重大活动档案管理的关键要点:以北京奥运档案为例

　　作者：李雨欣

　　摘 要：重大活动档案是国家档案事业的重要组成部分，具有重要的凭证价值、历史价值和社会价值。立足于北京奥运档案的管理实践，旨在总结重大活动档案管理的一般规律和关键要点，以期为新时代加强重大活动档案管理提供有益启示。首先，系统阐述了北京奥运档案的特点，提炼了北京奥运档案管理的“中国模式”，剖析了北京奥运档案管理面临的问题和挑战；其次，从机制保障、规范管理、科技赋能、开发利用等方面凝练了重大活动档案管理的关键要点；最后，针对性地提出统筹规划、强化宣传培训、创新利用方式等对策建议，以期推动新时代档案事业的高质量发展。

　　关键词：重大活动档案；档案管理；北京奥运档案；中国模式

　　2021年习近平总书记对档案工作作出批示，要求“把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好”。重大活动档案记录了国家发展进程中具有里程碑意义的重要历史时刻，是国家层面的珍贵档案遗产。作为重大活动档案的典型代表，奥运档案为北京、中国乃至国际奥林匹克运动留下璀璨夺目的物质财富和精神财富。2008年北京奥运会和2022年北京冬奥会标志着北京成为世界上第一个既举办过夏季奥运会，又举办过冬季奥运会的“双奥之城”。在两届奥运会的筹办过程中，北京档案部门在奥运档案的管理实践方面进行了积极的探索，积累了丰富的工作经验，树立了档案管理的“标杆”。然而，由于奥运档案的特殊性，其管理工作仍然面临诸多现实困境，如何进一步加强和改进奥运档案乃至其他重大活动档案的管理，值得认真研究。当前，国内学者对重大活动档案管理的研究主要集中在以下几个方面：一是分析重大活动档案的特点，揭示其管理的规律性和挑战性[1]；二是总结北京奥运档案管理的经验，呈现“中国模式”的内涵特征；三是剖析重大活动档案管理中存在的突出问题，提出破解难题的对策建议[2]。这些研究既拓展了档案学研究的领域，又丰富了重大活动档案管理的理论和方法，为当前领域研究提供了重要的学术参考。但是当前研究在重大活动档案管理过程中有关系统性和操作性方面的关键要点有待进一步加强。

　　1  北京奥运档案管理的实践启示

　　1.1 北京奥运档案管理的主要特点

　　北京奥运档案是指在2008年夏季奥运会和2022年冬季奥运会的申办、筹办、举办过程中形成的，对国家和社会具有保存价值的各种记录。从两届奥运会档案管理的实践来看，北京奥运档案具有鲜明的特点。首先，北京奥运档案的形成主体地位崇高、规格很高。两届奥运会均是在党中央、国务院的直接领导下举办的，在申办阶段就成立了由国家领导人任组长的申奥委员会，筹办阶段成立了以国务院副总理为主席的北京奥组委，参与人员涉及国内外政要，国际奥委会主席等亲临现场。因此，北京奥运档案记录的是国家意志，体现的是民族精神，凝结的是全体人民的智慧结晶，是一笔弥足珍贵的档案财富。其次，北京奥运档案的来源渠道广泛、数量十分庞大。与一般机关部门的档案不同，奥运档案的形成涉及方方面面，除了奥组委及其下属部门之外，还有各级政府部门、企事业单位、社会团体、志愿者以及个人等。据统计，北京夏季奥组委的归档文件就达到了34万余卷，档案门类多达37个。如何从纷繁复杂的文件信息中甄别、提炼出具有永久保存价值的档案对于档案工作者来说有一定挑战性。最后，北京奥运档案的载体种类繁多、形式各异，囊括从纸质到电子，从文字、图表到声像，从实物到网页等多模态数据。统筹管理不同载体的档案资源，确保其真实性、完整性、可用性、安全性，是奥运档案相关工作者的责任担当。

　　1.2 北京奥运档案管理的模式探索

　　依照徐拥军等提出的北京奥运档案管理的“中国模式”[3]，本文从治理体系、资源体系、利用体系、安全体系四个维度，系统梳理北京奥运档案管理的一般规律，从而为重大活动的档案管理提供借鉴。在治理体系方面，北京奥运档案管理坚持党政主导，充分发挥北京市档案局的业务指导作用，统筹协调各方力量，建立了涵盖奥组委内设机构、竞赛场馆、京外赛区等在内的工作网络，形成了“领导小组+专业队伍”的组织架构。同时，注重人员选拔与培训，实行目标责任制和归档责任制，将档案工作落实到人、细化到事。在资源体系方面，北京奥运档案管理遵循全面归档与特色归档并重的原则，大力开展文件材料征集工作，力求把最能反映奥运精神、最能体现时代特征、最能彰显历史价值的档案收集齐全。尤其是在收集冬奥会档案的过程中，更加注重口述历史、档案大数据等新型档案的征集，充分利用现代信息技术手段，提高档案管理的信息化、数字化水平。在利用体系方面，北京奥运档案管理创新服务理念，通过建立档案查阅利用的“绿色通道”，为冬奥会筹办提供档案服务保障，并依托展览、出版、媒体等多种形式，广泛宣传奥运档案，弘扬奥林匹克精神，传播中国之声。在安全体系方面，北京奥运档案管理部门高度重视档案的安全保密工作，制定了严密的制度规范，配置了先进的软硬件设施，采取了行之有效的监管措施。

　　1.3 北京奥运档案管理面临的问题

　　尽管北京奥运档案管理取得了瞩目成绩，积累了宝贵经验，但是人们清醒地意识到，由于奥运档案自身的特点以及外部环境的制约，其管理工作依然面临诸多困境和挑战。具体来说，一是对奥运档案的重要性认识不足。由于奥运档案的形成具有阶段性和临时性，加之工作节奏快、任务重，档案工作常常得不到领导的足够重视，工作人员的档案意识淡薄，容易出现档案归档不及时、内容不完整等问题。二是奥运档案的收集难度较大。奥运会是一项极其复杂且庞大的重要活动，参与单位部门众多、地域覆盖面广，工作人员既分散又集中，又鉴于时间紧、任务重，在这种紧急情况下，全面收集奥运相关归档文件阻碍重重。三是奥运档案的管理基础薄弱。受人员、经费等因素的限制，奥运档案管理的信息化、数字化程度总体不高，数字档案的标准规范有待进一步细化和落实。四是奥运档案的开发利用不足。受奥运知识产权的制约，北京奥运档案的社会开放程度有限，公众获取和利用的渠道不够通畅。同时，相关学术研究、文化创意、数字展览等领域的深度开发力度有待进一步加强。

　　2  重大活动档案管理的关键要点

　　2.1 健全工作机制，强化制度建设

　　健全工作机制是保证重大活动档案管理科学有序进行的关键所在。只有建立起由档案部门牵头、相关部门参与的工作机构，明确各成员单位的职责分工，完善档案收集、整理、移交、借阅等环节的规章制度，做到有章可循、有据可依，将档案工作纳入绩效考核体系，与干部任免、评优评先挂钩，形成严密的责任链条，选拔政治素质高、业务能力强的干部从事档案工作，建设一支作风优良、本领过硬的档案队伍，才能为重大活动档案管理提供坚实的制度保障和人才支撑。通过梳理北京奥运档案管理的工作模式，发现其始终坚持档案部门提前介入，让档案部门在奥运筹办伊始就参与其中，明确归档范围和保管期限，为档案收集奠定了坚实基础。在机构设置上，北京奥组委设置了专门的档案管理部门，各相关单位明确分管领导和兼职档案员，确保档案工作与业务工作同步推进、权责对等。在责任落实上，通过签订责任状、实行奖惩措施等方式，将档案工作层层分解、落实到人、落实到岗[4]。

　　2.2 拓宽收集渠道，提高数字化水平

　　重大活动档案具有数量大、载体多、来源广的特点，这对档案收集工作提出了更高的要求。因此，要拓宽征集范围，在重视承办单位正式文件归档的同时，还应广泛征集与重大活动相关的各类文献资料，特别是要注重口述历史、图像、视频等特殊载体档案的征集；要丰富征集手段，灵活采取与形成单位签订协议、购买服务、接受捐赠等多种方式，努力实现档案收集的最大化。同时，引入大数据、云计算、人工智能等现代信息技术，不断优化当前的技术手段，从而提高档案收集工作的自动化、智能化水平。因此，在收集档案方面，北京奥运档案管理做到了广泛动员社会各方力量参与档案征集，并通过网站、报刊、广播、电视等媒体渠道发布公告，充分调动了全社会的积极性，并依托OA系统、智慧档案管理系统等现代化平台，提高了业务流程的工作效率。

　　2.3 彰显资政作用，拓展服务功能

　　新时代赋予档案工作更多时代内涵和使命要求，需要通过创新利用方式，充分彰显档案在服务决策、传承文化、造福社会等方面的独特价值。首先，强化档案的资政服务功能，能够为重大决策和后续活动提供及时准确、契合需要的档案支持。其次，要充分拓展档案的文化功能，通过丰富多彩的展览、出版、宣传等活动，讲好重大活动背后的动人故事，广泛传播体现时代精神、彰显民族精神的先进文化。再次，要积极服务社会大众，畅通公众查阅档案的渠道，建立开放透明的档案利用机制，让档案记录的历史真相广为人知、广受认可，切实提升档案的社会效益。关于这一点，北京奥运档案管理始终坚持发挥档案查考辨伪的基本功能，及时、完整、准确地归档奥运文件，妥善收集、整理、保管历史记录，为冬奥会筹办、亚运会申办等提供了及时有效的档案支撑。最后，深入开展多维价值的系统挖掘，精心制作专题档案，系统编辑口述历史，创新策划主题展览，全方位、多视角再现北京“双奥”的恢宏图景；注重促进学术文化交流，为国内外广大学者深入研究奥林匹克运动历史提供翔实史料，生动彰显档案的文化内涵和学术价值。

　　3  重大活动档案管理的对策建议

　　3.1 统筹规划，加强重大活动档案管理的顶层设计

　　为确保重大活动档案管理工作科学有序、高效有力地开展，必须坚持和加强党的全面领导，将重大活动档案管理纳入国家档案事业发展的总体规划，系统谋划、策划、规划，实现统筹推进。这就要求在更高层面制定专门的重大活动档案管理规划，紧密结合重大活动的阶段特点和任务要求，科学设定阶段目标，明确重点任务，确保档案工作与重大活动同步谋划、同步部署、同步推进的协同机制。与此同时，要根据新时代档案工作的总体要求，按照“集中统一领导、分级分类管理”的原则，进一步理顺由中央和国家档案局统一领导、地方各级档案主管部门组织实施的管理体制，健全科学规范、运行高效的档案工作机制。

　　3.2 强化宣传培训，提高工作人员和社会公众的档案意识

　　在重大活动中，只有组织者、参与者、服务对象等各方主体都充分认识到档案在重大活动中的特殊地位和重要作用，真正树立档案是第一手历史证据、档案工作是重大活动中一项不可或缺的基础性工作的理念，才能在全社会形成重视档案、支持档案的浓厚氛围，进而凝聚起推动档案事业发展的强大合力。首先，在面临重大活动时，要高度重视并充分利用报刊、广播、电视、网络等新媒体平台的优势，加大档案法治宣传教育力度，大力弘扬档案工作在重大活动中独特而重要的作用。其次，要把档案知识教育作为重大活动档案工作者的必修课，纳入各类培训体系，广泛开展档案知识普及活动，切实增强档案工作者和社会公众的档案法治观念、保护意识、责任意识。

　　3.3 创新利用方式，拓展档案开发的广度和深度

　　重大活动档案需要围绕中心、服务大局，有计划、有重点地组织开展档案资源的编研工作。首先，要充分发挥专业力量，积极搭建各类编研平台，引导和鼓励档案工作者深入挖掘档案所蕴含的价值，推动档案信息资源向智力成果转化。其次，要积极运用现代信息技术手段，加强重大活动档案展示平台建设，创新展示利用方式，提高档案展示的科技感和艺术感。最后，要注重畅通档案利用渠道，完善档案开放、查询、利用等方面的制度规范，加强数字化阅览室建设，积极搭建线上线下一体化综合服务平台。

　　参考文献

　　[1]武晓璇,朱天梅,周丽霞.面向奥运遗产开发的档案知识服务研究[J].山西档案,2022(6):50-57.

　　[2]吴颖娜.重大活动档案管理工作的实践与探索研究[J].北京档案,2016(3):28-29.

　　[3]徐拥军,张丹.北京奥运档案管理的“中国模式”[J].图书情报知识,2022(3):32-40.

　　[4]司雯,蒋冠.重大活动和突发事件档案征集模式优化研究:基于省级综合档案馆重大活动和突发事件档案征集公告的分析[J].山西档案,2023(4):46-52.

　　【作者简介】李雨欣（1999—），男，汉族，黑龙江大庆人，清华大学社会科学学院硕士在读，研究方向：体育人文社会学。