转化医学国家重大科技基础设施(上海)项目档案管理的探索

　　■张雅静

　　一、转化医学（上海）项目档案管理研究的重要意义

　　转化医学（上海）项目作为“十二五”期间国家重点规划的16项重大科技基础设施项目之一，项目法人单位为上海交通大学，共建单位为上海交通大学医学院附属瑞金医院。10年来，项目严格按照既定建设规划，建成覆盖转化医学全链条的六大平台，形成了大型设备规模化、核心功能集成化和技术能力系统化的转化医学研究平台，是生命医学领域的第一个国之重器。转化医学（上海）项目作为国之重器，是科技创新、形成“独创独有”创新能力的重要支撑，是汇聚和培养高水平创新人才的开放平台，也是具有国际影响力的生命医学科研高地。

　　上海交通大学作为转化医学（上海）项目法人单位，如何加强反映高校科技重大基础设施策划、立项、设计、实施、调试、验收等全生命周期的高校科技重大基础设施项目档案管理，如何分类、规范整理、归档移交并与高校档案馆原有馆藏档号体系有机衔接，无论从政策法规层面，还是档案管理技术层面，均需要探索和研究。

　　《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“适应新时代发展步伐，突出创新引领，以改革精神推动档案实践、理论、制度全面创新”“围绕创新驱动发展战略，强化财政资金支持科研项目档案工作监管”。高校参与的国家重大科技基础设施档案是国家基础设施档案的重要组成部分，但它不同于一般的基本建设项目档案，兼具科研档案、工程档案、设备档案等多重属性，其管理更具综合性、复杂性、多元性、长期性。因此，本文以转化医学国家重大科技基础设施（上海）项目10年建设过程中的档案管理工作为例，分析并总结档案管理的实践探索经验，提出做好国家重大科技基础设施项目的管理策略，为构建适合高校科技重大基础设施建设特点的项目档案组织管理体系，厘清各责任主体的项目档案工作职责，明晰项目文件的归属与流向，规范项目文件的收集、整理、归档的范围及权属，提出管理思路及策略。

　　二、转化医学（上海）项目档案管理研究面临的困难和问题

　　转化医学（上海）项目作为重大科技基础设施项目，具有鲜明的科学和工程双重属性，其设计、研制及相关技术和工艺具有综合性、复杂性、先进性，有的具有唯一性，知识创新和科学成果产出丰硕，技术溢出、人才集聚效益非常显著，因此成为国家创新高地的核心要素。同时，它也不同于一般的科研仪器中心或者平台，是需要自行设计研制专用的设备，体量大、投资大、能力强，技术复杂先进、生命周期长，具有明确的科学目标，体现了国家意志，反映了国家需求，是“国之重器”“科技利器”，需要国家统筹规划、统一布局、统一建设、统筹运行与开放，具有形成单位多元、内容与成分多样、文件材料归档周期长等特征。

　　（一）项目档案管理周期长

　　转化医学（上海）项目从2013年7月获批立项至2023年7月国家发改委综合验收，跨度长达10年。项目档案贯穿于项目建设全过程，项目建设周期长，也决定了项目档案工作周期也相当长。在长达10年的建设周期内，随着机构变动和人员流动，档案出现遗失、缺损等问题的概率大增，给有序、完整、准确、规范、系统做好归档工作带来很大挑战。

　　（二）项目档案管理任务繁重

　　该项目作为科技重大基础设施项目，档案包括建设项目档案、科研档案、设备档案等门类，涵盖立项、可行性研究、扩初设计和概算、施工、建设、试运行到验收等过程中形成的档案资料，跨单位共建任务、长达10年建设期等因素造成档案收集管理任务量庞大，归档任务较重，截至2023年3月底，转化医学国家重大科技基础设施（上海）已形成档案案卷共计843卷，包括综合管理档案42卷，设备类档案407卷，基建类档案394卷。

　　（三）项目档案人员配备力量不足

　　转化医学（上海）项目在项目启动之初，建设压力大，人员重心侧重于项目建设施工，一般未设置专门的档案管理岗位和专职的管理员，也缺乏整体档案管理制度和体系，归档责任不明确，当后期面对档案验收要求的时候，陷入困境。并且，参与大设施建设人员多为科研人员，科学素养很高，但缺乏相应的工程经验和归档意识，他们更加重视实验数据的积累和各项工作本身，往往忽视档案的收集和移交，因此，给日常档案收集带来很大困难。

　　（四）项目档案管理可参考经验较少

　　国家重大科技基础设施项目是新型的科研与设施一体规划建设的项目，项目建设及档案管理经验不足，通过对国内外同类项目的充分调研，发现可借鉴的先例较欠缺，如项目档案全过程管理的原则、措施、方法，项目文件的归档范围、保管期限、责任划分，档案分类、整理组卷方法，项目档案信息化系统的开发及使用等方面可参考的经验、做法较少，给后续项目档案管理带来一定的难度。

　　三、转化医学（上海）项目档案管理的工作方式方法探索

　　作为高校承建国家重大科技基础设施的先行者，上海交通大学秉承“先行先试”的理念，按照国家有关建设验收标准，注重档案管理制度、组织、信息化等方面建设，采取“边建设、边收集、边管理”的原则，实现了项目档案的有序管理和提供利用。根据项目建设任务，按照档案管理要求分为综合管理类案卷、设备类案卷、基建类案卷等三类，每个大类的项目文件，按子类或分系统逐级细分，形成了转化医学设施档案集群。

　　（一）制定档案管理制度，使档案工作更加有据可依

　　建立有效的项目档案管理制度是做好项目建设档案工作的重要保障。转化医学（上海）项目自建设以来，严格按照国家发改委、国家档案局、教育部对国家重大科技基础设施项目档案工作的相关规定，参照《国家重大科技基础设施管理办法》发改高技〔2014〕2545号、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）、《高等学校国家重大科技基础设施建设管理办法（暂行）》等档案管理制度，结合转化医学设施建设项目实际，研究制定了《转化医学国家重大科技基础设施档案管理办法》《转化医学国家重大科技基础设施归档范围》等一系列档案管理规范性文件，对项目管理组织体系及责任划分、档案的分类与整理、档案的审核与移交、档案的保管与利用等进行了规范。同时，结合项目实际情况及高校业务板块，细化了项目档案分类方案、归档范围、整理方法、归档流程，制定了《转化医学国家重大科技基础设施档案分类方案及保管期限表》，使项目档案管理工作具有针对性、可操作的依据，为项目档案工作的有序、规范、高效开展打下了坚实的制度基础。

　　（二）搭建管理组织和工作网，让档案工作责任更加明确

　　转化医学设施项目由上海交通大学和其医学院附属瑞金医院共同建设完成。在“双主体、一盘棋”的管理原则指导下，建立明确的转化医学（上海）项目的档案工作责任制体系，并且随着项目建设的进程逐步调整、优化，最终形成由建设指挥部办公室统筹组织，上海交通大学档案文博管理中心进行业务指导和监督，各参建部门协同合作的项目档案管理机制，不仅符合组织架构的管理规范性，而且满足了技术档案的专业审核要求。同时，项目指挥部通过将各业务部门及单位的参与人员纳入档案管理工作中，建立了完善的档案管理工作网络，并根据建设任务的不同，对各条块档案材料的收集归档层层落实，确保档案工作责任到岗，具体到人，从根本上保障了档案管理组织体系的正常运行。

　　（三）明确归档原则和归档流程，让档案工作步骤更加明晰

　　为达到完整、准确、系统、规范的档案管理要求，根据项目特点，建设指挥部办公室明确了三大归档原则。一是建设任务管理与档案收集管理的同步开展原则。作为国家重大科技基础设施项目，自2013年批复立项以来，于2020年投入试运行，预计项目后续的运行、升级改造和建设还将持续数十年之久，为了档案的系统和完整，收集归档工作的同步开展尤为重要。二是档案整编便于利用原则。项目档案不仅是项目立项和建设历程的真实记录，更是今后项目运行和后续建设的依据和参考，使项目档案真正成为信息资源，为项目各参建单位及技术人员便捷、准确地提供利用是项目档案工作的重要原则。三是档案归档流程的逐级管理原则（图1）。项目共有2个建设主体，建设任务分布于闵行、瑞金2个基地，设有6个技术分系统，建立统一归口、分级控制的管理体系、清晰明了的归档流程是确保档案工作顺利进行的前提。项目档案工作由项目建设指挥部统一领导，建设指挥办协调落实，参建部门和分系统的负责人为各自业务的档案负责人，负责对应档案的收集、分类、组卷、整理、审核、验收和移交。校档案管理中心负责监督、指导，不定期开展业务指导。建设指挥办定期接收满足归档要求的档案，以确保整体项目档案的完整、准确、系统、规范。

图1   档案管理网络及责任划分流程图

　　四、转化医学（上海）项目档案管理实践的收获与启示

　　（一）制定可操作、可解读的归档范围和要求

　　制定可操作、可解读的归档范围和要求是做好档案工作的基石。转化医学项目建设指挥部办公室作为档案管理和科研建设队伍的中间桥梁，深知档案管理在项目建设和验收过程中的重要性和专业性。很多项目存在档案管理工作困难，主要原因：档案管理工作者不懂项目建设，项目建设科研人员不懂档案管理。对此，在项目建设初期，依据《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）的建设项目归档范围和保管期限表的要求，指挥部办公室在学校档案文博管理中心的指导下，结合技术系统建设任务的划分，整理出技术系统档案——设备归档范围（图2）。首先，这个范围要符合《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）中设备文件的专业要求。其次，考虑到校内相对独立的业务板块，科研人员对档案标准的认识水平，将归档范围和要求拆分细化到科研人员能直观了解的业务中去，提高标准的可执行性。同时，在建设过程中，档案馆、校内各业务部门、科研建设人员不断完善技术系统档案资料的归档范围，作为技术系统的档案验收依据，使档案更加具有完整性和系统性，在档案验收中也更具可操作性。

图2   技术系统——设备档案归档范围

　　（二）建立与建设任务同步的归档责任制

　　国家重大科技基础设施的建设周期一般将近10年甚至更长时间，建立与建设任务同步的归档责任制能够从根本上保证档案收集、整理的完整性、系统性及规范性。转化医学国家重大科技基础设施项目档案包含基建档案、技术工艺设备档案和科研档案等多种类型，主要采用任务包的管理机制，即“建设、资金、档案任务包”，三个“任务包”权利和义务同步下达，让各参建方（施工、监理、各技术分系统及子系统部门）负责人既是建设任务负责人，也是档案归档责任人。通过这种方式，将对档案管理工作要求提高到与建设任务同等重要的标准。同时，明确后续档案管理分工责任人，有利于档案工作分层分项的落实和责任追究，防止因责任不明而导致档案管理工作与项目建设不同步的问题。

　　（三）加强全过程业务培训和检查指导

　　加强档案工作全过程业务培训和检查指导，对提高业务效能至关重要。转化医学（上海）项目建设中，结合建设的实际情况，依据国家和行业标准规范，对于项目档案工作的常见问题进行全过程跟踪指导。在项目启动之初，需要进行项目档案工作交底，以确保更多参建人员了解项目档案工作的法律法规、档案主要内容、流程及质量要求。通过定期和不定期进项目现场，对建设单位和参建单位在不同建设阶段的业务问题进行指导和沟通，并不断完善档案管理工作内容。多次邀请国家档案局、上海市城建档案馆以及其他专家进行检查和指导，及时发现问题尽早整改，有效保证了案卷质量。对于建设过程中的管理难点进行专项检查，形成自查报告或整改意见，限期整改，为项目档案的全面验收做好充分准备。通过举办档案专题培训或业务研讨会，不断提升档案人员的档案意识、专业知识水平和操作技能。动员更多的科研建设人员参与或承担档案管理工作，为转化医学国家设施档案工作争取更多的档案管理力量。

　　（四）提升档案工作数字信息化水平

　　充分挖掘档案资源的利用价值，为档案管理赋能。为加强转化医学项目档案管理效能，优化档案信息查询、检索及归档方案，转化医学国家重大科学基础设施（上海）项目完成全套纸质档案的数字化处理归档。在工程建设初期，为解决转化医学（上海）项目档案两地利用的问题，项目根据自身建设任务特点设计并开发了档案管理系统，随着建设进度和档案归档范围的明确，逐步更新前期规划立项文件、基建档案、科研档案等。通过统一的后台管理，对学校和医院的各参建单位进行分级分层授权、两地信息资源共享。系统实现了对两地档案的整理、编目、检索、浏览、下载、编辑、打印和统计，具备档案数据的收集、录入、检索、利用、权限管理等功能。实现一般日常查档利用可直接登录档案管理系统查阅，特殊情况下，到档案部门查阅原始档案的使用方式，使档案价值得到有效发挥。

　　转化医学国家重大科技基础设施（上海）项目已通过国家级的档案专项验收工作，并转入运行阶段。在项目建设过程中，从项目文件的形成，项目档案的收集、整理、审核、移交、验收全过程，中间走过很多弯路，不断地试错纠正，由此积累了宝贵的经验，本文真实记录并总结了国家重大科技基础设施项目档案管理原则及方式方法，以期为其他高校提供参考和借鉴。

　　作者单位：上海交通大学转化医学研究院