大型工程项目电子文件单轨制管理的理念与模型研究

　　文/张宁

　　电子文件在大型工程项目建设和管理中的作用及影响越来越大，传统的档案管理方式不但难以满足发展要求，而且给已经实现信息化管理的工程现场工作带来额外负担。中国人民大学档案学院承担的课题“大型工程项目电子文件单轨制管理的理念与模型研究”于2020年6月列入国家社科基金一般项目，2022年9月完成课题研究计划确定的各项任务并顺利通过全国哲学社会科学工作办公室验收，2024年1月课题成果获得国家档案局优秀科技成果三等奖。该课题致力于研究和探索大型工程项目电子文件单轨制管理的实践经验和新思路，夯实电子文件单轨制管理的理论基础，由此提出具有可操作性的大型工程项目电子文件单轨制管理方案和参考模型。

　　课题研究主要内容

　　课题的核心研究对象为“电子文件单轨制管理”，预设场景和环境为“大型工程项目”，针对研究对象确定的研究重点问题是“理念与模型”。大型工程项目在建设过程中形成的电子文件具有数据量大、数据构成及类型多样、数据源分散、数据运行过程及软硬件环境复杂、管控节点多、涉及利益相关者多、数据价值显着等特点。课题选择大型工程项目进行研究，通约性更强，研究结论也更加具有参考价值且便于日后推广。

　　结合大型工程项目的特点及数据化、智能化趋势，该课题研究将“电子文件是企业核心数据资产”“电子文件单轨制管理需以数据驱动为视角”“电子文件单轨制管理需融入企业整体数据资产治理体系”等理念贯穿于全过程，充分发挥电子文件的数据资产价值。此外，该课题还明确提出“数据化”理念，即在理念层面上强化电子文件的数据属性与特征，并以此指导电子文件单轨制管理活动，使其最大程度地契合业务和管理需求，从而达到既定的管理目标。

　　在创新性理念的基础上，课题组结合工程项目特点及实际情况，对已有研究中关于电子文件管理原则的内涵和外延进行了补充完善，提出了大型工程项目电子文件单轨制管理的5个基本原则：管理“四全”化原则、技术智能化原则、制度体系化原则、价值最大化原则。这些原则不但为大型工程项目电子文件单轨制管理提供了规范和实施依据，而且也为一般意义上电子文件单轨制的实施提供了有力指导，有助于推动电子文件管理的规范化、高效化和智能化。

　　1.各部间关系

　　该课题结合已有文献、先进理念、单轨制运行需求以及实际实施情况等多重要素，创新性地提出大型工程项目电子文件单轨制管理的参考模型，该模型结合了电子文件单轨制管理的数据化理念以及由此产生的数据化转型，各部分之间存在一定的逻辑递进关系。

　　（1）数据化生存—前提与环境

　　电子文件及其单轨制是人类社会发展到信息时代、大数据时代适应生存、自然选择的结果，是在原有实体档案管理基础上进行的“变异”，是文档管理在大数据时代的现世形态和生存状态的精确描述，是电子文件单轨制管理的逻辑起点。

　　（2）数据资产—意义与价值

　　在传统文档价值描述的基础上，重新审视其价值可能性和潜力，只有将电子文件视为企业核心数据资产，才能从数据资产角度重新认识企业文件档案现象，克服传统档案观念守旧问题，为档案工作数字化转型树立正确发展目标，盘活企业文件档案资源，为企业健康发展提供重要的资源保障。

　　（3）数据驱动—视角与驱动

　　其并不是对业务驱动的否定，而是顺应时代发展的一种提升，是发挥电子文件天然数据属性的关键路径，是形成以电子文件数据流为主要动力和抓手的电子文件单轨制管理理念。

　　（4）数据治理—目标与方法

　　既表达了电子文件单轨制管理需要达到的目标状态—被有效地加以治理，同时也意味着数据治理的一些通用方法是可以且必须运用到电子文件单轨制管理当中，从而打通电子文件与数据管理的关卡，实现企业数据管理的统一。

　　2.“四数模型”

　　结合大型工程项目电子文件的特点及实际管理需求，该课题还创新性地构建了大型工程项目电子文件单轨制的管理模型，将电子文件单轨制管理的理念、原则、目标、领域、业务活动、控制点、任务分配与授权等多重要素均融入该管理模型中，为企业开展此项工作提供指导和参考。

　　该模型名为“四数模型”（FourDataReferenceModel，简称FDRM），如图所示，该模型以数据为基本立足点和视角，从下至上，由数根层、数基层、数流层和数值层组成。

四数模型图

　　（1）数根层

　　电子文件单轨制管理需以相应的硬件软件设施设备、制度和理论作为支撑，并结合工程项目的特点与需求，成为整个单轨制管理的最底层。

　　（2）数基层

　　海量电子文件数据是大型工程项目电子文件单轨制管理的管理对象和数据基础，对电子文件及其元数据的存储管理构成数基层的主要内容。

　　（3）数流层

　　该层主要由工程项目建设流程与此间使用的各类业务信息系统共同构成，是电子文件单轨制管理开展和实现的最直接环境，来自数基层的电子文件以数据形态在该层“流动”—生成、传输、办理等，是支持业务活动和系统正常运作的“血液”，并与数基层和数值层进行数据交换，保持紧密关联。

　　（4）数值层

　　主要利用各种信息技术包括AI技术对电子文件数据进行挖掘开发，以业务需求为导向提供相应的应用服务，从而彰显电子文件作为企业核心数据资产的价值。

　　与此同时，课题组在研究过程中结合文献研究、数据调查以及案例分析后发现，当前大型工程项目电子文件单轨制在实施过程中存在诸如观念转变期有待缩短、制度体系有待健全、系统建设有待完善、机构与人员设置有待调整、资金投入有待调配等典型问题和障碍，针对这些问题，提出要在观念、管理策略、技术、组织体系等方面进行一定调整，以此来实现数据化、精细化、智能化和科学化管理。

　　研究成果的创新与应用价值

　　1.创新点

　　（1）研究环境新

　　相较于已有研究，该课题选择真实的大型工程项目作为研究环境和实验场，在国内尚属首例。大型工程项目建设活动过程中形成的电子文件具有数据量大、数据构成及类型多样、数据源分散、数据运行过程及软硬件环境复杂、管控节点多、涉及利益相关者多、数据价值显着等特点，对其研究通约性更强，可以覆盖更多、更全面的问题，能加大研究深度和广度，研究结论也更加具有参考价值且便于日后推广，从而“以点带面”式地推动电子文件单轨制的发展。

　　（2）研究数据新

　　课题组在2022年通过问卷调查的方式了解大型工程项目电子文件单轨制实施的情况和水平，获得了大量一手数据，并结合现场调研与访谈，为该课题研究提供了扎实的数据支撑，避免了数据单一、数据时间早、数据覆盖面小等问题。

　　（3）学术观点新

　　该课题结合大型工程项目的特点及数据化、智能化趋势，提出电子文件单轨制管理的数据化理念，构建了以数据化理念为核心的概念模型，完整地展现了电子文件单轨制管理的新范式：数据化生存——前提与环境、数据资产——意义与价值、数据驱动—视角与驱动力、数据治理——目标与方法，并在此基础上提出大型工程项目电子文件单轨制管理的基本原则与目标。

　　（4）研究路径新

　　考虑到该课题研究对象及核心问题的特殊性，课题组选取了不同类型的大型工程项目案例进行调研并做深入研究和分析，避免理论研究对象类型的单一。同时采用理论研究与案例实施同步展开并相互验证的研究路径，结合理念、管理层面和大量数据及案例，构建参考模型，并结合大型工程项目实际情况构建管理模型，形成双模型架构，将理论与实践紧密结合。

　　2.应用价值

　　为了验证该课题提出的管理模型的可行性，同时提升课题研究成果的应用价值，该课题选定国内某大型基建工程项目进行落地应用。该基建项目为某大型中央企业集团在未来的新总部基地投资建设的总部大楼，项目业主方已明确提出要将建设项目中生成的三维电子文件（BIM）的管理作为推行电子文件单轨制管理的起点，为日后的运维和总部基地的统一管理奠定坚实基础。面对建设项目三维电子文件单轨制管理中存在的“数据孤岛”、变更记录难、归档范围小、移交难、检索难、利用难等问题，课题组构建了“基于三维模型的建设项目数据及电子文件全生命周期管理”，旨在最大程度地推动建设项目电子文件的全面单轨制。结合该课题研究所创建的参考模型和“四数模型”，课题组为该集团的三维电子文件全面单轨制管理提出了具体的实施方案，推动其可视化、数字化、数据化、智能化管理的实现。这一研究不仅可在工程项目领域广泛应用，还为其他类型项目的电子文件单轨制实施提供了有价值的参考。

　　电子文件单轨制管理，尽管不可能一蹴而就，但无疑是大数据时代下的重要发展趋势。该课题通过创新性研究，提出了诸多新理念、新模型和新路径，这些成果不仅有助于推动档案学管理范式的变革与进步，更在加速档案工作数字化转型方面发挥了关键作用。同时，这些研究成果还与国家数字化、信息化建设的整体战略紧密相连，为其提供了有力的支持与服务。

　　作者单位：中国人民大学档案学院

　　责任编辑：王辉