高校电子发票电子化报销入账归档实践——以湖北大学为例

　　文/宋幼红   贺兴义

　　近年来，我国数字经济规模不断发展壮大，日益成为国民经济的重要增长极。电子发票作为数字经济的基础性支撑，在简化交易过程、降低管理成本、节约人力物力等方面发挥着重要作用，对推进“放管服”改革、营造良好营商环境和实施“双碳”战略具有重要意义。电子发票是数字经济发展的伴生物，具有重要的信息价值和工具价值，应作为档案妥善保管，确保其可用、可控、可靠、可信。2019—2022年，国家档案局联合财政部、商务部、国家税务总局等部门先后推出三批试点，解决电子发票全流程管理问题。湖北大学于2021年获批成为电子发票电子化报销入账归档试点单位，经过积极探索与推进，取得阶段性成效并顺利通过验收，成为湖北唯一一家通过试点建设的省属高校，形成了可供学习借鉴的经验，有助于推动高校电子发票电子化管理进程、加快电子发票推广应用、助力国家数字经济高质量发展。

　　试点前电子发票管理面临的难点问题

　　自2013年首张电子发票开出以来，电子发票的应用范围不断扩大。但由于电子档案单套制管理的理论探讨和实践探索尚未深入开展，在试点工作前，通常是将纸质发票的印制环节进行了数字化替代，在后期的流转、归档等环节依然是传统纸质发票的运转流程。这种管理方式不仅面临老问题，还产生新弊端。一是电子发票人工核验效率低。电子发票真伪核验工作是手工查验，需要财务审核人员反复登录税务官网来查验真伪，耗时耗力且效率低下。二是电子发票存在易被篡改、重复使用情况。电子发票可进行多次打印，票面信息容易被篡改，电子发票纸质报销存在较大的虚假发票及重复报账风险。三是电子发票报账流程复杂且浪费纸张。电子发票归档需要扫描上传再打印归档，比传统的纸质发票报销流程更复杂，且依旧没有减少打印成本。四是电子发票查阅利用手续复杂、效果差。电子发票打印归档致使电子发票、报销单据及凭证追溯流程繁琐，查阅利用不便。

　　试点目标及解决方案

　　聚焦电子发票归档痛点难点问题，湖北大学建设集报销系统、会计核算、会计档案管理等财务子系统为一体的财务共享中心，以实现电子发票归集、报销、入账、归档、保存、利用的全流程电子化管理为试点建设目标，形成来源可靠、程序规范、要素合规的财务数据，在实践中优化管理流程、提升工作效率、降低管理成本、保障档案安全，全方位提升电子发票全流程报销归档体验。

　　围绕试点工作目标，聚焦重点环节，强化执行实施，积极推进电子发票全流程电子化建设。学校财务处牵头组建智慧财务建设专班，广泛开展调研论证，在考虑一般性财务管理流程基础上，创新财务运行机制，将学校内部控制嵌入财务信息系统，以经费流转为主线，统筹考虑人事、招投标、国有资产、科研、后勤、档案等各方面管理需求，形成详细的建设需求方案。确定第三方系统开发商后，由财务处具备专业计算机知识的分管领导负责沟通协调，及时解决工作难题，确保系统建设满足师生现实业务需要，符合电子档案管理相关要求，实现电子发票电子化报销入账归档的管理目的。

　　电子发票电子化报销入账归档的系统建设主要涉及电子票据夹、网上报销、单位核算以及电子会计档案系统（如图1所示）。电子票据夹实现电子票据采集、识别、查重和验真等功能。网上报销系统实现与电子票据夹无缝对接，支持业务人员填写报销申请单同时关联电子票据，通过电子票据自动生成对应的经费报销单。核算系统中，领导审核通过后，报销单可自动生成会计凭证，同时报销单、电子票据（电子原始凭证和影像附件）自动与记账凭证建立关联并查询。电子会计档案系统实现会计凭证（含电子发票）、会计账簿等会计资料的归档、整理、移交功能，并与学校数字档案馆系统进行对接，实现在线归档移交。

图1   电子发票电子化报销入账归档全流程设计

　　电子发票归集报销入账归档实践

　　为确保电子发票归档后的法律效力，必须实现对电子发票的全流程管理，将档案管理相关要求嵌入到电子发票运转的各环节中。基于这一理念，湖北大学在系统开发中设计了财会档案“采、制、存、查”全在线应用方案（如图2所示）。

图2   档案“采、制、存、查”全在线应用设计

　　1.电子发票归集方案

　　来源可靠是电子档案可信的重要方面，只有在前期的业务系统中对电子发票的来源进行检测和认证，才能为后期电子档案真实、完整、可用、安全奠定基础。基于此，湖北大学在系统建设中设计了电子票据夹功能，通过票据采集、识别、验真和查重等环节，对电子发票的真实性进行检验和控制。票据采集：支持PC端的原始发票（电子发票、纸质票据等）收集，支持本地文件上传、手工采集等多种票据采集方式。票据识别：通过OCR智能识别技术，自动提取并保存电子原始凭证（电子发票等）和纸质影像件票据元数据（票面信息）。发票验真：基于智能识别后的票面信息，如发票编号、发票代码、金额、开票日期等信息，与税务查验平台对接，实现票据验真功能。票据查重：基于智能识别后的票面信息，与票据数据库中已上传保存的票据信息进行比对，从而实现票据快速查重功能。

　　2.电子发票报销方案

　　为了确保电子档案程序规范，须通过背景元数据和过程元数据来记录、追溯和审计。在电子发票报销流程中，完善申请填写和审核功能，确保流转符合程序规范要求。填写功能：通过财务共享中心的网上报销系统，实现与电子票据夹无缝对接，支持业务人员填写报销申请单同时关联电子票据，也支持通过电子票据自动生成对应的经费报销单。审核功能：支持移动端和PC端报销单审核。移动端主要面向湖北大学各级领导，可随时随地对报销单进行审核；PC端主要面向财务人员进行报销单审核，或者满足由于网络因素或信息敏感原因领导不使用移动端审核的需求。同时，还支持数字签名签章。所有的填写和审核操作元数据都被记录下来，操作者可以查看各环节的详细进展情况。

　　3.电子发票入账方案

　　要素合规是电子档案管理的又一要求，其主要是指电子文件的内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求。入账环节是电子发票向电子档案转化的节点之一，也是控制电子发票归档要素合规的关键环节。在入账环节，为减少人工操作对电子档案管理相关要素造成的破坏风险，报销单经财务人员复审通过后，自动生成账务会计凭证，同时报销凭证、电子发票、影像附件等自动与记账凭证建立关联，并自动完成版式文件生成等操作，使电子发票全部流程过程记录要素符合归档要求，并能顺利通过电子档案的“四性”检测。

　　4.电子发票归档方案

　　归档保存是为了满足会计档案相关管理要求，使生成的电子会计档案能够安全可靠地保存1年后向档案馆移交。财务共享中心系统中设计的归档与保存模块，主要包含档案采集、档案整理、档案保管、档案利用4个功能。档案采集主要实现会计凭证、会计账簿的归集、整理归档、移交，以及会计档案的保管、统计、利用和鉴定销毁等管理。档案整理主要实现对湖北大学电子会计档案（如会计凭证、账簿）的装册、归档，以及支持附件补录上传等功能，并提供在线预览功能。档案保管主要实现会计档案的借阅、文件下载、档案移交、档案鉴定及销毁等管理功能。档案利用主要实现档案查询检索、统计等综合利用功能，支持按档案目录、凭证号、题名、关键字、摘要、册号、盒序号等多维度模糊查询，支持饼状、柱状、折线等组合的直观图形展现。电子发票归档管理系统还与学校数字档案馆进行对接，相关电子档案在财务系统保管满1年后，通过在线归档方式向档案馆移交。

　　试点建设取得成效

　　一是防范风险，管控合规。湖北大学通过建设财务共享中心，建立电子发票存储规范，能够准确、完整接收和读取电子发票及其元数据，对发票进行自动查重、验伪等合规性校验。电子会计资料实现全过程线上流转，通过电子签名、水印等多种技术确保档案的安全有效，全过程可追溯，防范内控风险，财务管控更加合规。

　　二是协同服务，降本增效。据统计，湖北大学教职工报销填报由10分钟缩短到2～3分钟，报销周期由7天缩短到2天，而且还摆脱了报销的时间限制，并且所有的证明、会签、审核均在系统中完成，无需现场等待；财务人员每单处理时间由6分钟缩短到3分钟，凭证整理装订由7天缩短到5分钟。实实在在提升财务审核效率、财务报销质效得到提升，降低档案打印、存储和人工管理成本。

　　三是模式变革，赋能发展。湖北大学在电子发票管理试点中大胆变革，全面推行发票管理模式创新，依托先进信息技术赋能电子发票“采、制、存、查”全流程在线应用，实现财务、审计、人事、科研、招投标、国有资产、档案等部门管理创新，提高档案服务效能，有力助推学校全域数字化建设进程。

　　当前，随着数字中国战略的深入实施，智慧校园建设和会计电算化加速推进，以电子发票电子化报销入账归档为先导的高校会计档案管理数字化转型势在必行。武汉科技大学已建立财务综合办公平台和校园统一支付平台，下一步，还将积极借鉴湖北大学试点经验，认真按照《电子发票全流程电子化管理指南》，推进学校电子发票电子化全流程管理，切实提升会计档案信息化发展与应用水平。

　　作者单位：武汉科技大学、湖北大学

　　责任编辑：公喆