委托开发模式下机关档案管理系统建设实践——以中国民用航空局档案馆为例

　　文/孟祥喜

　　委托软件厂商开发档案管理系统是当前档案部门进行系统建设的主要模式。这一模式具有投入人力少、开发周期短、项目风险小、功能可定制、原型系统较成熟、部分实现效果可在项目实施前体验等优点。基于此，中国民用航空局（以下简称“民航局”）档案馆于2019年年底选择此方式建设档案管理系统，系统功能需求对标《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194—2012）及《示范数字档案室评价办法》。目前，系统开发完成并基本实现项目目标。此次系统建设遇到若干典型性问题，且在类似研究成果中较少被提及。笔者就此作一介绍，以期为计划或正在进行系统开发的单位提供借鉴。

　　存在问题

　　1.项目筹备阶段

　　（1）委托方复合型人才欠缺

　　建设档案管理系统要求委托方负责人员既熟悉室藏档案分类、整理、利用、鉴定等业务工作，又掌握适当的信息技术，能够对档案管理系统中相关功能实现的难易程度、目标实现效果做到心中有数。但实践中，档案馆工作人员由于信息化水平有限，难以准确把握如何将相关标准恰当地转化为适合本单位系统建设需求。

　　（2）档案管理系统难以与业务系统同步建设

　　民航局档案馆在进行档案管理系统开发时，需对接的几个业务系统或短期内没有升级计划，或开工时间在该项目结束之后，导致无法在系统建成后测试在线归档功能的实现情况。

　　2.项目实施阶段

　　（1）因系统建设经验不足导致变更较多

　　究其原因，是对影响系统功能实现的因素估计不全。系统开发之初，民航局档案馆希望受托方严格按照相关标准中所列功能逐项开发，但在实施过程中发现受客观因素限制有些功能要求短期内无法实现，由此导致需求多次变更。例如，电子文件无法在OA系统和档案管理系统中双向流动，档案元数据无法完全按照民航局档案馆给定的元数据方案进行开发等。

　　（2）对传统与信息环境下档案管理模式的差异认识不够充分

　　主要表现为项目筹备阶段档案馆想要完全复制传统档案管理模式，但实施过程中发现在开放范围、利用流程、审批方式等方面存在较大差异。例如，档案在线利用审批流程中，由于系统操作能够“留痕”，经过对系统安全性分析及馆内工作人员意见征集，确定除部分敏感档案外，馆内大部分档案均可为工作人员直接全文利用，无需档案部门、业务部门再进行审核。因此，系统内档案利用审批流程本着既安全又便捷的原则进行重新调整。

　　3.项目收尾阶段

　　（1）系统问题难以被及时发现

　　档案管理系统的测试项多达上百个，有些功能需多人联动测试，完整测试一次需4～5天时间，耗时费力，且依然无法避免有些使用场景或情形考虑不到的情况。例如，受托方将部分第三方公司插件的试用版集成到档案管理系统中，导致相关功能使用一段时间后被禁用，影响了一段时期内工作的正常开展。此外，由于档案管理系统试运行阶段利用率不高的特点，使得有些问题在项目验收后才被发现，此时受托方项目组人员已被派驻其他项目，使问题解决时间延长，尤其是遇到优化系统性能等需多个厂商协同解决的问题，耗费时间更久。

　　（2）受托方开发工作以功能实现为主，不十分注重使用体验

　　一是界面设计不够人性化。正常情况下，界面设计需要达到让用户与系统自然地交互，沉浸在他们喜欢的内容和操作中，忘记界面存在的效果。这需要受托方根据不同委托方的用户群体分别研究其心理和行为，再进行界面结构、行为、视觉等层面的设计。但从该项目成果看，开发人员设置了大量不必要的自定义操作按钮，比如字段增减、每页显示条目数量设置等，给用户造成信息干扰。二是系统交互功能不够精细。开发人员按照个人理解及习惯对按钮、后台字段等进行命名，使得有些名称让用户难解其意或存在歧义，暴露出开发人员忽视交互设计、不了解档案管理常规性知识及业务逻辑的问题。理论上，开发人员实现需求说明书中列出的功能即意味着系统建设完毕。但从使用情况看，只重功能实现而轻使用体验，会使用户对系统产生排斥心理。

　　应对措施

　　项目筹备阶段民航局档案馆重点从3个方面做好档案管理系统建设初期准备工作。一是学习领会档案管理系统建设相关标准。重点掌握了与系统建设针对性较强的《电子文件管理系统通用功能要求》和《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39784—2021）两个标准的具体要求。此举一来有助于将标准中的档案管理系统功能要求完整地转化为合同技术条款，二来可以在项目收尾阶段检查系统功能与标准的要求是否一致。二是对部分已通过“全国示范数字档案室”评价的单位进行调研，通过实地查看、深入交流，初步弄清档案管理系统各项功能的呈现方式、效果及开发中的重难点问题。三是邀请相关软件厂商在项目实施前就建设周期、系统功能、产品特点等进行沟通、演示，对软件厂商的技术能力及原型产品的功能作出初步比较、权衡。

　　在此基础上，针对筹备阶段出现的业务系统与档案管理系统建设不同步的问题，民航局档案馆充分发挥相关机制作用，以自上而下统筹推进电子文件在线归档工作的方式加以解决。如民航局要求业务部门新建或升级业务系统时增加电子文件归档功能。在此基础上靠前服务，主动跟踪各业务部门的系统建设情况，对于已立项业务系统，及时与相关负责人员对接，提醒其在业务系统需求分析阶段加入在线归档功能。同时，在档案管理系统建设合同中要求受托方在质保期内需与步入实施阶段的业务系统开发人员协同实现在线归档，以此解决档案管理系统与业务系统开发不同步的问题。

　　实施阶段民航局档案馆将工作重心放在对变更事项的处理上。对确认需变更的事项重点抓好两方面工作。一是集中记录变更事项。最初档案馆通过印发会议纪要的方式对需求变更等事项进行确认。但实践中发现，会议纪要存在记录分散、查找不便、细节要求未被记录等问题，时间一长对有些问题是否提出、如何解决等记忆模糊。因此，档案馆人员专门设计了《系统功能需求一览表》进行记录。该表由“需求、实现情况、存在问题、发现时间、是否变更、变更情况、完成时间”等项组成，将所有需求及后续一系列变更记录在一张表上，后续既可作为检查单逐项检查需求实现情况，又可克服项目周期长、需求变更情况难以准确记录的不足。二是以单线沟通变更事项为主。此次系统建设中，民航局的信息化部门也参与其中。对于系统建设中出现的问题民航局档案馆一般只与信息化部门沟通，由其与受托方协商解决。这样虽在信息传递上多了一个环节，但信息化部门既熟悉信息技术又了解机关业务工作流程，相比委托方直接与受托方沟通，能够取得更好的效果。变更事项较多时则召开由档案馆、信息化部门、受托方共同参加的需求变更会，以防讨论事项过多，信息传递出现错误。

　　收尾阶段针对问题多、难以及时发现的特点，民航局档案馆安排专人集中时间进行问题排查。同时借助“外脑”，邀请国家档案局等单位专家进行“把脉”，以此弥补自身项目建设经验少的不足。对发现的问题及时汇总并更新《系统功能需求一览表》，交信息化部门及受托方评估、处理。对提出的属质保范围内的问题，按照合同约定予以解决；对于不在质保范围内的问题，由受托方评估修复、优化所需费用，民航局档案馆将其列入次年年度经费预算申请，为后续完善系统做好准备。针对项目成果用户体验差的问题，民航局档案馆重新梳理数据流转逻辑，并提出文件归档、利用流程及系统各界面交互设计优化方案交受托方更改，以达到办文人员高效归档、用户便捷查档、档案馆工作人员快速熟悉后台管理的目的。

　　经验总结

　　回顾该项目实施过程中遇到的问题及采取的措施，民航局档案馆认为初次建设档案管理系统，委托方可重点把握3个方面。

　　一是弄清原型系统的设计逻辑及各功能实现方法。受托方一般会基于某个标准或评价指标开发原型系统，然而所开发的系统主要基于开发人员的思路，可能存在不符合档案管理要求、功能方法错误等问题。因此，档案人员要立足本单位的电子文件归档及电子档案管理流程，审视原型系统各个界面、菜单、按钮的设置逻辑，发现逻辑混乱、错误、繁冗之处及时交受托方更改。

　　二是需对电子档案管理行业标准中各项要求的实现效果做到心中有数。委托方习惯认为受托方开发经验丰富，所提需求均能够实现。但实际上系统开发效果与受托方项目人员对档案工作及对相关行业标准的了解程度成正比，同时还受到硬件性能、底层框架的限制。因此，委托方只有清楚各项功能有预期效果才能与受托方开发的各项功能进行比对，发现问题共商对策。

　　三是对受托方交付的成果需持谨慎态度，尤其要在收尾阶段需安排专人并留足时间进行系统测试，切不可低估存在问题的数量和发现问题的难度。如自身经验有限，可邀请业内专家进行指导，尽量在项目验收前充分发现问题，以防结项后委托方陷入被动境地。总之，项目实施前精心筹备，实施过程中积极沟通，收尾阶段全面、反复测试，质保阶段汇总用户反馈并筹划下一步升级计划，将有助于建设一个合规好用的系统。

　　[本文系国家档案局科技项目“基于智慧机场的建设项目电子文件归档和电子档案管理研究”（项目编号：2022-X-051）的阶段性研究成果]

　　作者单位：中国民用航空局档案馆

　　责任编辑：公喆