运用“全宗四种形态”管理馆藏档案的实践探析

　　全宗是档案馆馆藏档案体系第一层级的统计和管理单元。任何一件馆藏档案如果没有全宗归属，游离于全宗之外，就会成为没有“身份”、没有“户籍”的“黑户口”。因此，将馆藏所有档案无死角、无遗漏地全部纳入全宗管理，应成为对馆藏档案进行有效管控和科学管理的最首要的刚性原则。本文结合档案馆工作实际，谈谈如何运用“全宗四种形态”实现馆藏档案全宗管理全覆盖。

　　一、“全宗四种形态”的具体情形

　　关于全宗。传统意义上的全宗是指一个独立的立档单位形成的档案所组成的有机整体，实际上就是我们常讲的独立全宗。这种全宗形态是最为普遍的，在馆藏全宗构成中十之八九都是独立全宗。

　　关于联合全宗。通常是将文书处理和行政事务统一管理的合署办公的两个以上单位或同时保留两个以上牌子的单位形成的档案设置为一个联合全宗，如原重庆市档案局馆、原重庆市第二轻工业局和原重庆市手工业管理局等。因为此类机构形成的档案难以严格区分形成单位而设置各自独立全宗，所以只能设置为一个联合全宗。

　　关于全宗汇集。因为种种历史原因，一些档案形成和收集的数量较少，内容也不够完整、不成体系。对此，可将具有某种同类属性特征的若干全宗集合形成一个全宗汇集，如重庆市档案馆馆藏民国时期的“巴县所属马王、蔡家、歇马、人和、同兴乡镇公所全宗汇集”“社会福利机构全宗汇集”“各小学全宗汇集”，以及馆藏新中国成立后的“中共重庆市委临时工作机构全宗汇集”、若干破产企业全宗汇集等。

　　关于档案汇集。通常有两种情况。一是档案馆对已形成的全宗体系之外的、全宗归属难以明辨的档案，或全宗归属已不复存在且过于零碎分散的档案按照某种同类属性特征组合成档案汇集。重庆市档案馆馆藏“清代档案”就是一个典型的档案汇集。类似的，重庆市档案馆馆藏民国档案中的“联勤部所属机构档案汇集”“各地旅渝同乡会档案汇集”等都属于这一类。二是档案馆出于强化管理或方便管理的需要，按照某种同类属性特征将相关档案集合在一起形成档案汇集。如，重庆市档案馆馆藏“革命历史档案”“征集档案汇集”就是属于此类的档案汇集。

　　二、“全宗四种形态”的学术纷争与实践发展

　　“全宗”一词最早出现于19世纪40年代的法国，之后这一概念逐渐国际化。全宗理论的核心要义是：全宗来源于同一形成者，必须作为一个有机整体来保管；同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆，要尽可能地维护档案文件的本来面目及其间的有机联系。毫无疑问，全宗理论是档案学基础理论的重要基座，也是支撑档案工作实践特别是档案资源体系建设的理论根基。

　　在实际工作中，档案来源、内容、构成等的复杂性带来了档案整理、体系管理等方面的问题，又衍生出除全宗形态之外的联合全宗、全宗汇集、档案汇集3种形态。

　　我国档案学界曾围绕这3种形态是属于非全宗形式还是全宗补充形式有过诸多论述和争议。有专家认为，出于“全宗”本意和同一形成者的来源原则，除独立全宗之外的3种形态均不符合全宗原则，是与全宗理论相悖的，皆应属于非全宗形式。有专家认为，除来源联系以外，从内容、时间、形式上的共同关联性出发，这3种形态也可以被理解为特殊的全宗形式或全宗补充形式。还有专家认为，档案汇集不具有全宗属性，因此除联合全宗、全宗汇集可理解为全宗补充形式外，档案汇集应属于非全宗形式。以上学术纷争演绎至今已有数十载，并未形成定论。然而，实践的发展却未因此留白或止步。时至今日，联合全宗、全宗汇集、档案汇集这3种形态已在实际工作中大量运用，并成为档案管理必不可少且极为重要的工具或手段。

　　事实上，在档案事业管理与具体业务工作的实际操作中，档案工作者已习惯性地将这些形态统称为“全宗”。如，国家档案局每年开展的全国档案事业统计调查便是以全宗为统计单元，地方各级档案部门填报时无一例外地将联合全宗、全宗汇集、档案汇集统一纳入全宗进行统计。又如，各级档案馆一般都会对所形成的联合全宗、全宗汇集、档案汇集赋予全宗号，并编制全宗指南、全宗名册等。可见，从实践发展趋势上看，突破传统全宗理论束缚，将联合全宗、全宗汇集、档案汇集界定为特殊的全宗形式或全宗补充形式，已是大势所趋和普遍共识。正因此，本文将全宗（独立全宗）、联合全宗、全宗汇集、档案汇集统称为“全宗四种形态”。

　　三、“全宗四种形态”的管理价值与实践运用

　　“全宗四种形态”的存在是前人经过相当长时间的实践探索和理论创新得出的成果，是能够经受住时间和实践检验的科学存在。其应用于档案管理的最大价值在于：对于历史长河中形成的收存于档案馆的不同情形下的每一件档案材料，都跳不出这4种形态的处置范畴，都可以找到属于自己的全宗归属。这就为实现馆藏档案全宗管理全覆盖提供了可能性和可操作性。试想，如果馆藏档案无法全面有效地组织起来，部分档案因为找不到归属而成为支离破碎、凌乱不堪的一团乱麻，那么，对于整个馆藏而言，如何形成体系？如何进行管理？

　　在运用“全宗四种形态”实现馆藏档案全宗管理全覆盖的具体实践中，应特别注意把握以下关键点。

　　一是对4种形态须同等对待、同等管理，不能对全宗补充形式特别是档案汇集区别对待、另类处置。我们发现，一些档案馆历史上曾经对零星收存进馆的若干字画、徽章、印模等特色档案进行过整理编目，这实质上已经具备档案汇集的雏形，但却始终没有将其视作全宗，没有赋予全宗号，也始终没有纳入馆藏全宗统计台账进行统一管理，自然也未建立相应的全宗卷强化溯源管理。长此以往，特别是在馆库几经腾挪转移后，容易导致存放无序、无法查找，甚至出现账目难寻、底数不清等情况。究其原因，很大程度上是因为过去我们一些档案工作人员对全宗形态的理解比较狭隘，在理论认知和实践运用上弱化和忽略了档案汇集作为全宗形态的地位和作用。因此，不能囿于传统认知和本本主义，独尊全宗（独立全宗）而忽略其它全宗形态。我们应将这4种形态一并作为馆藏档案管理体系中同等层级的管理单元，不作区别对待、不作另类处置，在全宗号赋予、全宗统计台账管理、全宗介绍编制、全宗卷建立等方面给予“同等待遇”。

　　二是对任何一种全宗形态下的档案都必须进行系统整理，形成结构化体系。不论是形成全宗（独立全宗）还是形成联合全宗、全宗汇集、档案汇集，其先决条件都是全宗所属档案均为经过系统整理的，而不是处于零散无序的状态。在具体整理方式上，应根据具体情况而定。大体上，联合全宗、全宗汇集可参照独立全宗的整理方式操作，突出内容的有机联系，相同事由或内容关联的档案可组合在一起或相对集中排列。档案汇集中的档案可能找不到更多内容上的内在联系，则可根据某种共有的形式特征进行分类整理，如，针对馆藏书画作品形成档案汇集，可分为“书法作品”和“绘画作品”两个类目（可设为1目、2目），类目之下再以创作时间为序或者以作者姓氏笔画为序进行排序整理。不管哪种全宗形态，也不管全宗所属档案是否存在内容上的有机联系，都应通过分类、排序、编号、编目等整理工作，最终形成一个目录健全、档号连贯、内部结构固化、形式逻辑完整的单元体系，也就是要让馆藏每一件档案材料都能够在整个馆藏组织构架中找到属于自己的逻辑位置。

　　三是充分运用“全宗四种形态”，把游离于全宗之外的馆藏所有零散档案“一网打尽”。档案馆在数十年的馆藏累积过程中，或多或少会收存一些零散的不成体系的档案。在这些档案中，有的是档案馆主动征集的，有的是社会捐赠的，有的是立档单位在档案正常移交进馆后发现有遗漏而后续补交的或者在正常移交进馆时由于个别档案（如实物档案）难以纳入整理体系而顺带“配送”的（这一现象多发生在早期），有的甚至是地方党委、政府领导专门指示送交档案馆保存的。这部分档案种类繁杂、载体形式多样，往往颇具特色、很有价值，但由于是零星进馆且整理难度较大，大多没有进行及时整理进而纳入全宗管理，以至经年累月后形成了一批游离于全宗之外的没有“户口”的档案。对此，应在全面清点盘查馆藏长期遗存零散档案的基础上，分析研判其全宗归属，让能够明确全宗归属的档案尽快找到“组织”、尽快“归队”（纳入或者新设全宗、联合全宗、全宗汇集）。对全宗归属难以明辨或无法落实的零散档案，运用档案汇集全宗形态去统摄和处置，即设置一个档案汇集或者按照不同特征属性分设为若干个档案汇集，进行系统整理，形成全宗单元体系。如此，便能把游离于全宗之外的馆藏所有零散档案“一网打尽”，完成馆藏档案全统辖全覆盖，从而实现馆藏所有档案纳入全宗、纳入台账、锁定身份、锁定位置的管理目标，最终形成完整有序、闭环可控的馆藏档案管理体系。

　　最后要说明的是，本文所指的档案仅局限于传统意义上的实体档案，并未能囊括馆藏档案的全部情形。伴随着档案数字化成果的不断产生和累积，特别是各行各业办公自动化系统、业务系统生成大量电子文件且逐步推行电子文件单套归档和电子档案单套管理，档案馆接收和保存的档案数字化副本以及原生电子文件形成的电子档案数量迅猛增加，馆藏档案的构成愈来愈呈现复杂态势，这无疑给馆藏档案全宗管理带来新的挑战。如，馆藏中只接收了数字化副本而无实体进馆的数字档案，以及档案馆之间相互交付共享的档案数字化副本，是否应该一并纳入本馆馆藏档案全宗管理体系？这其中又该如何解决在全宗统计、档案数量统计方面重复计算的问题？又如，在电子文件单套制管理后，未能以电子形式归档的有关文件材料（如涉密文件、外省市纸质来文等）以及线下产生的其他相关门类和载体的档案，又该如何与原生电子文件共同形成一个完整的全宗单元体系？在线上与线下并行、电子与实体共存的环境条件下，该如何运用“全宗四种形态”去实现周严的、闭环的馆藏档案全宗管理全覆盖？这些问题值得认真思考和研究。

　　原载于《中国档案报》2023年11月9日 总第4057期 第三版