能源企业集团数字档案馆建设初探

中国绿发数字档案馆建设工作推进会现场

　　文/徐蓬  张春燕

　　为推进企业档案工作数字化转型和高质量发展，中国绿发投资集团有限公司（以下简称“中国绿发”）基于扎实的档案工作基础，积极开展企业集团数字档案馆建设工作，通过剖析档案工作现状、明确建设思路，不断推进档案治理体系、档案资源体系、档案利用体系建设，取得了显著成效。

　　现状分析

　　中国绿发是致力于创建聚焦绿色产业的一流企业，所属绿色能源产业布局了国内12个资源富集省份，投资、建设、运营电站57个，业务范围涵盖陆地风电、海上风电、光伏发电、光热发电、储能等多个领域，所属140家单位，员工超过11.5万人。为推动集团档案工作数字转型、提高档案服务能力，结合集团档案工作实际，中国绿发对建设基础条件、差距分析和建设可行性进行梳理分析，具体如下：

　　1.已有建设基础

　　在档案工作机制方面，中国绿发已建立覆盖总部到所属单位的档案工作网络和健全的公司系统档案工作协作组运行机制，为档案工作的开展提供组织保障；在资源体系方面，中国绿发已管理各类全宗44个、档案类型12种，各类档案案卷约17万卷、150万件，已基本建立覆盖公司主要业务、涵盖各种档案门类的数字档案资源体系；在档案信息化方面，中国绿发已建设了贯通上下级单位、支撑各类档案在线管理的数字档案馆系统，初步实现了集团主要单位的档案工作信息化管理。

　　2.存在差距分析

　　基于以上建设基础，中国绿发组织相关人员研究《企业数字档案馆（室）建设指南》，对标分析，找出在数字化、系统功能和应用方面的差距。一是数字化率存在差距。中国绿发集团总部数字化率为88%，其所属单位39家中有23家单位数字化率已达到70%，5家单位数字化率在50～70%之间，11家单位数字化率在50%以下。二是存在部分功能缺失。在知识库管理、库房管理、备份恢复等方面，与标准要求的功能存在差距。三是深化应用不够。在实际工作中，存在部分单位对数字档案馆系统应用不熟练等情况，加上部分档案门类数据录入不完整、电子文件缺失等情况，满足不了集团档案工作数字转型的要求。

　　3.可行性论证

　　基于上述差距分析，中国绿发档案馆开展了可行性论证。一是具备完善的基础设施。中国绿发已实现了信息网络100%覆盖，并建成完备的档案信息安全主动防御体系，满足企业集团数字档案馆建设的要求。二是具备相应人才队伍。中国绿发档案工作建成了总部、平台公司、项目公司三级档案管理体系，设有5个档案工作协作组，可及时开展业务攻关、互动交流和工作帮扶。三是具备项目资金保障。中国绿发配备了档案信息化建设专项经费，满足企业集团数字档案馆建设的资金要求。

　　建设思路

　　基于上述现状，中国绿发按照档案工作的“集团化、数字化、信息化”管理要求，明确了建设集团数字档案馆的要求，提出了顶层设计一体化建设、资源保障数字化应用和技术引领智能化服务的建设思路，具体如下：

　　1.顶层设计一体化建设

　　为保障集团数字档案馆的顺利建设，中国绿发应加强顶层设计，明确各级单位的要求与职责，按照集团统一规划设计、统一建设、所属单位统一标准的建设方针，统一梳理集团总部及所属单位的业务需求，制定管理标准规范，在集团总部部署升级数字档案馆系统，形成集团档案工作的一体化管理支撑。

　　2.资源保障数字化应用

　　数字档案资源建设是企业数字档案馆建设的核心内容，按照“存量数字化、增量电子化”的原则，在存量档案方面，按照“需求导向、利用优先”的原则，对历史档案分批、分类型进行数字化，确保满足“存量档案数字化率宜达到70%”的要求；在增量档案方面，根据公司业务实际情况及需求，梳理完善各业务系统电子文件归档范围，推进业务系统电子文件归档工作。基于数字档案资源，加强对数据的筛选与整合，建立符合企业特色的档案专题数据库，为企业发展提供数字化应用服务。

　　3.技术引领智能化服务

　　为提升数字档案资源利用服务水平，中国绿发应借助大数据分析、人工智能等新技术，进一步完善数字档案馆系统现有功能，尤其在档案精准推送、智能编研、智能检索等方面，探索企业档案智能化服务新模式。

　　主要做法

　　基于上述情况，中国绿发积极开展国家档案局企业集团数字档案馆试点申报工作，于2022年6月被列入了企业集团数字档案馆（室）建设第一批试点单位。中国绿发档案馆参照《企业数字档案馆（室）建设指南》，主动对标试点要求，开展了加强试点建设工作保障、完善档案工作制度规范体系、夯实数字档案资源体系、提升档案信息化支撑能力、探索档案利用服务新模式等多项工作，具体如下：

　　1.加强试点建设工作保障

　　一是完善工作组织。中国绿发成立了以档案工作分管领导为组长的数字档案馆试点建设工作领导小组，以公司办公室、规划发展部、科技创新部、战略采购部、档案馆、试点单位等相关人员担任组员，推进企业集团数字档案馆建设工作。项目工作组由公司所属单位的档案工作分管领导、综合管理部门主管人员和信息技术主管人员组成，通过招标选定紫光软件系统有限公司作为项目承担单位，支撑试点工作具体实施。项目组通过定期组织开展外出交流、内部座谈、参加培训等活动，学习借鉴外部单位档案管理先进经验。二是制定试点方案。在领导小组和项目组的共同努力下，制定集团数字档案馆建设方案，明确建设目标、建设内容与技术路线，细化形成里程碑计划，定期召开工作推进会，确保企业集团数字档案馆（室）建设试点项目顺利开展。

　　2.完善档案工作制度规范体系

　　一是完善档案管理制度。通过参考国家相关标准规范，结合企业实际情况，修订完善《中国绿发投资集团有限公司档案管理办法》《中国绿发投资集团有限公司档案库房管理制度》《中国绿发投资集团有限公司档案利用制度》《中国绿发投资集团有限公司房地产建设项目档案管理办法》《中国绿发投资集团有限公司新能源建设项目档案管理办法》等管理制度。二是完善各类配套标准规范。完善各门类档案整理规范、电子文件归档集成标准、档案利用安全与保密管理规范等系列规范，全方位规范档案工作，提升集团档案工作标准化管理水平。

　　3.夯实数字档案资源体系

　　一是加大历史档案数字化力度。中国绿发组织各单位开展档案数字化建设，按照“存量数字化、增量电子化”的要求开展传统载体数字化工作，实现中国绿发总部非涉密历史档案数字化率达到90%以上，所属单位非涉密历史档案数字化率达到80%以上，确保数字档案资源充分满足试点要求。二是开展电子文件在线归档。中国绿发开展协同办公系统、经法合同系统、招标采购管理系统的在线集成工作，实现了相关系统电子文件结构化数据和非结构化数据的在线归档，提高了归档准确率与增量档案的电子化水平。三是探索建立专题数据库。基于丰富的数字档案资源，围绕企业发展、重大活动、核心业务等方面，探索构建了“绿发的历史”“荣退记忆”等信息全面、内容丰富、层次鲜明的档案资源专题库，推动档案利用由被动服务到主动服务转变。

　　4.提升档案信息化支撑能力

　　一是优化基础设施。中国绿发通过购置、更新等方式，优化数字档案馆系统专用服务器与存储设备空间，督促各单位配齐打印机等档案办公设备以及智能密集架等库房保管设备。二是对标完善系统功能，根据实际工作需要，对档案整理、档案利用、档案征集、档案检索、大屏监控等多项现有功能进行提升改造，增加知识库管理、智能库房、移动端利用等功能模块，满足用户个性化需求。三是增强备份恢复能力。通过在总部机房增设专属存储设备，实现数字档案馆系统的目录数据和电子文件数据的在线集中备份；研发各单位在线备份模块，支持各单位对本单位重要档案数据的在线异地异质备份，确保集团数字档案资源的长期可用。

　　5.探索档案利用服务新模式

　　一是探索采用包括微信公众号、内部网站在内的展示方式。中国绿发档案馆围绕绿色能源、低碳城市、绿色服务等集团主营业务，对部分重要档案或专题，采用结合文字、照片、音视频、实物3D图像等在内，用HTML5、短视频等方式，对用户更直观、形象地展现档案价值。二是探索实现档案工作精准服务，对集团的绿色能源档案资源，利用大数据技术进行聚类整合、分析、挖掘等，建立绿色能源档案数据展示模型，根据不同部门不同阶段的需求精准推送，为用户提供专业化、精准化的服务。

　　作者单位：中国绿发投资集团有限公司

　　责任编辑：巩慧