发布时间:2024-04-06 19:43:00被阅览数:373 次信息来源：《四川档案》
□高琼 代华明 张丽
随着信息技术大发展和国企深入改革，档案工作的时空环境发生巨大变化，传统的企业档案理念与管理模式受到冲击，档案集约化管理需求应运而生。对于档案“信息资源集中、管理主体分散”的大型油气田企业来说，如何因地制宜设计档案集约化管理模式？本文试图通过对相关研究和实践成果的分析，结合西南油气田公司的实例给出一个参考策略。
1 与实践基本概况
国内真正意义上针对档案集约化管理的研究已经十余年，随后银行、石油等行业开始先行先试，取得一定经验和积极管理成效，但笔者以为总体上研究还不够丰富，实践也尚不够广泛。
1.1 研究概况
在中国知网，笔者以“档案集约化”为关键词进行主题搜索，筛选出档案集约化方面论文47篇；以“档案集约化”为关键词进行主题搜索，筛选出42篇。前两者中关于不动产档案的集约化研究占大部分比例，而这些研究内容实质是关于不动产档案资源的收集、整理、整合与规范集中。从现有相关研究成果来看，除《银行档案集约化管理研究》对档案集约化管理进行系统性理论构架、《改制企业档案资源集约化管理之路》《企业档案的集约化管理》《长庆油田档案集约化管理模式初探》等介绍实践外，大部分研究聚焦档案集约化必要性和作用优势以及顶层设计的宏观性探讨，缺少对档案集约化实践操作层面的设计以及集约化伴生的新问题的关注和思考。
1.2 实践概况
档案集约化管理是一个管理模式和格局体系的系统性重塑，需要具备从实体馆舍到信息系统的硬件和从机构到人员的软件两个方面、多维度的条件支持，以及相应的管理体系、保障体系的建设完善，改革力度大、涉及方面多；而档案又长期位于业务后端，受重视程度相对较低，因此，社会各层级各行业的集约化实践整体处于起步阶段。以中国石油为例，仅集团总部的中国石油档案馆以及下属的大庆油田、长庆油田实行了全要素的集约化管理，新疆油田对核心档案实行了集约化管理。档案集约化管理从理论研究到个性化实践的空间仍然巨大。
2 大型油气田企业档案集约化管理需求
2.1 国家要求强化国有企业档案集中管理
2019年，国家档案局在《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》提出，“档案机构设置应与企业档案工作发展相适应。”“要以国有企业改革为契机，积极创新文件材料收集和保管机制，进一步提高档案资源集中管理能力，实现更高层次上的档案集中统一管理。”毋庸置疑，档案集约化管理并进而实现管控一体化，既是时代要求、政策导向，更是大型油气田企业实现档案高效管理的内在需要，是未来档案管理的发展趋势。
2.2 档案工作的时空环境发生了深刻变化
一方面，当前档案工作正在经历一个从保管纸质到保管电子、线下归档到线上归档、管理实体到管理数据、分散利用到共享利用的变革[1]，档案信息化要求集约的、专业的、高效的档案管理方式。另一方面，随着国企不断深化改革，企业组织体系和管理模式发生了急剧的变革，而处于业务后端的档案管理体制未能同步变革，严重滞后于发展。西南油气田公司档案工作始于1958年，其后逐步形成两级保管的档案行政单位机构体系并沿用至今。当前公司档案工作呈现出以“手段信息化、体制传统化”“信息资源集中、管理主体分散”为特征的结构形态，与公司实施的以突出主业、扁平机构、精简人员为核心的“油公司”组织体系和管理模式极不适应，严重制约了档案的高质量发展。
2.3 档案工作存在诸多问题需要解决
“信息资源集中、管理主体分散”的档案结构形态背后，是高成本、低效益、低水平等诸多问题。主要体现在四个方面：一是现行体制导致管控难。公司二级单位档案机构“大而全”“小而全”，同时隶属关系多样、规格层级多样、名称职能多样，分散管理导致管理弱化、边缘化，难以实现规范统一管理，影响职能发挥。二是人力资源结构不合理导致质效低。档案队伍数量结构、年龄结构、专业结构不平衡、不满足需要，兼职档案员工作繁杂、流动性大，存在档案业务“兼而不管”“管之无序”的状况；专兼职档案员专业化程度低，兼顾多类甚至全类档案，难以在某一类档案上深耕精研。三是库房不足不均导致档案保管难。公司新成立单位基本不具备档案库房，而在当前机制下不能实现库房的灵活调剂。随着近年来井工程和地面工程等建设项目大幅增加，档案库房局部供需矛盾加剧。四是分散管理导致运维成本高。分散的档案管理使库房、人力资源和档案设施设备重复建设投入，不能实现灵活统筹和最大化利用，大大增加了运维成本。
以上矛盾问题既有管理层面的问题，更有体制机制的根本性问题。在信息化背景下，必须“变革在传统纸质档案和手工管理基础上建立的组织架构和权责分配”[2]，实现档案集约化管理。
3 大型油气田企业档案集约化管理策略
集中和高效是档案集约化管理模式关注的重点。[3]集中统筹人力、库房、设备，集中统一档案机构、管理流程，实现人财物的灵活管理和配置，必然相应提升管理效能和效益。
3.1 实施以机构整合为核心的全要素变革
企业档案机构作为企业档案工作的主体，直接关系到企业档案管理职能的发挥，设置合适的档案机构是发挥企业档案职能、实现档案价值的重要组织保障。[4]整合档案机构，搭建集约化管理体系的组织体系架构是集约化改革设计的首要一环。因此，在对档案实体、库房资产、机构、人员四个层次的集约化整合中，要坚持以机构改革为核心，实施机构、人员、资源、馆库等全要素变革的档案集约化，带动人力资源、绩效管理、成本管控、档案品牌等一系列生产力的升级发展。
就西南油气田公司的档案组织体系来说，公司勘探范围为整个四川盆地，所辖单位分布在以成都、重庆等地为核心的五大区域，档案集约管理按照相近原则可相应划为五个区域，形成1个档案中心、5个分中心的“1+5”组织架构，分中心纳入档案中心直接管理。全部整合以后，将直接减少档案机构或机构职能32个。
3.2 采取“地域+分类”的集约形式
档案的集约化管理实现形式需要因地制宜，寻求符合企业实际的最优解。西南油气田公司是国家油气等原始和实物地质资料委托保管单位，川南、川西南地区是公司页岩气勘探开发的主战场，而负责该区页岩气勘探开发的两家单位其机关所在地均在成都。按照公司地质资料向集团和国家汇交的程序要求，为方便地质资料的管理和汇交，两家单位所形成的地质资料应考虑在属地气矿进行集中管理。因此，公司档案实体资源的集中既分地域也分类。
3.3 实施档案人员和资产重组
利用集约化改革的契机，进行队伍重组和专业重分。在队伍重组方面，在尊重“双向选择”的前提下，专门从事档案工作的人员按照“人随业务走”的原则统一进行划拨，综合考虑各片区档案专业化管理需要设置人员编制，5年内按照自然减员逐步缩编20%。在专业重分方面，在区域分中心内基本实现专人管专类档案，从而推进档案的专业化高效管理。
在资产整合上，按照“资产随业务”的原则，各单位现有档案库房、办公用房等固定资产所有权归属原单位所有，档案中心在公司片区范围内统筹，并盘活部分邻近闲置办公用房。全部实施整合后，预计可减少实体库房点28个，从而相应减少库房管理成本和能耗成本。
3.4 建立集约化管理运行机制
在“1+5”组织体系下，档案中心对区域分中心进行垂直管理，强化对整个档案系统的管理职能。区域分中心强化执行功能，统一管理驻地内各单位档案工作，对各部门、单位的档案工作进行监督、指导和评价。档案中心与分中心不只是上下级归口管理和业务指导关系，而是更加紧密的一体，档案治理功能的发挥将得到更多保障。在资源、资产、机构、人员四者集中集约的基础上，档案中心需建立涵盖档案综合治理、资源开发、智能运行、转化利用、全面安全和绩效管理在内的档案全生命周期集约化管理运行机制，促进档案全业务流程的质效管控。
3.5 建立集约化管理保障体系
需要注意的是，集约化管理只是为集中高效的档案管理提供机制基础，并不能解决管理的全部问题，甚至会伴生新的问题，如档案机构从归档单位剥离出来导致的档案收集难度加大，以及随着“管办分离”以及集约化专业化管理而来的综合协调管理难度增加等问题。因此，集约化管理需要一系列管理保障措施的支撑，至少包含三个层面：一是从宏观层面建立对归档单位的考核约束机制确保收集。当档案收集成为档案中心而非本单位的工作，归与收的“权力斗争”势必出现，这就特别需要具有效力的考核机制来约束归档单位的责任。二是从微观层面建立档案员岗位考评机制确保效率。集约化的管理、专业化的提升，需要档案人员发挥更强的主观能动性。可建立岗位逐级考评、档案中心总考评机制，综合运用量化、KPI、事件时钟等岗位绩效考核方式，建立集约化模式下新的绩效生态。三是从机构整体域层面统筹“业智档”一体化确保质量。即着眼于文件全生命周期的管理，以数字化智能化的手段连接业务与档案，具体来说就是要在集团层面推进完善业务系统与档案系统的集成对接，在公司层面加强利用端的功能开发，实现电子文件生成、捕获和保管、利用的一体化、便捷化，确保在档案形成单位与档案收集保管单位分离状态下档案的收集和质量控制。
参考文献
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[9]党明.企业档案的集约化管理[J].兰台世界,2016(14):80-82.DOI:10.16565/j.cnki.1006-7744.2016.14.34.
本文系西南油气田公司档案集约化管理模式研究项目课题（项目编号：20230310-10）阶段性研究成果。
作者单位：中国石油西南油气田公司
