勿将“学生档案”和“学籍档案”相混淆——关于做好高校专业档案工作的思考

　　近年来，高校学生档案遗失、私拆、内容缺失等现象反映出高校专业档案管理中的短板弱项，应引起高度重视。本文以学生档案和学籍档案为例，分析高校专业档案工作存在的问题，并提出相应建议。

　　基本内涵

　　“学生档案”和“学籍档案”是高校专业档案的两个重要类别。前者是高校在学生管理活动中形成的，以学生个人为单位集中保存的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学业表现的文字、表格等不同形式的记录。后者则是高校在进行学生学籍管理中直接形成的各种具有保存价值的历史记录。

　　从定义可以看出，两者密切联系，均与“学生”直接相关。《高等学校档案管理办法》规定了“学生类”档案涵盖的特定要素，如学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。但有关规定过于笼统，缺乏具体指向，没有作出具体清晰的种类划分。这一含混之处导致不少高校将两者混淆管理。

　　其实，两者存在显著区别，具体表现在3个方面。在管理责任上，前者一般由学生处负责管理，后者一般由档案馆管理。在组成内容上，前者包含毕业生登记表、成绩单、高校学习期间形成的党团关系证明、奖惩材料、毕业生登记表等重要文件材料，以及其他可供参考的材料。后者一般包括录取花名册、学生登记表、成绩单、学籍异动证明、毕业生学士学位授予名单等在校学习期间形成的与学籍密切相关的材料。在档案流向上，前者一般随毕业生本人进行转递，后者则一般在学校保管。可以看出，两者存在较大不同，应在管理中明确区分。

　　存在问题

　　一是管理制度亟待完善。目前，在国家层面尚无关于学生档案、学籍档案的专门法律法规，有关专业档案处于无规可循的状态，由此带来档案管理主体不明确、多头管理、具体业务缺乏统一规范等问题。目前，全国多数高校学生档案由二级学院（系）自行保管，少部分高校由行政职能部门（如学生工作处、研究生处）集中管理。

　　责任分割含混、不统一带来的直接后果是难以及时、完整、规范地收集学生在校期间形成的应归档的文件材料，所形成的档案质量和规范性不高。而学生档案作为干部人事档案的“前身”与“上游”，其所包含的出生日期、学历学位、奖惩、入党时间等信息都是干部人事档案重点审核的对象。因此，需建立与干部人事档案相适应相衔接的文件材料归档要求和档案管理标准。

　　现状却是两者缺乏协同。突出表现在干部档案专项审核过程中，经常发现缺少入学、党团关系、毕业生登记表等重要材料。既给档案规范化管理和便捷利用带来了困扰，也不利于维护学生档案的权威性和公信力，同时增添了后续补充必要证明材料的工作量。

　　二是安全监管机制尚不健全。学生档案是高校专业档案的重要类别之一，具有“档随人走”的流动性特点。《干部人事档案工作条例》对转递作出明确规定。《流动人员人事档案管理服务规定》明确，流动人员人事档案转递应当通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等方式进行，严禁个人自带。因为转递过程丢失、私自拆封、个人长期私自保管、将档案交给无管理权限的单位进行管理等，都可能使之成为“死档”，无法继续利用和流转，进而影响学生未来发展。

　　当前，随着各地区公共就业和人才服务管理的规范化、精细化，个人携带和自寄档案导致的整套档案材料遗失等情况有所下降，但仍有一些入职单位由于某些原因允许个人携带档案，由此产生安全隐患，仍应大力完善安全监管机制。

　　三是多元化利用需求与服务供给的矛盾日益凸显。高校专业档案管理具有很强的服务性。每年毕业季、求职季、升学季等节点，学籍档案利用集中，利用量大，利用率高。且随着高校招生规模扩大，档案数量迅猛增加，进一步加剧了管理难度。而高校专业档案管理囿于人员力量有限、软硬件设施设备不齐全、学籍档案数字化程度不高等因素，服务质量和工作效率有所降低，难以满足广大学生的迫切需要。

　　对策建议

　　一是压实工作责任。高校专业档案工作是一项系统性、业务性、规范性很强的管理工作，需要构建专业档案常态化管理机制。建议尽快出台关于高校学生档案、学籍档案的专业管理制度，明确管理责任和管理要求。增强周期性管理理念，无论是接收、审核新生入学档案资料，还是收集学生在校期间学习、奖惩资料，或是档案转递等环节，严格落实主体责任，加强全过程管理，确保学生档案管理与用人单位干部人事档案审核无缝衔接。探索将高校学生档案纳入档案馆（室）集中统一管理，由档案管理部门统一制定高校专业档案管理制度。建立专业文件材料归档与接收协调机制，通过建立数字化校园平台，加强校内不同部门联动合作，做好相关档案的接收、整理、保管和转递。

　　二是强化全过程管理。确保归档材料齐全完整，是高校档案管理的必然要求，也是高校档案管理部门亟待解决的突出问题。无论高校档案馆（室）还是二级学院等，都必须增强档案资源建设意识，深刻认识学生档案作为人事档案“前身”的特殊性。针对干部人事档案审核反映出的高校学生个人档案中缺少报考、党团关系证明、就业信息等关键节点材料的问题，应当对各节点的档案材料逐一审查，发现有缺漏的，督促学生及早补齐。如果待学生毕业入职后再申请补办，此时学生档案已转为人事档案，补办手续更为复杂。还需要指出的是，高校档案馆（室）管理的学籍档案、党群类档案，包括学生的报考资料、发展党员花名册等，是校内各立卷单位归集而成的，不能直接作为干部人事档案材料。《高等学校档案管理办法》规定，高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构，有责任最大限度确保专业档案文件材料收集齐全，保障学生档案和学籍档案资料的真实性、规范性。如果出现毕业生提出补充在读期间相关证明材料的情况，高校档案馆（室）应及时开具相关证明。

　　三是加强安全体系建设。高校档案馆（室）和相关部门要共同加强高校专业档案安全责任体系建设，制定相应制度，明确部门责任，安排专门档案管理人员按照统一的标准整理、移交，提高毕业生文件材料归档的针对性和可操作性。档案转递过程中，严格落实《关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》要求，认真落实高校毕业生毕业去向登记制度，准确填写《高等学校毕业生档案转递单》，明确抬头、转往机构名称、学生姓名、身份证号、转递编号、就业单位名称等信息。及时核对接收档案回执单，确保转递过程形成闭环。

　　四是树立以作用为导向的工作机制。充分挖掘档案需求和服务需求，依托毕业生档案远程服务系统等平台，实现学生档案基本信息智能采集和高校档案数据互联互通，让数据多跑路、学生少跑腿。山东将高校档案预约查询平台与省档案查询利用平台进行了对接，让省内高校毕业生通过单一网络平台轻松查阅档案，显著提高了查询效率。此举值得借鉴。

　　（作者系济宁医学院档案馆馆员）

　　■ 背景链接之人事档案管理

　　据新华社 2018年，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》。《条例》主要适用于党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作。

　　档案内容主要包括干部的履历类材料，自传和思想类材料，考核鉴定类材料，学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料，政审、审计和审核类材料，党、团类材料，表彰奖励类材料，违规违纪违法处理处分类材料，工资、任免、出国和会议代表类材料等。

　　《条例》首次明确提出，各级党政机关、国有企事业单位和其他组织及个人应当按照各自职责，共同做好干部人事档案内容建设，严肃填写，严格审核，确保归档材料的真实准确。专门明确了干部人事档案7个方面的利用范围，开创性地提出干部维护个人合法权益利用档案的途径和要求。党的十八大以来，干部人事档案在干部考察、防止干部“带病提拔”，巡视巡察、纪检监察机关执纪办案、社会保障、司法公正等方面发挥了越来越重要的作用。

　　据人社部官网 2021年，中共中央组织部、人力资源社会保障部、财政部、国家邮政局、国家档案局印发《流动人员人事档案管理服务规定》。

　　未就业的高校毕业生及中专毕业生、自费出国（境）留学的高校毕业生、非公有制经济组织和社会组织聘用人员、自由职业或灵活就业人员等的人事档案属于此范畴。

　　流动人员人事档案由县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位提供档案管理服务，其他任何未经授权的单位不得开展此项工作。严禁个人保管本人或他人人事档案。

　　服务内容包括档案接收、转递，档案材料收集、鉴别，档案整理、保管，查（借）阅，依据档案出具存档、经历、亲属关系等相关证明材料，为相关单位提供入党、参军、录（聘）用、出国（境）等政审考察服务等。

　　据悉，自2016年起，人社部在其门户网站发布地方人社部门所属流动人员人事档案管理服务机构信息，且每年进行更新。如需查询，可登录全国人社政务服务平台（http://zwfw.mohrss.gov.cn/）并注册，在“就业创业”板块的“跨省流动人员人事档案管理服务”专栏进行查询。或致电户籍地公共就业人才服务机构。2021年底，该平台开通了流动人员人事档案“跨省通办”功能。

　　原载于《中国档案报》2024年8月29日 总第4181期  第四版