数智背景下高校人事档案价值挖掘框架与方法

　　文/谷丽娜

　　摘 要：在数智背景下，高校人事档案的价值挖掘成为提升高校管理效率和决策质量的关键，旨在构建高校人事档案价值挖掘的框架与方法，以期为高校人力资源管理提供科学化、系统化的支持。

　　关键词：数智技术；高校人事档案；价值挖掘；管理决策；框架与方法

　　在数智时代下，信息技术的快速发展和大数据的广泛应用正引领着社会新一轮的变革与重塑，高等教育领域也不例外。高校人事档案管理作为高校管理工作的重要组成部分，已经由记录教职工和学生生平经历的信息资源发展为高校人力资源管理和决策的重要依据。因此，构建高校人事档案价值挖掘的框架与方法，对于提升高校管理水平、优化人才资源配置、促进高校可持续发展具有重要意义。

　　1  相关概念及理论

　　1.1 高校人事档案

　　高校人事档案是反映教职工和学生个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、家庭状况以及社会关系等情况的历史记录材料。随着人工智能、数据挖掘与处理等现代信息化技术的迅猛发展，高校人事档案管理在数字化方面已经取得了一些进展，主要体现在高校人事档案信息管理平台的建设以及档案数字化的加工和处理等方面，这些进展使得高校人事档案的管理更加高效、便捷。

　　相较于传统的档案保管方式，基于数字技术运行的人事档案管理系统具有独特优势，包括更宽广的存储空间、更强的系统稳定性与兼容性。它能够以极高的效率和质量执行资料的检索、访问、传递及大规模处理工作，不仅能够大幅减少管理层和员工在时间和经济上的投入，而且可以极大地提升人事档案的功能性和应用范围。在数字化加工和处理人事档案信息时，将信息保护的格式转化为数字形式，能够确保使用者可以轻松、高效地查找到所需信息。

　　1.2 档案价值

　　档案价值是一个多维度、动态变化的概念，不仅涉及档案与其利用者之间的关系，还关乎档案在社会、政治、文化和经济活动中的作用。传统观念认为，档案价值是在档案主体的实践活动中建立起来的，是一种客观的主客体关系。曾静怡和牛力[1]提出，数字技术赋予了档案新的能量和活力，强调了通过实践主动、技术驱动和合作推动来实现档案的创新。颜涵和于英香[2]分析了档案在国家认同建构中的多元价值，并提出了确保这些价值得以实现的具体路径。马仁杰和李曼寻[3]从主体、客体和价值形态三个方面分析了档案价值的演变，从利用需求、利用服务和利用环境三个角度研究了档案利用的特点，并讨论了档案价值演变对档案利用的影响以及档案利用对档案价值演变的促进作用，最后提出了实现档案价值演变与档案利用创新良性互动的策略。

　　然而，随着信息技术的不断进步，档案价值的实现面临着新的挑战。档案数量的爆炸性增长和形式的多样化使得档案管理变得更加复杂。公众对档案的利用需求日益增长，对档案服务提出了更高的要求。因此，档案机构需要不断创新服务模式，合理运用信息化手段和人工智能技术，提升档案价值的实现效率和档案服务的质量，充分发挥档案在社会发展中的作用。

　　2  数智背景下高校人事档案价值挖掘的框架

　　高校人事档案是记录高校教育事业发展的主要载体，是高校最重要的人才信息源，是高校目前的工作重点与未来发展方向的依据，是高校全面考察、了解和正确选拔使用干部的基础。在数智化时代，大数据、云计算、人工智能等技术能够为高校人事档案价值的挖掘提供新的路经。本文基于牛力等[4]提出的“数字记忆视角下的名人档案价值挖掘框架”，结合数智技术构建高校人事档案价值挖掘框架，该框架包含“价值凝练”和“价值挖掘”两条路径（见图 1）。“价值凝练”路径主要对高校人事档案中的基础信息和业务数据进行总结，通过构建逻辑性强、内容丰富的人事档案原件库（包含纸质形态与数字形态）为价值挖掘提供坚实的基础。“价值挖掘”路径则侧重于利用现代信息技术和智能化手段，如大数据分析、机器学习等，基于数据驱动理念对人事档案中的隐含信息进行探索。

图1 高校人事档案价值挖掘框架

　　2.1 高校档案价值凝练路径

　　在现代高等教育机构中，人事档案作为一种重要的信息资源，不仅记录了教职工和学生基本的个人信息，如姓名、性别、出生日期、籍贯等，还详尽地记载了他们在校期间的学术成就、参与的科研项目、获得的荣誉奖励、实习经历以及社会活动参与情况等。对高校人事档案中各类信息涉及的人物、事件、地点、时间、组织等信息要素进行有序排列与建构，能够形成较为完整的关于过去发生事件的数据记录。

　　由高校人事档案形成高校人事档案库的过程基本处于档案工作者的把控之下。档案工作者通过多种途经获得教职工和学生的档案，形成档案库，再进行排列整理，并对高校人事档案元数据进行著录，制定基本的长期保存与管理计划。从多元价值视角看，价值凝练过程使得高校人事档案的价值凸显，高校人事档案从最初孤立、离散的个体转变为互相关联的整体。

　　2.2 高校档案价值挖掘路径

　　人事档案数据的价值挖掘实质上是利用数智时代的理念与技术实现档案资源开发利用的过程。从高校人事档案的价值凝练到价值挖掘，数字化与数据处理过程是不容忽视的环节。通过数智时代的技术，进一步维系档案的真实性、可靠性、完整性、可信性及其隐含的价值内涵，是进行高校人事档案多维度、细粒度价值挖掘的前提条件。

　　提升高校管理效能是高校人事档案价值提取的目标。在高校人事档案的价值提取过程中，关键在于运用人工智能技术对文本、图像、视频等多形态档案数据进行精准识别和深度分析。随后，对这些经过处理的数据中所涵盖的人物、事件、地点、时间、组织等关键信息元素进行高效的描述、系统化、关联构建、信息交换以及逻辑推理，为高校管理决策提供坚实的数据支撑和依据。

　　2.3 高校人事档案价值挖掘的技术

　　2.3.1 文本处理

　　文本处理技术的范畴广泛，涵盖了文本的提取和处理。借助自然语言处理技术能够从海量的文本数据中提取出有价值的信息，进行关键词提取、情感分析和主题识别等，为深入分析人事档案中的简历、评价报告等文本资料提供有力的支持，为人事决策提供有力的参考。

　　2.3.2 数据分析

　　数据分析技术的发展为深入挖掘人事档案中的隐含信息提供了新途经。运用机器学习技术，通过模型训练能够识别高校各领域、各层级人才的潜力和优势，从而更好地进行人才分类和筛选。有效运用机器学习技术，不仅能够提高高校人才招聘的效率，还能够提高高校人才的匹配度和留存率，为高校的发展提供坚实的人才储备。

　　2.3.3 信息识别

　　信息识别技术是一项能够对文本、图像、视频等多元化的档案数据进行精准识别的关键技术。图像识别与处理技术的应用能够为人事档案的数字化处理提供支持。数智时代下的图像识别与处理技术，能够对证件照、证书扫描件等图像资料进行分析和处理，快速而准确地提取出相关信息，提高档案处理的效率和准确性。同时，图像识别技术还能够确保档案信息的安全性，防止信息泄露和篡改。

　　3  高校人事档案价值挖掘的方法

　　3.1 提高认识，强化档案资源开发利用意识

　　提高认识，强化档案资源开发利用意识是高校人事档案价值挖掘的重要前提和基础。首先，需要更新观念，深刻理解档案资源作为高校无形资产的重要性，认识到它们在教学、科研和管理中的关键作用。其次，应将档案资源的开发利用纳入高校的长期规划，以满足当前和未来的需求。再次，档案工作应以利用者的需求为导向，不断优化服务流程，并通过专业培训提升工作人员的素养和创新能力。最后，建立激励机制，鼓励档案工作人员积极参与资源的开发利用，并通过各种渠道宣传档案资源的价值，提高全校师生对档案工作的认识。通过这些措施，可以营造全校重视档案资源开发利用的良好氛围，为高校人事档案的价值挖掘提供坚实的基础。

　　3.2 加强高校档案人才队伍建设

　　加强人才队伍建设对于高校人事档案的价值挖掘至关重要，要求高校明确档案部门的人才需求，制定精准的招聘计划，吸引具备相关专业知识和实践经验的人才。同时，通过定期组织在职培训和外部学术交流，不断提升档案工作人员的专业技能和知识水平，培养能够适应数字化转型的复合型人才。此外，建立清晰的职业发展路径和激励机制，鼓励档案工作人员提升个人能力，有助于留住关键人才，减少人才流失。营造支持性、协作性工作环境，促进档案部门与高校其他部门的交流合作，进一步提高档案工作在高校的地位和影响力。通过这些综合措施，帮助高校构建一支既专业又高效的档案人才队伍，为人事档案的有效管理和深度利用提供坚实的人力支持。

　　3.3 积极运用人工智能技术

　　利用人工智能技术可以显著提升高校人事档案管理的效率和质量。通过机器学习算法，人工智能技术能够自动分类和整理档案，减少人工操作的复杂性。OCR技术的应用使得纸质档案能够被高效转换为可搜索的电子文本，而语音和人脸识别技术则加速了音频和图像档案的索引过程。自然语言处理技术赋予了人工智能技术深入理解和分析文本内容的能力，从而提取关键信息并揭示潜在趋势。此外，人工智能技术的预测分析功能为人力资源管理提供决策支持，帮助高校预测和应对人才流动和绩效管理等方面的问题。

　　参考文献

　　[1] 曾静怡 , 牛力 . 数字赋能视角下的档案价值创新研究[J]. 山西档案 ,2018(3):5-8.

　　[2] 颜涵 , 于英香 . 国家认同建构视域下档案的多元价值及其实现路径[J]. 山西档案 ,2023(3):63-71.

　　[3] 马仁杰 , 李曼寻 . 论“互联网 +”时代档案价值与档案利用的关系[J]. 档案学研究 ,2020(6):104-114.

　　[4] 牛力 , 高晨翔 , 刘力超 , 等 . 层次与空间 : 数字记忆视角下名人档案的价值挖掘研究[J]. 档案学研究 ,2021(5):138-144.

　　【作者简介】谷丽娜（1978—），女，汉族，河南漯河人，郑州澍青医学高等专科学校讲师，硕士，研究方向：社会主义理论与实践。