息接入国家政务服务平台等工作，拓展了商标数据利用服务范围。

　　三是推动商标数据资源双向交流。积极响应国务院政务服务平台的数据双向共享交流机制，汇总商标审查审理工作中各种数据辅助应用场景，深入分析所需数据名称和具体信息项，细致梳理汇总形成数据需求清单，为商标审查提供更加全面、准确的数据支持。国际方面，与欧盟进行定期商标数据交换，加强国际合作与信息共享。

持续推动测绘档案事业高质量发展

国家基础地理信息中心（国家测绘档案资料馆）

　　测绘地理信息是重要的战略性数据资源和新型生产要素。近年来，国家测绘档案资料馆坚持创新引领档案工作转型升级，以测绘档案工作高质量发展助力中国式现代化。

　　夯实责任，全面加强档案治理体系建设

　　一是坚持法治化引领。在贯彻落实国家相关法律法规的基础上，结合测绘业务工作特点和国家重大项目需求，持续完善管理规章制度、技术规程和标准规范。

　　二是坚持规范化管理。编制修订《测绘档案管理办法》《测绘档案工作质量管理实施细则》等。“十四五”以来，申立《测绘地理信息业务档案管理系统建设规范》《基础地理信息数据档案管理与保护规范》《基础测绘项目文件归档技术规定》3项测绘行业标准。

　　三是坚持科学化保障。不同的国家重大测绘项目的成果形式、数据类型、提供方式、技术指标和时限性要求等存在差异，因此需加强前期介入。在启动阶段，编制归档工作规定，与其他管理规定一同下发、同步培训。在实施过程中，及时开展建档指导检查。

　　服务中心，充分发挥测绘档案重要价值

　　一是积极服务国家重大战略。通过研究分析长年积累下来的城市级测绘档案，为智慧城市建设提供信息支持。为交通、环保、规划等部门提供重要时间节点时空信息资源，助力铁路公路建设、河流湖泊监测、城市规划发展等。利用遥感影像档案为水利工程规划和建设提供依据，为化解征地拆迁纠纷提供佐证，为重大水利工程建设监督管理提供数据支撑。第一时间为京津冀防汛抗洪救灾、甘肃积石山地震救援等提供应急服务。

　　二是用好红色档案资源。联合开展建党百年来嘉兴城市演变与高质量发展研究，完成《百年嘉兴土地利用变化及决策支持建议》。联合开展“进京赶考”路线系列地图产品制作，丰富红色文化地图的表现形式。为中国人民大学提供民国测绘档案，服务陈独秀故居遗址考证与重建工作。

　　三是强化开放利用。建立实时查询服务体系，提供“线上+线下”相结合的档案利用服务。依托国家档案局科技项目，持续开展档案开放利用创新技术研究。

　　四是加强编研。结合重要时间节点，推出《地图上的雄安》《地图上的城市》《地图上的中国》3部微视频。深入分析馆藏近7万幅民国地形图的覆盖范围、内容表达、位置精度，研究提出的民国地形图开放利用可行性分析报告通过评审。

　　多措并举，坚决筑牢档案安全底线

　　一是强化档案收管存用全生命周期管理。建设完成新一代测绘档案信息化管理系统，研发测绘档案一体化管理平台，解决归档流转控制不严、存储资源规划调度科学性不高、统计分析不精准、检索调档迟缓等问题。

　　二是开展濒危航摄底片抢救性保护。持续推进历史航空摄影底片的抢救性数字化保护，形成备份数据，避免因为年代久远造成航片自然损毁，造成珍贵历史影像资料损失。与科研机构联合研制专业扫描设备，同等扫描精度下工作效率为国外同类设备2倍以上，填补国内空白，彻底解决了测绘底片档案管理与保护难题，已广泛应用于测绘、国土、勘察等领域。

　　创新驱动，推进测绘档案事业高质量发展

　　近年来，共申请国家专利10余项、计算机软件著作权30余项，获地理信息科技进步一等奖1项、二等奖2项，测绘科技进步二等奖1项，国家档案局优秀成果1项等。研制测绘档案快速检测系列软件，实现从原来不超过10%的抽检到如今的100%全检，检测效率提高10倍以上。立项《多源航空遥感影像数字成果资料归档方法研究》等多个国家档案局科研项目，承担国家自然科学基金面上项目，形成一系列科技成果，研制一批设备和软件，保障测绘档案管理与服务工作高效开展。

创新与规范并行 赋能专业档案治理现代化

福建省档案局

　　近年来，福建省各级档案部门创新管理模式，强化依法监管，保障有效利用，不断提升专业档案工作的制度化、规范化、科学化水平。

　　注重协同协作，形成齐抓共管机制

　　全省各级档案主管部门加强与各专业主管部门沟通联系，共同推进专业档案规范化管理。每年全省档案工作会议都将省国土资源档案馆、省气象档案馆等5个省级专业档案馆列为参会对象，将强化各专业档案馆档案工作纳入年度工作计划加以推进。通过政策宣讲、规范解读、调研交流等，重点提升社保、民政、司法、公检法、教育、住建等专业档案主要形成单位的档案意识，推动各专业主管部门建立专门的档案管理制度。引导其将专业档案规范化管理工作纳入本系统本单位日常业务工作考核或目标管理体系。会同各专业主管部门，印发《关于加强新闻单位宣传报道档案工作的意见》等规范性文件。截至目前，9个设区市和平潭综合实验区档案馆共接收并保管婚姻登记、收养、社保、诉讼、学籍、拆迁、公证、出生医学证明、殡葬档案等35种专业档案，合计162.54万卷，占馆藏档案数量的56.11%。

　　注重常抓常管，不断完善监管体系

　　梳理确定各单位当下专业档案种类、数量及管理情况，摸清“家底”。不断补充、完善各级各类档案馆档案收集范围，确保应归尽归、应收尽收。特别是对法律有建档要求的专业档案、对涉及人民群众切身利益的专业档案、对服务国家治理有重要作用的专业档案进行全面梳理，有针对性地做好业务指导工作。同时，进一步规范统一各机关专业档案门类划分、分类方法、整理要求，确定各类专业文件材料归档范围和档案保管期限。将专业档案规范化建设情况作为检查重点，常态长效开展档案行政执法检查，建立并完善常态化监管体系，提升专业档案治理效能。

　　注重创新创优，持续推动科学有序进馆

　　将加大关系国家安全、国计民生、公共服务、新兴产业等重点行业档案收集工作作为全省“十四五”档案事业发展规划的重点任务来推动。将馆藏专业档案种类和数量、专题数据库，以及专业档案管理标准规范制定等纳入市县级业务建设评价，在66个指标项中占3项，在百分制中占6.5分。全省各级综合档案馆实施专业档案移交五年计划，构建更广泛、丰富、优化的馆藏专业档案资源体系。

　　积极推进专业档案顶层架构设计，省档案局联合各专业主管部门分别出台《福建省社区矫正档案管理办法》《福建省价格认定档案管理办法》等。鼓励各地结合本地实际制定管理办法，并在实地调研基础上转发推广。如，莆田规范管理全市各中小学校学籍档案，南平在全省率先出台社区矫正档案管理规定，宁德在全省率先对退役军人档案、非遗档案、大学生创业园档案管理进行规范。

　　综合运用执法检查、跟踪指导、上门服务等方式，对省委巡视办的巡视档案、省地质调查研究院的地质资料档案、省妇幼保健院的出生医学证明等进行业务指导。福州市档案馆提前接收了涉外婚姻档案、劳动人事争议仲裁档案等多种类型的专业档案。泉州市档案馆在全省率先完成医学出生证明档案和殡葬档案移交。

　　联合省数据管理局、省审改办出台《福建省政务服务电子文件归档和电子档案管理办法（试行）》，服务“无证明省份建设”和营商环境优化。指导做好《一体化大融合行政执法电子文件归档业务要求》地方标准编制。全省各级综合档案馆优先对馆藏专业档案进行数字化，持续建立各类专业档案专题数据库。如，福州建立婚姻登记、公积金、医保、社保等档案数据库，泉州建立出生医学证明、殡葬等档案数据库，龙岩建立婚姻、土地房产等档案数据库。

打造具有江苏特色的专业档案工作模式

江苏省档案局 江苏省档案馆

　　近年来，江苏省档案部门积极探索专业档案规范化管理路径，建立健全专业档案工作体系，形成了具有一定江苏特色的专业档案工作模式。

　　不断优化多领域专业档案工作体制机制

　　立足档案服务经济社会发展特别是服务民生需求根本任务，高度重视专业档案工作。将完善专业档案制度体系建设作为重中之重，广泛开展省级专业档案管理办法制定工作，并与监督检查、业务建设评价相结合，以可量化可操作的项目指标、有针对性的监督指导，提升专业档案工作质效。

　　做好专业档案工作，需要联合多方力量，实现“1+1>2”的效应。

　　一方面，与省级行业主管部门横向联合。与省自然资源厅、退役军人事务厅等联合印发不同领域的专业档案管理办法。配合行业主管部门做好专业档案管理办法实施，开展常态化业务指导。今年，省档案部门对省级单位档案工作协作组进行了调整更新，1至2名省档案部门业务人员为一组，对应指导不同协作组，将业务指导责任实实在在落实到人，并多次将专业档案内容纳入协作组会议、业务培训专题会议中。

　　另一方面，与全省各级档案部门纵向联动。举办全省城市记忆档案工作集中观摩活动，部署全省城市记忆档案工作三年行动计划。与张家港市档案馆联合开展档案工作更好服务基层治理的科技项目，昆山市实现市、镇、村三级民生档案远程查询出证，均是以基层便民服务为出发点，将档案服务延伸至村级，做到让档案信息多跑路、群众少跑腿的有力举措。

　　积极推动各门类专业档案管理办法制定实施

　　省级层面，自2015年以来，先后制定出台专业档案管理文件28个。省内各设区市结合自身实际，积极推动地市级专业档案管理文件的制定出台。如，苏州市档案局联合市司法局制定了国内首个地市级公证档案整理规范《苏州市公证档案整理规范》。

　　全省各级制定出台的这些文件，主要有以下特点：

　　——涵盖面广。涉及人事、民生、政务、经济等领域，囊括出生医学证明、儿童福利、医师、律师资格、学籍、退役军人、涉外婚姻、司法鉴定、社区矫正、医疗器械、住房公积金、房产、宅基地、农村集体产权、林权及承包地确权、森林资源、合法性审查等多个方面。

　　——指导性强。既包含做好各领域专业档案工作的总体要求，又从组织职责、收集整理、归档移交、保管利用、奖惩等方面规范了专业档案工作流程。如，《江苏省社区矫正档案管理暂行办法》对归档范围、保管期限、卷内文件排序、整理流程、装订等都作出具体要求，并提供文件目录、备考表、封面、盒脊等样式统一模板，在实际工作中具有较强的指导作用。

　　——落地点实。如，针对出生医学证明材料，先后印发《江苏省出生医学证明档案管理办法》《江苏省出生医学证明档案管理实施方案》《江苏省档案馆出生医学证明档案利用暂行办法》3份文件。其中既有总领性文件，又有对相关部门出生医学证明档案管理工作职责、文件材料整理归档范围及保管期限、保管利用等的细化规定。这是着眼于制度规范落地落实的典型案例。通过不断细化制度举措，扎实有效做好专业档案收管存用工作。

　　努力开创专业档案工作体系建设新局面

　　一是紧扣专业档案工作的时代要求。一方面，主动围绕党和国家中心工作深化专业档案管理。重点围绕省档案局、省档案馆联合印发的《关于推动档案工作更好服务党和国家工作大局的方案的通知》，聚焦国家重大战略、“四重”档案、农业农村档案，重点关注与发展新质生产力有关的科技档案、开发区档案和高新技术典型企业档案等，重点突破、以点带面，加快推进工作。另一方面，根据实际需要，不断优化原有专业档案管理办法，在仔细甄别内容条款的基础上对原有办法进行修订。

　　二是持续强化专业档案工作网络建设。一方面，继续深化与省级行业主管部门的沟通合作，拓展专业档案工作的横向网络，建立上下沟通交流机制，延伸纵向分支，为专业档案工作开展提供良性机制。另一方面，积极吸收借鉴兄弟省份专业档案工作先进做法，持续拓宽工作思路，优化工作方式，并对省内地市级档案部门专业档案管理方面的先进做法进行总结，向全省推广应用。

　　三是着力推进专业档案信息化体系建设。把专业档案管理与数字档案馆（室）建设、电子政务信息化建设等工作结合起来，在机关业务系统电子文件归档与电子档案管理、建设项目电子文件归档与电子档案管理、电子发票电子化报销入账归档等试点经验的基础上，做好试点成果的推广应用。

切实提升专业档案规范化管理水平和服务能力

新疆维吾尔自治区党委办公厅（自治区档案局）

　　近年来，新疆维吾尔自治区不断加强专业档案工作监督、指导和检查，积极优化专业档案顶层架构设计，着力构建科学完整的专业档案管理体系，切实提升专业档案规范化管理水平和服务能力。

　　做法成效

　　专业档案治理效能不断提升。主要体现在3个方面。一是加大制度供给。与有关部门联合制定《自治区第二次污染普查档案管理实施细则》等，联合自治区劳动人事仲裁院制定《自治区劳动人事争议仲裁档案管理办法》，各地（州、市）制定关于慢性病管理、养殖业专业户、低保、救灾、医疗、房产、土地承包、林权制度改革、新型合作医疗等档案管理规范和标准。二是深入调研指导。对64种专业档案进行调研，掌握收管存用情况，及时出台相应专业管理办法14个。将公证档案、水利档案等30种专业档案纳入接收进馆范围。指导自治区体育局做好大型运动会档案的收集、整理和规范化管理。三是加强督促检查。指导、督促各机关单位将专业档案工作纳入本单位档案工作内容。对自治区财政厅等11家单位的涉及经济、民生等领域的21种专业档案进行检查，将专业档案工作开展情况作为档案行政执法检查和档案工作绩效考核的重要指标。在地县级综合档案馆业务建设评价中，明确要求专业档案馆藏占比不得低于20%。

　　持续推进专业档案规范管理。制定印发《关于加强民生档案工作提升服务群众效能的通知》，要求各单位在编制“三合一”制度时，将与群众切身利益相关的社会保险、就业失业人员、婚姻、企业职工等文件材料纳入归档范围，从源头上拓宽专业档案资源收集范围，丰富专业档案资源种类。发挥区级单位档案协作组平台作用，加大对机关直属单位和专业档案工作的指导检查力度，进一步规范村、社区建档，推进农村土地承包经营权确权登记颁证档案工作。

　　全面加快专业档案信息化建设。积极探索破解专业领域电子文件归档与管理难题，完成2家业务系统电子文件归档与管理试点现场评估，促进诉讼类和企业登记注册类电子文件“一键归档”，加强试点成果转化应用，不断扩展专业档案电子文件归档与档案管理新领域，提升专业档案信息化管理水平。巩固工作成效，以数字档案馆（室）建设为抓手，带动专业档案电子文件归档。

　　切实发挥专业档案独特作用。加大各类专业档案开放审核力度，探索档案馆和档案形成单位紧密协同的档案审核工作机制，提高开放率，畅通利用渠道。教育、卫生、民政、社会保障等涉及民生的专业档案占比逐步增大。积极开发专业档案资源，为领导决策和政务服务提供信息支撑。加强国家重大发展战略和自治区中心工作等重点领域专业档案收集。不断扩大民生档案服务范围，让档案利用服务成为惠民生、暖民心的有力举措。

　　工作思路

　　当前，专业档案工作存在一些亟待破解的突出问题。具体包括：专业档案具有覆盖面广、种类繁多、数量庞大等特点，亟需国家层面出台相关的宏观管理制度，使专业档案管理适应新时代需要。各机关单位对加强专业档案管理的重要性和必要性认识不够，专业档案规范化管理有待加强。档案主管部门与业务主管部门联合开展监督检查力度不够，协同工作机制不健全。

　　下一步，将继续加大专业档案工作力度，通过检查、指导、调研等方式，充分掌握专业档案工作要求和规律，对专业档案管理办法进行认真梳理，对有关工作进行细化和优化，在此基础上研究制定专业档案管理办法和工作流程。特别是在电子档案共享顶层设计、专业档案数据共享、档案资源开发利用等方面与自治区档案馆、各专业档案馆加强沟通、联手合作，形成项目可研报告，推进项目建设，努力实现各类档案数据特别是民生档案数据的有效整合和共享利用。

　　原载于《中国档案报》2024年11月7日 总第4209期  第四版