档案工作先行论

　　□杨冬权

　　中国自有档案工作3000多年来，无论是档案工作者自己，还是非档案工作者，都认为档案工作是其他各项工作的末尾性工作、结束性工作，各项工作的各个环节做完后，档案工作者把前边各个环节中形成的文件材料收集归档，这项工作就算结束了、做完了。所以，在所有人的认识中，都认为档案工作是各项工作的末尾一个环节，是处于末端的工作，是结束性的工作。这种认识，我把它归结为“档案工作后行论”。

　　但是，2013年后我连续经历的几件事，却让我改变了这种看法或认识，并加以总结，提出了“档案工作先行论”。

　　第一件事，是一位分管档案工作的领导告诉我的。她说：党的第十八次全国代表大会在召开前两年半，就开始进行筹备了。筹备中遇到的第一个问题，就是成立筹备组，应该由哪些单位的人员组成筹备组，参加筹备工作。所以，第一项工作，就是让档案部门查上一届党代会筹备组的档案，看是由哪些单位的人员组成的。档案查出后，参照上次的做法，组成了这次党代会的筹备组。筹备组组成后，遇到的第一个问题，又是党代会该怎么筹备。所以，筹备组成立后的第一项工作，又是让档案部门把上一次党代会的所有筹备档案，全部复制一套，交给筹备组。筹备组根据这些档案，顺利地拿出了筹备方案，开展了各项筹备工作。我听完介绍后总结说：看来档案工作不但是上一项工作的结尾性工作，又可以成为下一项同类工作的开端性工作。档案工作并不总是后行的，在一些工作中，档案工作也可能成为先行性环节、引领性环节、起头性环节。这是我第一次作出这样的总结，第一次产生档案工作可以先行的认识。我意识到：这是一种颠覆性的认识。

　　时过不久，我到广州地铁公司调研档案工作。他们告诉我：广州地铁建好后，形成了地铁的设计档案、施工档案、管理档案等。之后，他们又到其他城市去建地铁。去了以后的第一件事，就是把广州地铁建设中形成的设计档案、施工档案、管理档案等复制过去，供新建项目参考，从而制定出新的设计方案、施工方案和管理方案。这样，建成后收集归档的广州地铁档案，又成为下一项新地铁建设项目的开端性工作、先导性工作、第一件工作、起头性工作、引领性工作。这对我之前的新认识，又形成了新的印证，让我更加坚信之前的认识不是孤立的、独一的。

　　之后，我又到三峡电站建设单位调研。他们告诉我，三峡工程建好后，他们又到金沙江上建设其他大型水电站。每新建一个水电站，都先把已建好水电站当中最成功或与之最相近的项目的设计、施工、管理档案等，拿来套用和改进。在这里，已竣工工程的档案，仍然成为新开工工程套用的“模板”，新开工工程的第一件事，仍然是复制相关档案作为工程建设的参考。

　　后来我回想，自己经历的许多事情，也都是这样。比如，2009年开始起草中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》时，我首先把最近5年来党中央、国务院及中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强某方面工作的意见，还有各省省委办公厅、省政府办公厅关于加强档案工作的意见，找来参考，作为借鉴。第一件事情仍然是查找档案作为参考。还有，国家档案局同人事部每四年联合表彰全国档案工作先进集体和先进个人。每逢启动这项工作时，我们都要先把上一次表彰活动的有关档案调出来，根据它来起草向人事部的请示，分配表彰的名额，拿出表彰会的方案。这又是以查找上一次档案，来为这项工作起头。再有，每当制定五年档案事业发展规划时，我们的第一件事，也总是从档案里先把上一个五年规划找出来，看上一次规划中写了什么，哪些已经实现，哪些还没有实现，然后再起草下一个五年的规划。行话把这种用上一次档案起草这一次方案的做法，叫做“套模子”。

　　其实可能不光是我，其他公务人员，如果稍微留心一下、回想一下，也会发现有过同样的情况。更进一步，如果翻开历史档案看，历史上这种“套模子”的事情也很常见。我以前在研究明清时期琉球和中国的关系史时，就发现在清代的档案里，每次琉球的使臣来中国进贡，接待的部门礼部，总是先查阅过去的档案，看以前是怎么接待的，皇帝是怎么赏赐的，使臣朝见时是怎么站位的等等，然后才据此拿出此次的接待方案报皇帝批准。而且他们拿的方案，几乎都是套用以前档案中所记载的“成例”或“故事”，套用以前的“模子”。如果最后比以前有所增减，那都是皇帝定的事。

　　在以上所举的所有这些事例中，档案工作不都是起头性、开端性、引领性、先行性的工作吗？它何曾处在末位、末尾、末端呀？所以，现在看来，我们过去的那些“档案工作后行”观念，应该是错误的。

　　无数事实反复证明：无论在历史上，还是在现实中，人们在处理日常工作和“例行公事〞时，档案工作在很多情况下，都既是前一件事情的末端，又是后一件同类事情的开端。

　　事实上，我们档案人在很多工作中，往往是打头阵、当先锋、走在前头的。往往是档案人外出“溜一圈回来”了，而其他人还“在家穿鞋子”呢。因此我们必须坚决地克服成见，打破过去长期形成的思维定势，切实转变旧的“档案工作是末位工作”“档案部门是收容队”的观念，树立新的“先行”意识，在一切可能的情况下，用档案工作为其他工作起头、开路、领跑。在各方面工作中当先行者，当排头兵，当引领人，从而更充分地发挥档案工作的作用，最大限度地提高档案工作和档案人的地位。

　　我的这一观点，也可以叫做“档案工作先行论”。这个观点提出后，有人把它称作是档案学基础理论和档案工作理念的一场革命、一种颠覆。我想，这并不为过。因为它确实是颠覆前人观念的革命性观点，是从未有人提出过的创新性观点，是国际档案界和档案学理论中的先导性观点，是我从30多年档案工作实践中悟出的、有别于他人的独特性观点。

　　我们档案工作者，要认识到这个观点，理解这个原理，善于利用档案去为各项工作引路、开头。这样做，将会让社会对档案工作刮目相看，将会让档案工作发挥更大作用，体现更大价值，将会带来档案工作和档案工作地位的显著提高。

　　根据这种“档案工作先行论”，我们在工作中可以提前谋划，主动服务。

　　例如：2008年以来，中央档案馆主动根据中央领导将要做的事或关注的问题，编报档案专题参考。比如在汶川地震发生后，编报关于新中国历史上历次抗震救灾和重建家园的材料，就很受领导的欢迎。不少地方的档案部门也已经这么做了，其他档案部门也都可以这么做，根据形势和任务，预判领导的关注点和下一步将要进行的工作，主动编报和提供相关档案资料，预先供领导参考，为领导决策发挥参谋、助手作用。这是档案工作更高明、更高级的服务，也是未来档案工作服务的必然方向。今后，当我们把档案资料全部数据化，并用人工智能技术对全部档案数据进行挖掘，建成智慧档案系统后，档案部门将会利用智慧档案系统，作出很多预测、预警，为领导决策作出更多引领性服务，档案工作会更多地发挥出先行作用。档案工作先行，会成为社会的日常和新常态。

　　根据“档案工作先行论”，档案部门还可以提前服务，用档案工作引领有关工作。

　　例如：本地区或本单位召开党代会之前，档案部门主动把前几届党代会的主要情况和主要精神提供给领导参阅；再例如：本地区或本单位新的领导班子换届，档案部门主动把反映前几届领导班子思路、反映本地区本单位主要情况、反映党和国家领导人或上级领导人对本地区本单位关心和要求的档案，提供新领导参阅；又例如：本地区或本单位起草某一重要文件，档案部门主动把此前的有关档案提供给有关人员参阅；还例如：某一建设工程开建前或某一产品研发前，档案部门主动把此前类似工程和产品的档案提供给有关人员参阅。这些先行服务，都可以对有关工作起到引领性作用，促进有关工作的开展。

　　几年前我到内蒙古包头市调研，知道包头在开展棚户区改造工程前，市档案局对改造工程提前介入，深入所有拆迁户，为他们的住房拍摄、登记、建档，拆迁过程中凡有争议的，都由市档案局把这些拆迁前建立的档案提供给有争议的人查看。结果，工程结束后，12万拆迁户无一人上访。市领导特意对档案局提出表扬。像这些提前服务，都对有关工作起到了引领作用。

　　“档案工作先行论”，体现出的是一种先行思维、主动精神。具有这种先行思维，还可以让我们在档案工作中下好先手棋，统筹做好各项档案工作。

　　第一，可以先行介入对上游工作的管理，主动进行前端控制。档案工作中有不少是属于上下游，也就是上下两个不同阶段的工作，因此，我们要善于统筹，先行介入，对上游工作实行“前端控制”，以免事后收容时，有些工作重复劳动或无法补救。

　　例如：文书是档案的前身，文书工作是档案工作的上游。所以，我们要统筹文书工作和档案工作，把档案工作向上游的文书工作延伸，提前介入对文书的管理，实行“文档一体化”，实现归档的“前端控制”。这样，既可以确保文书归档齐全和及时，又可以省掉一些重复劳动。

　　再例如：档案室档案中有相当部分是档案馆档案的前身，档案室工作是档案馆工作的上游。所以，我们要统筹档案馆工作和档案室工作，把档案馆工作向上游的档案室工作延伸，提前介入其档案格式规范、档号规范、档案组卷及装订规范、电子档案格式及载体规范等，实行“馆室一体化”管理。

　　又例如：档案接收征集工作是档案利用工作的上游。我们要认真分析现在的档案利用趋势，及时调整现行的档案接收征集范围，使接受征集工作更好地满足未来的档案利用需求。比如：如果档案馆现在把利用者需要利用而我们未能提供出来的档案作出登记，并把与它同类的档案作为今后收集的重点，那么，就可以进一步完善今后的档案接收征集工作。

　　第二，可以提前对档案进行备份，主动防灾，确保档案安全。

　　在长期的档案工作实践中，我发现档案馆和档案室都存在火灾、水灾、震灾、虫灾等的几率，很难做到永远万无一失。档案馆、室不可能永远不出事，出事只是早晚的事。因此，我们必须提前对档案进行备份，不但是异地备份，而且是异质备份，主动地防患于未然。我国从20世纪60年代开始实行档案“双套制”，建设后库，着手档案缩微和数字化扫描。2008年以后又开始结对子互为对方异地备份，都是出于这种战略性考虑。这样，将来即使档案在这个地方遭灾被毁，还可用存在另一个地方的备份档案加以补救，不会使档案信息因灾而彻底毁灭。如果缺少这种主动防灾、先行备份的思维，只搞单套，不搞备份，那么，一旦发生意外事故，档案就会遭到毁灭性的损失，档案工作者将会成为历史的罪人。

　　在档案工作中，具有先行思维，能让我们学会提前思考，提前行动；提前准备，预作方案。从而让我们先人一步，快人一着，抢占先机，抢得席位；让我们主动为各方面提供档案，引领各项工作开展，当经济和社会发展的排头兵、领路人、先行者。

　　■作者系国家档案局原局长、中央档案馆原馆长，中国档案学会理事长