全球档案“一本账” 数字赋能促发展——中兴通讯档案管理体系建设实践

　　作为全球领先的综合通信与信息技术解决方案提供商，中兴通讯股份有限公司业务覆盖160多个国家和地区，服务全球四分之一以上人口。近年来，中兴通讯坚持以习近平总书记对档案工作重要指示批示精神为指导，以战略高度认识并推进企业档案工作，依托数字技术优势，采用“1个档案馆+1个档案系统+N个档案室”大集中管理模式，构建“全球一本账”档案管理体系，实现统一领导、统一管理、统一制度、统一标准，3900余万件档案应归尽归，提供利用45万件，为企业经营和技术创新提供了坚实保障，更为增强企业经营韧性、推动高质量发展注入了源源不断的动力。

　　实现可持续发展，档案工作不可或缺

　　有过去才有未来，懂来路方知远方。于企业而言，档案工作不是可做可不做的工作，而是必须要做的工作。只要业务在运行，档案工作就要持续进行。这不仅是企业实现可持续发展的内在要求，也是适应数字化转型发展的迫切要求，更是贯彻落实档案法律法规的必然要求。

　　企业是一个有机整体，全面可持续发展既要突出核心能力，也要提升综合能力。档案是企业经营发展过程的真实记录，是业务工作不可或缺的一部分。档案工作与业务发展相辅相成、相互成就——记录经营活动轨迹，确保业务活动可追溯、具有连续性；传承企业发展经验，提升业务效率，有效节约资源；作为重要凭证，助力构建风清气正的企业氛围。

　　作为深港两地的上市公司，中兴通讯是业务和供应链高度全球化的企业。严格遵守业务所在国家或地区法律法规是企业开展经营活动的前提，档案工作也不例外。《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《企业境外档案管理办法》及外国法律都明确要求，企业要加强档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作开展。

　　此外，作为高科技企业，中兴通讯将数字化转型视为提升企业运营效率、增强核心竞争力及驱动业务增长的核心举措，并在研发、生产、运营等数字化转型领域取得一定成效。业务的数字化转型及完善的数字化条件，为档案工作既带来了机遇，也带来了挑战。一方面，数字化转型提供了技术支撑和工具优势，有助于全方位提升档案管理效率和服务水平。另一方面，数字化转型也会产生数量庞大的电子档案，对电子文件自动归档、安全保管和便捷利用提出了更高要求。因此，企业档案工作必须与时俱进，充分利用数字化工具，探索智能化技术应用，适应企业数字化转型的发展趋势。

　　“全球一本账”，打造企业档案管理样板

　　中兴通讯成立于1985年，员工超过7.2万人，业务广泛，档案体量庞大且类型多样。同时，境外子公司分布在全球各地，面临各地法律法规多样性挑战。在此背景下，中兴通讯立足自上而下的体系化设计，将档案工作与业务工作深度融合，通过打造境外样板点等方式，实现全球档案管理“一本账”，有力有效支撑企业经营发展。

　　档案管理顶层设计必须遵循企业治理架构，以体系化建设为根本，以此建设三级组织架构和制度规范，明确管理职责和要求，确保体系运行系统、高效。中兴通讯档案管理体系建设具备4个关键要素。

　　标准化。档案管理首先要依据国内外行业标准，在此基础上结合实际形成适用的制度规范。建立“1（档案管理总则）+N（通用档案制度）+N（业务制度）”的制度体系，以总则引领定要求、通则规范定基线、业务细化指导落地，实现统一标准。

　　规范性。基于“业务谁主管，档案谁负责”的原则，构建职责清晰、各司其职的体系架构，促进规范运转。自上而下设立了档案管理三级组织架构。第一级在集团层面成立档案管理委员会，组建档案部门，牵头档案管理体系的统一规划，管理层定期参加委员会会议及档案事项评审。第二级在研发、生产、营销、管理等各领域成立档案管理小组，负责各领域档案管理资源支持及管理推进。第三级在各部门，部门负责人为档案工作第一责任人，并任命档案管理员，指导跟进工作落地，实现归档责任到人。

　　完整性。体系范围覆盖完整，推进全球及附属公司档案体系建设。业务场景覆盖完整，关注业务发展变化，确保应归尽归、可用好用。

　　制约性。将档案管理作为业务活动最后一环，嵌入业务流程和IT系统，业务办理完毕及时归档。建立体系认证标准，定期复盘检查，促进体系“自流转”和“自循环”。档案管理体系与研发体系、质量体系、信息安全体系等相互制约、相互遵循，协同共进，构建良性生态。

　　建设档案管理体系，前端控制至关重要。中兴通讯对此高度重视，将档案工作要求嵌入业务流程视为一项“抓源头”与“长久立”的核心工作，以档案工作标准的确立和业务记录归档来规范业务活动、优化业务流程，从而完善企业管理体系及价值体系。

　　一方面，设置归档控制点，将档案验收作为流程关闭的前置条件或业务活动闭环的最后一步，在业务开展过程中完成归档操作，实现完整、无感归档。目前，中兴通讯已实现档案管理嵌入国际工程服务项目、HPPD研发项目、战略合作管理、采购管理、离职管理等关键流程，可有效保障业务连续性，控制归档不完整的风险。

　　另一方面，明确将档案管理嵌入企业管理标准流程，新增或修订业务制度须同步明确业务活动类别、归档范围、归档职责和归档时间，实现档案管理与业务管理同部署、同检查、同总结、同验收。

　　除国内业务外，中兴通讯还涉及境外业务。境外档案管理也是公司档案管理体系建设的重要组成部分，且在全球化背景下，面临法律法规差异性、管理复杂性等挑战。

　　中兴通讯在遵循公司治理架构、确保依法合规的原则上，采取“先试点，后推广”的思路，逐步推进全球档案管理体系建设。先后在亚洲、非洲、欧洲建设样板点，成立档案机构、确定归集范围、发布规章制度、建设档案室、完成电子文件归档，形成一套可复制的标准化流程，为企业合法经营提供保障。2023年，《全球档案管理一本账，境外样板点创新先行》案例获全国企业档案工作创新一类案例，为境外企业档案管理提供了参考。

　　强化安全管控，让档案更好反哺业务

　　在统一标准的指导下，运用科学的管理理念和方法，建设档案管理系统和集团档案馆，开发数字化工具，满足实体及电子档案安全保管和高效利用需求，充分发挥集约化管理和专业化力量的优势。

　　在档案管理系统建设方面，从电子文件归档收集到长期安全保存均有所突破。比如，在收集端，通过创新归档方式，完成46个业务系统自动归档，采用“四性”检测技术监测电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，归档效率不断提高。结合企业内部需要，自研开发“归档看板”产品，可视化展示归档数据，月度动态提醒归档，减少人工管理成本。在保管端，《基于IPFS与区块链技术的企业电子档案可信管理研究》科技项目通过国家档案局验收，成功打造档案存证、查证、验证、恢复为一体的平台，构建了可追溯、可信任、可恢复的电子档案完整证据链，在保障档案真实可信及安全性的同时，有效降低存储成本，提升利用效率。

　　在实体档案馆建设方面，构建了“1档案馆+N档案室”一体化模式，实现档案在全球范围内可管、可查、可用。集团档案馆配备专业温湿度控制设备、消防安保设备和监控设备，严格执行“八防”要求，落实登记和每日巡检制度，建立档案接收、整理验收、消毒、出入库标准化流程，并每双月组织消防应急演练，确保档案绝对安全。

　　为充分发挥档案凭证和参考作用，探索应用AI等智能化技术和短视频等新媒体形式，挖掘档案内涵，释放多元价值。开发一站式利用平台，提供多组合、多条件检索，定制化开发档案标签、分享、点赞、专题库、订阅等功能，实现移动端查询借阅，随时随地可用。加强档案编研，推出“档看中兴”系列作品，内容上注重趣味性、可看性和传播性，形式上采用短视频、图文及汇编等多种形式，并通过多主体合作，在公司官方品牌渠道及内外部宣传平台投放。

　　效能充分释放，让企业管理创新增效

　　多年的创新实践使档案在企业生产、经营、研发等环节发挥了重要基础性、支撑性作用，同时也助力了企业品牌的创建。

　　支撑经营决策。中兴通讯全球一体化档案管理体系的建设，在遵守境内外法律法规的基础上，推动了档案的完整收集、安全保管和有效利用，确保价值性经营记录可追溯，为企业规范开展各项经营活动提供了关键支持及证据支撑，保障了经营决策的科学性和连续性。

　　维护合法权益。企业档案是企业与内外部利益相关方之间业务往来产生的原始记录，是维护企业合法权益的重要凭证和有力证据。中兴通讯累计档案利用量已超过45万件次，助力生产经营和管理决策，支撑收款、诉讼所涉及的金额超过39亿元，其中境内外各占50%，在投标、诉讼、专利、应审等业务中发挥了不可或缺的作用。

　　赋能科技创新。在研发领域，通过将档案管理嵌入研发流程，促进应归尽归，形成经验积累和组织能力，实现档案复用及资源共享，助力研发效率提升。在专利领域，专利档案集中保管与利用为中兴通讯的持续创新提供了有效保障，目前已归集250万件，提供利用3000次。

　　助力经营提效。采用集中管理模式，实现“统一标准、统一平台”，利用数字化工具提质增效降低人力及重复开发成本，节约开支约1000万元，为企业经营节约了大量宝贵资源。

　　构筑品牌文化。利用档案积极举办系列宣传活动，丰富企业文化、凝聚中兴力量；推出“档看中兴”编研成果，讲述中兴故事，构筑中兴品牌。

　　回溯过往，作为民营企业档案工作协作组成员单位，在国家档案局的指导下，中兴通讯迅速构建全球化档案管理体系，在人才队伍培养、数字技术创新和境外企业档案管理等领域形成了良好示范，为中国企业“出海”提供了可借鉴的经验，在民族通信产业历史长河中刻下了中兴印记。

　　展望未来，作为“数字经济的筑路者”，在加速科技创新，共促新质生产力发展的新征程上，中兴通讯将始终秉持“求实存真对历史负责，鉴往知来为现实服务”的理念，做好企业档案工作，服务经营发展大局，更好地履行企业档案管理职责，彰显企业责任与担当，为民族通信事业发展贡献力量。

　　原载于《中国档案报》2024年9月16日  总第4189期  第一版