大数据时代对国有企业档案管理的机遇和挑战

　　作者：冯洁

　　1   引言

　　国有企业是国民经济的骨干力量和重要支柱，档案是其知识资产和信息资源的重要组成部分。然而，大数据时代的到来，数字化技术的迅猛发展为各领域带来了巨大的机遇和挑战，档案管理也不例外。国有企业应通过深入研究，充分利用大数据手段，提高档案管理的效率和质量，为企业的发展提供有力的支持。

　　2   大数据时代的背景和特点

　　2.1   大数据时代的特征

　　最早提出“大数据”时代概念的是全球知名咨询公司麦肯锡。其特征有以下几个方面：

　　数据量大（Volume），类型繁多（Variety），价值密度低（Value），处理速度快，时效性要求高（Velocity）。

　　2.2      大数据时代对企业档案管理的影响

　　随着大数据时代的到来，电子文档管理系统和数字化存储技术的应用变得更加普遍和便捷，从传统的纸质档案管理向数字化档案管理的转变是大数据时代的必然趋势，可借助数字化档案管理手段将纸质档案转换为电子文档，实现档案信息的集中管理、高效检索和共享，从而提高档案管理的效率。

　　大数据技术的持续发展，使得企业档案能够实现开发利用可视化、数据分析、预测性分析、数据挖掘等，与此同时，对企业档案管理提出了更高的要求，特别是信息安全与保护、从业人员专业能力等。企业需要建立完善的数据加密和权限控制机制，防止数据泄露和滥用，也要遵守相关的法律法规，确保档案管理的合规性；其次，需要从业人员具备更强的专业素养。

　　3   大数据时代国有企业档案管理的机遇

　　3.1   数字化技术的快速发展

　　首先，数字化技术可以提高档案管理的效率和准确性，通过自动化分类、检索和存储等方式，快速准确地完成档案管理工作，大大提高工作效率和准确性。其次，数字化技术可以实现档案资源的有效共享和利用。通过网络共享和远程访问等方式，实现档案资源的充分利用和共享，为企业的管理和决策提供更全面、更便捷的信息支持。

　　3.2   数据驱动决策和业务创新

　　首先，可以实现档案数据的深度分析和挖掘。借助大数据手段对档案数据进行分析和挖掘，可以从海量的档案数据中发现隐藏在其中的有价值的信息和规律，为企业决策提供更加精准和科学的依据。其次，可以促进业务的创新和优化。通过对档案数据的分析和挖掘，可以发现业务流程中存在的问题和瓶颈，从而针对性地进行优化和改进。

　　3.3   信息安全与保护

　　在大数据时代，信息安全与保护成为国有企业档案管理不可忽视的重要方面。一方面，通过采用加密算法和权限管理机制，能有效防止非授权人员访问和篡改档案信息。另一方面，数字化技术也增加了档案数据的脆弱性，档案数据在数字化过程中可能会受到损坏或丢失。因此，需要采取备份和恢复措施，确保档案数据的安全性和完整性。此外，防止数据泄露和滥用也是档案管理中的重要任务。应建立完善的数据保护策略和措施，加强员工信息安全意识培训，规范数据使用和共享的权限和流程，以确保档案数据不受损失、不被滥用。

　　4   大数据时代国有企业档案管理的挑战

　　4.1   数据量与质量管理

　　首先，对于档案收集工作来说，档案部门需要从各种来源和渠道收集大量的数据，格式包括文本、图片、音视频等，而且需要定期进行分类、整理和归档。因此，档案部门需要采取更加主动的方式，建立有效的数据收集和整理机制，以确保数据的完整性和准确性。其次，随着数据量的不断增加，传统的档案管理方式已经无法满足数据处理和存储的需求。因此，需要采用新的技术手段和管理策略，如云计算、分布式存储、数据挖掘等，以提高数据处理和存储的效率和质量。同时，也需要建立完善的数据安全和隐私保护机制，确保数据的机密性和完整性。

　　4.2   法规合规与隐私保护

　　遵守最新法规：国有企业需要时刻关注最新的法规动态，具备较高的法律意识和合规意识，以及完善的档案管理制度和流程，确保自身的档案管理行为符合法规要求。

　　隐私保护：档案中包含了大量的个人信息和商业机密，这需要企业加强数据安全管理，采取一系列措施保护隐私数据，如加密存储、访问控制、审计跟踪等。

　　合规风险：如未按照法规要求收集、存储和使用档案，未经授权披露个人信息等，这些行为可能会导致企业面临法律诉讼、罚款、声誉损失等风险。

　　4.3   人员能力与培训

　　随着大数据技术的不断发展，不仅需要从业人员具备扎实的档案管理知识，同时还需具备数据分析、数据挖掘、信息安全等方面的专业知识和技能，以应对日益复杂的档案管理工作。一方面，需要具备较高的计算机操作能力和数据分析处理能力，能够熟练掌握各种数字化档案管理系统和工具，对海量数据进行有效地收集、整理、存储和分析。另一方面，还需要具备较高的法律意识和合规意识，能够遵守相关的档案管理法规和规定，保护个人隐私和企业的商业机密。此外，还需要具备较高的业务素养和沟通能力，能够深入理解业务需求和流程，与业务部门进行有效地沟通和协作。

　　4.4   信息整合

　　由于档案信息来源广泛、种类繁多，整合这些信息难度较大。国有企业需要通过多种技术手段和方式，实现档案信息的有效整合和分类，建立起相互联系、相互支持的档案信息系统，提高档案信息的使用价值和利用效果。

　　5   大数据时代国有企业档案管理的应对策略

　　5.1   增强大数据意识

　　这是国有企业档案管理的首要任务。包括高层领导对大数据价值的认识，以及全体员工对大数据在档案管理中应用的重要性的理解。应通过内部培训、交流学习等方式，提高员工对大数据的认知，培养其信息化思维和创新能力。

　　5.2   建立综合数字化档案管理系统

　　首先，选择合适的电子文档管理系统是关键。该系统应具备强大的文档管理、存储和检索功能，能够满足不同部门和岗位的档案管理需求。其次，整合云计算和大数据分析技术是提升档案管理效能的重要手段。通过将档案数据存储在云端，以实现跨地域和跨部门的数据共享与协作，同时利用大数据分析技术深入挖掘档案中的有价值信息。

　　5.3   再造档案业务环节

　　在大数据时代，档案工作的收、管、用将被赋予更多内容。“收”一改以往的定期移交，而是转为对档案数据的实时接收或自动归集，做到全流程控制。“管”由手工管理转为通过统一的档案云平台，实现档案数据统一存储、处理、利用，做到全技术支持。“用”由提供被动的档案查询阅览服务转为主动挖掘信息价值、分析和预测档案用户需求，为档案用户及社会提供高价值的档案服务，做到全智能化服务。对档案业务环节进行再造，使其朝着知识管理、知识服务的方向发展，提升档案管理在国有企业组织内部，甚至在社会大环境中的地位，这也是大数据赋予档案工作的新任务。

　　5.4   加强专业人才培养

　　加强专业人才培养是应对大数据时代挑战的重要举措。企业应建立完善的属于档案管理人才的培养机制，一是通过内部培训和交流学习，提高员工的档案管理专业技能和素质。二是鼓励员工参加专业认证考试，提高整个档案团队的资质水平。三是加强团队建设，提高相互协作、沟通交流的能力，打造一支高素质、高效率的档案管理团队。

　　5.5   强化风险与安全管理

　　首先，要建立完善的安全管理制度，明确各部门的安全管理职责和操作规范。其次，要加强保密技术和设施建设，提高档案数据的安全性和保密性。此外，要定期进行安全检查和风险评估，及时发现并解决存在的安全问题。

　　5.6   制定长期发展战略

　　首先，要明确档案管理的发展目标，并制定具体的实施计划。其次，要根据市场需求和技术趋势，及时调整档案管理策略，保持档案管理与时代发展的同步。最后，要关注行业动态和政策法规，及时了解并遵守相关规定，确保档案管理事业的持续发展。

　　在大数据时代，国有企业档案管理工作若想进步发展，就需要紧跟时代，应用大数据技术强化自身，以此实现档案管理及服务水平的提升，才能实现档案管理的高效、安全和合规。

　　作者单位：四川能投金鼎产融控股集团有限公司