发布时间:2024-01-12 16:06:10被阅览数:424 次信息来源：《中国档案》
文/徐明君
近年来，在国家档案局和山东省档案局、档案馆的指导下，按照青岛市委市政府关于数字城市、城市云脑等建设规划和要求，青岛市档案馆牢固树立新发展理念，坚持问题导向和系统化思维，不断探索档案赋能经济社会发展的新举措。2020年6月，启动建设“全市一体、前后贯通、数据集成、业务协同、馆室一体”的“青岛市电子档案中心”平台，并于2022年9月开始试运行。
“青岛市电子档案中心”平台是依托市政务云为各机关单位统一搭建的集中式数字档案室。全市100余家市级机关依托该平台开展电子文件归档、整理、利用、移交等工作。目前，平台已归集文书、照片等各类电子档案413万余件，电子文件归档率和电子档案接收进馆率均达到100%，初步实现机关业务系统、机关档案室和档案馆三者之间的有机衔接，有力推动了青岛市档案工作的数字化转型。
主要建设内容
“青岛市电子档案中心”平台建设内容可概括为“12345+N”。
“1”是服务中心工作，在建设目标上实现“全市一个数字档案室”。按照数字青岛、数字机关建设要求，充分利用青岛市良好的电子政务网络平台，以集约化模式为各机关统一建设数字档案室。
“2”是注重问题导向，破解青岛市重要业务系统的归档“痛点”，在数据来源上打通金宏办公系统和行政审批系统两个业务系统。市大数据局和市行政审批局入选国家档案局电子文件归档和中小档案管理试点。
“3”是注重系统化思维，将机关业务系统、机关档案室和档案馆三个“数据岛”进行有机链接，统一数据接口设计，实现文档一体化、馆室一体化，形成“全生命周期”管理，提升了电子档案的真实性。
“4”是注重法治思维，按照《中华人民共和国档案法》“来源可靠、程序规范、要素合规”要求，加强顶层设计，在资源体系规划上设立了四个资源库，即：预归档库、整理库、主库、移交库，增强过程控制和标准化管理。“5”是注重管理质效，实现“五化”管理，即归档要素化、管理智能化、工作流程化、业务数据化、指导在线化，将全市各机关档案数据汇入一体化系统平台，聚合构建城市档案云脑，为进一步实现档案数据治理奠定基础。
“N”是指配套出台一系列标准规范。根据档案工作发展需要不断完善相关领域标准规范。连续出台《青岛市建筑工程施工许可证核发电子文件归档规范》《青岛市机关数码照片归档与管理规范》《青岛市机关录音录像档案管理规范》《青岛市机关实物档案管理规范》等标准规范，为平台建设提供制度保障。
主要工作成效
1.助力数字城市和数字机关建设
档案室是各机关开展档案工作的重要支撑。数字机关建设也必然要求各机关建设数字档案室。“青岛市电子档案中心”平台就是按照青岛市数字城市和数字机关建设要求为各机关单位搭建的数字档案室，必将有力促进各机关数字化建设。
2.助力重大活动、突发事件专题档案数据库建设
平台对档案资源进行集中管理，分类统一、结构统一、格式统一，可随时根据需求快速归集各机关数据形成专题库，为领导决策服务。如青岛市档案馆于2021年快速建立疫情防控专题库的有关经验做法由国家档案局在联合国教科文组织专题会议上进行推介。
3.赋能“数字审批”，优化营商环境
在青岛市智慧审批平台中同步规划、同步实施电子文件归档功能，通过后端归档范围“菜单化”、归档材料“电子化”，推动前端材料“线上传”“免提交”“辅助办”，企业和群众的办事便利化水平大幅提升。
4.赋能“数字机关”，提升机关档案管理水平
平台打通金宏办公系统在线归档通道，面向数据治理，贯彻落实《中华人民共和国档案法》《电子档案单套管理一般要求》等法规标准，采用在线归档、“四性”检测、智能分析、过程跟踪、在线指导等技术方法，数据更加规范、管理更加智能，为电子档案“单套制”归档奠定了基础，必将进一步提升全市各机关档案管理水平，提升机关行政效率和公共服务能力。
5.赋能“绿色城市”建设
档案是城市各项事业发展记录和留存的载体。档案电子化有力助推绿色城市建设。仅据市审批局统计，青岛市每年办理审批事项6～7万件，每个事项的无纸化办理可以节约20元左右的纸张消耗，年均可节约130万元左右。
作者单位：青岛市档案馆
责任编辑：王玥
