天津市教委 市档案局 关于进一步加强天津市高等学校档案工作的通知

各高等学校：

　　为深刻领会把握习近平总书记视察天津提出的“四个善作善成”重要要求，全面贯彻落实总书记对档案工作的重要指示批示精神，进一步提升全市高校档案工作法治化、规范化、现代化水平，根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例和教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等法律法规，结合全市高校档案工作实际，现就有关事项通知如下。

　　一、进一步完善档案工作机制

　　高校档案是学校建设和发展的历史见证，是高校提高教育水平的重要资源，做好高校档案工作能够有效促进高等教育事业科学发展。各高校要牢记档案工作的政治属性，健全党领导档案工作的体制机制，把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。建立并落实档案工作责任制，确定档案工作组织结构、职责分工，落实档案工作领导责任、管理责任、执行责任，健全单位主要负责人承担档案完整与安全第一责任人职责相关制度，明确档案管理、档案基础设施建设、档案信息化等工作要求。符合设立档案馆条件的高校，应当按《高等学校档案管理办法》相关规定设立档案馆，未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。档案馆（室）应配备与其职责与规模相适应的专职档案人员并保持稳定，加大档案人员培养力度，畅通晋升渠道，激发人才活力。将档案工作经费足额列入学校预算，保障档案基础设施、档案资源和档案信息化建设等经费需求，确保各项档案工作顺利开展。高校档案馆（室）应建立健全文件材料收集归档、保管利用、鉴定销毁、保密安全等工作制度，加强对本校应归档文件材料形成、积累、整理和归档工作的指导，监督、指导所属单位的档案工作。建立健全档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。

　　二、进一步加强档案收集整理

　　从源头抓好档案形成与收集工作。各高校应制定档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，按照相应门类档案整理标准规范整理各类档案，按时向本校档案馆（室）归档，推进各门类载体档案集中统一管理。列入市档案局监督指导范围的高校档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，报市档案局审核同意后施行。加强本校承担的重大活动、重大建设项目文件材料的收集归档工作，加大照片、录音、录像、实物、网页信息、社交媒体等文件材料收集归档力度，做到应收尽收、应归尽归，任何部门和个人不得拒绝归档或者据为己有。鼓励面向社会征集学校在各个历史时期形成的或反映学校发展历程的各类档案资料，逐步建立完善门类齐全、内容丰富、结构合理、特色鲜明的档案馆（室）藏体系。

　　三、进一步提升档案信息化水平

　　加快推进高校档案工作数字化转型。各高校应将档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，积极推进电子档案管理信息系统建设。加强办公自动化系统和学籍管理等业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现电子档案的全过程管理。按照“存量数字化、增量电子化”目标，以满足当前利用需求、保护档案原件为重点，优先对重要、珍贵和利用率较高的档案进行数字化，不断提高传统载体档案数字化率，鼓励开展文字、语音、图像识别工作。突出本校办学特色和档案资源优势，积极推进重大活动、名人等专题档案数据库建设，为数字档案资源的深度挖掘和开发利用创造条件。加强电子文件规范归档，稳妥推进电子档案单套制管理，积极开展数字档案馆（室）建设。

　　四、进一步强化档案安全保障

　　加强高校档案基础设施建设，配备适宜安全保存档案、符合国家有关规定的档案库房，使用面积满足档案长期存放需要，并配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等设施设备，做到馆（室）面积充裕、设施完善、功能齐全。严格落实档案保管制度规定，定期检查维护档案库房设施设备，做好库房温湿度监测和调节，定期清点档案并对档案保管状况进行检查，及时处理发现的问题。严格执行国家网络和信息安全管理制度，建立符合网络安全、数据安全以及保密等国家规定的电子档案管理信息系统，严防涉密档案在非涉密网络和系统中管理。健全完善馆（室）藏档案数字资源备份、转换和迁移制度，对重要档案数字资源进行完整备份。强化档案服务外包安全监督，从严把控档案服务外包范围，加强档案服务企业资质审查和人员背景核查，采取有效措施和技术手段加强全流程档案安全管理，坚决防止外包服务过程中出现档案丢失、损毁和失泄密等问题。建立健全档案安全应急处置协调机制和应急管理制度，定期组织开展安全自查和应急演练，及时发现并排除隐患，防止突发事件与自然灾害危害档案安全，确保档案实体和信息安全。

　　五、进一步加大档案开发利用力度

　　聚焦存史资政育人根本任务，增强档案服务主动性、预见性和前瞻性，打造多元化、多层次、多模式的档案信息资源开发利用服务体系，加强对档案资源的统计分析、综合加工和深度开发，不断挖掘档案价值，提供高质量档案编研成果。充分发挥高校科研优势，加强校内外合作，围绕新一代信息技术安全应用、传统载体档案抢救保护等积极开展科研攻关，促进优秀科研成果应用转化。鼓励有条件的高校设立档案学等相关专业学科，开设档案课程讲座，举办学术交流活动，培养更多档案专业人才。充分发挥档案爱国主义教育和历史文化教育作用，采取档案展览、档案网站、社交媒体平台等方式和载体，多渠道多途径开展档案宣传教育，进一步提升高校档案工作在高校与社会的传播度和影响力。

　　根据《中华人民共和国档案法》第四十二条有关规定，市档案局将对高校档案工作组织开展监督检查，各高校要高度重视，按照档案法律法规和标准规范全面进行自查，以查促改、以查促建，推动全市高校档案工作全面上水平。

　　天津市教育委员会 天津市档案局

　　2024年7月12日