如何从“其中一环”变为“全链支撑”？——海南省社保档案数字化转型记

　　长期以来，档案工作似乎不过是业务链条的末端一环。但在海南省社会保险服务中心，却是全然不同的景象，档案工作已然成为整个业务链的底部支撑。他们是怎么做到的？

　　群众需求的强烈牵引

　　养老金怎么算？这是群众普遍关心的问题。海南省社会保险服务中心档案室接待了不少来此查档的退休老人，他们怀疑自己的养老金是不是算错了，为什么同单位同年龄同级别的其他退休人员的养老金比自己的高一点？便想通过查询办理养老金领取手续的相关档案，弄清楚这一问题。可是，调阅档案后，当事人还是不明白自己的养老金是怎么算出来的。因为档案中只有一些参数和审批过程的记录，并没有显示计算过程。查档群众不得不失望而归。

　　群众的普遍需求怎么解决？该中心档案部门急在心头。能不能满足群众需要，不仅是档案部门使命所在，还是关乎事业长远发展的大问题。以该部门为例，2012年刚组建时配备了12名档案管理员，到2020年就只剩下4人。大家普遍感到，远离群众的必然结果是工作越来越边缘。这是为何虽然一直大抓档案工作，但受关注度并不高的原因。“必须改变！管好用好社保档案，不能按部就班地等待，要始终坚持人民至上这一根本价值取向，主动了解参保群众和业务部门的需要。做不到这一点，我们部门能否存在都要画个问号。”中心信息统计处处长孙柒说出了大家的心声。

　　怎样才能高质量发展？经过深入反思，多次研讨，得出的结论是第一时间追逐群众和业务需求，主动紧贴、融入社保经办服务。同时，第一时间紧跟信息技术升级，加大档案资源收集力度，扩大档案在业务经办服务过程中的覆盖面。

　　思路转变后，档案管理员走出库房，主动走进群众中间，坐到业务工作人员身边，捕捉每一项尚未解决的需求，思考档案工作在其中能够有何帮助。他们发现，各业务环节的结合处往往是工作的空白点，也是档案部门发挥作用的舞台。做出一张群众和业务人员都能看明白的待遇计算表作为归档材料，便是他们主动求变的生动证明。

　　其制定的《养老待遇计算办法》从业务系统直接读取数据，自动生成版式文件，直观展示养老待遇的计算过程，既可满足群众的知情需要，又便于业务部门核对数据，一经推出就得到了群众和业务部门的广泛好评。

　　通过把档案数据化，应用成熟的大数据技术推动档案工作与社保经办、风险防控、基金财务等全方位深度融合，发挥了档案回溯历史和衔接链条的巨大作用。档案数字化转型的作用可见一斑。

　　综合柜员制改革的有利机遇

　　2020年以来，中心启动以“全省通办”为核心要素的综合柜员制改革，开始了向信息化要效率的数字化转型之路。业务要全省通办，电子档案的应用成为必然选择。而不管是加强相关管理制度建设，还是对服务事项进行标准化梳理，抑或完成全省管理系统的统一和数据迁移，都需要档案部门的参与和贡献。

　　档案部门如何抓住难得机遇？首要在于思想破冰、制度破局。长期以来，一个普遍观点是：档案一定是“看得见、摸得着”的实物。因此，刚应用电子档案作为业务经办的佐证材料时，业务人员不放心，生怕管不住。而且电子档案单套制如何管，当时缺乏可参照的范例，只能从《会计档案管理办法》的相关专门条款、上海浦东出台的无纸化办公文件等中汲取经验。

　　中心坚持先立后破、不立不破的原则，多次组织档案与业务部门联合研讨，反复与上级业务主管部门和省档案主管部门沟通，争取支持，终于在2021年初与省档案局联合印发了《海南省社会保险电子档案管理办法》，规定了社会保险电子档案的具体标准和应用场景，认可了单套制管理的管理模式，明确了省级社保经办机构制定社会保险电子文件的归档方式、归档范围和保管期限表的职责，奠定了全省推行社保电子档案应用的基础。

　　来看工作节奏：

　　2020年7月，档案部门增补进入综合柜员制改革小组。

　　2020年10月，综柜系统（职工五险业务）电子档案在线归档模块在省本级等3个试点统筹区上线应用。

　　2020年12月，统一全省电子档案系统。

　　2021年2月，完成全省综合柜员制改革，职工五险办理全面应用电子档案。

　　2021年3月，完成全省社保历史档案数据迁移。

　　2021年12月，完成稽核系统改造，在稽核系统可以直接调用疑点业务的电子档案。

　　2022年6月，完成城乡一体化系统改造，实现城乡居保业务电子文件在线同步归档。

　　2022年7月，完成医疗保障平台系统改造，实现医疗生育保险业务电子文件在线同步归档。

　　至此，海南社保全流程全业务电子文件实时在线归档全面实现。

　　完成全流程全业务电子档案资源的汇集并不是终点，而是发挥档案支撑作用的起点。通过不断拓展服务范围，有力促进成果运用。2023年2月，完成综柜系统改造，实现在业务系统中直接跨统筹区查询全省电子档案。同年3月，完成与省就业系统的对接，可在业务系统中直接查询全省乃至全国流动人员人事档案信息等。

　　通过近5年的努力，该中心完成了档案与业务深度融合，一方面，通过电子文件实时在线归档倒逼业务标准化；另一方面，用标准化业务流程促进电子档案管理规范化。档案工作从原来业务链的末端变为整个业务链的底部支撑。在标准化建设、数据整理、数据稽核、异地经办、业务监测等新场景中，档案的查考价值日益凸显，档案部门保障核心经办业务的参与度和话语权有效提升。

　　档案工作人员的职责随之发生巨大变化，从原来简单的手工作业者转变为信息管理员，深度参与社保经办服务流程设计：前端需要从电子档案形成之初，即按照业务需求和档案管理规范确定归档要件、格式。中端需要配合经办部门和内控部门做好文件材料传递和事中控制。后端需要对系统自动处理结果进行查验，确保档案真实、完整、安全、可用，并通过在线抽检业务档案，加强事后监督。

　　数据赋能的创新尝试

　　服务对象从本省变为全国，服务渠道从窗口、网厅办理为主变为手机办理为主，业务标准从自主定义变为政务部门统一服务标准，业务流程设计从便于管理变为便于使用……这些新变化，映照着群众的新需求。去年，该中心主动申请，经国家档案局批准，承担了全省机关业务系统电子文件归档与管理试点任务，希冀通过试点进一步提升档案利用服务效能。

　　究竟怎么试？一个共识是，信息时代，要发挥好大数据的作用。大家聚在一起，认真讨论大数据的优点有哪些。通过多次讨论，两个最突出的优势浮现眼前。一是资源的积累，社保经办机构20年沉淀的数据资源已大幅超越了历年积累的档案。二是易于查找和关联，得益于数据库技术可编辑、可交互、可识别、易于共享等特性，分散的数据间可以建立关联，产生化学反应。因此，决定将业务佐证材料从纸质材料、电子图片进一步颗粒化，细化为可编辑、易共享的数据，开始了用数据技术管理档案的新尝试。

　　这又是一场艰难的变革，可喜的是，有利条件增多了。省政务部门给予强力支持，对政务服务事项作了全面精细化梳理，绘制了电子表单，开发了电子签章系统。省大数据管理局完成了全省所有单位的数据共享和电子证照的归集。这些兄弟部门的工作成果组成了应用数据化档案的基础支撑。

　　该中心在业务事项标准化的基础上，完成线上线下服务统一，通过数据共享、应用电子证照和采用数字签名技术，将业务表单嵌入系统，参保群众可以直接使用手机提交申报数据，实现全流程无纸化。受理、审批、结果反馈、风险防控、档案管理等系统间全部采用数据级的信息交互，各部门可自由组装数据，形成个性化的电子材料，以满足自身需要。同时，筑牢安全底线，在省档案局的技术支持下，全面排查系统安全风险，顺利通过了国家档案局组织的现场评估。

　　现如今，全省社保经办机构工作人员的档案思维得以树立，查询电子档案信息辅助业务办理成为常态，通过电子档案申请外部数据支持成为习惯。全省社保档案资源不断汇集，利用范围不断扩大，服务渠道不断拓展，为进一步推动全省社保和档案事业高质量发展提供了坚实基础。

　　原载于《中国档案报》2024年5月13日 总第4135期 第四版