打造国家级建设项目电子文件归档和电子档案管理试点样板——厦门市“档案两馆”试点探索

　　文/康丽雅

　　厦门市档案馆和厦门市城市建设档案馆（以下简称“厦门城建档案馆”）共同建设的新馆项目“市档案馆及城建档案馆技术业务用房”（以下简称“档案两馆”）是福建省建设工程资料电子化试点项目，并于2022年被确定为国家第三批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目。通过该试点工作，在建设项目档案仅以电子文件形式保存以及建设工程电子文件管理系统建设方面取得显著成效。

　　“档案两馆”试点工作原则

　　1.坚持目标导向

　　厦门城建档案馆自“档案两馆”规划建设初期即确定了开展电子文件归档和电子档案管理试点目标，坚持以《“十四五”全国档案事业发展规划》为目标导向，主动将试点工作融入厦门市智能建造试点城市建设、数字政府建设，加快城建档案信息化建设，推动档案信息化战略转型，引领城建档案管理全面走向现代化。

　　2.打造示范样板

　　厦门城建档案馆为保证“档案两馆”试点项目归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，一方面要求代建单位将电子文件归档和电子档案管理试点内容纳入招标要求及合同条款；另一方面要求各参建单位通过建设工程电子文件管理系统形成建设项目电子文件并进行签章流转，保证各参建单位按约定完成电子文件归档工作的同时，随时检查文件质量，及时发现问题并督促整改。

　　3.秉持验收标准

　　厦门城建档案馆严格按照《厦门市建设工程文件归档整理规范》《厦门市建设工程电子文件形成与归档指南》对“档案两馆”工程档案开展验收。该项目在线形成电子文件共4.3万件，在线交互签批15万余次，记录元数据99万余条。在建设项目联合验收阶段，验收通过档案共101卷，含电子文件6301件，其中电子文件单套归档5949件。电子文件单套归档占比按页计为74.33%，按件计为94.41%，归档竣工图100%实现电子文件单套归档。

　　“档案两馆”试点工作思路

　　1.研究电子文件归档范围，提出电子文件单套归档实现方案

　　2020年年底，厦门城建档案馆编制了《厦门市建设工程电子文件形成与归档指南》附录A“厦门市建设工程电子文件归档范围目录表”，对建设工程的工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图5大类126小类的文件资料进行梳理，明确了电子文件的形成主体或获取途径。目前，厦门城建档案馆正在结合“档案两馆”项目后期建设和竣工验收阶段掌握的情况，对该目录表进行修改、完善，以便指导各参建单位开展电子文件归档工作。

　　2.研究电子文件归档和电子档案管理系统功能需求，制定系统建设方案

　　（1）参建单位

　　“档案两馆”所使用的建设工程电子文件管理系统开发单位被列为试点工作成员单位后，全程伴随“档案两馆”的建设，对系统功能实施升级完善。在试点工作的实践基础上，逐步调整制定切实可行的建设工程电子文件管理系统并研发应用。该系统可灵活定义各方责任主体权限和工作流程；满足工程建设项目文件资料在线流转、签批、查阅需求；实现与厦门市建设工程质量安全站的建设工程质量安全监管系统和检测机构的建设工程质量检测信息管理系统对接；实现待归档文件智能组卷功能；能够自动生成著录单、案卷目录、卷内目录，辅助收集、整理和归档电子文件及其元数据，有效提升电子文件归档和电子档案管理效率。

　　（2）厦门城建档案馆

　　厦门市建设工程档案资料原采取离线报送。根据城乡建设档案管理机构担负建设工程档案业务指导和档案验收的职责，厦门城建档案馆结合“档案两馆”试点，编写了“厦门市数字城建档案信息管理系统”升级改造方案，计划在互联网端部署建设工程档案在线报送接收系统，允许市场化的电子文件归档和电子档案管理系统对接，实现建设工程档案线上业务指导、在线接收、审验和开放利用等功能。

　　3.研究BIM文件归档，提出BIM文件归档要求和基于BIM技术的电子档案管理系统建设需求

　　BIM以其在协同设计、冲突检测、可视化沟通、项目控制和可持续性设计等方面的应用，提高了建筑工程的效率、质量和可持续性，带来了诸多益处，已逐渐成为现代建筑工程不可或缺的重要工具和方法。“档案两馆”是首个完成全过程应用的厦门市BIM报建试点项目。工程各阶段、各专业BIM文件和相关资料较多。通过研究该项目BIM文件归档，提出BIM文件归档要求和基于BIM技术的电子档案管理系统建设需求。

　　“档案两馆”试点主要做法

　　1.修订相关标准规范

　　厦门城建档案馆在分析总结“档案两馆”和其他项目电子文件归档工作经验的基础上，组织修订了《厦门市建设工程文件归档整理规范》，进一步明确了电子档案质量要求、组卷方法和验收要求等；2023年3月启动了《厦门市建设工程电子文件形成与归档指南》的修订工作，计划新增电子文件元数据类别及数据封装，完善建设工程电子文件管理系统、建设工程电子文件形成与积累，并同步修改附录等内容。近期，该修订工作已进入到最后一轮意见征求阶段。

　　2.完善相关系统功能

　　（1）参建单位

　　在“档案两馆”试点过程中，建设工程电子文件管理系统开发单位提出了《“项企一体化”全过程电子档案管理建设方案》并逐步研发系统应用。为使系统既便捷、易用，又保证电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，“档案两馆”的建设过程资料采用互联网云存储保存电子文件，通过非对称加密和访问权限控制对电子文件进行保护，运用电子签名确保电子文件不可伪造。

　　为提升“档案两馆”电子文件归档工作效率，建设工程电子文件管理系统开发单位对电子文件快速签章、授权代理签章、批量签章等电子签章相关功能进行持续升级。为支持快速采集现场声像资料、施工原始记录和快速审批文件资料，完善了系统的移动端功能。为实现对电子文件和元数据的完整性、整理的规范性等问题进行智能预警，开发了元数据提取和内容验证、电子签章错漏检查等功能。随着建设工程电子文件管理系统性能和功能的完善，“档案两馆”参建各方使用电子文件单套归档的动力持续增强。

　　（2）厦门城建档案馆

　　厦门城建档案馆结合“档案两馆”试点情况，围绕建设项目电子文件归档和电子档案管理对现有信息系统提出升级改造要求，组织编写了《厦门市城市建设档案信息化（三期）》建设方案，现已纳入厦门市住房和建设局一体化智慧建设系统，由厦门市住房和建设局统一向厦门市工业和信息化局申报。

　　3.依靠试点促推广

　　在“档案两馆”试点期间，厦门城建档案馆联合厦门市建设工程质量安全站、厦门市建设工程质量安全管理协会举办多场经验交流活动，以“档案两馆”建设项目电子文件归档和电子档案管理试点为例向全市重大、重点建设项目参建单位宣讲电子文件归档和电子档案管理经验，帮助各参建单位树立开展电子文件归档和电子档案管理的信心和决心。截至2023年5月，厦门市已有115个建设项目开展电子文件归档工作，占福建省建设工程资料电子化试点项目近40%，其中已完成电子文件归档项目60个。

　　4.推动相关政策出台

　　为鼓励各参建单位积极开展电子文件归档工作，厦门城建档案馆结合“档案两馆”试点，积极向上争取相关支持政策出台。一是将推行建设工程资料电子化、实现在线接收和审验作为智能建造的内容，列入《厦门市智能建造试点城市实施方案》，对符合政策条件的相关单位提供资金、税收优惠、用地保障等支持。二是将电子文件归档情况列入福建省和厦门市优质工程评审条件的特色工程加分项目。三是将电子文件归档纳入省企业技术中心（建筑施工企业）评价加分项。四是将电子文件归档情况列入代建和检测单位信用评价内容。

　　大力推进档案信息化建设是档案管理工作走向现代化必须迈出的关键一步，厦门城建档案馆以打造电子文件归档和电子档案管理试点样板为推手，全力推进建设工程电子档案管理工作，力争试点成果在城市规划、建设、管理和运营相关工作中发挥更大的引领作用。

　　作者单位：厦门市城市建设档案馆

　　责任编辑：巩慧