企业档案工作设施设备——《企业档案管理规定》解读之四

　　文/张晶

　　《企业档案管理规定》（以下简称《规定》）第三章“设施设备”共10条，明确了企业开展档案工作所需设施设备的主要类型及配置要求，包括档案用房、档案装具和安防、消防、温湿度监测调控、信息化设施设备等。

　　档案用房

　　档案用房是为了满足档案工作人员办公、档案管理等需要配置的用房。《规定》第十五至十八条分别提出了企业档案用房的类型、面积、选址和建筑设计等要求。

　　1.档案用房类型

　　第十五条规定，企业档案用房包括档案办公用房、阅览用房、档案库房以及业务和技术用房等。办公用房是档案工作人员日常办公的场所。阅览用房是供利用者阅览不同形式档案的专门场所。档案库房是收藏档案的专门用房，是保管、保护档案的重要场所。业务和技术用房是有关档案整理编目、保护、信息化等部分的功能用房，包括档案接收、整理、修复、消毒、数字化、缩微、服务器机房、安全监控、展览（陈列）室等用房。

　　企业应当按照“三分开”要求分别设置档案办公用房、阅览用房和档案库房，既要满足日常办公、档案阅览和保管的基本需求，又要实现不同场所之间互不干扰，相对独立的功能。其中，档案库房应当根据档案载体类型分别设置，譬如纸质档案库、音像档案库、光盘库、实物档案库等；不具备条件的企业应当在档案库房内根据载体类型进行分区设置。档案业务和技术用房由企业根据工作实际需要设置，可分别设置，也可将功能相近的合并设置。

　　2.档案用房面积

　　第十六条规定了不同类型档案用房的面积要求。办公用房面积可按照企业办公用房相关制度执行；阅览用房面积应当满足纸质、音像等不同类型档案阅览的空间需求，适应涉密档案与非涉密档案阅览区域分开设置的需要；业务和技术用房面积由企业根据档案业务实际情况和预测未来的发展空间确定。

　　档案库房面积应当满足企业档案法定存放年限需要。按照《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《条例》）规定，属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，移交单位应当自档案形成之日起满二十年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，移交单位应当自档案形成之日起满十年即向有关的县级国家档案馆移交。因此，属于《条例》规定接收范围的企业档案，其法定存放年限应当遵照《条例》要求；不属于《条例》规定接收范围或的企业档案，其法定存放年限应当根据《企业文件材料归档范围和档案管理期限规定》（国家档案局令第10号）等规章制度确定。企业新建档案库房面积要满足今后至少10年的存储需要，具体可以根据现有馆（室）藏档案数量和未来年度形成档案的预测数量确定。

　　3.档案用房选址

　　第十七条规定了企业档案用房的选址原则。档案安全是档案工作的底线和红线，档案用房选址应当贯彻“利于档案保护，远离易燃、易爆物品和污染源”的原则，不能出现因外界突发因素影响造成档案损毁的情况。档案用房的具体选址要求宜参考《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）。

　　本条还明确了档案库房在建筑物内部的选址要求。一是档案库房不得“毗邻水房、食堂（厨房）、变配电室、锅炉房、车库等存在安全隐患的场所”。因为上述场所的环境、人员较为复杂，存在水、火、有害生物等高风险因素，一旦发生安全事故，必然会波及毗邻的档案库房，造成无法挽回的损失。二是档案库房“一般不宜设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层”。档案库房设置在地下或湿润地区首层的，将会面临较大的防水防潮压力；档案库房设置在顶层的，可能会存在漏水、高温等问题，这些都大大增加了档案的安全风险，对企业的档案安全应急处置能力也是很大的考验。如不得不将档案库房设置在地下、顶层或湿润地区首层，且短期内无法改变的，企业应当采取防水、防潮、屋顶保温隔热和防漏水等特殊保护措施。若遇到极端天气或突发状况，企业务必还要加强设施设备维护和检修，做好安全风险排查和应急处置等工作。

　　4.档案用房建筑设计

　　第十八条规定了企业档案用房的建筑设计要求。一是明确提出档案库房内“不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房”的禁止性条款，因为上述建筑设计对档案保护极为不利，一旦出现问题，很可能造成档案“一失万无”的严重后果。二是提出关于档案用房其他建筑设计要求的建议性条款。企业宜参考《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）中的有关规定，避免出现各种可能影响档案安全的风险。

　　档案装具

　　第二十一条明确了档案装具的配备要求。档案装具是存贮和保护档案的器具，包括存放档案的各类柜、架、箱以及各种档案卷盒、卷皮等。档案柜架主要包括五节档案柜、档案密集架、光盘柜、底图柜等，其中纸质档案一般选用五节档案柜或密集架；科技档案的底图可选用多层抽屉的金属底图柜；磁性载体文件（如磁盘、磁带）等可选用专门的防磁金属柜。档案卷盒、卷皮是直接装载档案实体的档案装具，主要分为文书档案卷盒、科技档案卷盒、会计档案盒、照片档案盒、印章档案盒等。具体来说，文书档案中以件为单位保管的，档案盒可以根据《归档文件整理规则》(DA/T22)确定；以卷为单位保管的，档案盒可以按照《文书档案案卷格式》(GB/T9705)确定。科技档案卷盒可以按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822)确定；会计凭证盒、会计档案盒可以按照《会计档案案卷格式》(DA/T39)确定；底片册、照片册可以按照《照片档案管理规范》(GB/T11821)确定；印章档案盒可以按照《印章档案整理规则》(DA/T40)确定。

　　档案密集架相较于传统的五节档案柜等其他形式的档案装具大大提高了档案库房的空间利用率，已成为不少企业的主要选择，但同时档案库楼面的荷载压力也大幅增加。实际工作中，不少企业的档案库房由办公用房改造而成，若任其随意增加档案装载数量，极有可能造成楼面垮塌等安全事故。目前，《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）中规定的档案库楼面均布活荷载标准值科学依据充分并经过了多年的实践验证。因此，本条规定了档案库楼面均布活荷载值：档案装具采用五节档案柜的，档案库楼面均布活荷载标准值不应小于5kN/m2；采用常规密集架的，档案库楼面均布活荷载标准值不应小于12kN/m2。特别强调的是，无论选用哪种档案柜架，档案库楼面均布活荷载标准值都必须符合标准要求。若企业采用加高加宽的档案柜架，还需按档案实际装载情况相应增加档案库楼面均布活荷载值。

　　安防、消防、温湿度监测调控、信息化设施设备

　　档案用房的安防、消防、温湿度监测调控、信息化设施设备是档案保管、利用的基础条件。第十九条、二十条、二十二条、二十三条分别对档案用房的安防、消防、温湿度监测调控、信息化设施设备的配备作出了相应规定。

　　1.安防设施设备

　　第十九条明确了档案用房的安防设施设备要求。档案阅览用房、库房、业务和技术用房均应当配备视频监控设备，档案库房还需配备防盗门窗、防光窗帘等。需要注意的是，企业在选择和安装视频监控设施设备过程中，要遵守国家保密相关规定，避免发生档案信息失泄密等事故。

　　企业可以按需配备出入口控制、闭路电视监控、防盗报警、电子巡查等现代化安全防范系统，更好地保障档案安全。

　　2.消防设施设备

　　第二十条明确了档案用房的消防设施设备要求。档案办公用房、阅览用房、业务和技术用房均应当配备消防设施并按照规定通过验收。这里的消防设施是指档案用房所在建筑整体配备的消防设施，并应当通过消防部门组织的验收。档案库房因其特殊重要性，还应当配备消防系统和火灾自动报警设备。

　　企业在选择灭火设备时，应当根据档案重要程度和不同载体类型，选择洁净气体、高压细水雾等灭火效率高且对档案无二次损害的灭火设备。洁净气体灭火系统是指非导电的气体或汽化液体的灭火系统，其喷放后可以蒸发，不会留下残余物，常见的有惰性气体灭火系统（如IG541灭火系统）和卤代烃灭火系统（如七氟丙烷灭火系统）。以干粉、泡沫为介质的灭火设备容易在档案上留存残留物，可能对档案造成二次损害，不建议在库房内使用。

　　3.温湿度监测调控设施设备

　　档案库房作为档案的长期存储场所，温湿度变化对档案寿命会产生较大影响。第二十二条专门对档案库房应当配备的温湿度监测调控设施设备作出了规定。

　　档案库房的温湿度监测设备包括电子温湿度计、温湿度记录仪等，温湿度调控设备包括空调系统、加湿和除湿设备、恒温恒湿设备等。空调系统的温湿度调控效果理想且价格适宜，是不少企业的首选；恒温恒湿、通风换气、空气净化等设备的温湿度调控效果最佳，但采购和运行成本较高，企业可按照自身规模和保管档案的重要程度进行选择。

　　档案库房一般不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统；确需采用的，务必采取防漏水、防漏汽、防高温等安全应急处置措施。企业档案库房中配备加湿和除湿设备的，建议同时安装漏水检测报警设备，避免出现因操作不当或设备故障的漏水事故，危及档案安全。

　　4.信息化设施设备

　　档案信息化建设是当今信息时代的必然要求。《规定》第二十三条立足档案信息化建设实际，提出要配备满足库房现代化、档案数字化、电子档案管理需求设施设备的原则要求，具体内容在《规定》的“档案信息化建设”章节再详细阐述。

　　对于形成档案数量较少的企业，第二十四条提出了配备满足安防、消防、温湿度调控、信息化工作基本需求设施设备的要求，体现了《规定》条款设置原则性和灵活性相结合的特点。

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：黄佳音