档案数据管理与档案数据治理辨析

　　文/杨健 杨安莲 黄永勤 庄凌屹

　　摘要：文章梳理了档案数据管理走向档案数据治理的发展脉络，从主体、内容、方法三个角度辨析了档案数据管理与档案数据治理的差异，并对相关概念给予了定义，旨在更清晰地划分二者的界限，以期在档案数据这一研究领域中，为相关理论探索或实践服务提供一定参考。

　　关键词：档案数据；档案数据管理；档案数据治理

　　进入大数据时代，档案工作的运行模式正在发生深刻变革，正由传统的档案信息服务向档案知识服务挺进。作为实现档案事业新发展的崭新赛道，档案数据汇集着专家学者们的热切关注。2021年，中办、国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，要求“重点开展自主可控环境下档案数字资源管理、档案数据治理等重大课题研究”。2023年全国档案局长馆长会议提出要“围绕电子档案长期保存、可信管理和档案数据治理、知识管理等战略性和实用性课题，加大科研攻关力度，以科技创新破解事业发展中的难题”，明确了新时代档案工作的具体发展方向。因此，厘清档案数据管理与档案数据治理之间的关系，对于档案事业发展具有深远意义。

　　档案数据：从管理走向治理

　　2011年，麦肯锡发布报告称“大数据时代”已经来到，全球大数据浪潮已有“山雨欲来风满楼”之势。2015年，党的十八届五中全会首次提出“国家大数据战略”，旨在全面推进我国大数据发展和应用，档案领域迅速响应并积极调整发展路径，以“档案数据”为切人点，研究其在大数据背景下的内涵外延、性质特点、运转规律等，助推档案管理范式的转变，以便深度开发档案资源价值，更好地服务国家社会需要。

　　在此期间，档案数据总量呈指数级增长，这是数据发展的欣欣向荣之象，但是带来了诸多数据相关问题。比如“数据孤岛”、数据质量、数据隐私、数据安全等问题，都严重扰乱了数据的正常管理，影响了数据资产价值兑现。鉴于此，数据企业首先发起了数据治理活动，随后，国家也相继出台数据治理政策法规、标准规范。2016年，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》正式提出“加快完善档案治理体系、提升档案治理能力”的要求，档案数据治理开始受到广泛关注。

　　档案数据管理与治理的差异

　　要辨明档案数据管理与治理的差异，需要对相关基础概念作以清晰界定。档案的概念已有定论，是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。对于档案数据，学界还处在百家争鸣的形势中，虽未形成一致的论断，但是内容指向有较强的共通性。李宗富认为档案数据可以界定为“国家机构、社会组织和个人在社会活动中产生的有价值的数据”；刘庆悦等认为档案数据是“承载档案信息的数据以及在档案信息管理利用活动中产生的数据”。金波主张“档案数据是数据化的档案信息及具备档案性质的数据记录”；陈雪燕等认为“档案数据既包括档案内容、档案实体本身，还包括档案采集、处理、存储、开发、利用等全过程所形成的元数据和生成的新数据”。综合文献资料，笔者认为档案数据是具有档案性质以及有助于认证其具有档案性质的数据。

　　“管理”在百科中的定义是“在特定的环境下，对组织所拥有的资源进行有效的计划、组织、领导和控制，以便达成既定的组织目标的过程”，而“治理”通常指国家治理，即政府如何运用国家权力（治权）来管理国家和人民；在商业领域，又延伸到公司治理，指公司等组织中的管理方式和制度等。由此看来，“管理”强调特定领域内的资源调控有序，更适合面向中观、微观；“治理”层级较之“管理”更高，是通过顶层设计来协调各方联动，从宏观上调和利益冲突。二者看似割裂，实则联系紧密。立足档案研究领域，刘越男认为“宏观层次的数据管理实际上就是数据治理，微观层次的数据治理是数据管理的核心职能”；李贞贞认为“档案治理是高层次的档案管理活动，意在多部门协同治理档案问题，促进档案事业发展”。笔者认为，档案数据管理是围绕已成为或将成为的档案数据所进行的一系列科学有效的专业性管理活动。档案数据治理是在国家治理体系框架下，协调档案数据利益各方，应用现代信息技术，以档案数据善治为目的开展的高层级管理活动。

　　1.主体辨析

　　《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）第十二条明确：“按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。”档案数据管理作为数据形态下的档案管理，理应遵循上述管理原则，即主体也应为机关、团体、企业事业单位和其他组织本身。档案治理体系建设需要“加强部门协同、区域协同、行业协同，鼓励，引导、规范社会力量参与档案事务”，主体涵盖政府部门、行业领域以及社会力量，是各方协同的集成体。由此看来，两个领域的主体成员是有相通的，因为它们的目标都是为了档案能够最终更好地服务国家建设和人民需求，只不过需要具体解决的问题不同。这就使得管理和治理的主体具有一定导向式的集结，形成较大面积的交集。同时，二者也存在差异，笔者试析之。

　　（1）主体的构成

　　档案具有独一无二的信息价值，是不轻易示人的宝藏，在对档案保管场所的建设上可见一斑。档案数据是具有档案性质以及有助于认证其具有档案性质的数据，对单位的珍贵性亦然。主体在档案数据管理中，不管是存量档案数据化的过程，还是增量档案数据形成的过程，都有一定可获知的环境和条件。要控制档案数据的先期知悉范围，管理主体在构成上是收敛性的。档案数据治理是要打通部门之间、区域之间以及行业之间的流通壁垒，提升档案数据在整个国家事务处理过程中的活性，参与的机构团体越多，越有助于达成治理成效，因此，治理主体在构成上是更具延展性的。

　　（2）主体的存续

　　管理是为了规范工作流向、序化工作流程、提升工作效率的常设机制，只要档案工作还存在，就需要与之相应的管理手段，来确保其正常运行。传统档案管理的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六步，是围绕档案工作特点制定的科学完善的管理流程，能最大程度保证档案资源的原始记录性。如今档案数据管理正慢慢走向档案管理的主舞台，虽然在流程设置、技术实践或者跨学科理论应用等多方面会有所改变，但是传统档案管理的理念和方法仍然具有很强的借鉴意义，管理的主体仍然具有很强的生命力。由此，档案数据管理主体的存续应是长时性的。

　　档案数据治理旨在处理档案领域数据乱象，即数据标准不统一、“数据孤岛”林立、数据交流不畅通、数据质量不高、数据安全风险大等现象，这些是持续深人档案事业数据化过程中并发的问题，如果不妥善解决，会严重影响档案资源价值的挖掘开发，档案数据的优势也会变成劣势。当数据问题得以解决之后，可以预想，数据治理也就无从说起，虽然治理有关的体制机制仍然存在，但是其主体已是名存实亡。直到有新的数据问题产生，需要重新激活治理体制机制时，治理主体才会再次“苏醒”。这样来看，档案数据治理主体的存续是阶段性的。

　　（3）主体内部间的关系

　　在档案数据管理转型阶段，传统档案管理的理念、档案信息管理的模式依然对其保持着深刻的影响。职能部门预处理待归档文件后，在档案部门完成归档，技术保障部门负责线上的正常运行。整个流程是被传统档案管理理念牵引，并且似乎与档案信息管理无甚差别。其实不然，要充分发挥数据这一更细粒度的信息资源优势，管理会更依赖机器算法、模型以及系统能力，人力参与的分量也会更少。但是档案数据管理主体内部的关系有迹可循，是相对呈线性的。档案数据治理需要各方协同，互联共享，才能共同创造出更大的数据价值。因此，在档案数据治理主体内部，最理想的交互效果就是任意两方之间都有数据往来，这样就形成了看似繁杂实则有向的交叉结构，整体呈网状。

　　2.内容辨析

　　档案数据管理与治理的工作都是围绕档案数据展开，但毕竟分属两个主题，在内容上仍有诸多差别。

　　（1）逻辑起点

　　档案数据管理历经传统档案管理、档案信息管理的迭代，继承着管理理念、思维和方法，本身带有难以磨灭的档案管理历史主义基因。档案数据作为数据科学领域和档案领域交叉产物，具有鲜明的数据特性，配以高效的大数据应用技术，可以不再局限于传统档案管理范式，很容易在全域范围内实现对档案的收管存用。但是笔者认为，档案数据所承载的档案属性与数据属性，前者更首当其冲，档案属性为主，数据属性为次，主次不可颠倒。二者在融合发展过程中出现冲突时，要先调和，要注重吸收数据属性的优势特点；在出现不可调和的冲突时，要以档案属性相关原则为准，这是档案领域应对大数据时代机遇和挑战该有的守正创新之道。因此，档案数据管理内容的逻辑起点应是档案管理。

　　2023年，中共中央、国务院印发《数字中国建设整体布局规划》，明确指出要完善数字治理体系建设，在2025年，要基本形成横向打通、纵向贯通、协调有力的一体化推进格局。近两次全国档案事业发展五年规划均有明确表示，档案治理是要适应并服务于国家治理体系。其中，“治理”一词，“十三五”规划中出现9次，“十四五”规划中出现23次，解读内容后能够发现，要求治理的领域已是越来越细化，包括但不限于农村基层治理、人居环境治理、社会治安综合治理，这和国家基层治理体系、国家环境治理体系、国家安全治理体系均有呼应。档案数据治理是档案治理领域的先头战场，既需要主动融人国家大数据战略，也需要积极适应国家治理体系建设，以此为基点，兼顾档案数据特点规律方为长策。

　　（2）面向层级

　　档案数据管理是对数据模态的档案资源进行有序管理，使档案数据组织科学精细，保管长久安全，检索便捷易行，交互畅通和谐，有助于档案数据的深入开发、高效利用、多样服务。更多面向实际操作，是对具体档案业务工作标准的统一，特别是在档案数据化持续进行、档案数据文档体量指数增长，以及音视频等特殊格式、网页、实物档案投影等新形态数据资源不断涌现的情况下，对实际操作提出了新的要求，需要专业的管理手段来保证档案数据的健康运转。而多部门的参与、多机构的涉及、多领域的介入，增加了档案数据治理的优势力量和治理效能，形成全域的档案数据善治局面。但是，从另一方面来讲，档案数据全生命周期的协调运行也需要更多的投入，包括人力资源、财力资源、算力资源、硬件设备以及技术支撑等。由此，档案数据治理要从宏观出发，立足顶层进行科学前瞻性的设计，“提升档案数据治理制度体系的内驱力，加强档案数据治理外协力量的外引力”，合理规划好各方职能作用，减少全周期的协调成本，增强档案数据的竞争力，而档案数据管理是对实际操作层的规范，内容相对更倾向微观。

　　（3）作用机理

　　档案数据管理与治理的根本是对数据流的控制，笔者认为其内在作用机理与水流有相通之处。为便于说明，笔者以水流的控制作比，试述二者作用机理的区别。档案数据管理就像水的分流，集水时小河流要汇人大江河，才不至于中途被阻断，大江大河有无数条溪流的汇集，才能有大面积使用的可能；蓄水时要进水库、水坝；净水时要进水厂；用水时要进居民区、农田；排放污水要走专用管道，等等。由于目的不同，水流被合理地分配引入不同场所，形成有序有向的水资源利用过程。这就好比档案数据管理的不同环节，为了更好地收管存用，需要高效精确地控制档案数据流向，使无序的档案数据变得有序，从而最大限度地提升管理效能。

　　而档案数据治理犹如治水，各处水系壅塞不通，导致有的地方干早少水，有的地方洪涝四溢，水资源不能在全域内造福民生，而是造成区域性水灾害。这就需要下大力贯通全域的水系，形成健康良好循环的水系生态，并在此过程中，还要注意泥沙人水影响水的质量，人力贯通水系时的安全等问题。各处水系就好比林立的“数据孤岛”，档案数据治理就是要打破这样的壁垒，提升数据质量，保证数据安全，共享数据资源，达到数据善治目的。

　　3.方法辨析

　　档案数据管理与治理是围绕数据展开研究的，遵循数据科学的一般原则，需要数据科学方法论作为参考，这就给二者在方法层面的相通创造了条件。政策调控、行政施策、经济投入、伦理约束、技术应用等方式，在档案数据管理与治理过程中都有涉及，但是还是有具体差异，内部自治、协商合作却是治理领域多用之法。根据文章主题需要，笔者试从以下三个突出的共用之法着重加以辨析。

　　（1）思维方法

　　大数据时代，档案管理的思维方法已发生多重变化，赵跃等认为要“推进存取导向思维向开发导向思维的转变、信息服务思维向知识服务思维的转变、信息管理思维向智慧管理思维的转变、开放档案思维向开放数据思维的转变”。档案数据管理思维已不能再囿于传统观念，而是要乘数据化大势而起，积极变革，走档案知识主动服务之路。档案数据治理的核心目标是实现档案数据善治，统筹协调全国范围内档案数据资源，缓冲调解各方利益冲突，政府部门、企业事业单位、人民团体、社会公众皆在调控序列内，因此，协调各方利益诉求，协同各方共同发展是档案数据治理应持有的思维。

　　（2）法治方法

　　档案数据管理与治理的法治是从两个不同的角度对档案事业进行调整，数据法作为规范数据活动的领域法，是需要二者共同遵守的。与此同时，管理视域下的档案立法，是对档案工作具体环节的规范和明确，具有清晰的实践指导意义。而从治理视角考量档案立法，能够以更加宏观全局性的视野将档案事业、档案工作的不同维度统筹考虑，能和既有法律形成呼应，共建国家治理法治体系。如《档案法》第二十八条规定，“利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定”，这与已经实施的《中华人民共和国著作权法》《中华人民共和国专利法》《中华人民共和国商标法》等相关知识产权法相衔接，同时也跟《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国个人信息保护法》等有关隐私保护的法律法规相衔接呼应。

　　（3）技术方法

　　档案数据管理是在海量档案数据之中，深入挖掘档案资源内在价值，发现档案之间的数据关联，以数据粒度的细小人微取代信息粒度的大而化之，在技术的选用角度上，要考量海量数据的组织难度和知识发现的分析难度，因此，多以自动采集、数据仓库、数据湖、数据挖掘、语义识别、文本分析、知识图谱、机器学习等技术为主。档案数据治理的关键是要提升数据质量，规范数据标准，保障数据安全，才能使治理后的数据顺畅地在各方流通利用，因此，其技术方法多从元数据管理、数据标准管理、主数据管理、数据质量管理、数据安全治理、数据集成与共享等方面展开。

　　如今，数据活跃在人们工作生活的方方面面，带来的影响已经远远超过了我们的想象。在专业领域，档案也在走向数据化，如何界定档案数据的内涵外延，如何进行科学的管理和有效的治理，如何在大数据时代找寻档案学科的发展定位，这需要档案学者在坚守档案学科特有理论基础的前提下，主动吸纳融合新理论、新技术、新应用，创新发展出“数据为王”时代下，档案事业独有的魅力与贡献。

　　参考文献：

　　[1]金波.大数据时代档案数据治理研究[J].档案学研究，2020（4）.

　　[2]李宗富，董晨雪.档案数据治理：概念解析、三重逻辑与行动路向[J].档案管理，2022（5）.

　　[3]刘庆悦，杨安莲.档案数据：概念、分类及特点初探[J].档案与建设，2019（10）.

　　[4] 金波，添志鹏.档案数据内涵与特征分析[J].档案学通讯，2020（3）.

　　[5]陈雪燕，于英香.从档案管理走向档案数据管理：大数据时代下的档案管理范式转型[J].山西档案，2019（5）.

　　[6]刘越男.数据治理：大数据时代档案管理的新视角和新职能[J].档案学研究，2020（5）.

　　[7]赵跃，孙寒晗，“数据”范式演进中的档案数据治理多维解析[J].档案管理，2021（3）.

　　[8]王玉珏主编、档案法学基础[M].　　武汉大学出版社，2021.

　　[9]傅荣校.档案利用权利的法律新保障--对新修订的《档案法》有关档案利用新规定的若干思考[J].中国档案，2020（10）.

　　作者单位：国防大学政治学院

　　责任编辑：周拯民