电网工程档案一体化管理探索

　　文/秦晓菁  薛宁  刘流

　　为提升电网工程档案管理质效，国网安徽省电力有限公司建设分公司（以下简称“国网安徽建设分公司”）基于工作实际，开展了电网工程档案一体化管理探索。

　　问题分析

　　国网安徽建设分公司高度重视工程档案管理工作，利用数字档案馆系统实现了所辖电网建设项目档案工作的标准化管理，但在实际工作中，还存在归档文件质量不高等问题，具体如下：

　　1.归档文件质量不高

　　由于电网工程建设项目建设周期长、参建单位较多、涉及环节及人员多，且管理水平不一、参照标准不同，部分归档文件材料出现表单样式不统一、填写不规范、内容不完整等情况，归档时需相关单位反复完善修改，归档工作量较大。

　　2.文件收集效率不高

　　当前，电网工程档案除了收集传统纸质文件外，还需要收集基建全过程综合数字化管理平台以及规划管理系统、招投标管理系统等产生的电子文件，该部分电子文件需手工下载后上传到数字档案馆系统，档案收集工作效率较低。

　　3.问题档案整改质效不高

　　国网安徽建设分公司在工程档案过程检查和验收过程中，会对各项目档案资料进行全面系统的检查，发现的问题及时提出整改措施，但相关问题没有进行系统性的整合，导致部分问题重复出现，且问题档案整改情况难以追溯，整改质效不高。

　　工作思路

　　针对以上问题，国网安徽建设分公司由办公室牵头，组织相关专业部门，通过广泛深入调研，明确了工作思路，逐步实现了工程档案标准化、规范化、智能化、一体化管理，具体如下：

　　1.加强前端控制，提高档案质量

　　为提高归档文件质量，国网安徽建设分公司通过梳理工程档案管理常见问题，提出了“将表单模板、归档范围、进度管理等归档要求嵌入到业务系统”的管理思路。一是固化工程表单模板。通过梳理国家档案局和国家电网有限公司工程档案管理规定，可在基建全过程综合数字化管理平台中，通过固化相关表单样式、表单字段数量等，实现工程表单标准化填报。二是细化归档范围模板。结合不同工程规模项目文件产生情况，可在基建全过程综合数字化管理平台中嵌入以设计、施工、监理等不同单位为责任主体的标准化归档模板，从而保证各单位归档文件的齐全与完整。

　　2.开展在线归档，提升归档效率

　　为了提高工程档案归档工作效率，国网安徽建设分公司提出了“贯通数据接口、开展试点验证”的工作思路。一是贯通数据接口。按照电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，在数字档案馆系统中完善“四性”检测管理功能，对归档数据的“真实性、完整性、可用性、安全性”四个方面进行检测。针对数据下载后再上传的情况，可以通过建立相关业务系统和数字档案馆系统的集成通道，实现待归档文件的在线推送。二是开展试点验证。为确保工程档案在线归档顺利开展，且归档文件符合管理要求，国网安徽建设分公司以正在建设的“紫蓬500千伏变电站工程”项目为试点，开展在线归档实践验证。

　　3.问题闭环管理，提高整改质效

　　为实现问题档案整改闭环管理，国网安徽建设分公司通过梳理验收工作整个流程，提出了“利用信息化技术，转变验收方式，实现经验共享和整改流程可视化管理”的建设思路。一是闭环管理与经验共享。针对过程检查和验收中出现的问题，可利用信息化手段进行详细记录，将常见问题进行分类，通过不断总结形成工程档案常见问题案例库，供各单位学习借鉴。二是整改流程可视化管理。通过信息化手段，针对相关档案问题记录，明确对应的责任单位，要求相关责任单位在限定时间范围内在线反馈整改情况，实现档案问题整改的痕迹化和可视化管理。

　　作者单位：国网安徽省电力有限公司建设分公司

　　责任编辑：巩慧