加拿大国家图书档案馆档案数字资源保存战略及启示

　　文/颜宇叶

　　新一代信息技术的广泛应用，推动了数字政府和数字经济的快速发展，也催生了大量的档案数字资源。如何保证档案数字资源的长期保存与高效利用，是档案机构面临的重要挑战和迫切需求。我国的《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要“加快档案资源数字转型，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系”，“加强电子档案长期保存技术和管理研究，创建科学的可信存储与验证体系，保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性”。因此，探索档案数字资源长期保存的有效途径和方法，具有重要的理论意义和实践价值。

　　加拿大国家图书档案馆（Library and Archives Canada，以下简称“LAC”）是加拿大最大的档案机构，也是世界上十分先进的数字档案机构之一。LAC从国家层面制定了数字档案资源长期保存战略—《数字保存计划战略》（Strategy for a Digital Preservation Program），并在实践中不断完善和更新。该战略系统地阐述了LAC的数字保存愿景、目标、原则、范围、方法、标准、指标、风险和挑战等内容，为档案数字资源长期保存提供了清晰的指导和参考。因此，对其数字档案资源保存战略的内容与实践成效进行分析，能够为我国档案数字资源保存工作的开展提供借鉴和启示。

　　LAC档案数字资源保存战略

　　1.LAC概述

　　LAC由加拿大国家图书馆和加拿大国家档案馆合并而成，保存着丰富的文化遗产资源。在过去的20年里，LAC出台了一系列数字保存政策，其主要措施包括建立可靠、灵活和整合的可信数字仓储（Trusted Digital Repository，TDR），用以鉴定、收集、管理和存取数字资产。2022年，LAC新的档案存储中心正式开放，能够大量增加存储容量、提供档案数字资源保存所需的条件并确保加拿大文献遗产的安全。新修建的档案存储中心最大限度地利用了可用空间，并部署了自动存储和检索系统（ASRS）。它是目前世界上最大的自动化档案中心、美洲首个净零碳档案中心，该设施充分满足了加拿大绿化政府战略标准的要求。

　　2.数字保存计划战略内容

　　LAC为了保证数字文献馆藏能够长期保存并长期可用，制定了《数字保存计划战略》。其目标是在2024年前建立一个符合ISO16363国际标准且可持续的数字保存计划。为了实现这一目标，LAC需要实施可持续的技术解决方案、建立馆藏管理框架、提供ISO16363认证所需的计划发展政策文件、设计和实施计划的组织框架，并确保充足的人力和财力资源。LAC的数字保存计划实施分为3个阶段：信息收集、计划开发和计划实施。在信息收集阶段，LAC将探索、识别和记录数字保存业务需求和问题，确定技术需求，梳理数字遗产、私人档案和政府记录的数字馆藏清单；完成数字保存政策文件的差距分析；第一阶段的主要成果之一是制定路线图，为今后的计划制定和实施指明方向。路线图将说明提升数字保存能力的计划步骤，列出要完成的主要活动、角色和责任、执行顺序和一般时限。在计划开发阶段，LAC将分析、设计并确定基础设施技术解决方案，选用合适的软硬件技术，以及长期保存所需的其他组件；制定数字馆藏管理计划和实施策略；开发实践、计划和操作政策。在计划实施阶段，LAC将根据计划开发阶段的决策，实施数字保存解决方案；执行馆藏管理计划；制订并及时更新相关政策，公开发布政策符合标准的证据，评估计划的进展情况。

　　3.数字保存计划战略特点分析

　　LAC档案数字资源长期保存战略目标明确、循序渐进，遵循ISO16363标准，注重可持续发展、集合管理和配套政策的制定。首先，LAC档案数字资源长期保存战略的目标是按需履行保存义务，维护国家数字遗产，确保数字馆藏的长期保存和持续访问。其次，LAC档案数字资源长期保存战略是分阶段、按步骤实施的，战略详细规划了数字资源保存的具体流程和实施方式，并以LAC自身拥有的资源和现实条件为基础，深入分析未来的发展方向。在这一基础上再提出阶段目标，制定相应的实现方案，以指导工作的有序展开。同时，战略还动态更新保存计划，以满足不断变化的现实发展需要。再次，LAC档案数字资源长期保存战略注重对ISO16363标准的遵循，将其作为数字保存计划的参考标准，并力求实现符合ISO16363的认证，以提高数字保存工作的质量和效率。此外，LAC档案数字资源长期保存战略强调了技术解决方案的可持续性，确保数字馆藏的安全性和可用性，以及数字保存系统的稳定性和灵活性。LAC档案数字资源长期保存战略还注重集合管理，通过制定数字馆藏管理计划和优先保护计划，确保数字馆藏的系统性保存，避免重复或遗漏。最后，LAC档案数字资源长期保存战略强调了分目标和相关配套政策文件的制定和实施，以确保数字保存工作合规并得到持续的支持。例如，针对数字遗产，LAC启动了国家遗产数字化战略；对于视听资源，则在《加拿大图书馆和档案馆视听迁移战略（2019）》的指导下采取了相应措施，以便最大限度地保存数字化音频和视频。这些战略同时也对加拿大其他记忆机构具有一定的指导作用，有助于共同应对数字保存和文件管理工作中的挑战，有效保护加拿大的数字文献馆藏，并确保其可持续访问。

　　LAC档案数字资源保存战略的成效

　　1.保存建筑和设施的升级与改善

　　在《LAC数据战略》和《数字保存计划战略》等一系列档案数字资源保存战略的指导下，LAC于2022年11月24日正式启用了全新建成的档案存储中心。这座建筑以立方体状设计，旨在最小化占地面积的同时最大化存储容量，提供了2.15万立方米（相当于8.5个奥运会标准泳池）的存储容量。中心的启用为LAC馆藏档案的长期保存创造了卓越的条件，超过59万箱档案材料被运送至该中心，得到妥善保管。该中心的建设秉持了加拿大绿化政府战略，注重在材料选择和技术应用方面实现绿色节能和可持续发展。令人瞩目的是，该中心在运作中实现了净零碳排放，成为美洲首个净零碳档案保存设施。这一环保举措体现了LAC对于环境友好型档案管理的承诺。加拿大文化遗产部部长帕布罗·罗德里格斯（Pablo Rodriguez）表示，新存储中心将是世界级的档案保护中心，将精心保管见证加拿大历史的珍贵档案文件。除此之外，它还将在构建集体记忆、总结历史经验等方面发挥重要作用，为社会提供有益的资源。新建档案存储中心不仅是一项技术创新，更是对文化遗产的珍视和对可持续未来的责任担当。

　　为了推动档案资源的数字化进程，LAC在其保管中心特别设立了数字成像工作室，并配置了多种数字成像设备。数字成像技术人员负责对各类档案和图书资料进行复制，这不仅能够为用户提供服务，还为本馆的日常开放工作提供了技术支持。数字成像工作严格按照不同的图像质量标准进行，生成的数字化图像通常分为高分辨率和低分辨率两个版本。高分辨率版本既有助于本馆长期保管，也可向用户提供收费服务；而低分辨率版本则可在LAC网站上供浏览和下载。此外，LAC还设有数字实验室，为查档者提供自助式数字化服务。实验室内配备了扫描仪和电脑，查档者在需要利用尚未数字化的档案版本时，可以在工作人员的指导下自行使用室内扫描仪，对所需档案原件进行高精度的数字化处理。随后，查档者需要借助馆方提供的电脑完成相关档案的元数据著录工作。所有经过数字实验室处理的数字化档案都将由馆方在网上公布，方便查档者使用，这不仅有利于数字馆藏的扩充，也促进了公众对档案资源的利用。

　　2.保存范围和数量的扩充与增加

　　LAC在数字资源保存方面的范围和数量也得到了较大的扩充与增加。其官方网站发表的《2030远景》强调“LAC的藏品必须反映多元化和包容性的社会。获取、描述和保存反映加拿大经验、文化、社区和社会的藏品。”LAC与原住民社区合作开展了“我们在这里：分享故事”“倾听我们的故事”两个关键项目。前者已经将LAC馆藏中的近60万张原住民图像、地图和文件数字化并进行了描述，后者则将原住民、因纽特人和梅蒂斯人社区保存的档案数字化。这些举措大大扩充了其档案数字资源保存的范围。增加过去被忽视的群体，如有色人种、语言少数群体、难民以及残疾人档案的数字化，获取以原住民语言提供的文化材料等举措能够更加全面地保存加拿大的社会记忆。2018年数字实验室推出后的几个月里，1000多张照片和2.4万页文本材料被数字化和共享。同年，LAC完成了622290份第一次世界大战人事档案的数字化，这些档案现在都可以在线访问。

　　3.数据可访问性和利用率的提升

　　LAC通过改进网站和社交媒体提升了服务水平和馆藏资源的知名度。每年约有400万次访问，使其成为加拿大政府访问量最高的网站之一。LAC的网站提供了更加直观简洁的搜索和导航功能，使用户更轻松地发现和访问内容。同时，整合网站、简化导航，以及将多个数据库合并为一个集中搜索，显著改善了搜索体验。LAC还将提供在线研究指南，针对特定目标群体的需求，用通俗语言编写清晰明了的研究工具，帮助用户找到想要的内容。除此之外，LAC还升级了其信息和隐私访问服务功能。首先，引入了智能助手以协助确定用户的访问请求和创建在线请求表。对于用户访问请求的确定，智能助手将提出一系列问题，并提供选项及其基本描述，用户可通过选择最适合的选项明确其个人需求。针对请求访问人事档案的用户，智能助手将进一步询问用户的具体情况，根据用户是否查询本人档案、查询他人档案是否经过本人同意等不同情况，告知用户所需提供的证明文件。在提交在线请求表时，智能助手会询问档案类型（政府或个人档案）以及档案来源的政府机构等信息。其次，系统新增了创建用户个人信息和隐私访问账户的功能。该账户包含4个模块，分别是管理面板模块、在线创建和提交请求模块、请求状态核实模块及请求回复检索模块。用户可以根据需要选择是否使用智能助手。

　　4.合作与共享机制的进一步深化

　　LAC在实施数字资源保存战略的过程中，不仅注重自身的建设和发展，也积极寻求与其他机构的合作与共享。LAC与加拿大GLAM联盟（美术馆、图书馆、档案馆与博物馆）达成密切合作，如在加拿大国家美术馆和加拿大历史博物馆展示档案馆珍藏，共同推进档案数字资源的保存和利用。本着互惠互利原则，LAC正在扩大机构和组织协作范围，同时强化自身的领导作用，在文化交流、遗产保护等方面与多个群体开展合作。如强化与原住民群体的伙伴关系，保护和宣传因纽特人等少数原住民的社群文化；再如与国内外高校、研究机构加强合作，确保未来从业者的专业素养并汲取数字人文与人工智能等其他领域成果为馆内管理所用。另外，加拿大司法部、财政部、秘书处等联邦政府机构也是LAC的合作对象，合作开展创新创业工作、大数据公民服务等新兴事业。

　　启示

　　1.明确档案数字资源保存的法定职责和目标

　　LAC作为国家层面的档案数字资源保存机构，承担着保证加拿大历史文化数字遗产长期可持续利用的法定义务，其档案数字资源保存战略以此为前提，制定了具体的目标和指标，为档案数字资源保存的实施提供了方向和依据。我国应该在法律层面明确档案数字资源保存的法定职责和目标，将档案数字资源保存作为国家战略的重要组成部分，为档案数字资源保存的规划和实施提供法律保障和指导。《中华人民共和国档案法》规定了“国家档案主管部门主管全国的档案工作，负责全国档案事业的统筹规划和组织协调，建立统一制度，实行监督和指导”。这一规定为确定我国档案数字资源保存的法定职责和目标奠定了基础，但还需要进一步细化和完善，明确档案数字资源保存的范围、内容、标准、流程、组织、监督等，使档案数字资源保存的法律规范与国际接轨，适应数字化时代的发展需求。

　　2.分阶段制定和实施档案数字资源保存战略

　　LAC档案数字资源保存战略采用了分阶段、按步骤的方法，从信息收集、方案设计到项目实施，每个阶段都有明确的任务、方法和标准，保证了档案数字资源保存的系统性和有效性。这一点对我国也具有借鉴意义，我国可以根据自身的实际情况和需求，制定分阶段、按步骤的档案数字资源保存战略，明确档案数字资源保存的工作重点、任务、分工、进度、预算、评估等，制定可行的档案数字资源保存方案，包括选择合适的数字格式、元数据标准、存储介质、备份策略、迁移方法、验证机制等，制定有效的档案数字资源保存项目，包括确定项目范围、目标、内容、质量、风险、人员、资源等，按照项目管理的原则和方法，实施和监控档案数字资源保存项目的进展和效果。

　　3.构建数字化资源保存共建共享机制资源库

　　与其他记忆机构开展档案数字资源保存的协作和交流，有助于共同应对档案数字资源保存的挑战，实现档案数字资源保存的协同效应。我国应加强与国内外档案数字资源保存机构和组织的协作交流，建立开放、互利、互动的档案数字资源保存协作和交流机制，利用各方的优势和资源，共同解决档案数字资源保存的难题和挑战，共享档案数字资源保存的成果和经验，参与档案数字资源保存的国际规范和标准的制定和实施，提升我国在档案数字资源保存领域的国际地位和影响力。例如，LAC参与了国际档案理事会和国际档案管理信托基金会联合开发的数字档案保存培训模块，以及英国数字保存联盟开发的在线培训资源“Novice to Know-How”，通过这些项目，LAC与其他国家和地区的档案机构进行了档案数字资源保存知识和技能的共享和学习，提高了档案数字资源保存的质量和水平。此外，LAC还与国内的其他记忆机构，如加拿大广播公司、加拿大人类学博物馆、加拿大国家电影局等开展了档案数字资源保存方面的合作，共同开展档案数字资源的收集、保存和传播，实现了档案数字资源保存的协同效应。

　　4.定期审查和更新档案数字资源保存计划

　　LAC档案数字资源保存战略强调了档案数字资源保存计划的动态性，根据实践的发展和反馈，定期审查和更新档案数字资源保存计划，以便与战略目标保持一致，适应数字化时代的变革。为了满足现实发展需要，我国应建立一个灵活、可持续、可扩展的档案数字资源保存计划，制定明确的审查周期，定期对档案数字资源保存的环境、需求、技术、标准、策略、方法等进行分析和评估，检查计划的适用性，及时调整和优化档案数字资源保存的计划，以应对档案数字资源保存的不确定性和复杂性，提高档案数字资源保存的效率和质量，保障档案数字资源保存的可靠性和稳定性。

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　　作者单位：湘潭大学

　　责任编辑：王玥