广西数字档案馆建设赋能增效情况调研

　　文/广西壮族自治区档案馆馆长黎富

　　为了探究数字档案馆建设在赋能业务工作、提升服务效能、优化体制机制等方面发挥的实际作用和存在的难点堵点，广西壮族自治区档案馆面向全区各级档案部门及立档单位，深入各个业务端口，以实地查看、走访座谈、问卷调查等形式开展调查研究，对表《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》以及国家档案局组织出台的具体标准和相关要求，对标更早建成“全国示范数字档案馆”单位的先进做法，归纳经验、剖析问题、提出对策，为下一步向智能档案馆、智慧档案馆迈进做好准备。

　　广西数字档案馆建设赋能增效现状

　　广西壮族自治区档案馆已建有符合电子信息系统机房设计规范B级标准的机房2个、通过国家三级信息系统安全等级保护测评的应用系统3个，96%以上的纸质档案及100%的照片、音频、视频档案完成数字化，配套管理制度、应用制度、培训制度、运维制度达47项并持续更新。数字档案馆已全面应用于档案工作“收、管、存、用”业务全流程，赋能增效情况显着。

　　1.赋能档案资政辅政

　　利用数字资源提升档案资政的深度和时效，建立重大活动和重特大事件档案数据库，为档案资政辅政提供强大数据支撑。2024年以来，自治区档案馆根植于馆藏数字档案资源，在信息系统的辅助加持下高效完成4期《档案参阅》编报并梳理出20个方面编报方向。已完成的编报中有2期分别获自治区党委书记，自治区党委常委、秘书长肯定批示，效率、质量之高前所未有。

　　2.赋能档案开放审核

　　与档案移交单位、鉴定部门和第三方公司探索人工智能等技术辅助档案开放审核协同联动机制，大幅提升工作效率，年审核量由11万件跃升至65万件。

　　3.赋能档案编研利用

　　利用数字档案馆信息系统的搜索查询、专题组织、在线编研等功能，有效提升档案编研利用质量和效率，编辑出版档案书籍画册、举办展览更加精准高效，查档利用办理时间从15分钟缩短到5分钟以内。

　　4.赋能档案资源共享

　　打造广西档案信息资源共享平台，实现全区区市县三级档案馆“异地查档、跨馆出证”，与自治区民政厅合作实现全区婚姻登记档案“一网通查”。2022年成功接入全国档案查询利用服务平台，实现系统“并网”，打破“数据孤岛”，为群众提供更加精准方便的档案信息资源服务，让“数据多跑路、群众少跑腿”。

　　5.赋能档案数据提质

　　在提升档案数据质量上下功夫，依托数字档案馆信息系统开展档案目录、数字化成果和实体“质量审核三对应”工作，逐条核对完善馆藏档案数字资源，夯实数字档案馆建设基础。

　　6.赋能档案保管保护

　　以档案数字化复制件代替原件利用，有效保护实体档案。成立广西电子文件备份中心，为广西区直单位和各级综合档案馆提供数字资源异地备份、安全保管保护，档案安全保障更加有力。随着赋能逐渐深入，数字档案馆为档案工作带来了3个转变：一是档案部门由“被动收集者”转变为“主动参与者”；二是档案资源由“佐证材料”转变为“知识源头”；三是档案工作者由“专才”转变为“全才”。

　　阻碍数字档案馆发挥作用的难点堵点

　　调研中发现，阻碍数字档案馆建设发挥作用的难点堵点主要包含3种类型：一是掣肘于大环境，如政策、财政以及当地数字政府的推进力度等；二是受限于技术壁垒，如系统接口不兼容、元数据要素不齐全以及信息资源长期保存中的安全与隐私保护等问题；三是拘囿于传统思维，部分档案业务人员知识能力水平无法适应信息技术发展要求，没有充分发挥出信息技术在档案领域应用的蓬勃活力和无限潜力。

　　1.系统功能设计与底层架构有待完善

　　一是系统功能模块与业务开展不够贴合。数字档案馆信息系统目前无法满足所有业务全流程闭环管理要求，并且在系统设计之初与业务工作人员沟通存在偏差，导致个别功能的操作模式与业务开展不相适，用户友好度、交互性不足，没有充分发挥简化工作流程、提升工作效率的作用，出现个别系统功能闲置的情况。比较典型的就是库房管理模块，由于调卷归卷是线下操作，登记审批是线上操作，双线操作难免增加程序上的复杂程度，导致工作人员仍然倾向于用纸质材料进行现场登记，完成交接。二是系统架构灵活性和延伸性不足。当技术更新、政策更新，需要系统适应新环境实现新功能的时候，无法快速、直接作出调整。例如，拓展数据库类型、增加格式转换类型、修改数据统计报表等方面，难以从根本上解决此类问题。三是系统与系统间缺乏整体性和联动性。一方面，数字档案馆包含的馆室一体化、档案信息资源共享平台和数字档案馆信息系统相互独立，未实现集成化，容易造成资源浪费、使用效率降低。另一方面，数字档案馆各系统与外部档案部门、立档单位自行建设的业务系统、档案管理系统缺乏联动，无法实现无缝对接，不利于档案移交接收工作的开展。

　　2.安全可控的信息防护体系不够健全

　　一是信息安全风险控制难度大增。各类信息技术的应用为档案管理工作带来更多的未知性，防止技术漏洞、人为失误、管理不善以及外部攻击的难度大大提高。二是系统防护手段不够完善。“四性”检测的科学合理性仍需进一步验证，如系统在电子档案的交接环节对接收包进行了MD5的加密校验，但是对电子档案本身没有进行MD5码的防篡改，不能确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，无法满足单套制管理要求。

　　3.地方性数字档案馆建设共识亟须统一

　　一是缺少地方性数字档案馆建设指导意见和实施细则，导致各档案部门和立档单位的档案工作思路、档案工作水平、档案资源质量和信息化应用程度各不相同，难以统一标准。二是广西统筹建设的党政机关综合办公平台与政府服务事项一体化平台电子文件预归档模块仍不够标准且未规范化大规模使用起来，导出的信息包存在要素不齐全甚至丢失等情况，为电子档案的移交接收和统一管理造成极大困扰。

　　4.档案数字资源建设有待加强

　　一是档案目录着录不规范问题仍然存在。在应用数字档案馆信息系统过程中发现，档案目录着录不标准、不全面等情况时有发生，直接影响到系统对馆藏档案的分类管理、鉴定划控和对档案实体的精细化管理。二是资源数据化的进程较慢，准确度难以把握。自治区档案馆馆藏档案数字化成果文字识别工作刚刚起步，存量大、进展慢，影响了档案的查询效率以及人工智能辅助鉴定的应用。三是多类型电子档案管理方式有待加强。照片、音频、视频等类电子档案的管理普遍存在滞后现象，存储格式、信息标注、安全备份等问题仍需在工作中结合实际加以完善。

　　深化数字档案馆建设的对策建议

　　数字档案馆建设要树立建、管、用并重的理念，重点考虑在信创环境下全面提升数字档案馆运行品质，做到进一步规范电子档案移交接收，持续关注和追踪信息技术的更新，注重复合型人才和信息化人才的引入与培养，促进档案开放利用，充分发挥档案在党和国家事业发展中的作用，提高档案的影响力和美誉度。

　　1.推进“大档案”资源体系建设

　　深化数字档案馆信息系统与数字广西、数字政府一体化推进力度，统一开发全区区市县三级电子文件归档和档案资源共享平台，统一全区档案资源建设及数据库建设标准要求，推动构建全区档案管理大平台。常态化开展数据质量清查行动，完善档案目录，建立专题数据库，实现总库、管理库、利用库的分库管理。在“存量数字化”的基础上大力推进电子文件单套制归档工作，拓宽数字档案收集类型。重点开展“资源数据化”，早日实现全文检索、数据分析、智能编研等，构建质提量升的档案资源体系。

　　2.持续完善数字档案馆信息系统

　　充分考量业务流程和人员使用习惯，支持功能的个性化定制，提升系统使用的容易程度、方便程度，让“线上”与“线下”无缝衔接，形成闭环，实现“人员”“业务”“系统”三者适配。在系统设计上，兼顾集约性和灵活性，加强系统建设整体谋划，最大限度减少多套系统、多套设备、多个管理账号同时使用的情况出现。采用前瞻性设计思路，预留好嵌入拓展空间，确保系统能够灵活应对未来出现的新变化。

　　3.统一档案管理与系统建设标准

　　规范归档流程确保数字档案信息安全可控，顶层制定数字档案馆操作流程、归档流程、接收流程、审批流程、检测流程等各项电子文件和电子档案业务管理流程，明确权限管理、秘钥管理、设备管理等系统安全保密办法，确保数字档案馆建设各项工作有规可依。完善数字档案馆服务评价体系，整合分析数字档案馆建设标准及实际应用情况，明确评价对象、确定关键维度、设定权重标准、设计评价流程，为数字档案馆建设改进优化明确方向，为广西数字档案馆建设大局提供参考借鉴。

　　4.加强人员培训和科技创新

　　档案部门要注意培养档案工作者信息化思维、提升信息化应用能力，拓宽信息化与档案工作融合发展思路，推动档案工作紧跟时代步伐，适应中国式现代化发展需要。组建科技创新队伍攻坚难点堵点，积极挖掘现有技术、发现新兴技术在档案管理、利用、保护等方面的应用。瞄准制约档案信息化发展的重难点课题，合力攻关，借科技兴档之势走好档案工作创新发展之路。加强对数字档案馆建设理论和应用实践的研究，汲取经验、提取精华、探索优化建设模式和方式方法，充分发挥“全国示范数字档案馆”的示范引领作用。

　　5.贯彻新发展理念推动档案工作走向现代化

　　以服务为导向，深化推进“指尖查档”迭代升级，在官方网站、移动端探索更多服务方式，依托公众号、视频号等新媒介推出更多文化精品、文创产品，传播档案文化，提高人民群众对档案工作的认同感和喜爱度。丰富“智能+编研”“智能+保护”“智能+监管”“智能+利用”等应用场景，进一步加强区块链、云计算、大数据等新一代信息技术与档案工作的融合，提升数字档案馆的智能水平，向建设智慧型数字档案馆这一更高目标迈进。数字档案馆建设之初做好节能减排设计，坚持“利旧原则”，在满足业务需求的前提下优先选择低能耗设备。及时清除多余的系统功能模块，动态监测能耗情况，及时调整各类设备的参数设置，打造绿色数字档案馆。

　　责任编辑：王辉