档案类科技项目查新现状、问题及对策

　　科技查新简称“查新”，是指利用计算机检索等手段，运用综合分析、对比等方法，对科技项目的新颖性作出文献评价的情报咨询服务。查新是避免科技项目重复立项，为科技成果鉴定、评估、验收等提供客观的新颖性评价结果的重要手段。在档案类科技项目查新过程中，发现的主要问题有：档案科研人员对于查新及查新点的归纳存在认识误区，对查新点的精准性、创新性、技术特征等的表达还需进一步精确。这既使得查新的难度增加，也直接影响结论的准确性。为引导档案科研人员高质量归纳查新项目的科学技术要点、准确提炼查新点，本文针对当前存在的主要问题，提出查新项目科学技术要点归纳和查新点提炼的方法，供参考。

　　一、查新的特点

　　档案类科技项目从研究内容上可分为档案保护类、档案信息化类和软科学类。其中，前两类偏向自然科学，第三类偏向社会科学。因此，不同类别之间在研究对象、方法、成果等方面存在一定差异。

　　（一）查新内容的复杂性

　　前两类项目的查新对象一般为设计方案、技术方法，查新所查证的内容相对单一。软科学类的研究范式通常是分析现状及面临的问题，运用档案学理论，并结合实践提出对策，展望未来发展。这类研究涉及地域特点、经济状况、技术水平、管理方式等多个方面，所查证的内容比较综合。可见，查新内容既涵盖自然科学又涵盖社会科学，所涉及的专业领域非常广泛，整体呈现一定的复杂性。

　　（二）文献检索范围广

　　由于查新内容的综合、复杂，在查新检索中，不仅需要检索档案专业文献和通用数据库，还需要检索项目所涉及领域的专业文献以及其他专业数据库。

　　从涉及学科看，不仅涉及档案学专业理论与实践，还涉及图书情报、计算机、化学、生物等学科知识，特别是近年来档案行业积极开展大数据、区块链、人工智能等新技术新方法的应用研究，查新的信息资源范围进一步扩大。从成果形式看，主要有论文、著作、专利、软件、信息系统、研究报告等。因此，不能仅限于知网、万方等数据库，往往需要扩大检索范围。

　　二、查新的现状

　　（一）查新难度大

　　档案类科技项目的题目一般比较大，但具体的研究重点多集中在思路、方法、策略以及采用的技术、方案等方面。有的只涉及题目的一部分内容，有的是某种方法或某几种方法结合的应用研究。加上委托方希望项目的查新点越多越好，会列出很多设想的创新点，这使得查新点的提炼更加困难。同时，仅根据项目的标题和查新点来确定检索词并制定检索策略的话，检出的相关文献非常多，有的多达四五百篇。为检索出最密切相关的，需要不断调整和扩展检索策略，增加了工作量和工作难度。

　　（二）新颖性难以肯定

　　尽管档案保护类、档案信息化类查新只需评价具体的技术方案、方法的新颖性，但目前很多项目采用了相同的技术方案，导致其新颖性难以肯定。如，数字档案馆建设相关项目的系统架构往往大同小异。而软科学类提出的理论、观点、政策的新颖性判断更为复杂。如，有的项目提出一些概念术语，但与现有概念术语间的边界不清晰，难以肯定其新颖性。

　　三、查新存在的问题

　　（一）对查新认识不足

　　部分档案科研人员对查新缺乏认识，将科技查新理解为查重，提供的项目科学技术要点和查新点不够精准，影响查新质量。应把查新同查重区分开来。文献检索是针对具体科技项目的需要，仅提供文献题录和文献，不进行新颖性分析和评价，侧重于相关文献的查全率。查重是比对文本相似度，计算文字的复制比。查新则是文献检索和情报分析相结合的情报研究工作，以文献检索为手段，以检索结果为依据，侧重于判定查新点所述的内容新颖性。

　　（二）科学技术要点归纳不清

　　科学技术要点主要反映项目的研究目的、技术方案和技术效果，是对项目研究内容的归纳总结，也是提炼查新点的基础。部分档案科研人员在撰写查新项目的科学技术要点时，使用大量篇幅阐述项目的研究背景、研究意义和自身优势等，具体研究内容却一笔带过，论述较为单薄，既未阐明要解决的问题，也未明确采用的技术、方法，导致查新人员无法准确理解项目的核心内容。

　　（三）查新点提炼不精准

　　查新点是对比分析和判断项目新颖性的主要依据，是对科学技术要点的进一步提炼。提炼得精准与否，直接影响查新质量。可以说，抓住项目查新点，就抓住了整个项目的精髓。提炼不精准，主要表现在两个方面。一是定位不准，不能准确定位创新点，将研究意义、通用的技术方法、研究成果等都作为查新点，或是单纯罗列技术。二是关键内容阐述不清晰，主观描述性内容较多，关键内容、客观指标和数据论述较少，甚至有的内容无法与提供的科学技术要点相对应。

　　四、解决之策

　　（一）加大查新宣传力度

　　针对查新认识不到位的问题，应利用会议、培训、媒体宣传等方式加大宣传力度，引导档案科研人员熟悉查新流程和内容，掌握查新点提炼方法和技巧。

　　（二）把握科学技术要点撰写技巧

　　应分点展开论述，突出创新点和新颖性，包括要解决的问题、采用的技术和方法、具体技术指标、达到的效果和最终成果等。每一个科学技术要点控制在300字至500字，切忌过多阐述研究背景和意义等，同时避免使用主观性和修饰性用语。

　　（三）把握查新点撰写技巧

　　要做到用语精炼准确，突出重点，与科学技术要点相对应。查新点一般为2至3个，最多不超过5个。一个查新点只突出一个主题，阐述一个关键内容。切忌把通用性技术内容列为查新点，或合并相对独立的研究内容作为查新点。其表述应避免使用评价性的用语，如首次、领先、先进等，术语使用要规范、准确。可表述为：“针对……对象，采用……方法（技术），具体指标（内容）包括……，解决了……问题，达到了……效果或取得了……成果。”

　　查新点可从单项技术或理论创新、组合技术创新两个方面提炼。前者需要阐述有实质性创新的具体内容，包括数据、指标、方法等。后者指单独每一项技术都不具备创新性，但是组合、集成应用后能够有效解决特定问题，达到一定效果。因此，在提炼查新点时需要阐述涉及的每一项技术，重点论述解决的具体问题和实现的效果。

　　不同类型项目的查新点侧重亦有不同。档案保护类需主要阐述采用的实验方法（技术）、主要的技术指标、最终的效果等。档案信息化类可着重从系统架构、系统功能、采用的开发技术、应用的算法等方面提炼。软科学类需阐明涉及的具体概念、定义，以及提出的政策举措。

　　（四）探索档案科技成果数据库建设

　　科技成果是重要的数据资源。知网、万方、国家科技报告服务系统等权威数据库收录了国内各学科领域的部分科技成果。已公开出版、发表的档案科技成果可在以上数据库中检索到，但对于大量未出版未发表的科技成果则无从检索。因此，有必要探索建设全国性的档案科技成果数据库，特别是汇集历年来国家档案局科技项目和各地方档案部门科技项目的最终成果，既为科研人员提供宝贵的学术资源，又能丰富查新数据资源，促进档案科技创新发展。

　　（作者系国家档案局档案科学技术研究所工作人员）

　　原载于《中国档案报》2024年9月5日 总第4184期  第四版