构建数字档案管理新体系——管理理论与体系框架

　　文/丁德胜

　　数字档案是数字时代治国理政、经济运行、社会治理和历史传承的重要工具和载体，是国家的重要战略信息资源和数据生产要素。数字档案管理是以现代信息技术为手段，综合运用多学科专业知识，对数字档案进行计划、组织、领导和控制的实践活动，需要有坚实的理论支撑和完善的管理体系作为基础。

　　DIKW模型

　　数字档案管理有两个最为显著的特点，一是广泛运用现代信息技术，二是深度融合多学科专业知识。DIKW模型是与数字档案管理特点最为契合的理论模型。DIKW分别代表数据（Data）、信息（Information）、知识（Knowledge）和智慧（Wisdom）4个层次，并且这些层次之间存在递进关系，即数据可以转化为信息，信息可以转化为知识，知识可以转化为智慧。在DIK W模型中，数据是指原始素材，是离散的、未加工的事实或数字；信息是指经过加工后有逻辑、有意义的数据；知识是结合经验、上下文、诠释和反省从相关信息中过滤、提炼及加工得到的有用资料；智慧是指合理地应用知识并进行正确判断、决策的能力，智慧能够使人们思考和解决复杂的问题，并在不确定性和不完备信息的情况下做出正确的判断。DIK W模型从数据到智慧的演进过程，就是从噪声中分拣出数据，转化为信息，升级为知识，升华为智慧的过程。

　　在数字档案管理中应用DIK W模型，同样应当考虑从不同角度推进（如图1所示）：一是从理论角度，数字档案管理应当吸纳、借鉴数据、信息、知识和智慧管理活动中形成的理论成果，构建数字档案管理全新的理论基础；二是从实践角度，考虑到数据、信息、知识和智慧管理在实践领域并非简单线性关系，而是一直并行发展，数字档案管理也应从不同层次管理活动中借鉴有用成分，比如数据治理、信息服务、知识挖掘等丰富数字档案管理实践；三是从价值角度，明确数字档案管理从数据管理、信息管理升级到知识管理乃至智慧管理发展路径和价值导向，推动数字档案管理的对象和目标从数据到智慧不断演进。

图1   数字档案管理模型应用

　　管理理论

　　数字档案管理是对数字档案的各项管理流程进行高效和系统的控制，以保障数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性，发挥数字档案记录、凭证和资产作用的过程，需要理论的有力支持。数字档案管理理论主要包括档案管理理论、信息管理理论、数据治理理论和知识管理理论等。

　　1.档案管理理论

　　档案管理理论主要包括档案生命周期理论、档案连续体理论、档案后保管理论等。档案生命周期（The Life Cycle of Records）理论准确揭示了档案运动的整体性和内在联系、档案运动的阶段变化、档案运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实施文档一体化管理、对数字档案进行前端控制提供了理论支持。在传统档案生命周期理论基础上，国际档案理事会电子档案委员会在《基于档案视角的电子档案管理指南》中提出了电子档案生命周期，提出了更加符合电子档案运动特点和管理规律的管理新思路。英国数字管护中心（Digital Curation Center，DCC）在档案生命周期理论基础上，提出了侧重数字档案长期保存的数字管护生命周期模型（The DCC Curation Lifecycle Model），不仅可以应用于数字档案长期保存策略制定和风险识别防范，对于数字档案管理也具有重要的参考价值。档案连续体理论（Records Continuum）强调档案运动在时间和空间上的多维性、连续性和整体性，避免了档案生命周期理论的线性思维，对于从不同维度思考数字档案管理思路和要求、系统构建数字档案管理工作体系具有启发意义。档案后保管理论（Post-custodial theory of Archives）是在后现代语境和数字环境下发展起来的档案管理理论，对于更新档案工作定位和流程，拓展数字档案管理思路和方法，推进档案工作数字化转型具有重要参考价值和启发意义。

　　2.信息管理理论

　　信息管理是20世纪70年代末兴起和发展的跨学科研究领域。时至今日，信息资源管理已经发展成为涉及信息科学、管理科学、传播科学、计算机科学等众多学科的综合性学科体系，形成了信息生命周期理论、信息组织理论、信息检索理论、信息质量理论、信息安全理论等众多理论成果，是目前档案管理理论与实践的重要来源。比如档案管理中的信息组织、检索、服务等大多由信息资源管理要求直接转化而来。当然，受制于信息管理庞杂的体系，信息资源管理理论创新速度受到不小限制，加之信息管理本身又逐渐向数据管理、知识管理转向，数字档案管理在深化传统信息管理理论应用的同时，更应当从数据治理、知识管理、智慧管理理论中获得新的理论给养。

　　3.数据治理理论

　　数据治理是近年来随着大数据、云计算技术发展而迅速兴起的数据管理手段。目前国际上应用比较广泛的数据治理理论体系主要是国际数据管理协会（Data Management Association，DAMA）数据治理理论框架和卡耐基梅隆大学软件工程研究所（SEI）推出的数据管理成熟度模型（DataManagementMaturity，DMM）。国内数据治理框架和标准主要是《信息技术服务治理第5部分：数据治理规范》（GB/T34960.5—2018）和《数据管理能力成熟度评估模型》（Datamanagement Capability Maturity Model，DCMM，GB/T36073—2018）。随着数据治理广泛纳入政务服务、企业治理、经营管理等众多领域，数据治理的理念、法规、方法、工具得到了蓬勃发展。数字档案管理作为数据管理的组成部分和重要阶段，在管理过程中充分借鉴数据治理的理论和方法、有效提升数字档案数据的质量及其可用性、安全性是数字档案管理的应有之义。

　　4.知识管理理论

　　知识管理是从管理学角度出发，对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。知识管理模型主要包括美国生产力和质量中心（APQC）知识管理模型、欧洲标准委员会（GEN）管理模型和《知识管理第1部分：框架》（GB/T23703.1—2009）提出的知识管理国家标准模型。GB/T23703.1—2009知识管理模型将知识管理活动分为知识鉴别、创造、获取、存储、共享和应用，为知识管理提供了管理框架。知识管理是信息管理的新阶段，是信息管理的延伸与发展。数字档案管理作为数据管理、信息管理的重要内容，应用知识管理方法进行数字档案管理是拓展数字档案管理思路、推动数字档案管理进入新阶段的重要方向。

　　此外，随着智慧城市和智慧业态的迅速发展，有关智慧管理的理论和做法也在不断发展之中，档案行业也开始关注、探索智慧档案建设，这为数字档案管理未来发展提供了更为广阔的空间。

　　体系框架

　　数字档案管理是一项涉及组织管理、制度标准、规范流程、技术支撑、过程管理等诸多因素的综合性工作，必须建立科学、完整的管理体系框架。目前，数字档案管理还未形成类似数字档案馆、数字档案室建设的框架体系，但一些标准从不同角度对管理体系建设作了探索。比如，《Information and documentation-Records management-Core concepts and vocabulary》（ISO30300:2020）FigureA.1—Core concepts diagram在梳理核心概念时对档案、档案管理、组织、管理体系、鉴定等核心概念之间关系进行了描述，《Information and documentation-Management systems for records-Requirements》（ISO30301:2019，GB/T34112—2022）Figure2—Structure of MSR in process approach给出了基于过程方法的档案管理体系结构，《电子文件管理能力体系第1部分：通用要求》（GB/T39755.1—2021）电子文件管理能力框架从组织运作、文件管控、信息服务和技术实现四大职能域评估电子文件（档案）专业管理能力，都可以作为建立数字档案管理体系框架的参考。

　　按照数字档案管理理论和实践要求，笔者建议从整体规划、总体管控、技术支撑、档案治理、过程管理和价值实现等方面架构数字档案管理体系。按照这一思路，数字档案管理体系框架可以概括为“六域模型”，即规划域、管控域、技术域、治理域、过程域和价值域（如图2所示）。

图2   数字档案管理体系框架

　　规划域是基于国家、行业和部门数字战略、数据战略、信息化发展战略、档案事业发展战略等制定适合本区域、本行业或组织机构的数字档案管理的战略规划、行动计划和实施路径。

　　管控域是在数字档案管理规划指导下明确数字档案管理组织机构及其职责权限。数字档案管理工作应当设立数字档案管理领导机构，审查数字档案管理相关的重大决策，组织制定数字档案管理的相关制度标准、安全措施，建立绩效考核机制，支撑数字档案管理活动。

　　技术域是数字档案管理的支撑手段，主要内容包括开展数字档案管理需要明确的平台系统（包括管理平台、应用系统等）建设、基础设施建设和技术支持等。

　　治理域是数字档案管理的主体内容，需要明确数字档案管理的对象，按照档案管理流程要求进行数字档案管理，同时对形成的数字档案数据按照数据管理要求进行数据治理，保证档案资源质量和安全。

　　过程域是数字档案管理的方法论。数字档案管理过程控制包括设计、实施、评估和修正的PDCA循环（即Plan、Do、Check和Action循环，也称作戴明环）。

　　价值域是数字档案管理的价值取向。数字档案管理的目标就是通过对数字档案的有效管理，充分实现数字档案在利用、共享、资政、育人方面的价值。

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：王辉