档案数字化及著录工作的质量控制探析

　　□王　英

　　档案数字化是指利用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储于磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并依据纸质档案的内在联系，建立目录数据及数字图像关联关系的处理过程。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出要加快档案资源数字转型，继续做好“存量数字化”，中央和国家机关传统载体档案数字化率达到80%，……全国县级以上综合档案馆应数字化档案数字化率达到80%。档案数字化是档案资源数字转型的重要组成部分，是信息化建设的重要内容，本文结合档案数字化及著录项目中遇到的实际问题，就如何加强数字化及著录工作的质量控制，保证数据的真实准确进行探讨。

　　1   数字化及著录工作存在的质量问题

　　目前，档案数字化及著录工作主要是通过招标、竞价等方式委托外包服务公司，按照《文书档案案卷格式》《档案著录规则》《纸质档案数字化规范》等技术标准要求开展工作，数字化主要工作环节为：调卷出库、档案前处理、目录著录、档案扫描、档案后处理、还卷入库等工作。每个环节易出错情况及相关问题如下：

　　1.1   档案前处理环节

　　档案前处理的主要工作为案卷检查、清理除尘、分件检查、页码检查、档案拆卷、调整顺序、编制流水号、涉密件标识等内容，其中分件和编页是易错点，分件上的主要问题为该分件的未分件、该合并的未合并，例如将正文和附件分成了两件或将不相关的文件合并为一件，编页上的主要问题为漏页跳页、页码编制位置不正确、空白页等无效页码进行编制等。

　　1.2   目录著录环节

　　档案目录著录工作是指对照档案实体按照采集规范要求进行著录项的录入，著录项一般包含档号、责任者、文件题名、成文时间、页数、保管期限等。在实际工作中目录著录是整个数字化流程中最易出错的环节，责任者、文号、文件题名、成文时间等需手动录入的著录项，错误率高，特别是文件题名的著录，是档案数字化及著录工作的薄弱环节，需要重点注意，档号、全宗号、目录号等能自动生成的著录项，错误率则较低。目录著录的主要错误有：错别字、漏字多字、题名或者责任者不完整、未使用规范化简称、指代词不明确、文种不准确、自拟题名不准确等。

　　1.3   扫描和图像处理环节

　　档案数字化扫描主要工作为档案平整、平板扫描、图像纠偏去污、图像拼接、图像文件分件等内容，需逐卷逐页按流水号顺序进行扫描，要注意档案实体带有浮贴时，需要将浮贴单独扫描后与原页码图像进行拼接。在这个环节遇到的主要问题有：档案褶皱未展平、漏扫多扫、浮贴未扫描、浮贴遮字、扫描透字、图像分件与实体不一致等。

　　1.4   档案后处理环节

　　档案后处理的主要工作为案卷装订、备考表填写、目录打印、消毒杀虫等内容，其中档案装订和填写备考表易出现问题，档案装订的主要问题为页面装反、装订边未对齐、掉页脱页、图纸装订后不能展开等，备考表填写的主要问题为档案数字化信息未填写，编页、分件、合件信息未填写等。

　　笔者在实际项目工作中，抽取一万条项目问题数据进行统计，得到各流程环节的错误比率表（见表1）。

表１   各流程环节的错误比率表

　　由此可见，档案数字化和著录工作质量问题主要集中在著录环节，特别是文件题名的采集和拟写上，错误量占整体比例的55.3%。因此要提升档案数字化及著录工作质量，其重点和难点集中在档案著录工作上。

　　2   数字化及著录工作的质量控制策略

　　2.1   细化标准，制定项目工作实施方案

　　国家档案局于2017年颁布了《纸质档案数字化规范》（DA/T—2017）、2022年颁布了《档案著录规则》（DA/T—2022）提出了更符合新时期信息技术发展的纸质档案数字化及著录工作规范要求。首先，各级档案馆应以规范规则为统领，结合档案馆工作实际，出台符合自身馆藏特点的实施细则；其次，项目公司应根据实施细则制定细化的工作实施方案，经档案馆审查后严格组织实施；最后，要加强教育培训，强化工作人员对标准和方案的理解。在实际工作中，遇到的题名三要素不完整、指代词不明确、任免文件人名不完整等问题，主要原因就是工作人员对著录中题名拟写要求理解不够充分、对著录标准和工作要求不够熟悉造成的。

　　2.2   优化流程，重点把控著录工作质量

　　目录著录工作是整个数字化工作的重难点，可采取多种手段提升著录工作质量：一是增加著录质检环节，对著录工作单独进行检查，著录数据全部检查完成后才能进入下一工作环节；二是前置目录著录环节，将传统的档案前处理、扫描、目录著录、质检、档案后处理流程，更改为档案前处理、目录著录、著录质检、扫描、图像质检、总质检、档案后处理流程，这样前置了最易出现问题的环节，发现问题及时解决，避免后期发现问题影响整个工作流程，另外将一道质检关口变为三道质检关口，进一步提升数字化及著录工作的质量；三是要即时修改质检中反馈的问题数据，做到及时检查即时改正，数据修改完成后才能使用，确保质检工作落到实处。

　　2.3   软件管控，使用系统管理项目过程

　　采用数字化加工系统管理数字化及著录项目全过程，加工系统主要功能应包含以下几个方面：一是按照数字化流程集成档案著录、著录质检、扫描、图像处理、图像质检、总质检等各环节功能；二是具有质检功能，一方面能对录入数据进行格式性和规范性的检查，防止非法字符录入，另一方面能检查录入数据与扫描件的一致性，防止缺失、漏页等问题；三是提供挂接与校验功能，档案目录与扫描件挂接后无缝结合，系统中能快速定位、查看、打印、下载数字化数据；四是具有对工作人员操作、关键数据变更进行记录的功能，发现的问题数据能够迅速定位、追源、回溯。

　　2.4   加强合作，注重项目工作沟通协调

　　做好档案数字化和著录工作，需要档案馆与数字化外包公司共同合作，一是在数字化项目正式进场前召开技术交底会，明确项目的实施方案、工作要求和现场制度；二是由档案馆和外包公司共同组成攻坚小组，以全宗为单位，对即将开展档案数字化及著录的全宗分析其档案特点、需要注意的问题、工作的重难点，再全面铺开该全宗的数字化工作；三是在项目进行过程中召开项目推进会，通报项目质量、安全、进度情况，对质检发现问题进行梳理和整顿；四是由专人负责项目日常管理和指导工作，跟踪项目实施进度，即时解决项目中遇到的问题，明确项目工作各种细节；五是开展项目日常抽检工作，对发现的问题进行记录和汇总，共性问题进行提炼和总结，形成档案数字化项目问题清单。

　　2.5   引入监理，做好项目工作全程控制

　　在档案数字化过程中可引入项目监理来控制项目质量，监理工作主要包含：安全监督、质量监督和进度监督三个方面，一是对数字化加工场所的档案实体、人员、设备、数据四个方面进行安全监理；二是对数字化加工项目在加工流程的档案前处理、目录著录、数字化扫描、图像处理、档案后处理等工作进行质量监理；三是核算项目的工作进度确保项目工作能按时完成的进度监理。档案数字化及著录项目引入监理，能对项目工作全程进行监督和管理，对项目全过程进行全方位的把控，达到对数字化项目的流程、进度、安全的全面控制，有效减少数字化过程中出现的质量问题。

　　参考文献

　　[1]江丽华.档案数字化工作中存在问题及对策思考[J].档案与建设,2020（2）：45-46.

　　[2]刘冉.档案数字化管理意义、环节及质量控制论述[J].兰台内外,2020(3)：18-19.

　　[3]蔡明娜.档案数字化外包的监理策略[J].档案与建设,2018（1）:34-36.

　　作者单位：四川省档案馆